bab 3 analisa perusahaan dan metode penulisan
advertisement
BAB 3 ANALISA PERUSAHAAN DAN METODE PENULISAN 3.1. Profil Perusahaan PT Gunung Madu Plantations (GMP), yang didirikan pada tahun 1975, merupakan pelopor usaha perkebunan dan pabrik gula di luar Jawa, khususnya Lampung. Perusahaan ini berstatus PMA. Areal perkebunan tebu dan pabrik gula PT GMP terletak di Desa Gunung Batin, Lampung Tengah—sekitar 90 km arah utara kota Bandar Lampung. Luas areal GMP yang dikelola 36.000 ha, dengan luas kebun produksi sekitar 25.000 ha. Sisa lahan di luar kebun produksi merupakan jalan, sungai-sungai, kawasan konservasi, bangunan pabrik, perkantoran dan permukiman karyawan. Selain itu ada sekitar 4.000 ha areal tebu rakyat yang bermitra dengan PT GMP. Luas areal tebu rakyat ini masih akan terus berkembang.Topografi wilayah pada umumnya datar. Sepanjang bentang darat dijumpai adanya lebung yang potensial sebagai tandon air dan beberapa sungai cukup besar melintas di wilayah timur. Jenis tanah termasuk ultisol (podsolik merah kuning) dengan lapisan top soil sangat tipis. Sifat fisik dan kimia tanah mengharuskan diterapkannya teknologi budidaya yang tepat dan bijaksana. Curah hujan tahunan sekitar 2.700 mm. Musim tebang dan giling dilaksanakan dari bulan April sampai Oktober, bersamaan dengan periode yang relatif kering. Musim tebang dan giling pertama dilaksanakan tahun 1978. Pabrik mengikuti proses sulfitasi ganda untuk menghasilakan gula SHS. Kapasitas giling terpasang mulamula sebesar 4.000 TCD (ton tebu per hari), kemudian mulai tahun 1994 diperbesar secara bertahap menjadi 12.000 TCD. Sejak 2007 mulai dikembangkan lagi menuju 16.000 TCD. Teknologi maju diterapkan di kebun dan di pabrik, termasuk pemanfaatan alat mesin pertanian secara luas serta otomatisasi di beberapa stasiun di pabrik. Sekalipun demikian sejumlah 8.000 – 10.000 pekerja tetap terserap setiap harinya selama musim tebang dan giling. 41 42 Tingkat produksi kini mencapai rata-rata 2 juta ton tebu dan sekitar 190.000 ton gula per tahun. Kualitas gula secara rutin diuji dan disertifikasi oleh Pusat Penelitian Perkebunan Gula Indonesia sebagai laboraturium Komite Akreditasi Nasional. Tabel 3. 1 Parameter Kualitas Gula Gunung Madu PARAMETER KUALITAS GULA GUNUNG MADU Unsur Hasil Analisis Standar GKP1 Warna kristal (%) 75.29 Min 70 Besaran butir(mm) 0.96 0.8 – 1.2 Kadar air (%b/b) 0.05 Max 0.10 Polarisasi (°Z, 20°C) 99.61 Min 99.60 Kadar abu %b/b) 0.05 Max 0.10 SO2 (mg/kg) 14 Max 30 Sumber: Internal Perusahaan. Gula Gunung Madu dipasarkan di kawasan Sumatera Bagian Selatan (Lampung, Sumatera Selatan, dan Bengkulu), DKI Jakarta, Jawa Barat, dan Banten. Hasil samping (co product) berupa tetes (molasses) dijual langsung ke sektor industri hilir dan mempunyai nilai ekonomis yang tinggi. Tetes merupakan bahan baku etanol, monosodium glutamat (MSG), pelet, kecap, dan lysin. Sebagian besar tetes diekspor ke Thailand, Taiwan, Jepang, dan Uni Eropa. Sebagian lagi dibeli industri pakan ternak di dalam negeri. 3.1.1. Menjaga Lingkungan Usaha perkebunan tebu dan pabrik gula PT Gunung Madu Plantations merupakan kegiatanyang ramah lingkungan. Limbah dari kebun maupun pabrik dimanfaatkan kembali dan ternyata memberikan keuntungan yang sangat besar. 43 Limbah pertanian berupa sisa-sisa tanaman (pucuk tebu dan daun) dikembalikan ke tanah sebagai mulsa, sehingga menambah kesuburan tanah. Sementara limbah padat dan limbah cair dari pabrik, tetapi juga dikelola lagi sehingga bermanfaat, bahkan secara ekonomis sangat menguntungkan. Limbah padat berupa ampas tebu (bagasse) misalnya, dimanfaatkan lagi sebagai bahan bakar ketel uap (boiler) untuk penggerak mesin pabrik dan pembangkit tenaga listrik untuk perumahan karyawan, perkantoran, dan peralatan irigasi. Karena itu, pabrik dan pembangkit listrik Gunung Madu tidak menggunakan bahan bakar minyak (BBM), baik saat musim giling (on season) maupun tidak giling (off season). Limbah padat lain adalah endapan nira yang disebut blotong (filter cake) dan abu. blotong, abu, dan bagasse dimanfaatkan sebagai bahan baku pembuatan kompos, yang digunakan lagi di kebun sebagai penyubur tanah. Limbah cair yang dikeluarkan pabrik merupakan limbah organik dan bukan Limbah B3 (bahan beracun dan berbahaya). Limbah cair ini dikelola melalui dua tahapan. Pertama, penanganan di dalam pabrik (in house keeping). Sistem ini dilakukan dengan cara mengefisienkan pemakaian air dan penangkap minyak (oil trap) serta pembuatan bak penangkap abu bagasse (ash trap). Kedua, penanganan setelah limbah keluar dari pabrik, melalui Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL). IPAL dibangun di atas tanah seluas lebih dari 8 ha, terdiri dari 13 kolam dengan kedalaman bervariasi dari 2 m (kolam aerasi) sampai 7 m (kolam anaerob). Total daya tampung lebih dari 240.000 m3, sehingga waktu inap (retention time) dapat mencapai 60 hari. 3.1.2. Agen Pembangunan Gunung Madu merupakan pelopor industri gula di luar Jawa. Dan ternyata berhasil membuktikan bahwa industri gula di luar Jawa, khususnya di Lampung, mampu mencapai produktivitas yang cukup tinggi, dengan rendemen di atas 9% dan produktivitas gula di atas 7 ton/ha. Hal ini menghapus pendapat bahwa tanaman tebu dan industri gula hanya dapat tumbuh di Jawa. 44 Keberhasilan GMP telah menambah keyakinan pemerintah tentang prospek peningkatan produksi gula nasional dan memancing pihak BUMN maupun swasta lain untuk menggalakkan perkembangan industri gula di luar Jawa. Perkembangan Gunung Madu Plantations yang menggembirakan diikuti kemudian dengan tumbuhnya perkebunan tebu dan pabrik gula lainnya, seperti Bunga Mayang, Gula Putih Mataram, Sweet Indo Lampung dan Indo Lampung Perkasa, sehingga Lampung menjadi lumbung gula nasional yang baru. Dengan demikian impor gula Indonesia minimal dapat berkurang, sehingga bisa menghemat devisa negara. Di GMP telah tumbuh keahlian di bidang budidaya tebu lahan kering dan pabrik gula yang sudah teruji. Potensi ini dapat dimanfaatkan oleh kalangan yang lebih luas demi kemajuan industri gula nasional. Di Lampung sendiri, GMP telah berperan dalam membantu peningkatan produksi PT Gula Putih Mataram (tahun 1991). Juga dalam membuka industri gula baru, seperti PT Sweet Indo Lampung, PT Indo Lampung Perkasa, dan PT Pemuka Sakti Manis Indah (PSMI). Bahkan sejak 2003 teknologi tersebut telah dikembangkan ke masyarakat melalui program kemitraan tebu rakyat di Kabupaten Lampung Tengah, Lampung Utara, Way Kanan, dan Kabupaten Tulangbawang. Disamping memasyarakatkan pertanian tebu, kemitraan dengan pola bagi hasil dan petani mandiri juga merupakan upaya pemberdayaan ekonomi masyarakat. GMP menyerap tenaga kerja tetap sekitar 1.800 orang, ditambah sekitar 8.500 tenaga musiman saat musim tebang dan giling yang berlangsung sejak sejak April hingga Oktober. Kegiatan yang berlangsung pada saat musim kemarau ini sangat menguntungkan kedua belah pihak. GMP dapat memberikan peluang kerja bagi masyarakat di sekitar perusahaan yang mayoritas petani, dimana saat kemarau tidak bisa bercocok tanam dan membutuhkan mata pencaharian lain. 3.1.3. Pengembangan SDM dan Fasilitas Karyawan GMP sangat memperhatian pengembangan sumberdaya manusia (SDM), yang tidak hanya terbatas pada karyawan, tetapi juga keluarganya. Bahkan mempersiapkan karyawan ketika memasuki masa pensiun. 45 Organisasi-organisasi penunjang untuk kesejahteraan karyawan dan keluarganya difasilitasi pengembangannya oleh PT GMP. Di antaranya Yayasan Pendidikan Gunung Madu (YP GMP), Koperasi Gunung Madu (KGM), Ikatan Istri Karyawan (IIK), Yayasan Musim Gunung Madu (YMGM), Badan Kerja Sama Umat Kristiani (BKS), dan Dana Pensiun Gunung Madu (DP GMP). Yayasan Pendidikan Gunung Madu yang berdiri sejak 1979, saat ini mengelola pendidikan untuk lebih dari 2.600 murid TK, SD, dan SMP yang belajar di lingkungan GMP. Sejak 2005 dipercaya mengelola program kerja sama GMP dan Pemda Lampung Tengah untuk meningkatkan mutu SDM kependidikan se Kabupaten Lampung Tengah. Program ini dilakukan melalui pelatihan-pelatihan guru di Local Education Centre GMP, yang biayanya disediakan perusahaan. Koperasi Gunung Madu (KGM) merupakan salah satu koperasi teladan nasional, yang sudah sering mendapatkan penghargaan dari tingkat kabupaten, provinsi, dan pemerintah pusat. KGM, yang beranggotakan lebih dari 2.100 orang memberikan banyak kemudahan bagi warga dan rekanan Gunung Madu. Adanya toko-toko KGM di lima perumahan membuat warga dengan mudah mendapatkan kebutuhan sehari-hari dengan harga terjangkau. KGM juga banyak membantu fasilitas pendidikan di Gunung Madu. Yang tidak kalah penting, KGM menyelenggarakan pelatihan bagi para karyawan yang akan memasuki masa pensiun. Organisasi Ikatan Istri Karyawan (IIK) juga merupakan salah satu penopang kinerja karyawan sekaligus perusahaan. Karena dengan berbagai pembinaan melalui arisan, peringatan Hari Kartini, olahraga, dan lain-lain membuat situasi rumah tangga karyawan makin harmonis. Sementara berbagai kegiatan umat Islam dikelola oleh Yayasan Muslim Gunung Madu. Organisasi ini menggelar cara hari-hari besar Islam, pengajian akbar, mengelola zakat, pembekalan bagi calon jemaah haji, mengelola madrasah, pengadaan dan distribusi hewan kurban ke warga GMP dan pondok-pondok pesantren di Lampung Tengah, dan lain-lain. Sedangkan kegiatanumat Kristiani dikelola BKS, misalnya peringatan har-hari besar umat Kristen, bakti sosial, sekolah minggu, dan lain-lain. GMP selalu berupaya untuk meningkatkan kualitas keimanan dan menjaga kerukunan umat beragama. 46 Lembaga yang juga penting adalah Dana Pensiun Gunung Madu. Dana Pensiun ini mengelola dana pensiun karyawan dengan sistem iuran pasti. Dana yang dikelola sudah mencapai puluhan miliar, dan terus dikembangkan, sehingga menjadi bekal yang sangat berarti ketika karyawan pensiun. Karyawan di areal konsesi Gunung Madu mendapatkan banyak fasilitas. Perusahan telah membangun lebih dari 1.700 unit rumah untuk para karyawannya. Perumahan ini dibangun terpencar di enam lokasi strategis. Disamping itu dibangun pula bedeng-bedeng permukiman yang dapat menampung sekitar 10.000 pekerja harian. Seluruh pemukiman ini dilengkapi fasilitas listrik dan air bersih secara cumucuma. Perusahaan menyediakan pula fasilitas-fasilitas lain seperti poliklinik, taman kanak-kanak (TK), sekolah dasar (SD), sekolah menengah pertama (SMP). Juga masjid, gereja, sarana olahraga, warung-warung, toko-toko koperasi, bank, fasilitas ATM, serta gedung-gedung pertemuan. Masyarakat dari desa sekitar GMP dapat ikut memanfaatkan fasilitas-fasilitas ini. Untuk keperluan sayuran segar dan lauk pauk, pasokan datang dari masyarakat desa sekitar, sehingga berkembanglah pasar pagi di GMP. Bahkan tumbuh juga pasar malam, yaitu ketika karyawan baru menerima gaji. Pedagang datang dari berbagai tempat. Segala keperluan sandang, pangan, dan hiburan ada di sini. Interaksi dengan masyarakat sekitar memang sangat erat. Tumbuh dan berkembangnya Gunung Madu juga telah meningkatkan perekonomian masyarakat sekitar, terbukti dengan munculnya pusat-pusat pertumbuhan baru. GMP pun berusaha hubungan baik yang sudah terjalin. Melalui pembinaan kemitraan tebu; bantuan-bantuan fisik seperti masjid, kantor kepala kampung, listrik, peralatan kantor, pengerasan jalan, jembatan, dan lain-lain; pertandingan olahraga; juga bantuan air bersih kepada warga sekitar ketika musim kemarau. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi: Menjadi produsen gula yang paling efisien dan kompetitif di ASEAN dengan 47 menerapkan sistem pertanian berkelanjutan dan menciptakan peluang usaha berbasis pertanian serta pengembangan produk. Misi: 1. Mendukung program pemerintah dalam usaha mencapai swasembada gula nasional. 2. Membantu pengembangan daerah sekitar 3. Meningkatkan kesejahteraan karyawan 4. Meningkatkan keuntungan pemegang saham Nilai Inti: 1. Integritas 2. Profesionalisme 3. Produktivitas dan efisiensi 4. Kesinambungan Keberhasilan GMP sebagai sebuah perusahaan yang maju telah memberikan gambaran cerah tentang agroindustri, terutama pergulaan nasional. Potensi terbesar yang dimiliki Indonesia adalah bidang pertanian, karena ketersediaan sumberdaya alam dan sumberdaya manusia yang sangat besar. Industri pertanian seperti Gunung Madu telah nyata membuktikan betapa efektif dan harmonisnya pemanfaatan sumberdaya alam, penyerapan tenaga kerja, pembukaan daerah terpencil, dan pengembangan wilayah perdesaan. Bidang pertanian tetap merupakan penyerap tenaga kerja terbesar dan paling efisien bagi Indonesia. Keberhasilan GMP ini juga tidak terlepas dari etos perusahaan yang tertuang dalam visi, misi, dan nilai inti. Industri pertanian seperti Gunung Madu telah nyata membuktikan betapa efektif dan harmonisnya pemanfaatan sumberdaya alam, penyerapan tenaga kerja, pembukaan daerah terpencil, dan pengembangan wilayah perdesaan. Bidang pertanian tetap merupakan penyerap tenaga kerja terbesar dan paling efisien bagi Indonesia. PT Gunung Madu Plantations yakin bahwa predikat agen pembangunan tidak perlu dimonopoli oleh badan usaha milik negara. Dalam praktik, badan usaha swasta 48 seperti PT GMP jelas telah berfungsi sebagai agen pembangunan. Pada akhirnya, kemajuan dari badan usaha itulah yang akan menentukan seberapa besar peranannya sebagai agen pembangunan. Makin maju dan makin sehat badan usaha itu, makin besar manfaatnya bagi pembangunan wilayah sekitarnya. Meski berhasil, Gunung Madu tidak pernah puas. Karena itu akan selalu berinovasi agar produktivitas gula semakin tinggi, sehingga gula Gunung Madu semakin kompetitif di tingkat ASEAN, dan siap menghadapi berbagai perubahan pasar global. 3.3. Struktur Organisasi Bagian direksi PT. Gunung Madu Plantations terdiri dari komisaris yang bertugas untuk melakukan pengawasan dan memberikan nasihat kepada direksi perusahaan. Setelah itu ada direksi yang bertanggung jawab penuh atas pengurusan perusahaan untuk kepentingan dan tujuan perusahaan. General manager di jajaran direksi memiliki tanggung jawab atas implementasi kebijakan perusahaan dan memastikan berjalannya peraturan perusahaan serta kesesuaiannya dengan objektif dan strategi perusahaan sesuai target bisnis perusahaan secara menyeluruh yang harus dipatuhi oleh manager – manager di dalam perusahaan. Dibawah dewan direksi terdapat divisi – divisi yang bertanggung jawab atas operasional perusahaan.Divisi–divisi tersebut antara 49 lain: Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT. Gunung Madu Plantations Sumber: Hasil Observasi Perusahaan 3.4. Tanggung Jawab dan Wewenang General Manager Tanggung jawab dan wewenang : Menentukan keputusan / perintah terkait perusahaan secara menyeluruh. Memberikan bimbingan kepada bawahan dan mendelegasikan tugas – tugas yang dapat dikerjakan oleh bawahan secara jelas. Mengkoordinir dan mengawasi seluruh aktivitas didalam perusahaan. Memperbaiki dan menyempurnakan segi penataan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Menjalankan proses agar visi dan misi perusahaan tercapai. InformationTechnology Tanggung jawab dan wewenang : Membangun sistem informasi yang bertujuan untuk memudahkan unit kerja dan pengguna akhir. 50 Mengembangkan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Memberikan layanan yang berkaitan dengan teknologi informasi dan komputer. Memberikan supportsoftware dan hardware yang digunakan didalam perusahaan. Membantu staff dengan memberikan layanan konsultasi teknologi. Meningkatkan kualitas layanan kepada unit kerja dan pengguna akhir. Internal Audit Tanggung jawab dan wewenang : Memberikan informasi dan nasihat kepada manajemen dan menjalankan tanggung jawab ini dengan cara konsisten. Mengkoordinasikan kegiatan dengan orang lain agar berhasil mencapai sasaran audit dan sasaran perusahaan. Memiliki kebebasan wewenang dalam membahas dan menilai kebijakasanaan, rencana, prosedur dan pencatatan yang ada, tetapi tidak berarti internal auditor menggantikan peran dari pejabat yang diperiksanya tersebut. Bertanggung jawab sesuai dengan norma pemeriksaan akuntan untuk merencanakan pemeriksaan agar dapat menemukan kesalahan yang bersifat material. Tidak berarti auditor harus dapat menemukan setiap kesalahan. Plantations Tanggung jawab dan wewenang : Melakukan pengawasan terhadap setiap bagian cabang plantations. Memberikan instruksi terhadap bagian cabang plantations agar sesuai dengan tujuan perusahaan. Divisi Area Tanggung jawab dan wewenang: Menanam dan memelihara tanaman tebu hingga siap untuk dipanen Memastikan ketersediaan bibit Mempersiapkan tanaman tebu untuk kemudian diolah di pabrik. 51 Factory Tanggung jawab dan wewenang : Mengolah tanaman tebu menjadi gula siap pakai. Mengawasi jalannya proses pembuatan gula agar sesuai dengan target produksi. Melakukan maintenance yang rutin terhadap mesin dan alat – alat produksi yang digunakan untuk proses produksi gula di dalam pabrik. Memberikan informasi kebutuhan pabrik secara berkala kepada pusat. Quality Control Tanggung jawab dan wewenang: Menjaga kualitas produk. Melakukan pengawasan kualitas yang dimiliki produk Memastikan kelayakan produk sebelum didistribusikan ke pelanggan. Research and Development Tanggung jawab dan wewenang : Melakukan riset terhadap hal – hal yang berkaitan dengan proses produksi tebu seperti tanaman tebu, tanah, bibit, sistem pengairan dan cara penanaman untuk meningkatkan kualitas hasil produksi. Melakukan observasi terhadap proses produksi gula untuk melihat kebutuhan pengembangan varietas yang dapat berguna meningkatkan efektifitas proses produksi. Divisi Varietas Tanggung jawab dan wewenang: Melakukan produksi bibit tebu yang akan digunakan sebagai bahan baku produk gula. Mengembangkan varietas bibit tebu sesuai dengan kebutuhan yang diminta oleh divisi area. Memiliki tanggung jawab penuh atas varietas bibit tebu yang digunakan secara internal maupun eksternal. 52 Service Business and Finance Tanggung jawab dan wewenang : Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan, terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi resiko keuangan. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan 53 3.5. Gambaran Proses Bisnis Umum pada PT. Gunung Madu Plantations 1. Mengirimkan request order bibit 2. Memberikan bibit Beserta surat keterangan jalan Divisi Varietas 3. Memberikan hasil lapangan 4. Memberikan konfirmasi izin panen Plantations Divisi Area 5.Memberikan hasil panen dan tiket lapangan 6. Update tiket lapangan dan memberikan surat perintah kerja 8. Memberikan surat izin pengemasan 7. Memberikan hasil produksi Bagian timbang Quality Control Pabrik 9. Mengirimkan finished goods berupa gula dalam kemasan 15. Memberikan SPS 10. Menyimpan produk 19. Memberikan surat jalan Warehouse & Distribution Inventory 14. Memberikan IGM 11. Memberikan hasil penyimpanan gula 18. Memberikan SPPB 12. Melakukan order produk 16. Melakukan pembayaran Customer SBF 13. Mengajukan sales permit 17. Memberikan bukti bayar General Manager 20. Mengambil produk berdasarkan surat jalan Gambar 3. 2 Proses bisnis umum PT. Gunung Madu Plantations Sumber : Hasil Observasi Perusahaan 54 3.6. Metode Penelitian 3.6.1. Metode Analisis Metode yang penulis gunakan dalam mengidentifikasi masalah yang dihadapi dan kebutuhan informasi pada PT. Gunung Madu Plantations adalah melalui metode: Preliminary Steps E-Supply Chain Management Value Chain Analysis Five Forces Porter Forecasting Economic Order Quantity, P Model, Minimum-Maximum 3.6.2. Metode Perancangan 3.6.2.1.Perancangan Sistem Metode perancangan sistem menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design(OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language(UML), sebagai berikut: Activity Diagram Use Case Diagram Use Case Description Class Diagram Sequence Diagram Three LayerSequence Diagram Package Diagram User Interface 3.6.2.2. Perancangan Jaringan Perancangan jaringan yang akan digunakan adalah dengan menggunakan jenis Client / Server Architecture yang membagi program menjadi dua jenis, yaitu client dan server. 3.7. Preliminary Steps Terdapat 5 bagian dalam persiapan pembangunan sistem aplikasi e-SCM, bagian-bagian tersebut antara lain : 55 3.7.1. Energize The Organization Tahapan awal dari Preliminary Stepsdalamperancangan sistem e-SCMadalah Energize the Organization. Perancangan system e-SCM yang akan dibangun pada PT. Gunung Madu Plantations mencakup dari perusahaan dan customer.Untuk mewujudkan proses perancangan aplikasi e-SCM, diperlukan adanya dukungan dari pihak manajemen perusahaan dan struktur organisasi yang sesuai. Dalam memberikan dukungan dalam perancangan dan implementasi aplikasi e-SCM, PT. Gunung Madu Plantations sudah memiliki divisi – divisi inti dengan struktur yang terorganisir dan peran serta tanggung jawab yang harus dilaksanakan dalam mendukung perancangan dan implementasi system e-SCM. Selain itu, perlu adanya dukungan dari manajemen puncak.yaitu General Manager, Kepala subdivisiInformation Technology, Audit Internal, Kepala subdivisi Plantations Administration Support, Kepala subdivisi Factory,Kepala subdivisi Human Resource, dan Kepala subdivisi Services Business & Finance yang memiliki peranan penting dalam perancangan dan implementasi system e-SCM di PT. Gunung Madu Plantations. Peran-peran penting yang dimiliki oleh para manajemen puncak yaitu: General Manager Memberikan perizinan dan instruksi bagi perusahaan agar General Manager dapat mengetahui dan mengontrol semua kegiatan bisnis yang dijalankan dalam perusahaan. Kepala subdivisi Information Technology Menganalisa dan memberikan feedback terhadap kebutuhan IT yang dibutuhkan oleh setiap divisi perusahaan. Menyediakan jaringan antar plantations, perusahaan di Lampung dan kantor pusat di Jakarta. Audit Internal Melakukan pengecekan atas proses bisnis perusahaan yang berjalan. Memberikan wawasan dan rekomendasi terhadap petinggi perusahaan berdasarkan analisis dan penilaian data dan proses bisnis. Kepala subdivisi Plantations Administration Support Mengatur dan memantau proses pengolahan bibit menjadi tebu dalam divisi Plantations dan mengatur setiap divisi agar memiliki arah kegiatan yang sesuai dengan instruksi pengolahan. 56 Kepala subdivisi Factory Melakukan control proses pengolahan tebu menjadi produk gula/finished goods agar dapat dilanjutkan ke tahap akhir yaitu penjualan oleh bagian Services Business and Finance. Research and Development Melakukan pengembangan terhadap tanah, bibit tebu dan peralatan operasional perusahaan sehingga dapat menghasilkan tanaman tebu yang lebih baik dan kuat. Kepala subdivisi Services Business & Finance Mengelola keseluruhan transaksi bisnis dan financial antara perusahaan dengan supplier dan customer serta pengelolaan dana perusahaan yang akan maupun sudah digunakan. 3.7.2 Enterprise Vision Visi dari PT. Gunung Madu Plantations adalah “Menjadi produsen gula yang paling efisien dan kompetitif di ASEAN dengan menerapkan sistem pertanian berkelanjutan dan menciptakan peluang usaha berbasis pertanian serta pengembangan produk (diversifikasi)”. Sesuai dengan visi yang diusung maka perusahaan bertujuan menjadi produsen yang dapat memberikan kepuasan pelanggan secara berkesinambungan dengan menciptakan produk – produk yang berkembang sesuai perkembangan zaman dan memajukan sistem pertanian yang memberikan peluang bagi masyarakat yang ada disekitarnya untuk bekerja sama membangun sistem pertanian yang kompetitif dan efektif. Berdasarkan analisa tersebut diperlukan pengetahuan lingkungan bisnis yang berada di sekitar PT. Gunung Madu Plantations. Metode analisis yang dapat diterapkan untuk mendukung tercapainya visi PT. Gunung Madu Plantations adalah metode Five Forces Porter yang menganalisis mengenai persaingan antar perusahaan sejenis, ancaman pesaing baru, ancaman produk substitusi, kekuatan tawar menawar pemasok dan kekuatan tawar menawar distributor. Berikut ini adalah analisis Five Forces Porter pada PT. Gunung Madu Plantations : 57 Persaingan antara perusahaan sejenis Bisnis apapun yang dijalankan sudah pasti terdapat persaingan didalamnya. Usaha kecil pun memiliki persaingan yang pasti terjadi dengan usaha lainnya. Perusahaan pun dituntut memiliki strategi yang tepat dan efektif untuk dapat memenangkan persaingan dan dapat menguasai pasar yang ditargetkan. PT. Gunung Madu Plantations merupakan pionir perusahaan gula di Lampung, bahkan Indonesia. Produk yang dihasilkan adalah gula pasir yang memiliki ciri khas tersendiri. Gula yang mereka hasilkan berasal dari proses yang terjaga kualitas serta keaslian alamnya sehingga rasa yang diberikan tidak berbahan kimiawi ataupun melalui proses rafinasi. Proses dan rasa yang alami tersebut menjadi dasar PT. Gunung Madu Plantations menguasai pasar gula di Indonesia. Tentu saja penguasaan pasar tidaklah mutlak karena adanya perusahaan lain yang berbasis proses rafinasi mengakibatkan cepatnya pemasaran dan produksi melebihi kecepatan proses PT. Gunung Madu Plantations. Pesaing sejenis dari PT. Gunung Madu Plantations dalam industri gula, terdapat 58 perusahaan gula dan 8 perusahaan gula rafinasi. Beberapa perusahaan penting yang menjadi pesaing utamanya yaitu: - Sugar Group Companies yang terdiri dari PT. SWEET INDOLAMPUNG, PT. INDOLAMPUNG PERKASA, PT. GULA PUTIH MATARAM dan PT. INDOLAMPUNG DISTILLERY dengan brand “Gulaku”, menghasilkan produk kristal putih rafinasi. - PT. Perkebunan Nusantara XI Persero-BUMN dengan brand “GUPALAS”, menghasilkan produk gula kristal putih premium. Ancaman Pesaing Baru Tingginya permintaan konsumen atas produk gula yang selalu meningkat setiap tahunnya memberikan potensi untuk perusahaan – perusahaan baru menciptakan persaingan baru dalam industri gula. Sampai saat penulis mengumpulkan informasi sekarang ini ancaman pesaing baru yang muncul cenderung lemah dikarenakan PT. Gunung Madu Plantation merupakan salah satu produsen gula yang sudah memiliki nama besar di dalam perindustrian gula Indonesia. Besarnya kekuatan yang dimiliki 58 tentu menjadi rintangan berat bagi pesaing baru untuk bersaing secara ketat dengan PT. Gunung Madu Plantation. Beberapa pesaing baru yang tercatat antara lain: - PT. UB dengan brand “Sugar Semut”, menghasilkan produk gula kristal putih. - Wilmar Group - PT. Rajawali Nusantara Indonesia dengan brand “Raja Gula”, menghasilkan produk gula kristal putih Selain itu tentu ada pesaing baru yang berasal dari produsen internasional, importir hingga industri gula kecil lokal lainnya. Ancaman Produk Substitusi Produksi gula kristal putih yang merupakan produk utama dari PT. Gunung Madu Plantations di Indonesia memiliki substitusi dengan produk gula lain seperti gula rendah kalori dan gula jawa. Akan tetapi, pasar industri gula tetap dipegang kuat dengan produk gula kristal putih. PT. Gunung Madu Plantations sebagai salah satu pemimpin pasar tentu tidak begitu terganggu dengan persaingan yang diciptakan oleh produk gula tersebut. Dalam upaya memperkuat posisi gula kristal putih sebagai pilihan utama para konsumen gula, maka PT. Gunung Madu Plantations melakukan pengembangan produk sehingga meminimalisir dampak negatif yang dapat dihasilkan produk gula kristal putih. Hal ini menyebabkan substitusi produk gula putih menjadi lemah dan jarang digunakan kecuali untuk konsumen dengan keperluan khusus. Kekuatan Tawar Menawar Pemasok Penyediaan raw materials yang berupa bibit tebu di perusahaan PT. Gunung Madu Plantations sejak awal perusahaan terbentuk berasal dari divisi Research&Development. Pengembangan yang dilakukan hingga saat sekarang ini mengizinkan perusahaan memiliki produksi bibit tebu yang mandiri. Dengan begitu, tidak ada pemasok raw materials untuk perusahaan yang berarti kekuatan pemasok adalah zero. 59 Kekuatan Tawar Menawar Konsumen Perusahaan sudah memiliki konsumen tetap. Permintaan setiap tahunnya selalu ada dan tinggi. Dengan begitu, konsumen memiliki daya tawar yang kuat. Adanya pesaing lain tidak memberikan dampak yang besar karena PT. Gunung Madu Plantations memiliki harga yang lebih bagus dibandingkan dengan perusahaan pesaing lainnya. 3.7.3 Supply Chain Value Assessment GMP memproduksi produk utama dan produk sampingan dari bahan baku tebu. Produk utama yang dihasilkan GMP adalah gula pasir, sedangkan produk sampingan yang dihasilkan adalah bagasse yang dapat digunakan sebagai pakan ternak dan bahan baku pupuk. Pengembangan aplikasi e-SCMyang dilakukan berfokus kepada produk utama yaitu gula pasir. Maka dari itu pertimbangan dalam penentuan strategi yang tepat bagi perusahaan diperlukan analisis nilai dari setiap proses bisnis terkait yang dilakukan oleh perusahaan. Pada PT. Gunung Madu Plantations sebagai perusahaan industri, metode analisis yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi proses bisnisnya adalah metode value chain analysis. Metode ini terbagi menjadi dua pengelompokan, antara lain Primary Activities(aktifitas utama) dan Support Activities(aktifitas pendukung). 3.7.3.1 Primary Activities 1. Inbound Logistics Proses pengadaan bibit , penanaman dan panen tebu Tujuan dari proses ini adalah memastikan bahan baku yang dibutuhkan perusahaan akan selalu dapat diproduksi sesuai kebutuhan. Proses ini adalah bagian yang sangat penting karena dengan tidak adanya proses ini maka produksi tebu sebagai raw material perusahaan tidak dapat berjalan dan proses produksi perusahaan tidak dapat dilakukan tanpa adanya bahan baku yang diperlukan. Berikut ini adalah proses produksi bibit tebu pada PT.Gunung Madu Plantations : 60 1. Divisi Areamengajukan permintaan pengadaan bahan baku dengan Request order kepada Divisi Varietas Bibit. Request orderditindaklanjuti dengan mengecek ketersediaan bibit di gudang. Terdapat dua kemungkinan dalam menjawab ketersediaan bibit. Jika tidak tersedia, Divisi Varietas Bibit mengajukan surat pengajuan produksi bibit pada Divisi Research & Development. Jika tersedia, Divisi Varietas Bibit membuat surat keterangan jalan dan mengirimkan bibit ke Divisi Area yang mengajukan request order. 2. Divisi Area menerima bibit yang dikirimkan oleh Divisi Varietas Bibit kemudian melakukan penanaman bibit tebu di lahan yang tersedia. Setelah tebu siap panen, Divisi Area membuat field report yang berisi informasi lahan yang siap panen kepada Divisi Plantations. 3. Divisi Plantations membuat surat perintah panen tebu yang ditujukan kepada Divisi Area setelah mendapatkan field report. 4. Setelah menerima surat perintah panen tebu, proses panen dilakukan Divisi Area. Dilakukan loading tebu ke moda transportasi yang sekaligus membawa tiket lapangan berisi informasi tebu yang dipanen. 61 Divisi Varietas Bibit Research & Development Divisi Area Membuat Request Order Bibit Tebu Menerima Request Order Bibit Tebu Divisi Plantations Request Order Bibit Tebu Tidak Tersedia Tersedia Membuat Surat Keterangan Jalan Menerima Surat Keterangan Jalan dan bibit tebu Mengirim bibit tebu Penanaman bibit tebu Surat keterangan jalan Tebu siap panen Membuat Hasil Lapangan Menerima Hasil Lapangan Hasil Lapangan Menerima Surat Perintah Panen Tebu Membuat Surat Perintah Panen Tebu Memanen tebu dan loading ke moda transportasi Surat Perintah Panen Tebu Tiket Lapangan Membuat tiket lapangan Gambar 3. 3 Activity Diagram proses bisnis pengadaan bibit , penanaman dan panen tebu 62 2. Operations Pengolahan tebu dan penyimpanan produk gula ke warehouse. Tujuan dari proses ini adalah memastikan bahan baku tebu yang diterima pabrik dapat diolah menjadi produk gula kemudian disimpan kedalam warehouse . Bagian ini penting karena tanpa adanya proses ini maka raw material tidak dapat diolah menjadi finished goods. Berikut ini adalah proses pengolahan dan penyimpanan produk gula ke warehouse pada PT. Gunung Madu Plantations : 1. Divisi Area mengirimkan hasil panen berupa tebu dan tiket lapangan yang keduanya diberikan ke pabrik untuk ditindaklanjuti dengan proses pencatatan informasi hasil timbang yang dilakukan oleh bagian timbang. 2. Tebu yang sudah selesai dicatat informasinya kemudian dilanjutkan ke proses produksi dengan dilakukan loading bahan baku ke mesin pengolahan. 3. Setelah berhasil diolah menjadi gula, divisi quality control pabrik mengambil sample gula per sesi produksi untuk dilakukan penelitian yang akan menjawab apakah gula sudah layak dikemas menjadi finished goods atau tidak. Jikakualitas gula buruk maka hasil produksi tersebut akan di reject dan dibuang karena tidak layak untuk dijual. Sementara, jika kualitas gula baik maka hasil produksi tersebut akan dilanjutkan ke proses pengemasan yan g dilakukan oleh pabrik setelah menerima surat izin pengemasan oleh divisi quality control. 4. Pabrik mengirimkan finished goods ke bagian warehouse untuk dilanjutkan ke proses penyimpanan. Dibuatkan laporan penyimpanan yang diberikan ke bagian Sales Business and Finance untuk dilakukan pendataan produk. 63 Divisi area Mengirim hasil panen Tebu dan tiket lapangan Pabrik Menerima hasil panen Tebu dan tiket lapangan Bagian Timbang Quality Control Warehouse SBF Mencatat informasi Timbang tebu Ke tiket lapangan Loading tebu ke mesin Mengolah tebu Menjadi gula Hasil Produksi Menerima Hasil Produksi Membuat Hasil Produksi Mengambil sample gula Menerima surat Izin pengemasan Kualitas baik Kualitas buruk Surat Izin Pengemasan Mengirim produk gula Menerima produk gula Membuat Hasil Penyimpanan Gula Menerima Hasil Penyimpanan Gula Hasil Penyimpanan Gula Gambar 3. 4 Activity Diagram proses pengolahan dan penyimpanan gula ke warehouse 64 3. Outbound Logistics Proses penjualan produk gula ke customer Tujuan dari proses ini adalah menjual finished goods ke konsumen. Bagian ini adalah bagian yang penting dalam memastikan perusahaan dapat menjual produk yang dihasilkan . Proses penjualan yang lancar sangat penting agar profit yang didapatkan perusahaan dapat meningkat dengan signifikan. Berikut ini adalah proses penjualan produk pada PT. Gunung Madu Plantations: 1. Customer melakukan pemesanan gula ke PT. Gunung Madu Plantations dengan menghubungi bagian Services Business and Finance. Setelah pemesanan diterima, bagian Services Business and Finance membuat Sales Permit yang diajukan ke General Manager. Jika Sales Permit sudah diterima General Manager, maka akan dibuatkan Instruksi General Manager yang diberikan ke bagian Warehouse and Distribution. 2. Bagian Warehouse and Distribution setelah menerima Instruksi General Manager membuat Surat Perintah Setor yang diberikan ke customer untuk melakukan pembayaran atas pemesanan yang dilakukan. 3. Customer melakukan pembayaran atas pemesanannya kepada bagian Services Business and Finance dan kemudian akan dibuatkan bukti bayar. Hasil bukti bayar tersebut akan diberikan kepada General Manager agar dapat dilanjutkan ke pembuatan Surat Perintah Pengambilan Barang. 4. Surat Perintah Pengambilan Barang dilanjutkan ke bagian Warehouse and Distribution agar dapat dibuatkan Loading Permit dan Surat Jalan yang belum disetujui agar customer dapat menaikan produk sesuai pemesanan ke moda transportasinya dan ditimbang di bagian timbang. 5. Dilakukan penimbangan moda transportasi yang sudah melakukan loading dengan produk agar mengetahui apakah sudah sesuai dengan berat yang disetujui atau tidak. Jika berat tidak sesuai maka surat jalan tidak akan disetujui oleh Bagian Timbang dan dilakukan pengecekan berdasarkan Surat Perintah Pengambilan Barang. Jika berat sudah sesuai maka Surat Jalan akan disetujui Bagian Timbang untuk kemudian dikembalikan ke Customer agar dapat membawa produk pembelian. 65 Customer Service Business & Finance Melakukan pemesanan gula General Manager Warehouse & Distribution Bagian Timbang Menerima pesanan gula Membuat Sales Permit Menerima sales permit Membuat IGM Menerima IGM Sales Permit (SP) Menerima SPS Membuat SPS Surat Perintah Setor Instruksi General Manager(IGM) Melakukan pembayaran Menerima pembayaran Menerima Bukti Bayar dari SBF Bukti Bayar Membuat SPPB Menerima SPPB Surat Perintah Penyerahan Barang (SPPB) Menerima Loading Permit Dan Surat Jalan Membuat Surat Jalan Membuat Loading Permit Berdasarkan Surat Jalan Surat Jalan Loading Permit Melakukan pengecekan muatan Jika tidak sesuai Pengecekan berdasarkan SPPB Menerima Surat Jalan Yang sudah disetujui Gambar 3. 5 Activity diagram proses penjualan produk Menyetujui surat jalan 66 4. Sales and Marketing Penerimaan customer baru 1. Customer melakukan pemesanan produk ke perusahaan melalu bagian SBF. 2. Bagian SBF kemudian membuat requestorder kepada warehouse&distribution untuk diperiksa ketersediaan produk. 3. Jika tidak terdapat produk yang tersedia maka requestorder batal. Jika tersedia maka requestorder gula akan diterima dan customer akan didaftarkan. Customer Mengajukan Pemesanan produk Service Business & Finance Warehouse & Distribution Menerima Informasi Pemesanan Produk Membuat Request Order Produk Gula Request Order Produk Gula Mendaftarkan Customer Menerima Request Order Produk Gula Melakukan pengecekan persediaan Menyetujui Request Order Produk Gula Gambar 3. 6 Activity diagram proses penerimaan customer baru 67 5. Service Penanganan retur barang 1. Customer melakukan protes produk yang berkualitas buruk ke perusahaan melalu bagian quality control. 2. Bagian quality control kemudian melakukan pemeriksaan kualitas barang. 3. Jika kualitas baik maka proses tidak dilanjutkan. Jika kualitas buruk maka proses retur disetujui dan quality control mengirim surat pergantian barang ke warehouse & distribution. 4. warehouse & distribution kemudian mengirimkan barang sesuai surat pergantian barang ke customer. Customer Menginformasikan adanya Barang yang berkualitas buruk Quality Control Service Business & Finance Warehouse & Distribution Menerima informasi Melakukan pemeriksaan Kualitas barang Kualitas terbukti buruk Menyetujui retur Kualitas baik Mengirimkan surat pergantian barang Menerima barang Menerima surat Pergantian barang Mengirimkan barang Sesuai dengan SPB Gambar 3. 7Activity diagram proses penanganan retur barang 68 69 3.7.3.2 Support Activities Gambar 3. 8 Supply Chain Value Asessment PT. Gunung Madu Plantations 3.8 Opportunity Identification 3.8.1 Analisa data Data sample permintaan raw material PT. Gunung Madu Plantations adalah berupa tebu. Sample ini adalah bahan produk utama perusahaan. Jumlah permintaan tebu dalam periode Januari 2013 hingga Desember 2013 dapat dilihat pada tabel 3. sebagai berikut: 70 Tabel 3. 2 Data permintaan tebu Januari 2013 – Desember 2013 Tahun 2013 Tebu (ton) Januari 15386 Febuari 18255 Maret 12950 April 12550 Mei 11008 Juni 11326 Juli 11750 Agustus 14108 September 21103 October 21275 November 23124 Desember 28611 JUMLAH 201446 Sumber : internal perusahaan 3.8.1.1 Metode Forecasting Terdapat 5(lima) metode yang digunakan dalam peramalan persediaan tebu untuk mendapatkan data forecasting pada periode Januari 2014 hingga Desember 2014 melalui penggunaan Software QM for Windows. Lima metode tersebut, yaitu: Moving Averages Weighted Moving Averages Exponential Smoothing Exponential Smoothing with Trend Linear Regression 3.8.1.1.1 Metode Moving Averages Hasil perhitungan peramalan dengan menggunakan metode moving average pada periode bulan Februari 2014 sampai dengan bulan April 2014 dapat dilihat pada gambar – gambar berikut ini: 71 Gambar 3. 9 Hasil perhitungan QM Moving Average bulan Februari 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data Gambar 3. 10 Hasil perhitungan QM Moving Average bulan Maret 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data Gambar 3. 11 Hasil perhitungan QM Moving Average bulan April 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data 3.8.1.1.2 Metode Weighted Moving Average Hasil perhitungan peramalan dengan menggunakan metode weighted moving average pada periode bulan Februari 2014 sampai dengan bulan April 2014 dapat dilihat pada gambar – gambar berikut ini: 72 Gambar 3. 12 Hasil perhitungan QM Weighted Moving Average bulan Februari 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data Gambar 3. 13 Hasil perhitungan QM Weighted Moving Average bulan Maret 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data Gambar 3. 14 Hasil perhitungan QM Weighted Moving Average bulan April 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data 3.8.1.1.3 Metode Exponential Smoothing Hasil perhitungan peramalan dengan menggunakan metode exponential smoothing pada periode bulan Februari 2014 sampai dengan bulan April 2014 dapat dilihat pada gambar – gambar berikut ini: 73 Gambar 3. 15 Hasil perhitungan QM Exponential Smoothing bulan Februari 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data Gambar 3. 16 Hasil perhitungan QM Exponential Smoothing bulan Maret 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data Gambar 3. 17 Hasil perhitungan QM Exponential Smoothing bulan April 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data 74 3.8.1.1.4 Metode Exponential Smoothing with Trend Hasil perhitungan peramalan dengan menggunakan metode exponential smoothingwith Trend pada periode bulan Februari 2014 sampai dengan bulan April 2014 dapat dilihat pada gambar – gambar berikut ini: Gambar 3. 18 Hasil perhitungan QM Exponential Smoothing with Trend Februari 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data Gambar 3. 19 Hasil perhitungan QM Exponential Smoothing with Trend Maret 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data Gambar 3. 20 Hasil perhitungan QM Exponential Smoothing with Trend April 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data 75 3.8.1.1.5 Metode Linear Regression Hasil perhitungan peramalan dengan menggunakan metode linear regression pada periode bulan Februari 2014 sampai dengan bulan April 2014 dapat dilihat pada gambar – gambar berikut ini: Gambar 3. 21 Hasil perhitungan QM Linear Regression bulan Februari 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data Gambar 3. 22 Hasil perhitungan QM Linear Regression bulan Maret 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data 76 Gambar 3. 23 Hasil perhitungan QM Linear Regression bulan April 2014 Sumber : Hasil Pengolahan Data Data pada tabel 3.3 dibawah ini adalah rekapitulasi dari hasil peramalan permintaan tebu pada bulan Januari 2014 hingga bulan Desember 2014, yaitu: Tabel 3. 3 Data rekapitulasi peramalan permintaan tebu periode bulan Januari 2014 hingga bulan Desember 2014 No. Metode Bulan Januari Forecast 1 Moving Average 2 Weighted Moving Averages 3 MAD MSE 24336.67 3963.482 22417740 25497.7 3433.633 17701980 Exponential Smoothing 21851.37 4244.232 25065730 4 Exponential Smoothing with trend 23100.27 4060.845 22948260 5 Linear Regression 23606.7 3456.006 16157440 Februari Forecast 1 Moving Average 2 MAD MSE 25113.9 3640.129 20229250 Weighted Moving Averages 25011.46 3279.369 16289360 3 Exponential Smoothing 22377.97 4036.824 23233690 4 Exponential Smoothing with trend 23482.41 3764.645 21057280 5 Linear Regression 24655.87 3190.16 14914560 Maret 77 Forecast MAD MSE 1 Moving Average 25624.53 3350.848 18409300 2 Weighted Moving Averages 25132.15 3013.57 14820010 3 Exponential Smoothing 23061.34 3901.522 21845620 4 Exponential Smoothing with trend 24081.57 3565.323 19543410 5 Linear Regression 25705.03 2962.291 13849230 April Forecast MAD MSE 1 Moving Average 24655.87 3078.319 16875730 2 Weighted Moving Averages 24970.62 2810.18 13612360 3 Exponential Smoothing 23854.45 3811.676 20784440 4 Exponential Smoothing with trend 24829.25 3426.619 18335710 5 Linear Regression 26754.2 2764.805 12925950 Mei Forecast MAD MSE 1 Moving Average 25705.03 3002.935 15916290 2 Weighted Moving Averages 26019.78 2731.211 12809960 3 Exponential Smoothing 24724.38 3750.881 19959380 4 Exponential Smoothing with trend 25678.2 3326.508 17360360 5 Linear Regression 27803.36 2592.005 12118080 Juni Forecast 1 Moving Average 2 MAD MSE 26754.2 2938.32 15093910 Weighted Moving Averages 27068.95 2663.522 12122180 3 Exponential Smoothing 25648.07 3708.888 19304430 4 Exponential Smoothing with trend 26595.87 3251.424 16557610 5 Linear Regression 28852.52 2439.534 11405250 Juli Forecast MAD MSE 1 Moving Average 27803.36 2882.321 14381180 2 Weighted Moving Averages 28118.11 2604.859 11526110 3 Exponential Smoothing 26609.4 3679.215 18772900 4 Exponential Smoothing with trend 27559.91 3192.908 15883190 78 5 Linear Regression 29901.68 2304.004 10771630 Agustus Forecast MAD MSE 1 Moving Average 28852.52 2833.321 13757540 2 Weighted Moving Averages 29167.27 2553.529 11004550 3 Exponential Smoothing 27597.09 3657.718 18332130 4 Exponential Smoothing with trend 28555.03 3145.622 15305450 5 Linear Regression 30950.83 2182.743 10204700 September Forecast MAD MSE 1 Moving Average 29901.68 2790.084 13207270 2 Weighted Moving Averages 30216.42 2508.237 10544350 3 Exponential Smoothing 28603.21 3641.719 17959260 4 Exponential Smoothing with trend 29570.79 3106.158 14802000 5 Linear Regression 31999.99 2073.606 9694466 Oktober Forecast MAD MSE 1 Moving Average 30950.83 2751.653 12718140 2 Weighted Moving Averages 31265.58 2467.977 10135280 3 Exponential Smoothing 29622.24 3629.473 17638200 4 Exponential Smoothing with trend 30600.11 3072.31 14356950 5 Linear Regression 33049.16 1974.863 9232823 November Forecast MAD MSE 1 Moving Average 31999.99 2717.267 12280500 2 Weighted Moving Averages 32314.74 2431.956 9769272 3 Exponential Smoothing 30650.32 3619.827 17357510 4 Exponential Smoothing with trend 31638.23 3042.631 13958900 5 Linear Regression 34098.32 1885.096 8813150 Desember Forecast MAD MSE 1 Moving Average 33049.16 2686.32 11886620 2 Weighted Moving Averages 33363.91 2399.538 9439866 79 3 Exponential Smoothing 31684.72 3612.017 17108930 4 Exponential Smoothing with trend 32681.93 3016.152 13599490 5 Linear Regression 35147.48 1803.135 8429968 Sumber : Hasil Pengolahan Data Berdasarkan tabel 3.3 dapat dilihat hasil perhitungan peramalan permintaan produk gula pada periode bulan Januari 2014 hingga bulan Desember 2014 dengan menggunakan QM for Windows dalam metode Moving Average, Weighted Moving Average, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend dan Linear Regression. Hasil MAD dan MSE yang terkecil pada data tabel tersebut ditunjukkan oleh metode Linear Regression. Oleh karena itu, metode Linear Regression adalah metode yang paling tepat dipakai pada PT. Gunung Madu Plantations untuk melakukan forecast permintaan produk gula di masa yang akan datang melalui perhitungan yang menggunakan QM for Windows. Data hasil perhitungan forecasting menggunakan metode Linear Regression yang telah dipilih untuk permintaan produk gula periode bulan Januari 2014 hingga bulan Desember 2014 ditunjukkan melalui tabel 3.4 berikut ini : Tabel 3. 4Data peramalan permintaan bibit tebu pada periode bulan Januari 2014 hingga bulan Desember 2014 Tahun 2014 Peramalan permintaan (ton) Januari 23606.7 Febuari 24655.87 Maret 25705.03 April 26754.2 Mei 27803.36 Juni 28852.52 Juli 29901.68 Agustus 30950.83 September 31999.99 Oktober 33049.16 November 34098.32 80 Desember 35147.48 Jumlah 352525.14 Sumber : Hasil Pengolahan Data Hasil perhitungan peramalan kelima metode yang digunakan pada QM for Windows periode bulan Januari 2014 hingga bulan Desember 2014 dapat dilihat pada halaman lampiran. 3.8.1.2 Metode Persediaan Perhitungan persediaan pada PT. Gunung Madu Plantations akan dihitung menggunakan metode Economic Order Quantity, metode Q-Model, metode P-Model dan metode Min-Max. Akan dilakukan perbandingan biaya total yang paling minimum berdasarkan metode-metode tersebut. Data permintaan produk gula berdasarkan hasil peramalan produk gula periode bulan Januari 2014 hingga bulan Desember 2014 akan digunakan untuk menghitung Economic Order Quantity, Q-Model, P-Model dan Min-Max. Data – data yang dibutuhkan dalam melakukan perhitungan metode persediaan, yaitu: 1. Biaya Pemesanan Biaya pemesanan adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan dari setiap kali dilakukan proses pemesanan produk. Tabel 3. 5 Biaya pemesanan produk gula Biaya Pemesanan Biaya (Rp) a. Biaya admistrasi 1,000,000.00 b. Biaya bongkar muat 2,400,000.00 c. Biaya ekspedisi 4,300,000.00 d. Biaya penerimaan JUMLAH 500,000.00 8,200,000.00 Sumber : Hasil Penelitian 2. Biaya Penyimpanan 81 Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikeluarkan untuk penyimpanan produk di gudang yang didalamnya termasuk biaya listrik, air dan keamanan. Biaya tersebut yaitu: Tabel 3. 6 Biaya penyimpanan bahan baku tebu Biaya Penyimpanan per tahun Biaya (Rp) a. Biaya Keamanan 25,000,000.00 b. Biaya Air 6,500,000.00 c. Biaya Listrik 12.000,000.00 JUMLAH 43,500,000.00 Total biaya penyimpanan untuk periode 1 tahun adalah Rp 43,500,000. Berdasarkan biaya tersebut maka dibagi total permintaan 352,525 ton adalah Rp 123,39 3. Standar Deviasi Tabel 3. 7 Standar Deviasi peramalan permintaan periode bulan Januari-Desember 2014 Bulan Peramalan permintaan Januari 23606.7 Februari 24655.87 Maret 25705.03 April 26754.2 Mei 27803.36 Juni 28852.52 Juli 29901.68 Agustus 30950.83 September 31999.99 Oktober 33049.16 November 34098.32 Desember 35147.48 Standar Deviasi Rata-rata permintaan 3782.803958 29377.095 82 Sumber : Hasil Olah Data Peneliti 4. Biaya tebu Biaya raw material berupa tebu didapatkan dari harga produk gula per ton dikurangi dengan profit 30% dari harga penjualan sebesar Rp. 8,600,000 yaitu Rp 2,580,000 sehingga didapatkan Harga Pokok Produksi Rp 6,020,000 Diasumsikan harga pembelian bibit 2% dari Harga Pokok Produksi, yaitu 2 % dari Rp 6,020,000 sehingga mendapatkan harga Rp 120,400 Untuk melakukan perhitungan persediaan periode bulan Januari 2014 hingga bulan Desember 2014 dapat dilihat pada Tabel 3.8, yaitu: Tabel 3. 8Data permintaan perhitungan peramalan persediaan raw material tebu Produk Tebu Periode Januari 2014 – Desember 2014 Total permintaan (D) 352,525 ton Rata – rata permintaan (d) 29,377 ton Biaya Pemesanan per order (S) Rp 8,200,000 Biaya Penyimpanan per ton (H) Rp 123,39 Lead Time (LT) 4 hari = 0.13 bulan Standar Deviasi (s) 3782.80 Service Level (Z) 95 % (1,65) Biaya bibit tebu per ton (C) Rp. 120,400 Frekuensi Permintaan (N) 12 Sumber: Hasil Penelitian 83 3.8.1.3 Model Inventori EOQ Berdasarkan analisis proses bisnis PT. Gunung Madu Plantations menunjukkan bahwa integrasi sistem supply chain masih belum dapat berjalan dengan baik. Penghitungan Model EOQ Jumlah barang yang optimum pada setiap pesanan (EOQ) dapat dihitung dengan jumlah permintaan pada periode Januari 2014 sampai dengan Desember 2014, sebagai berikut : Q* = Q* = Q* = 216,459.62 ton = 216,460 ton Jumlah frekuensi pemesanan, sebagai berikut : N= N= N = 1,62 = 2 kali Safety Stok dapat dihitung, sebagai berikut : SS = z x SS = 1,65 x 3782.80 SS= 1.65 x 3782.80 x 0.36 SS = 2,246.98 ton = 2,247 ton Re-order Point dapat dihitung, sebagai berikut : ROP = (d x L) + SS ROP = x ) + 2,247 ROP = 6163.93 ton Rata-rata tingkat persediaan dapat dihitung, sebagai berikut : I = Q* I = x 216,460 I = 108,230 84 Total Cost Economic Order Quantity untuk periode bulan Januari 2014 sampai dengan bulan Desember 2014 dapat dihitung, sebagai berikut : Total Cost EOQ = Total Cost EOQ = Total Cost EOQ = 42,444,010,000 + 13,354,453.48 + 13,354,499.7 Total Cost EOQ = Rp 42,470,718,950 Penghitungan P-Model Jumlah selang waktu pemesanan kembali pada setiap pesanan dapat dihitung dengan jumlah permintaan pada periode bulan Januari 2014 sampai dengan Desember 2014, sebagai berikut : T* = T* = T* = 0,614 x 1 x 365 T* = 224.11 = 224 hari Safety Stock dapat dihitung, sebagai berikut : SS = z x SS = 1,65 x 3782.80 SS= 1.65 x 3782.80 x 2,75 SS = 17,164.455 ton = 17,164 ton Rata-rata tingkat persediaan dapat dihitung, sebagai berikut : I= (dT*) I =17,164 + ((29,377)( ) I = 17,164 + 109,674.13 I = 126,838.13 = 126,838 ton Jumlah barang yang optimum pada setiap pesanan, sebagai berikut : Q= 85 Q = 29,377( + ) + 17,164-126,838 Q = 223,265.2 -109,674 Q = 113,591.2 = 113,591 ton Reorder point dapat dihitung, sebagai berikut : ROP = (d x L) + SS ROP = x ) + 17,164 ROP = 21,080.93 = 21,081 ton Frekuensi pemesanan dapat dihitung, sebagai berikut : N= N= N = 2,77 = 3 kali Total Cost P Model untuk periode bulan Januari 2014 sampai dengan bulan Desember 2014 dapat dihitung, sebagai berikut : Total Cost= Total Cost= Total Cost = 42,444,010,000 + 25,448,362.99 + 7,007,996.745 Total Cost = Rp 42,476,466,360 Metode Min-Max Perhitungan Persediaan Min-Max Periode Januari 2014 – Desember 2014 Pada perhitungan periode Januari 2014 sampai dengan Desember 2014 data permintaan sebesar 352,525 ton, sehingga dapat dihitung safety stock, sebagai berikut: SS = SS = SS = 29,377.08 = 29,377 pcs Min Stock dapat dihitung, sebagai berikut : Min stock=Re-Order Point = (d x L) + SS 86 Min stock = ( x ) + 29,377 Min stock = 76,380.33 ton = 76,380 ton Max Stock dapat dihitung, sebagai berikut : Max stock = 2(DL) + SS Max stock = 2(352,525 x ) + 29,377 Max stock = 123,383.66 ton = 123,384 ton Q* (Min-Max) dapat dihitung, sebagai berikut : Q* (Min-Max)= Max stock – Min stock Q* (Min-Max)= 123,384 – 76,380 Q* (Min-Max)= 47,004 ton Jumlah frekuensi pemesanan adalah : N = 7,49 = 7 kali Total Cost Minimum-Maximum Inventory untuk periode bulan Januari 2014 sampai dengan bulan Desember 2014 dapat dihitung, sebagai berikut : Total CostMin-Max= Total CostMin-Max= Total CostMin-Max = 42,444,010,000 + 61,418,000 + 2,899,911,78 Total CostMin-Max = Rp 42,508,327,910 Penghitungan perusahaan Total cost perusahaan tanpa metodeuntuk periode bulan Januari 2014 sampai dengan bulan Desember 2014 dapat dihitung, sebagai berikut : ROP = (d x L) + SS ROP = x )+0 ROP = 3916.93 = 3,917 ton Total Cost= 87 Total CostMin-Max= Total CostMin-Max= Total Cost = 42,444,010,000 + 98,400,000 + 1,812,414 Total Cost = Rp 42,544,222,410 Berdasarkan penghitungan data diatas, maka perbandingan total biaya masing-masing metode pada periode bulan Januari 2014 hingga bulan Desember 2014 adalah: Tabel 3. 9 Tabel perbandingan total biaya masing-masing metode pada periode bulan Januari 2014 hingga bulan Desember 2014 Perusahaan Kuantitas EOQ P-Model Min-Max Inventory 29,377 ton 216,460 ton 113,591 ton 47,004 ton 12 kali 2 kali 3 kali 7 kali Stok Aman 0 2,247 ton 17,164 ton 29,377 ton Titik 3,917 ton 6,164 ton 21,081 ton 76,380 ton Rp Rp 42,470,718,950 Rp 42,476,466,360 Rp 42,508,327,910 Pemesanan Frekuensi Pemesanan pemesanan kembali Biaya Total 42,544,222,410 Kesimpulan : Melalui metode peramalan Moving Average, Weighted Moving Average, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend dan Linear Regressionpada PT. Gunung Madu Plantations dengan melihat hasil MAD dan MSE yang memiliki nilai kesalahan terkecil diperoleh kesimpulan bahwa metode yang paling tepat dalam melakukan peramalan permintaan tebu di masa mendatang adalah dengan metode Linear Regression. Dalam jurnal yang dibuat oleh L. Gonzales dan Gonzales, 2010, ”Analysis of an Economic order Quantity and Reorder Point Inventory Control Model for Company 88 XYZ” menjelaskan jika metode persediaan digunakan secara efektif maka perusahaan dapat tetap kompetitif didalam persaingan industrial. Berdasarkan data yang diperoleh dari peramalan metode Linear Regression dan diolah menggunakan metode Economic Order Quantity, P-Model dan Min-Max inventory diapat diambil kesimpulan bahwa: Metode Economic Order Quantity memiliki total biaya sebesar Rp 42,470,718,950dan frekuensi pemesanan sebanyak 2 kali yang lebih rendah dibandingkan dengan metode perusahaan, P-Model dan Min-Max inventory. Metode Perusahaan memiliki stok pengaman sebesar 0 ton,kuantitas pemesanan sebesar 29,377 tondan titik pemesanan kembali sebesar 3,917 tonyang lebih rendah dibandingkan dengan metode Economic Order Quantity, P-Model dan MinMaxinventory.
