BAB II

8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1.
Definisi Program Aplikasi Pelayanan administrasi Kependudukan
Program Aplikasi adalah suatu program komputer yang dibuat untuk
mengerjakan atau menyelesaikan masalah-masalah khusus. (Kamus Lengkap
Dunia Komputer, 2002, hal : 12)
Pelayanan adalah perihal/cara melayani; usaha melayani kebutuhan orang
lain dengan memperoleh imbalan uang/jasa; kemudahan yang diberikan
sehubungan dengan jual beli barang/jasa. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1996,
hal: 571)
Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi tujuan serta
penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; Usaha dan kegiatan
yang berkaitan dengan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan; Kegiatan yang
berkaitan dengan kegiatan pemerintah; Kegiatan kantor dan tata usaha.(Kamus
Besar Bahasa Indonesia, 1996, hal: 8)
Kependudukan adalah hal-hal/sifat-sifat sebagai penduduk; urusan
mengenai penduduk.(Kamus besar Bahasa Indonesia, 1996, hal: 245).
Yang dimaksud dengan Kelurahan sebagaimana yang disebutkan dalam
UU No.5 1979, pasal 1 ayat (6) adalah: “Kelurahan adalah suatu wilayah yang
ditempati oleh sejumlah penduduk yang mempunyai
9
Jadi dapat disimpulkan bahwa Program Aplikasi Pelayanan Administrasi
Kependudukan adalah suatu program komputer yang dapat menyelesaikan
masalah atau mengerjakan tugas dalam melayani kebutuhan orang lain untuk
kegiatan yang berkaitan dengan urusan mengenai penduduk pada organisasi
pemerintahan terendah langsung dibawah Camat.
2.2.
Konsep Flow Of Document (FOD)
Flow Of Document (FOD) merupakan “Bagan yang menunjukkan arus
pekerjaan secara keseluruhan dari sistem” (Jogiyanto,1999,hal: 796-799). Bagan
ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem,
bagan alur digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak
sebagai berikut:
a. Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau
komputer.
Gambar 2.1. Simbol Dokumen
b. Kegiatan Manual
Menunjukkan pekerjaan manual.
Gambar 2.2. Simbol Kegiatan Manual
10
c.
Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.
Gambar 2.3. Simbol Proses Operasi Komputer
d. Arsip
Menunjukkan simpanan dokumaen atau arsip.
Gambar 2.4. Simbol Arsip
e. Arus
Menunjukkan arus dari proses.
Gambar 2.5. Simbol Arus
f. Penjelasan
Menunjukkan penjelasan dari suatu proses.
Gambar 2.6. Simbol Penjelasan
g. Penghubung
Menunjukkan penghubung kehalaman yang masih sama atau kehalaman lain.
Gambar 2.7. Simbol Penghubung
11
2.3.
Konsep Data Flow Diagram (DFD)
Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) atau DFD adalah “Suatu
gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk
symbol untuk mengambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses
yang saling berkaitan”. Walaupun nama diagram ini menekankan pada data,
situasinya justru sebaliknya penekanannya ada pada proses. (McLeod, 1995, hal
403) terdiri dari empat simbol-simbol DFD yaitu :
1. Elemen-elemen lingkungan
Elemen-elemen lingkungan berada diluar batas sistem. Elemen-elemen ini
menyediakan bagi sistem input data dan menerima output data dan informasi.
Semua arus dipandang sebagai data.
Nama
Terminator
lingkungan,
yang
digunakan
untuk
menandai
titik-titik
menggambarkan
berakhir
elemen-elemen
sistem.
Terminator
digambarkan dalam DFD dengan suatu kotak atau segi empat. Tiap simbol
terminator diberi label nama elemen lingkungannya.
Gambar 2.8. Simbol Terminator
2. Proses
Proses adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses dapat
digambarkan dengan lingkaran. Tiap simbol proses diidentifikasikan dengan
label.
12
Teknik pembuatan label yang paling umum adalah dengan menggunakan kata
kerja dan objek, tetapi anda dapat juga menggunakan nama sistem atau
program komputer.
Gambar 2.9. Simbol Proses
3. Arus Data
Arus data terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara logis
yang bergerak dari satu titik atau proses ke titk atau proses yang lain. Tanda
panah digunakan untuk menggambarkan arus itu. Panah tersebut dapat
digambar sebagai garis lurus atau garis lengkung.
Gambar 2.10. Simbol Arus Data
4. Penyimpanan Data
Jika data diperlukan karena suatu sebab, maka digunaka penyimpanan data.
Dalam istilah DFD, prenyimpanan data (data store) adalah suatu
penampungan. Data store digambarkan dengan garis sejajar.
Gambar 2.11. Simbol Penyimpanan Data
13
2.3.1
Leveled DFD
Istilah diagram arus data bertingkat (Leveled DFD), digunakan untuk
“menggambarkan hirarki dari berbagai diagram yang digunakan untuk
mendokumentasikan suatu sistem” (McLeod, 1995, hal 409) yaitu :
1. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari proses dan menggambarkan
hubungan terminator dengan sistem yang mewakili suatu proses.
2. Diagram Zero
Diagram Zero adalah Diagram tingkat menengah yang menggambarkan
proses-proses utama dalam sistem, yang terdiri dari sistem, hubungan entity,
proses, data flow dan data store.
3. Diagram Details
Diagram Detail adalah diagram tingkat paling rendah. Pada diagram ini
digambarkan proses-proses yang sudah tidak dapat dipecah kembali.
2.4.
Pengertian Database
Pengertian database yaitu “Kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi
tersebut biasanya ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada”. Satu
database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup
perusahaan instansi” (Hariyanto,1996,hal 1).
14
Dalam konsep database, secara tradisional mengorganisasikan data dalam
suatu hirarki data terurut dari atas ke bawah yang terdiri dari berkas (file),
rekaman (record) dan elemen data.
1. Berkas (file) adalah suatu kumpulan rekaman data (record) yang berhubungan
dengan suatu subyek tertentu. Berkas dapat dikatakan sebagai seluruh
rekaman yang sejenis disusun menjadi sebuah berkas (file).
2. Rekaman (record) adalah gabungan dari semua elemen data yang saling
berhubungan. Rekaman biasa disebut dengan istilah tupel atau baris.
3. Elemen Data adalah unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi menjadi
unit yang berarti. Istilah lain untuk elemen data adalah field, kolom, item dan
atribut.
2.5.
Entitas Relationship Diagram
Entitas Relationship Diagram (ERD) adalah “Suatu penyajian data
dengan menggunakan Entitas dan hubungannya”. ERD dapat mengambarkan
hubungan antar entity dengan jelas dan mengambarkan batasan jumlah entity dan
partisipasi antar entity sehingga mudah dimengerti oleh pemakai.
komponen-komponen ERD, yaitu :
A. Entitas (Entity)
Entity adalah sesuatu yang dapat dibedakan dalam dunia nyata, dimana
informasi yang berkaitan dengannya dikumpulkan. Simbol untuk
adalah persegi panjang.
entity
15
Gambar 2.12. Simbol Entity
B. Hubungan (Relationship)
Relationship adalah asosiasi yang terjadi antara satu atau lebih entity.
Hubungan digambarkan dengan bentuk belah ketupat. Tiap belah ketupat
diberi label kata kerja.
Gambar 2.13. Simbol Relationship
C. Attribute
Atribut adalah karakteristik dari entity atau relationship, yang menyediakan
penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut. Simbol attribute
adalah bentuk Oval atau elips.
Gambar 2.14. Simbol Atribut
D. Cardinality Ratio
Cardinality Ratio adalah batasan yang menjelaskan jumlah keterhubungan
satu entity dengan entity lainnya. Jenis Cardinality Ration (Elmasri,1989,hal
40-47) antara lain:
16
1. One to one relationship
(1 : 1)
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding
satu, atau dapat pula sebaliknya file kedua dengan file pertama adalah satu
berbanding satu.
2. One to many relationship (1 : M / M : 1)
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah berbanding
banyak atau dapat pula dibalik banyak lawan satu.
.
3. Many to many relationship (M : N / N : M)
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak
berbanding banyak atau dapat pula di balik file kedua dengan file pertama
banyak berbanding banyak.
2.5.1. Tingkatan dari relationship
Tingkatan dari relationship menyatakan jumlah entity yang berpartisipasi
dalam suatu relationship (date,1995,hal 10) terbagi menjadi:
1. Unary degree (tingkat satu)
17
2. Binary degree (tingkat dua)
3.Ternary degree (tingkat tiga)
Gambar 2.15. Simbol Unary degree
Gambar 2.16. Simbol Binary degree
Gambar 2.17. Simbol Tinary degree
2.6.
Normalisasi
Pengertian Normalisasi menurut Dr. EF. Codd yaitu “pengelompokkan
elemen data dalam suatu table yang menyatakan entitas dari relationship
sehingga database menjadi mudah dimodifikasi”(Jogiyanto,1993,hal 403).
Beberapa bentuk dari normalisasi, yaitu:(Harianto,1996,hal24-26)
1. Bentuk normal pertama (1NF/ First Normal Form)
Bentuk normal pertama yaitu tidak mempunyai set atribut yang berulangulang atau atribut yang bernilai ganda.
2. Bentuk normal kedua (2NF/ Second Normal Form)
18
Bentuk normal kedua harus memenuhi normal pertama dan setiap atributnya penuh
pada primery key.
3. Bentuk normal ketiga (3NF/ Third Normal Form)
Bentuk normal ketiga harus memenuhi kriteria bentuk normal kedua dan tidak
tergantung secara transitif pada primery key.
Ada beberapa jenis kunci dalam Normalisasi yaitu:
a. Kunci Kandidat (Candidate Key)
Candidat Key adalah satu atribute atau satu set minimal atribute yang
mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entity.
b. Kunci Primer (Primary Key)
Primary key adalah satu atribute atau satu set minimal atribute yang tidak
hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat
mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
c. Kunci Alternatif (Alternate Key)
Alternate key adalah Candidat Key yang tidak dipakai sebagai primary key.
Kerap kali Alternate Key dipakai sebagai kunci pengurutan dalam laporan
misalnya.
d. Kunci Tamu (Foreign Key)
19
Foreign key adalah satu atribute yang melengkapi satu relationship yang
menunjukkan ke induknya. Foreign Key ditempatkan pada entity anak dan
sama dengan primery key dihubungkan (relation).
e. Kunci campuran (Composite Key)
Composite Key adalah jika satu kunci kandidat berisi lebih dari satu attribute.
2.7.
Mengenal Microsoft Access 2002
Microsoft access merupakan program aplikasi basis data (database) yang
paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Dengan menggunakan
Microsoft Access dapat merancang, membuat dan mengelola database dengan
cara mudah.
Microsoft access 2002 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2002
merupakan
pengembangan
dari
microsoft
Access
sebelumnya
yang
dikonsentrasikan agar program aplikasi database ini lebih mudah dipakai, lebih
fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office
XP lainnya, dapat bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik serta
dapat memanfatkan fasilitas-fasilitas yang terdapat pada intranet dan internet.
2.7.1. Memulai Access 2002
Pada bagian ini penulis menerangkan cara menjalankan Access 2002
dengan langkah berikut ini:
20
1. Klik Tombol Start yang ada di taskbar
2. Pilih Menu Program dan klik Microsoft access. Lihat Gambar 2.18.
Gambar 2.18. Cara Memulai Access 2002
2.7.2. Mengenal dan Membuat Database pada Access 2002
Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang
berhubungan dengan suatu objek, topik atau tujuan kasus tertentu. Database pada
Access 2002 terdiri atas satu atau beberapa tabel, query, form, report, makro dan
modul yang semuanya berhubungan atau saling terkait.
Tables, berupa tabel kumpulan data yang berhubungan dengan topik tertentu dan
merupakan komponen utama dari sebuah database. Tabel mengorganisasikan data
ke dalam kolom-kolom (dinamakan field) dan baris-baris (dinamakan record).
Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat
tertentu dari satu tabel atau lebih.
21
Forms, digunakan untuk mempermudah menampilkan data, mengisi data dan
mengubah data yang ada di dalam tabel, mencari data dan mencetaknya.
Reports, digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisa data. Dapat
mencetak sebuah laporan yang telah dikelompokan, dihitung subtotal dan total
datanya berdasarkan kriteria tertentu.
Macros, untuk mengotomatisasikan perintah-perintah yang sering digunakan
dalam mengolah data.
Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan
database sesuai dengan kebutuhan. Module ini berisi kode
Visual Basic for
Applications untuk menangani event (peristiwa) dalam Access 2002.
2.8.
Pengertian Yang Berkaitan Dengan Kependudukan
a) Penduduk ialah penduduk dalam matranya dalam diri pribadi, anggota
keluarga, anggota masyarakat, warga Negara dan himpunan kuantitas yang
bertempat tinggal di suatu tempat dalam batas wilayah Negara pada waktu
tertentu.
b) Kartu Tanda Penduduk (KTP) adalah kartu bukti diri (Legitimasi) bagi setiap
penduduk dalam wilayah Negara Republik Indonesia.
c) Kartu Keluarga (KK) adalah kartu yang memuat data kepala keluarga dan
semua anggota keluarga.
d) Keluarga adalah sekelompok orang yang mendiami sebagian atau seluruh
bangunan yang bertempat tinggal baersama dan makan dari satu dapur yang
22
tidak terbatas pada orang-orang yang memepunyai hubungan darah saja;
Seseorang yang mendiami sebagian atau seluruh bangunan yang mengurus
keperluan hidupnya sendiri.
e) Kepala Keluarga ialah orang yang bertempat tinggal dengan orang lain yang
memepunyai hubungan darah maupun tidak, yang bertanggung jawab dalam
keluarga itu; Laki-laki atau perempuan yang berstatus kawin atau janda/duda
yang mengepalai suatu keluarga, yang anggotanya antara lain terdiri atas
istri/suami dan anak; Kepala kesantrian, asrama, rumah piatu dan lain-lain
dimana beberapa orang yang bertempat tinggal bersama-sama.
f) Anggota Keluarga ialah mereka yang tercantum dalam kartu keluarga yang
secara kemasyarakatan menjadi tanggung jawab kepala keluarga.
g) Perpindahan ialah perubahan tempat tinggal tanpa memeperhitungan jarak
atau pun lamanya tinggal.
h) Pindah dan datang ialah perubahan tempat tinggal dari tempat lama ke tempat
baru untuk menetap.