42 BAB 3 DATA DAN ANALISIS 3.1 Riwayat Perusahaan 3.1.1

42
BAB 3
DATA DAN ANALISIS
3.1
Riwayat Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Dentsu Indonesia sebelumnya adalah salah satu perusahaan
advertising lokal di Indonesia yang berdiri pada Januari 1975 dengan jumlah 130
orang karyawan dan berafiliasi dengan Dentsu Inc.(Tokyo) pada tahun 1978.
Dentsu Inc., adalah salah satu konglomerasi perusahaan advertising
terbesar di dunia yang berdiri sejak tanggal 1 Juni 1901. Pusatnya terletak di
Dentsu Building, Shiodome, di Minato, Tokyo. Founder Dentsu adalah Tateo
Mataki (Chairman and CEO) Tatsuyoshi Takashima (President and COO).
Inti bisnis Grup Dentsu adalah advertising communications. Dentsu
terikat pada empat pasar strategis: (1) pasar periklanan domestik, yang
berkecimpung pada periklanan mass media tradisional; (2) advertising-related
markets, seperti layanan pemasaran khusus dan promosi penjualan; (3) new
markets, content bisnis sangat khusus, termasuk sports marketing dan
entertainment; and (4) overseas markets.
Gambar 3.1 Komposisi Grup Dentsu Dan Empat Target Pasarnya
43
Dentsu Indonesia, salah satu dari 60 overseas subsidiaries yang dimiliki
grup Dentsu merupakan full service advertising company yang melayani
pembuatan produk advertising berupa iklan yang dikemas dalam berbagai
package, yaitu tv, koran, majalah, radio, billboard, dan lain-lain. Beberapa
perusahaan yang mempercayakan periklanan brand product-nya pada Dentsu
adalah Toyota Corporation(Yaris, Fortuner, dll), KAO Corporation(Laurier,
Biore, dll), Otsuka (Pocari Sweat), PT. Garuda Indonesia (brand commercial),
Garuda Food, PT. Djarum( LA Light) dan BNI (ATM BNI, Debit BNI, dll).
Saat ini, Dentsu Indonesia tidak memiliki cabang di Indonesia. Dentsu
Indonesia mengalami kemajuan yang pesat dalam jumlah karyawan. Saat ini,
Dentsu Indonesia memiliki lebih dari 205 karyawan. Manajemen Dentsu
Indonesia terdiri dari Senior Technical Advisor, Junior Technical Advisor,
President Director, dan Strategic Planning, Dentsu Indonesia memiliki delapan
departemen meliputi Dentsu Media, Account Service, Creative, DMSP, Human
Resource, General Affair, MIS, dan Finance.
3.1.2 Visi dan Misi
Berikut adalah visi dan misi dari PT. Dentsu Indonesia:
Visi : Be Digital and Global
Misi :

Menjadi perusahaan advertising yang menyediakan diversifikasi jasa
iklan dalam berbagai media

Untuk menyampaikan solusi komunikasi dengan jangkauan terluas secara
inovatif

Mencapai perencanaan media yang efektif dan efisien secara bersamaan
dalam rangka memaksimalkan value untuk klien.
44
3.1.3 Alamat Perusahaan
PT. Dentsu Indonesia
Lantai 22, GRAHA NIAGA
Jalan Jendral Sudirman Kav. 58
Jakarta 12190, Indonesia
Tel. (Hunting) : (021) 250-5020, 250-5025
Fax
: (021) 250-5010, 250-5011
45
3.1.4 Struktur Organisasi
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Dentsu Indonesia
46
3.1.5 Tugas dan Wewenang
Berikut adalah tugas dan wewenang dari setiap elemen-elemen dalam
struktur organisasi PT. Dentsu Indonesia yang meliputi :
1. President Director
Presiden Director merupakan CEO yang memiliki hak dan
wewenang mengambil keputusan-keputusan konseptual dan strategis,
menetapkan aturan-aturan dalam organisasi dan mengarahkan organisasi
menuju visi, misi dan strategi-strategi jangka panjang maupun jangka
pendek yang dibuat agar dapat bersama-sama mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya.
2. Senior Technical Advisor
Senior Technical Advisor bertugas mengontrol, mengawasi kinerja
bisnis secara fungsional hingga finansial dan membuat laporan rutin
untuk diserahkan kepada President Director. Senior Technical Advisor
merupakan regulator yang memberikan norma-norma, aturan general
dalam perusahaan yang akhirnya membentuk budaya PT. Dentsu
Indonesia.
3. Junior Technical Advisor
Setiap divisi dalam Dentsu memiliki satu Junior Technical
Advisor yang bersama dengan Director maupun Associate Director
bertugas mengontrol, dan mengawasi kinerja masing-masing departemen
yang menjadi tanggung jawabnya. Junior Technical Advisor adalah
perpanjangan
tangan
Senior
Technical
Advisor
yang
bertugas
menjalankan dan mensosialisasikan keputusan-keputusan dan regulasi-
47
regulasi yang telah disetujui oleh Senior Technical Advisor dan
memberikan guidance pada Director maupun Associate Director yang
berada langsung di bawahnya. Segala permasalahan maupun kebutuhan
pengambilan keputusan terkait kepentingan divisi, harus dikonsolidasikan
bersama Senior Technical Advisor.
4. Strategic Planning
Divisi strategic planning memiliki tugas sebagai pemberi
masukan untuk membantu President Director dan Senior Technical
Advisor dalam aktivitas-aktivitas menyelaraskan posisi strategis Dentsu
dalam bisnis dengan berbagai interpretasi atas informasi dari berbagai
sumber guna mengecek kevalidan filosofi-filosofi Dentsu, seperti visi,
misi, strategi, tujuan bisnis agar Dentsu terus dapat bertahan dalam dunia
persaingan global. Strategic planning juga berwenang melakukan riset
atas seluruh kinerja operasional dan fungsional setiap unit departemen di
Dentsu, dan riset-riset lainnya yang harus dilakukan guna mengetahui
lokasi Dentsu dalam peta strategis: kekuatan, kelemahan, peluang, dan
ancaman.
5. Media (Dentsu Media)
Divisi Media, atau disebut juga Dentsu Media, menangani hal-hal
yang berhubungan dengan realisasi produk periklanan dan hal-hal terkait
dengan alokasi budget dan mediasi pihak ketiga (pemilik media iklan).
6. Creative Division
Divisi kreatif, merupakan divisi yang memiliki tugas untuk
melakukan brainstorming ide-ide kreatif untuk konsep iklan dan
48
mengilustrasikannya dalam medium-medium seperti story board, digital
raw illustration, dan lain-lain sesuai dengan keinginan client atas
spesifikasi produk, filosofi perusahaan, hingga detil seperti konsep materi
dan permintaan khusus dari perusahaan berupa “pesan-pesan” tersirat
dalam iklan, dan sebagainya. Divisi Creative memiliki sub departemen
production yang merealisasikan ide-ide berupa story board, raw digital
illustration tadi ke dalam bentuk materi yang siap diberikan ke bagian
media untuk selanjutnya ditayangkan / diterbitkan oleh pihak ketiga.
Pihak Production dapat melakukan tugasnya jika pihak Creative dan
client setuju mengenai konsep iklan yang dibuat. Tugas masing-masing
Creative dan Production spesifik menangani proyek client-client tertentu.
7. Account Service
Account Service adalah salah satu divisi dalam Dentsu yang
bertugas sebagai mediator antara perusahaan dengan client. Tugas
seorang Account Service, juga masing-masing spesifik menangani proyek
client-client tertentu, terutama client-client yang merupakan long standing
client. Kepada client, Account Service bertugas memberitahukan
mengenai paket-paket periklanan atraktif dari Production dan Media.
Oleh karena itu, Account Service wajib untuk mendata seluruh data Client
yang berhubungan dengan Dentsu. Account Service merupakan gerbang
utama client PT. Dentsu Indonesia. Maka dari itu, Account Service adalah
hulu tempat tugas dihasilkan dan didistribusikan sesuai permintaan order
client. Misalnya kepada Dentsu Media, Account Service bertugas
memberikan tugas-tugas berupa permintaan monitoring iklan tertentu,
49
briefing mengenai permintaan pembuatan iklan langsung pada Media
(jika client sudah membawa materi iklan siap tayang), hingga bekerja
sama dalam pembuatan anggaran belanja Media (Media Estimate) guna
menyesuaikan budget client dan perusahaan. Contoh lain, kepada
Creative team, Account Service bertugas menyampaikan permintaan
pembuatan iklan berikut order detail-nya, juga menginformasikan
deadline pekerjaan.
8. Dentsu Marketing Sales and Promotion (DMSP)
DMSP adalah divisi dalam Dentsu yang bertugas menangani
permintaan client atas promosi guna meningkatkan penjualan mereka atau
memperkenalkan program-program atas produk mereka seperti paketpaket atraktif ataupun produk/ pelayanan baru melalui event-event. DMSP
memiliki 2 sub departemen, yaitu Event Organizer dan Marketing. Event
Organizer bertugas untuk mengatur segala keperluan yang dibutuhkan
guna mengadakan suatu event yang dihendaki client, mulai dari konsep,
tempat, susunan acara, hingga booking pengisi acara. Marketing bertugas
untuk membuat konsep pemasaran atau promosi khusus sesuai dengan
permintaan client. Setiap client yang ingin memakai jasa DMSP harus
menemui Account Service terlebih dahulu.
9. Finance
Divisi Finance dalam Dentsu memiliki tugas sebagai berikut:

Traffic, bertugas merekam data-data transaksi keluar yang
dilakukan Dentsu setiap hari, dan bertugas membuat client invoice
berdasarkan invoice dari Vendor. Traffic yang memegang aplikasi
50
SAP R/3 modul Finance dan beberapa modul lainnya, merupakan
sub departemen yang memeriksa dan mengkoreksi kevalidan data
yang diinput oleh karyawan lain terkait administrasi agar datanya
dapat terekam dengan baik dalam modul Finance SAP.

Accounting, berkewajiban untuk memonitor, menganalisa, dan
membuat summary/pembukuan kinerja keuangan atau cash flow
dan melaporkannya kepada President Director (dalam hal ini
dilakukan oleh Finance Director).

Tax, bertugas untuk mengalokasikan pembayaran berbagai pajak,
seperti pajak pertambahan nilai, dan sebagainya, menghitung
jumlah
pajak,
mengeluarkan
aliran
dana
pajak
dan
membukukannya agar dapat di-trace dan dipertanggung jawabkan
secara hukum pada korporasi maupun pemerintah.
10. Human Resource
Departemen Human Resource merupakan departemen yang
menangani semua masalah yang berhubungan dengan karyawan berikut
dengan hubungan kontrak maupun internship. Hal-hal lain yang menjadi
tugasnya meliputi penggajian, penghitungan uang lembur dan pensiun,
jaminan kehidupan sosial, perekrutan
dan mendata seluruh aktivitas
rotasi dan mutasi di dalam PT. Dentsu Indonesia.
51
11. General Affair
Departemen General Affair adalah departemen yang bertugas
mengurus kepentingan-kepentingan umum yang menyangkut dukungan
kelangsungan operasional perusahaan, seperti maintenance fasilitas (AC,
listrik, lift, dan lain-lain). Departemen General Affair juga mengatur
segala aktivitas karyawan seperti office boy, driver, serta messenger dan
mengalokasikan beberapa fasilitas untuk digunakan oleh mereka seperti
alat-alat kebersihan, keamanan, hingga mobil dinas kantor.
12. Management Information System (MIS)
Departemen MIS adalah departemen yang mengelola teknologi
informasi yang mendukung kinerja bisnis Dentsu. Aktivitas-aktivitas
seperti system development, user needs analysis, network administrator,
hingga aktivitas-aktivitas pendukung seperti technical support merupakan
beberapa
tugas-tugas
yang
dilakukan
oleh
departemen
MIS.
52
3.1.6 Proses Bisnis Perusahaan
PT. Dentsu Indonesia merupakan full service advertising company yang
melayani pembuatan produk advertising berupa iklan yang dikemas dalam
berbagai media, yaitu televisi, koran, majalah, radio, billboard, dan media
lainnya. PT. Dentsu Indonesia menyediakan berbagai macam service sesuai
dengan kebutuhan clientnya, dimana setiap servicenya memiliki proses bisnis
yang berbeda-beda.
Berikut ini macam-macam service yang disediakan oleh PT. Dentsu Indonesia
yaitu :
1. Full Service
Dalam full service ini, client cukup memberitahukan budget yang
mereka sediakan, selanjutnya pihak perusahaan yang akan memanage
biaya tersebut untuk membuat iklan yang diinginkan client. Proses
bisnisnya dimulai dari client yang datang membawa job mengenai produk
yang akan mereka iklankan ke bagian Account Service, kemudian
Account Service akan membuat Job Request yang didalamnya berisi
nama client, data-data produk, dan kapan produk tersebut akan
diiklankan. Job Request akan dikirimkan ke bagian Traffic, kemudian
Traffic akan mengirimkan job bag ke bagian Media Planner, bagian
Creative, dan bagian Production.
Bagian Creative akan mendesign iklan berdasarkan Job Bag,
design yang dibuat sesuai dengan keinginan client atas spesifikasi
53
produk, filosofi perusahaan, hingga detil seperti konsep materi dan
permintaan khusus dari perusahaan berupa “pesan-pesan” tersirat dalam
iklan, dan sebagainya. Hasil desain serta biaya internal dan eksternal Job
akan dikirimkan ke bagian Production. Biaya internal merupakan biaya
yang dikeluarkan perusahaan untuk mendesign iklan, sedangkan biaya
eksternal merupakan biaya yang berhubungan dengan supplier dimana di
dalamnya termasuk biaya syuting, biaya sewa tempat dan peralatan, biaya
pemasangan iklan, dll.
Setelah menerima job bag dari bagian Traffic, maka Media
Planner akan membuat surat permintaan harga (Price Request) dan
dikirimkan ke perusahaan media periklanan untuk mendapatkan
informasi mengenai biaya yang diperlukan untuk memasang iklan
tersebut berdasarkan waktu (jam) yang diinginkan dan seberapa sering
iklan tersebut akan ditayangkan jika melalui media elektronik, serta
jangka waktu pemasangan iklan. Kemudian pemilik akan mengirimkan
perincian biaya-biaya yang dibutuhkan oleh Media Planner untuk
membuat Media Plan yang didalamnya terdapat perencanaan belanja
Media. Media plan yang sudah dibuat, dikirim ke bagian Production.
Berdasarkan biaya dari bagian creative dan Media Plan dari
Media Planner, maka bagian Production akan membuat penawaran harga
(Quotation) dan memberikan finished job ke bagian Traffic, kemudian
dari Traffic dikirimkan ke bagian Account Service untuk mendapatkan
54
persetujuan dari client. Apabila client sudah menyetujui job dan harga
yang ditawarkan maka client akan menandatangi Quotation yang
diberikan oleh Account Service. Selanjutnya Account Service akan
membuat penjualan atau Cost Profile dan dikirimkan ke bagian Traffic,
kemudian Traffic akan mengirimkannya ke bagian Production dan bagian
Finance.
Apabila alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan untuk
pembuatan story board, raw digital illustration kurang, maka bagian
Production akan membuat Purchase Order kepada supplier yang dipilih.
Supplier akan mengirimkan barang-barang yang dipesan beserta invoice
yang akan diberikan ke bagian Finance. Berdasarkan invoice dari
Supplier, bagian Finance akan mentransfer sejumlah uang yang ditagih
dan kemudian akan mengirimkan bukti transfer ke supplier. Supplier
akan melakukan konfirmasi apabila sudah menerima uang yang
ditransfer.
Bagian Finance akan membuat faktur penagihan untuk diberikan
kepada client yang berisi total biaya yang harus dibayar client untuk iklan
yang sudah dibuat. Client akan membayar via transfer dan memberikan
bukti transfer ke bagian Finance. Kemudian bagian Finance akan
mencatat pembayaran dari client ke dalam sistem.
55
2. Job_Request
1. Job
9. Quotation + Finished_Job
8. Quotation + Finished_Job
10. Approved_Job
11. Cost_Profile
ACCOUNT SERVICE
CLIENT
4b. Price_Request
MEDIA IKLAN
3c. Job_Bag
3b. Job_Bag
5b. Price
MEDIA PLANNER
7. Quotation +
Finished_Job
TRAFFIC
18. Bukti Transfer
VISIO CORPORATION
17. Invoice
16. Payment
$
6b. Media_Plan
FINANCE
3a.Job_Bag
15. Invoice
4a.Quotation_
Request
13. Cost_Profile
12. Cost_Profile
14. Purchase_Order
SUPPLIER A
PRODUCTION
5a. Internal + External_Job_Cost
+ Finished_Job
Gambar 3.3 Rich Picture Full Service PT Dentsu Indonesia
CREATIVE
56
2. Creative Service
Creative service merupakan layanan jasa yang dilakukan oleh
perusahaan apabila client hanya menginginkan jasa dari bagian Creative
dan Production untuk melakukan brainstorming ide-ide kreatif untuk
konsep iklan dan mengilustrasikannya dalam medium-medium seperti
story board, digital
raw illustration, dan lain-lain sesuai dengan
keinginan Client atas spesifikasi produk, filosofi perusahaan, hingga detil
seperti konsep materi dan permintaan khusus dari perusahaan berupa
“pesan-pesan” tersirat dalam iklan, dan sebagainya. Proses bisnis dari
creative service ini kurang lebih sama dengan full service, hanya saja
tidak melibatkan Media Planner di dalamnya.
Berikut ini adalah proses bisnisnya:
57
1. Job
2. Job Request
7. Quotation &
Finished Job
8. Quotation & Finished Job
9. Approved Job
10. Cost_Profile
18. Bukti Transfer
ACCOUNT SERVICE
CLIENT
17. Invoice
VISIO CORPORATION
16. Payment
3a. Job Bag
13. Cost_Profile
$
FINANCE
TRAFFIC
6. Quotation
3b. Quotation
Request
12. Cost_Profile
15. Invoice
4. Job Procedure
14. Purchase Order
SUPPLIER
PRODUCTION
5. Internal &
External Job Cost
Gambar 3.4 Rich Picture Creative Service PT Dentsu Indonesia
CREATIVE
58
3. Media Consulting
Divisi Media, atau disebut juga Dentsu Media, menangani hal-hal
yang berhubungan dengan realisasi produk periklanan dan hal-hal terkait
dengan alokasi budget dan mediasi pihak ketiga (perusahaan media
periklanan). Divisi Media merupakan departemen yang dapat berdiri
sendiri. Jadi apabila client hanya ingin berkonsultasi mengenai
bagaimana sebaiknya produk mereka diiklankan, media iklan apa yang
tepat, dan berapa biaya yang dibutuhkan untuk pemasangan iklan sesuai
dengan budget mereka, maka client dapat langsung mendatangi divisi
Media.
Service yang dimiliki oleh Media Consulting terbagi atas dua, yaitu :

Indirect Service
Pada Indirect Service ini Client tidak membuat iklan di
PT. Dentsu Indonesia, tapi hanya menggunakan jasa Divisi Media
untuk melakukan konsultasi mengenai Placement dari iklan yang
mereka
bawa,
dimana
Account
Service
sebagai
media
perantaranya.
Account Service akan membuat Media Action dan
memberikannya kepada Media Planner. Media planner membuat
Media Plan yang berisi perencanaan belanja media disesuaikan
dengan budget yang dimiliki oleh client. Media Plan tersebut
akan dikirim ke Account Service untuk mendapatkan persetujuan
dari client. Apabila client menyetujui perencanaan alokasi budget
59
untuk pemasangan iklan, maka Account Service membuat Order
dan dikirimkan ke Media Buyer dan bagian Finance.
Media Buyer kemudian mengirimkan Purchase Order ke
media iklan untuk membeli space pemasangan iklan. Selanjutnya
media iklan akan menyediakan space untuk pemasangan iklan
selama kurun waktu tertentu. Media Admin menerima Invoice dari
media iklan dan memasukkannya ke dalam sistem, kemudian
dikirimkan ke bagian Finance untuk melakukan pembayaran.
Pembayaran tagihan ke media iklan dilakukan via transfer.
Berdasarkan perjanjian, space yang sudah dibeli tidak dapat dijual
lagi ke perusahaan advertising yang lain, apabila media iklan
melakukan hal tersebut maka PT. Dentsu Indonesia akan
mendapatkan bayaran ganti rugi.
Bagian Finance akan mencetak bukti penagihan (Invoice)
dan diberikan kepada client. Pembayaran tagihan dari client
dilakukan via transfer ke no rekening perusahaan, selanjutnya
client akan mengirimkan bukti transfer ke bagian Finance.
60
CLIENT
1.
Placement
4.
Media_Plan
2.
3.
5.
Approved_Media_Plan
12.
Bukti_Transfer
6a.
Invoice
Media_Plan
Order
MEDIA PLANNER
ACCOUNT SERVICE
6b.
11.
Media_Action
Order
VISIO CORPORATION
10.
$
$
Payment
$
FINANCE
9.
MEDIA BUYER
Invoice
8.
MEDIA ADMIN
Invoice
7.
Purchase_Order
MEDIA IKLAN
Gambar 3.5 Rich Picture Indirect Service PT Dentsu Indonesia
61

Direct Service
Direct Service merupakan jasa konsultasi yang diberikan
oleh Divisi Media langsung kepada client tanpa melalui Account
Service.
1.
P l ace m e n t
2.
M e d i a_ Pl a n
4.
3.
10.
C L I EN T
9.
O r d er
Ap p r ov e d _ Pl a n
B u kt i _T r a nsf er
I nv o i ce
M EDIA PLANN ER
VISIO
CORPORATION
8.
$
$
P a ym e n t
$
F I NA N C E
7.
MED IA BUYER
I n vo i ce
6.
M E D I A AD M I N
I n vo i ce
5.
P u r ch a s e_ O r de r
M E D IA I KL AN
Gambar 3.6 Rich Picture Direct Service PT Dentsu Indonesia
62
3.2
Arahan Strategi
Arahan strategi bisnis diperoleh dari analisa terhadap kondisi perusahaan
yang akan memberikan kumpulan arahan strategi yang mampu dilaksanakan dan
mudah dipahami oleh karyawan guna memperbaiki efektifitas strategi dan
operasional organisasi.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Strategic Planner dan Associate
Director dari PT. Dentsu Indonesia, arahan strategi perusahaan adalah sebagai
berikut :
63
Tabel 3.1 Arahan Strategi PT Dentsu Indonesia
Arahan Strategis
Peningkatan daya
Tujuan

saing perusahaan.
Menjadi
perusahaan
advertising

Metrik

agency
Tingkat
Bobot
loyalitas
40
pelanggan dan jumlah
terdepan dan inovatif.
apresiasi
atas
hasil
Meningkatkan
karya yang diterima
pendapatan perusahaan.
perusahaan
setiap
tahunnya
(Ukuran:
Jumlah Award yang
diterima minimal 1 per
tahun).

Tingkat
pendapatan
20
perusahaan (Ukuran :
Mencapai 600 Milyar
tahun 2008).
workload 
Peningkatan efisiensi
Mengurangi
operasional.
administratif karyawan dan
sumber daya manusia
memusatkan karyawan pada
yang
tanggung
masing
Waktu
dan
jumlah
30
dialokasikan
jawab
masing-
untuk kegiatan yang
secara
optimal
lebih bersifat analisa
(Meningkatkan
(Ukuran :
produktivitas karyawan).
dan
Penentuan
monitoring
(Key
KPI
Performance
Indicator)
karyawan
minimal 3).
Peningkatan
Meningkatkan kualitas dan
kompetensi
pengetahuan karyawan.
karyawan.

Performa
tingkat
kerja
dan
prestasi
karyawan (Ukurannya:
Training harus lulus
minimal nilai 85).
10
64
3.3
Analisa Kebutuhan dan Pasokan Strategis
Kebutuhan dan pasokan strategis diperoleh dari analisa terhadap arahan
strategis sebagai berikut :
Tabel 3.2 Kebutuhan dan Pasokan Strategis 1
Business Strategic
Strategic Plan for the
Strategic Plan for the
Context
Use of IT
Supply of IT
Strategic
Peningkatan daya saing Staf
Intention
perusahaan.
Departemen Mengimplementasikan
Media
dapat aplikasi
riset
yang
menggunakan aplikasi berbasiskan data-data
pasar yang up to date.
riset.
Strategic

Objectives
Menjadi
Kegiatan
riset Memanfaatkan
perusahaan
menghasilkan
aplikasi
riset
untuk
advertising agency informasi yang padat mempermudah proses
dan dan akurat.
terdepan
analisa.
inovatif.

Meningkatkan
pendapatan
perusahaan.
Strategic
Menggunakan jasa riset Mengubah
Initiatives
dari
research.
cara Pengimplementasian
marketing pencarian data yang aplikasi Nielsen Media
masih bersifat manual Research yang dapat
dengan
beralih
aplikasi riset.
ke menyajikan informasiinformasi
sesuai
penting
kebutuhan
Departemen Media.
65
Tabel 3.3 Kebutuhan dan Pasokan Strategis 2
Business
Strategic Strategic Plan for the Strategic Plan for the
Context
Use of IT
Strategic
Peningkatan
Intention
operasional.
efisiensi Staf
Supply of IT
dapat Mengimplementasikan
mengoperasikan
aplikasi
aplikasi administratif.
untuk
administratif
membantu
kinerja para staf.
Strategic
Mengurangi workload Aplikasi yang dapat Memanfaatkan
Objectives
administratif karyawan meningkatkan efisiensi aplikasi
administratif
dan
mempercepat
memusatkan kerja para staf.
karyawan
pada
tanggung
jawab
untuk
dan
mempermudah
kegiatan operasional.
masing-masing secara
optimal.
Strategic
Otomatisasi
Initiatives
administratif.
kegiatan Mengubah
administrasi
proses Pengimplementasian
yang aplikasi Local System
masih bersifat manual dan SAP Finance serta
menjadi
pengembangan proyek
terkomputerisasi
Data
Binding
dengan menggunakan Verification
aplikasi administratif.
dapat
mengurangi
administrasi
dan
yang
manual
memperbaiki
prosesnya.
66
Tabel 3.4 Kebutuhan dan Pasokan Strategis 3
Business
Strategic Strategic Plan for the Strategic Plan for the
Context
Use of IT
Supply of IT
Strategic
Peningkatan
Pemanfaatan
Intention
kompetensi karyawan.
knowledge untuk staf aplikasi
aplikasi Pengembangan
Departemen Media.
yang
knowledge
menampung
informasi-informasi
yang dibutuhkan oleh
staf
Departemen
Media.
Strategic
Meningkatkan kualitas Aplikasi
Objectives
dan
yang Memanfaatkan
pengetahuan menampung
knowledge
karyawan.
aplikasi
dari
eksistensi
mendukung
knowledge
dalam
pendistribusian
mendukung
proses
knowledge tersebut.
bisnis perusahaan.
Meningkatkan
Initiatives
knowledge dari setiap meningkatkan
3.4
yang
staf mendistribusikan dan
Departemen Media dan menjamin
Strategic
staf
untuk
Aplikasi yang dapat Pengimplementasian
dapat kemampuan
aplikasi
Knowledge
setiap Management
mendukung
individu serta kualitas pada
peningkatan kinerja.
hasil kerja mereka
System
Departemen
Media.
Portfolio Investasi Sistem dan Teknologi Informasi (SI dan TI) yang sedang
berjalan dan Proyek SI dan TI
Penggunaan portfolio didasarkan pada aplikasi yang sedang berjalan dan
rencana proyek yang akan datang.
67
3.4.1. Lights-On Portfolio
Lights-On Portfolio meliputi portfolio aplikasi, infrastruktur, service dan
manajemen. Nilai-nilai dari portfolio diperoleh dari kuesioner yang telah diisi
oleh para user yang menggunakan aplikasi Lights-On.
3.4.1.1 Lights-On
Lights-on adalah aktivitas operasional teknologi informasi yang
sedang berjalan. Lights-on yang ada di PT. Dentsu Indonesia meliputi :
1. SAP Finance
 Tujuan awal : untuk mengintegrasikan data keuangan di PT.
Dentsu Indonesia dengan data keuangan di PT. Dentsu Jepang
(pusat).
 Manfaat : Integritas data.
 Fungsi :
-
Menyimpan
dan
memproses
segala
bentuk
transaksi
pembayaran dari client.
-
Memproses transaksi pembayaran ke supplier/ vendor.
 Biaya : Rp 5.580.000.000, Departemen yang menggunakan : Departemen Keuangan.
2. Local System
 Tujuan awal :
- Mencakup semua kegiatan operasional dengan data elektronik
- Mengarah paperless office
68
 Manfaat :
- Integritas data, komunikasi dan distribusi
- Fleksibilitas, produktivitas
- Keamanan data
 Fungsi :
-
Menyimpan data transaksi yang meliputi job request,
purchase order, job bag, invoice, quotation dll
-
Membuat laporan yang dibutuhkan
 Biaya : Rp 200.000.000, Departemen yang menggunakan : Departemen Account Service,
Media, Traffic dan Production.
3. Nielsen Media Reserach
 Tujuan awal : pada awalnya staf media di PT. Dentsu Indonesia
melakukan riset data-data secara manual yang mana sangat
memakan waktu, tenaga dan biaya. Untuk meningkatkan
kemampuan bersaing, maka pihak manajemen memutuskan
untuk
menggunakan
jasa
marketing
research
melalui
implementasi Nielsen Media Research.
 Manfaat :
-
Penyediaan informasi yang lengkap dan akurat berkaitan
dengan dunia periklanan mulai dari customer, pesaing hingga
ke vendor atau supplier.
-
Analisa rencana pesaing bisnis.
69
 Fungsi : PT. Dentsu menggunakan empat buah modul dari Nielsen
Media Research yang meliputi IMS, Arianna, Radio Advisor dan
Ad Quest dengan fungsi sebagai berikut :
-
IMS : modul ini berfungsi untuk menyediakan informasi
sebagai hasil riset dari pola nonton audiens secara umum.
-
Arianna : modul ini berfungsi untuk menyediakan informasi
sebagai hasil riset dari pola nonton audiens televisi. Selain itu
modul ini juga dapat menyediakan informasi-informasi
mengenai rating acara-acara yang ditayangkan di berbagai
stasiun televisi.
-
Radio Advisor : modul ini berfungsi untuk menyediakan
informasi sebagai hasil riset dari kebiasaan audiens dalam
mendengar radio.
-
Ad Quest : modul ini berfungsi menyediakan informasi
tentang
data
pengeluaran
iklan
perusahaan-perusahaan
pesaing.
 Biaya :
Tabel 3.5 Pembiayaan untuk Aplikasi Nielsen Media Research
No
Keterangan
Biaya
1.
IMS
Rp 30.000.000,-
2.
Arianna
Rp 54.000.000,-
3.
Radio Advisor
Rp 12.400.000,-
4.
Ad Quest
Rp 30.200.000,-
Total Biaya
Rp 126.600.000,-
70
 Departemen yang menggunakan : Depertemen Media.
4. Server
Server terdiri dari Domain Server(2), Web Server, Mail Server,
Media Server,
dan FTP Server.
 Tujuan awal : server digunakan untuk menyimpan data dari semua
aktivitas user dan memudahkan akses data oleh banyak user
dalam waktu yang bersamaan.
 Manfaat :
-
Kemudahan dan kecepatan dalam mengakses data bagi user
-
Menjamin keamanan data
 Fungsi : melakukan back-up data sehingga apabila terjadi
kerusakan pada PC personal maka data tidak akan hilang.
 Biaya :
Tabel 3.6 Pembiayaan untuk Server
No
Keterangan
Biaya
1.
Domain Server : 2 buah * Rp 65.100.000,-
Rp 130.200.000,-
2.
Web Server
Rp
8.000.000,-
3.
Mail Server
Rp
8.000.000,-
4.
Media Server
Rp 46.500.000,-
5.
FTP Server
Rp
Total Biaya
Rp 200.700.000,-
8.000.000,-
 Departemen yang menggunakan : semua departemen
71
5. Networking (internet connection)
 Tujuan awal : untuk mengintegrasikan modul aplikasi yang
digunakan oleh semua departemen dalam perusahaan dengan
menggunakan LAN dan mendukung kinerja media komunikasi
seperti mail server.
 Manfaat :
-
Kemudahan komunikasi dan kolaborasi antar staf
-
Proses pengiriman data dan informasi yang cepat
-
Penghematan waktu dan tenaga
 Fungsi :
-
Untuk mengirim dan mengakses data
-
Media komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal
 Biaya :
Tabel 3.7 Pembiayaan untuk Infrastruktur Networking
(Internet Connection)
No
1.
Keterangan
Biaya
Internet Connection :
-
IP VPN :
Rp 240.000.000,-
-
Normal Internet Usage :
Rp 240.000.000,-
2.
Domain dentsu.co.id
Rp
110.000,-
3.
Hosting dentsu.co.id
Rp
750.000,-
Total Biaya
Rp 480.860.000,-
 Departemen yang menggunakan : semua departemen.
72
6. PC Client, printer, scanner, UPS, networking devices
 Tujuan awal : untuk mendukung kinerja semua aplikasi
dan
sistem dalam perusahaan.
 Manfaat :
-
Peningkatan efisiensi dan efektivitas
-
Menunjang kegiatan operasional
 Fungsi :
-
Meng-input data
-
Mencetak laporan dan hasil rancangan tim kreatif
-
Melakukan scan gambar
 Biaya :
Tabel 3.8 Pembiayaan untuk Infrastruktur PC Client, printer, scanner, UPS,
networking devices
No
Keterangan
Biaya
1.
PC Client : 135 buah * Rp 5.000.000,-
Rp 675.000.000,-
2.
Mac Desktop: 30 buah * 20.000.000,-
Rp 600.000.000,-
3.
Notebook Toshiba : 10 buah * 15.000.000,- Rp 150.000.000,-
4.
Notebook Mac : 5 buah * Rp 18.600.000,-
Rp 93.000.000,-
5.
UPS : 6 buah * Rp 7.000.000
Rp 42.000.000,-
6.
Scanner : 5 buah * Rp 1.000.000,-
Rp
7.
Networking devices
Rp 150.000.000,-
8.
Printer :
5.000.000,-
Laser Color : 4 buah * Rp 70.000.000,-
Rp 280.000.000,-
Laser Mono : 11 buah * Rp 3.000.000,-
Rp 33.000.000,-
Inkjet : 20 buah * Rp 3.000.000,-
Rp 60.000.000,-
Dotmatriks : 30 buah * Rp 1.600.000,-
Rp 48.000.000,-
Total Biaya
Rp 2.136.000.000,-
73
 Departemen yang menggunakan : semua departemen.
7.
License
License yang digunakan pada PT. Dentsu Indonesia mencakup SAP
License, Nielsen Media Research License, Windows Microsoft
License, Mail Server License dan Symantec Antivirus License.
 Tujuan awal : mendukung kelancaran penggunaan aplikasi.
 Manfaat : mendukung kelancaran penggunaan aplikasi.
 Fungsi : sebagai jaminan legal terhadap penggunaan suatu aplikasi
 Biaya :
Tabel 3.9 Pembiayaan untuk Infrastruktur License
No
Keterangan
Biaya
1.
SAP Finance License
Rp 2.790.000.000,-
2.
Nielsen Media Research License
Rp
443.100.000,-
3.
Mail Server License
Rp
17.530.000,-
4.
Windows XP Pro English Intl CD Rp
343.356.000,-
w/SP2
:
130
buah
*
Rp
2.641.200,5.
Windows Server Std 2003 R2 OLP Rp
27.546.135,-
NL : 5 buah * Rp 5.509.227,6.
Windows Server Cal 2003 Eng Rp
40.861.875,-
OLP NL : 185 buah * Rp
220.875,7.
Windows Server Std 2003 R2 Rp
241.800,-
English Disk Kit
8.
SQL Server Std Ed OLP NL – 1 Rp
44.000.160,-
Proc
9.
SQL Server Std Ed 2005 CD Kit
Rp
241.800,-
74
10.
ISA Server Std Ed 2006 OLP NL – Rp
9.931.377,-
1 Proc
11.
ISA Server Std Ed 2006 OLP MVL Rp
241.800,-
CD Kit
12.
Office Professional Plus 2007 Rp
190.259.400,-
Eng OLP NL : 53 buah * Rp
3.589.800,13.
Office Professional Plus 2007 Rp
232.500,-
Eng MVL CD Kit
14.
Symantec Antivirus Corp Ed 10.2 Rp
34.875.000,-
Node BNDL STD LIC Express
BAND N BASIC 12 Mo D : 150
buah * Rp 232.500,15.
Symantec Antivirus Corp Ed 10.2 Rp
227.850,-
CD Kit
Total Biaya
Rp 3.942.645.697,-
 Departemen yang menggunakan : semua departemen.
8. Maintainance and Service infrastructure
 Tujuan awal : untuk menjaga taraf fungsionalitas aplikasi dan
hardware dalam mendukung semua aktivitas-aktivitas user.
 Manfaat : memberikan kenyamanan user dalam bekerja.
 Fungsi :
-
Melakukan pemeliharaan terhadap aplikasi dan hardware
secara berkala
-
Mengecek dan mengevaluasi kinerja sistem
-
Menanggapi keluhan user tentang sistem dan kebutuhan
hardware serta mengambil tindak lanjut
75
 Biaya :
Tabel 3.10 Pembiayaan untuk Maintainance and Service infrastructure
No
Keterangan
Biaya
1.
Local System Maintainance
Rp
7.000.000,-
2.
Nielsen Media Research Maintainance
Rp
30.000.000,-
3.
SAP Finance Maintainance
Rp
930.000.000,-
4.
Service Infrastructure
Rp
350.000.000,-
Total Biaya
Rp 1.317.000.000,-
 Departemen yang menggunakan : semua departemen.
9. Training
PT. Dentsu Indonesia memberikan pelatihan mengenai sistem kepada
semua user yang nantinya akan terlibat dalam penggunaan aplikasi.
Pelatihan ini mencakup SAP Finance Training, Local System
Training dan Nielsen Media Research
Training.
 Tujuan awal : untuk mengantisipasi timbulnya penolakan dari user
karena kesulitan untuk mengoperasikan fungsi dari aplikasiaplikasi baru yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis
perusahaan.
 Manfaat :
-
Mengembangkan potensi kerja karyawan
-
Menambah pengetahuan dan ketrampilan karyawan
 Fungsi : Mendidik user dalam menggunakan aplikasi.
76
 Biaya :
Tabel 3.11 Pembiayaan untuk Training
No
Keterangan
Biaya
1.
Training Local System
Rp 5.000.000,-
2.
Training Nielsen Media Research
Rp 13.000.000,-
3.
Training SAP Finance
Rp 65.100.000,-
Total Biaya
Rp 83.100.000,-
 Departemen yang menggunakan : semua departemen.
10. Consulting
Kegiatan consulting ini terdiri dari SAP Consulting dan Nielsen
Media Consulting.
 Tujuan awal : mengkaji masalah atau kendala yang dihadapi user
selama menggunakan aplikasi tertentu dengan pihak vendor atau
konsultan sehingga masalah-masalah tersebut dapat diatasi
secepatnya dan tidak mengganggu kinerja user.
 Manfaat : memberikan pemahaman yang lebih baik kepada para
user mengenai aplikasi dan cara pengoperasiannya dalam
meningkatkan proses bisnis.
 Fungsi : Menyediakan solusi bagi user untuk masalah-masalah
yang terkait dengan penggunaan aplikasi.
 Biaya :
Tabel 3.12 Pembiayaan untuk Consulting
No
Keterangan
Biaya
1.
SAP Finance Consulting
2.
Nielsen Media Research Consulting Rp 20.000.000,Total Biaya
Rp 11.160.000,-
Rp 31.160.000,-
 Departemen yang menggunakan : semua departemen.
77
3.4.1.2 Portfolio Aplikasi
Penggunaan aplikasi pada PT. Dentsu Indonesia meliputi SAP
Finance, Local System dan Nielsen Media Research.
Tabel 3.13 Penyelarasan Arahan Strategi dengan Aplikasi berjalan (Lights-on)
3
3
4
3
13
260
Local System
20
4
4
4
3
15
300
IMS
15
5
5
4
4
18
270
Arianna
20
5
5
4
3
17
340
Radio Advisor
5
4
4
4
3
15
75
Ad Quest
20
4
4
4
3
15
300
Unweight Total
25
25
23
18
Weighted Total
1000
500
690
180
Weighted Total
20
Unweight Total
SAP Finance
Aplikasi
(Skor 1-5)
Weight
Peningkatan kompetensi karyawan
10
Peningkatan efisiensi operasional
30
Meningkatkan pendapatan
perusahaan
20
Menjadi perusahaan advertising
agency terdepan dan inovatif
40
78
Tabel 3.14 Portfolio Aplikasi
Tingkat Layanan
Kualitas
Ketergantungan
Breadth
Intensitas
pengguna
Nilai Penyelarasan
Nielsen Media
Research
IMS
Arianna
Radio Advisor
Ad Quest
Biaya (Juta Rupiah)
SAP Finance
Local System
Bagian Finance
Bagian HRD,
Finance dan
Account Service
Bagian Media
5580
200
3
3
3
4
3
4
2
4
2
4
126.6
3
4
4
4
3
Bagian Media
Bagian Media
Bagian Media
Bagian Media
30
54
12.4
30.2
3
3
1
3
4
4
4
4
5
4
4
4
4
4
4
4
3
3
3
3
Unit Kerja
Aplikasi
Portfolio Aplikasi
3.4.1.3 Portfolio Infrastruktur
Infrastruktur berjalan yang digunakan dalam PT. Dentsu
Indonesia meliputi server, networking (LAN, internet connection),
hardware (PC Client, printer, scanner, UPS, networking devices) dan
license.
79
Tabel 3.15 Penyelarasan Arahan Strategi dengan Infrastruktur
Weighted Total
3
3
3
3
12
240
15
4
4
4
3
15
225
20
4
4
4
3
15
300
15
3
3
3
2
11
165
15
4
4
3
3
14
211
5
3
3
3
3
12
60
5
3
3
3
3
12
60
5
3
3
3
3
12
60
27
27
26
23
1080
540
780
230
Weighted Total
20
Unweight Total
Peningkatan kompetensi karyawan
Symantec Antivirus
License
Unweight Total
10
Peningkatan efisiensi operasional
Nielsen Media Research
License
Windows Microsoft
License
Mail Server License
30
Meningkatkan pendapatan
perusahaan
Networking (internet
connection)
PC Client, printer,
scanner, UPS,
networking devices
SAP Finance License
20
Menjadi perusahaan advertising
agency terdepan dan inovatif
Server
Weight
Infrastruktur
(Skor = 1-5)
40
80
Tabel 3.16 Portfolio Infrastruktur
Symantec Antivirus
License
Intensitas
pengguna
Biaya (Juta Rupiah)
Breadth
Mail Server License
Bagian Account
Service,
Finance, HRD,
Media dan MIS
Bagian Account
Service,
Finance, HRD,
Media dan MIS
Bagian Account
Service,
Finance, HRD,
Media dan MIS
Ketergantungan
SAP Finance License
Nielsen Media
Research License
Windows Microsoft
License
Kualitas
PC Client, printer,
scanner, UPS,
networking devices
Tingkat Layanan
Networking (internet
connection)
Bagian Account
Service,
Finance, HRD,
Media dan MIS
Bagian Account
Service,
Finance, HRD,
Media dan MIS
Bagian Account
Service,
Finance, HRD,
Media dan MIS
Bagian Finance
Bagian Media
Nilai Penyelarasan
Server
Unit Kerja
Infrastruktur
Portfolio Infrastruktur
200.7
2
4
4
5
4
480.86
2
4
4
5
4
2136
3
3
3
4
4
2790
443.1
2
2
3
3
3
3
3
3
3
3
656.912847
1
3
3
3
3
17.53
1
3
3
4
3
35.10285
1
3
3
3
3
81
3.4.1.4 Portfolio Service
Bentuk service yang disediakan untuk menunjang user di PT.
Dentsu Indonesia meliputi Local System Maintanance, Nielsen Media
Research Maintainance, SAP Maintainance dan Service Infrastructure.
Tabel 3.17 Penyelarasan Arahan Strategi dengan Service
3
3
4
3
13
325
25
3
3
3
3
12
300
25
2
2
2
2
8
200
25
3
3
3
3
12
300
Unweight Total
11
11
12
11
Weighted Total
440
220
360
110
Local System
Maintainance
Nielsen Media Research
Maintainance
SAP Finance
Maintainance
Service Infrastructure
Weighted Total
Unweight Total
25
Service
(Skor = 1-5)
Weight
Peningkatan kompetensi karyawan
10
Peningkatan efisiensi operasional
30
Meningkatkan pendapatan
perusahaan
20
Menjadi perusahaan advertising
agency terdepan dan inovatif
40
82
Tabel 3.18 Portfolio Service
Breadth
Intensitas
pengguna
Ketergantungan
Biaya (Juta Rupiah)
Kualitas
Nielsen Media
Research Maintainance
Bagian Finance
SAP Finance
Maintainance
Bagian Account
Service Infrastructure
Service, Finance,
HRD, Media dan
MIS
Tingkat Layanan
Bagian Account
Service, Finance,
HRD dan Media
Bagian Media
Nilai Penyelarasan
Local System
Maintanance
Unit Kerja
Service
Portfolio Service
7
3
3
4
3
3
30
3
3
3
3
3
930
2
2
2
2
2
350
3
3
4
3
3
3.4.1.5 Portfolio Manajemen
Manajemen dalam mendukung aplikasi berjalan di PT. Dentsu
Indonesia meliputi Training SAP Finance, SAP Finance Consulting,
Training Local System, Training Nielsen Media Research dan Nielsen
Media Research Consulting.
83
Tabel 3.19 Penyelarasan Arahan Strategi dengan Management
3
3
3
3
12
300
SAP Finance Consulting
15
3
3
2
2
10
150
Training Local System
Training Nielsen Media
Research
Nielsen Media Research
Consulting
Unweight Total
20
3
3
4
4
14
280
25
4
4
4
4
16
400
15
4
4
3
3
14
210
20
20
16
16
800
400
480
160
Weighted Total
Weighted Total
25
Unweight Total
Training SAP Finance
Manajemen
(Skor = 1-5)
Weight
Peningkatan kompetensi karyawan
10
Peningkatan efisiensi operasional
30
Meningkatkan pendapatan
perusahaan
20
Menjadi perusahaan advertising
agency terdepan dan inovatif
40
84
Tabel 3.20 Portfolio Manajemen
Kualitas
Ketergantungan
Breadth
Intensitas
pengguna
Tingkat Layanan
Bagian Account
Service, Finance,
HRD dan Media
Training Nielsen Media Bagian Media
Research
Bagian Media
Nielsen Media
Research Consulting
Nilai Penyelarasan
Bagian Finance
Bagian Finance
Biaya (Juta Rupiah)
Training SAP Finance
SAP Finance
Consulting
Training Local System
Unit Kerja
Manajemen
Portfolio Manajemen
65.1
11.16
3
2
1
1
2
1
2
2
2
2
5
3
3
3
4
4
13
4
3
4
4
4
20
2
3
3
4
3
3.4.2 Business Value Scorecard dan Portfolio Proyek
Business Value Scorecard digunakan untuk mengukur dampak dari
rencana-rencana proyek terhadap arahan strategi perusahaan. Portfolio proyek
digunakan untuk mengetahui nilai dampak, resiko serta jumlah biaya dari
masing-masing proyek.
85
Business Value Scorecard untuk Knowledge Management System
Tabel 3.21 Business Value Scorecard untuk Knowledge Management System
Meningkatkan kualitas dan
pengetahuan karyawan
10
Mengurangi workload administratif
karyawan dan memusatkan karyawan
pada tanggung jawab masing-masing
secara optimal
30
Meningkatkan pendapatan
perusahaan
20
Menjadi perusahaan advertising
agency terdepan dan inovatif
40
4
4
4
4
3
3
4
4
3
3
4
3
3
3
3
4
User 5
Staf Media
Associate
Director MIS
Staf MIS
5
5
4
5
User 6
Staf Creative
4
2
3
4
User 7
Staf Production
4
3
3
4
User 8
Staf Keuangan
Staf Account
Service
Staf HRD
4
4
4
4
4
4
3
5
4
2
3
5
Total
38
33
35
42
Rata-rata
3.8
3.3
3.5
4.2
Skor
152
66
105
42
User 1
User 2
User 3
User 4
User 9
User 10
Associate
Director Media
Staf Media
365
86
Nilai resiko terdiri atas :

Resiko proyek dan organisasi = 6

Ketidakpastian pendefinisian = 7

Ketidakpastian Teknis = 7

Resiko Infrastruktur SI = 6

Resiko teknis TI = 6

Resiko Investasi = 3

Resiko Manajemen proyek = 6
Jumlah Nilai resiko adalah 6 + 7 + 7 + 6 + 6 + 3 + 6 = 41
87
Business Value Scorecard untuk Data Binding Verification
Tabel 3.22 Business Value Scorecard untuk Data Binding Verification
Meningkatkan kualitas dan
pengetahuan karyawan
10
Mengurangi workload administratif
karyawan dan memusatkan karyawan
pada tanggung jawab masing-masing
secara optimal
30
Meningkatkan pendapatan
perusahaan
20
Menjadi perusahaan advertising
agency terdepan dan inovatif
40
4
4
5
4
3
4
5
3
Staf Media
Associate
Director MIS
Staf MIS
3
3
3
3
4
4
5
3
3
3
4
3
Staf Creative
Staf
Production
Staf Keuangan
Staf Account
Service
Staf HRD
2
3
4
2
3
3
5
2
3
3
4
2
3
3
4
3
3
4
4
3
Total
31
34
43
28
Rata-rata
3.1
3.4
4.3
2.8
Skor
124
68
129
28
User 1
User 2
User 3
User 4
User 5
User 6
User 7
User 8
User 9
User 10
Associate
Director
Media
Staf Media
349
88
Nilai resiko terdiri atas :

Resiko proyek dan organisasi = 7

Ketidakpastian pendefinisian = 7

Ketidakpastian Teknis = 6

Resiko Infrastruktur SI = 8

Resiko teknis TI = 6

Resiko Investasi = 6

Resiko Manajemen proyek = 6
Jumlah Nilai resiko adalah 7 + 7 + 6 + 8 + 6 + 6 + 6 = 46
3.4.2.3 Portfolio Proyek
Portfolio proyek berikut ini memuat rencana proyek dari PT.
Dentsu Indonesia yaitu proyek Knowledge Management System dan
proyek Data Binding Verification.
Tabel 3.23 Portfolio Proyek
Biaya
(juta
rupiah)
Knowledge
Resiko
Nama Proyek
Dampak
Portfolio Proyek
Portfolio
365
41
53.7
Factory
349
46
32.5
Factory
Management System
Data Binding
Verification
89
Proyek Knowledge Management System dan Data Binding
Verification
termasuk
dalam
kategori portfolio
Factory
karena
merupakan investasi yang memungkinkan perusahaan untuk tetap
beroperasi dimana investasi ini bertujuan untuk mengurangi biaya,
menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan memiliki tingkat
resiko yang rendah.
3.5
Management Agenda
Pertanyaan-pertanyaan yang dicantumkan di dalam manajemen agenda
berikut merupakan pertanyaan-pertanyaan yang akan memperlihatkan sejumlah
kelemahan proses perencanaan teknologi informasi (TI) yang sedang berjalan
dengan apa yang harus dilakukan.
90
Tabel 3.24 Management Agenda - Menentukan Sasaran
Pertanyaan Manajemen
Apakah rencana bisnis dan TI
sepenuhnya terkait dan terpadu?
Apakah
TI
mampu
berinovasi
memberikan dampak pada rencana bisnis
dan mengajukan usulan baru?
Apakah investasi TI diprioritaskan pada
strategi bisnis?
Apakah
seluruh
pengeluaran
TI
(pengembangan, operasi, perawatan, dan
layanan) selaras dengan strategi bisnis?
Apakah bisnis TI dan kinerja teknis
terlacak?
Apakah bisnis dan manajemen TI secara
konsisten
melaksanakan
proses
manajemen yang memperbaiki kontribusi
TI pada kinerja bisnis lapisan bawah?
Apakah
proses
perencanaan
dan
manajemen fokus pada keseluruhan
pengeluaran TI baik operasional maupun
proyek?
Apakah manajer TI dan bisnis
berpartisipasi secara efektif pada proses
manajemen?
Ya/Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Bila tidak, apa rencana
untuk membetulkannya?
91
Tabel 3.25 Management Agenda - Bertanya dengan Pertanyaan yang Tepat
Pertanyaan Manajemen
RIGHT
DECISION
RIGHT
ACTION
RIGHT
RESULT
Apakah investasi TI sudah
pada tempat yang tepat?
Apakah kita tahu apa yang
akan kita hasilkan?
Apakah dapat menghilangkan
biaya TI yang tidak perlu?
Apakah dapat menggunakan
biaya yang sudah dikeluarkan
untuk mendukung proyek yang
lain?
Dapatkah mengurangi biaya
dari kegiatan yang kinerjanya
buruk?
Dapatkan
kita
mengubah
strategi bisnis kita pada
tindakan TI yang akan
menghasilkan hasil yang tepat?
Apakah kita akan mendapatkan
hasil dan nilai yang cukup dari
semua
sumber
daya
operasional?
Dapatkah kita mengontrol
secara efektif biaya TI?
Ya/Tidak
Bila tidak, apa rencana
untuk
membetulkannya?
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
Ya
Ya
Meningkatkan kegiatan
yang kinerjanya buruk
sehingga biaya yang
dikeluarkan
sebanding
dengan manfaat yang
didapat.
92
Tabel 3.26 Management Agenda - Menghubungkan dengan Lapisan Bawah
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
Apakah kita tahu arahan strategi?
Apakah TI dapat memberi contoh
dukungan kepada arahan strategi?
Apakah seluruh biaya TI (pengembangan,
operasi, perawatan, layanan) sudah
selaras dengan arahan strategis?
Ya
Ya
Tidak
Apakah
TI
dapat
mengurangi
pengeluaran yang tidak diperlukan?
Apakah kita dapat
mengevaluasi
anggaran operasional berdasarkan arahan
strategi?
Apakah manajer TI dan bisnis
berpartisipasi secara efektif pada proses
manajemen?
Apakah investasi TI diprioritaskan
berdasarkan arahan strategi?
Bila tidak, apa rencana
untuk membetulkannya?
Mengalokasikan
biaya TI
untuk pengembangan, operasi,
perawatan, dan layanan sesuai
dengan arahan strategis yang
telah
ditetapkan
oleh
perusahaan.
Ya
Ya
Ya
Ya
Tabel 3.27 Management Agenda – Memahami Biaya dan Sumber Daya
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
Apakah ada pengelolaan pada proyek
Ya
pengembangan dan peningkatan sebagai
portfolio proyek?
Adakah analisis biaya operasional dari Tidak
sudut pandang portfolio?
Adakah penaksiran kegiatan operasional Tidak
oleh penyelarasan strategi?
Adakah penaksiran kegiatan operasional
oleh kualitas atau tingkat layanan?
Apakah diketahui seberapa besar
investasi TI untuk layanan? Untuk
manajemen?
Adakah strategi investasi pada aplikasi
yang ada?
Bila kita saat ini menerapkan portfolio,
apakah kita mampu merawat informasi
secara akurat?
Ya
Ya
Ya
Ya
Bila tidak, apa rencana
untuk membetulkannya?
Analisa biaya operasional
dengan portfolio.
Membuat penaksiran kegiatan
operasional sesuai dengan
strategi perusahaan.
93
Tabel 3.28 Management Agenda - Fokus Pada Sesuatu yang Benar
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
Apakah
proses
pelaksanaan
dan
manajemen perusahaan menghasilkan
arahan strategi secara tegas dan mampu
untuk dilaksanakan?
Apakah semua tindakan TI dan biaya
didorong oleh arahan strategi bisnis?
Apakah kegiatan TI dan rencana
penggunaan sumber daya diprioritaskan,
dilaksanakan dan diukur berdasarkan
hubungan mereka dan kontribusinya pada
hasil bisnis?
Apakah sumberdaya – baik pengeluaran
operasional dan investasi baru –
dialokasikan dan dianggarkan secara
tegas terkait dengan arahan strategis?
Apakah peranan manajer jelas terdefinisi
untuk menjamin partisipasi wajar dan
menghindari ketiadaan hubungan yang
tercipta akibat budaya yang ada?
Apakah semua kegiatan TI dan
pengeluaran organisasi pada sumber daya
dan proses portfolio ditujukan untuk
penilaian dampak, pengelolaan kinerja,
penilaian tingkat kualitas dan layanan dan
kesepakatan sumber daya?
Apakah proses perencanaan, prioritasasi,
pengukuran
dikombinasikan
untuk
mendukung tindakan strategi dengan
kemampuan untuk bereaksi atas kejadian
yang tak terduga dan perubahan bisnis?
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Bila tidak, apa rencana
untuk membetulkannya?
94
Tabel 3.29 Management Agenda - Mengadopsi Proses yang Efektif Untuk
Menghasilkan Tindakan
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
Perencanaan
kebutuhan/pasokan
–
apakah
perusahaan
meningkatkan
dampak strategis dan operasional pada
investasi TI-nya?
Inovasi – apakah perusahaan punya
inovasi yang bagus melalui TI pada
produk, proses dan kinerja?
Prioritasasi – apakah perusahaan memilih
investasi yang bernilai tinggi?
Penyelarasan – apakah perusahaan
mendapat peningkatan dari kegiatan TInya?
Pengukuran kinerja – apakah penggunaan
pengukuran kinerja mengarah pada
perbaikan kinerja TI maupun bisnis?
Pengelolaan budaya – apakah perusahaan
mampu
untuk
mengoptimalkan
kontribusi TI pada kinerja bisnis?
Manajemen portfolio – apakah semua
investasi
TI
dan
sumber
daya
berkontribusi pada kinerja bisnis?
Pengelolaan dampak TI – apakah
pemanfaatan aplikasi yang efektif pada
praktek NIE di semua area bisnis telah
meningkatkan pendapatan pada TI?
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Bila tidak, apa rencana
untuk membetulkannya?
95
Tabel 3.30 Management Agenda - Menangani Masalah-Masalah yang Umum
Terjadi Pada Praktek
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
Apakah terdapat masalah umum pada Ya
ketiadaan hubungan dari proses?
Apakah terdapat masalah umum dari pola Ya
pikir lama dan harapan-harapan kosong?
Apakah budaya kita merintangi manajer Tidak
bisnis dan TI untuk mereka bekerja
sama?
Sanggupkah proses pengelolaan TI Ya
bekerja baik dengan proses manajemen
perusahaan seperti menganggarkan?
Apakah manajer mengharapkan sesuatu Tidak
yang salah?
Apakah manajer bisnis demikian nyaman Tidak
dengan cara mereka bekerja sekarang dan
akan menolak bila ada setiap perubahan
yang signifikan?
Dapatkah manajer bisnis bersuara bulat Ya
tentang kebutuhan mereka dan apa yang
harus dilakukan TI untuk memuaskan
mereka?
Bila Ya, apa rencana untuk
membetulkannya?
Optimalisasi SAP Finance
Sosialisasi secara menyeluruh
serta membentuk tim yang
bertanggung
jawab
atas
investasi SI/TI yang baru.
Membuat laporan-laporan yang
menunjukkan
peningkatan
kinerja
perusahaan
yang
dihasilkan atas implementasi
SI dan TI pada perusahaan.
Bekerja
sama
dalam
perencanaan demand/supply,
96
Tabel 3.31 Management Agenda - Membuat Keputusan yang Jitu
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
Apakah kasus bisnis yang digunakan
mencerminkan dukungan pada arahan
strategis bisnis?
Apakah proses prioritasasi saat ini
berdasarkan arahan strategis bisnis?
Apakah
tim
manajemen
paham
keseluruhan portfolio pengembangan
aplikasi?
Apakah kita memeriksa dengan seksama
siklus
anggaran
operasional
dan
membuang komponen yang kinerjanya
buruk?
Apakah kita punya strategi investasi yang
tepat untuk anggaran operasional?
Ya
Bila tidak, apa rencana
untuk membetulkannya?
Ya
Ya
Ya
Tidak
Apakah kita paham dengan biaya-biaya Ya
pada anggaran operasional?
Apakah
seluruh
pihak
terkait Tidak
berpartisipasi dalam prioritasasi?
Apakah
seluruh
pihak
terkait Tidak
berpartisipasi saat menaksir anggaran
operasional?
Apakah faktor resiko secara formal Ya
ditaksir pada prioritasasi proyek?
Apakah
arsitektur
perusahaan Ya
menyediakan input pada prioritasasi?
Penilaian dan analisis porfolio
untuk perencanaan strategi
investasi.
Membuat suatu perencanaan
prioritasasi beserta dengan tim
yang
bertanggung
jawab
terhadap perencanaan tersebut.
Membuat taksiran anggaran
operasional dengan melibatkan
pihak
manajemen
dan
departemen MIS.
97
Tabel 3.32 Management Agenda - Perencanaan untuk Mendapatkan Hasil yang
Benar
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak Bila tidak, apa rencana
untuk membetulkannya?
Apakah perencanaan bisnis dan TI Ya
dikerjakan bersamaan?
Apakah perencanaan bisnis secara nyata Ya
memperhatikan inovasi TI sebagai input
dan konsekuensi TI sebagai output?
Apakah
perencanaan
TI
nyata Ya
diperhatikan dan didorong oleh arahan
strategis bisnis?
Tim manajemen senior meminta kegiatan Ya
TI langsung mendukung strategi bisnis
dan juga arahan strategi lainnya serta
adanya keterkaitan ke dua jenis
perencanaan ini. Tim mendorong hal ini
dan berusaha untuk meningkatkannya.
Karena perencanaan terkait maka Ya
investasi TI fokus pada strategi bisnis
yang penting.
Strategi
bisnis
bergantung
pada Ya
kontribusi TI saat strategi tadi dilakukan.
Tim manajemen senior memperhatikan
implikasi TI pada strategi bisnisnya.
Rencana-rencana manajer TI berdasarkan Ya
strategi bisnis.
Organisasi TI dikenal di industri sebagai Ya
kontributor penting pada strategi
perusahaan dan operasional yang unggul.
Inovasi bisnis diperhatikan, terjadi dan Ya
berdasar peluang TI yang baru.
Peluang TI yang baru diterjemahkan pada Ya
kehiatan bisnis yang mungkin dilakukan
dan arahan strategi serta diperhatikan
secara serius oleh manajemen.
Peluang TI diajukan dan diperhatikan Ya
dengan tujuan untuk mendukung arahan
strategis yang ada.
Harapan manajemen sebagai bagian dari Ya
tugas adalah mengembangkan gagasan
baru sebagaimana layaknya dilakukan
pada bisnis.
Rencana bisnis fokus pada inovasi dan Ya
secara berkesinambungan diperbaharui
melalui gagasan-gagasan baru.
98
Tabel 3.33 Management Agenda – Menjaga Angka Kinerja
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
Informasi
portfolio
secara
aktif
digunakan
di
semua
tingkatan
manajemen TI. Informasi portfolio
mencakup pengukuran biaya tahunan,
tingkat layanan, kualitas, intensitas dan
kategori penggunaan.
Keputusan alokasi sumber daya dan
prioritas proyek secara berkala ditinjau
ulang diantara daur anggaran.
Pengukuran kinerja TI dikaitkan pada
dampak bisnis menggunakan kaitan
sebab-akibat dan taksiran penyelarasan.
Pertanggungjawaban dari pengelolaan
yang dijalankan terhadap pengukuran
kinerja TI terdefinisi dengan jelas.
Penjejakan kinerja TI terjadi secara
berkala melalui proses pengukuran yang
terdokumentasi dimana pelatihan dan
dukungan tersedia.
Manajemen telah membuat kesepakatan
pada satu atau lebih proses model
kematangan TI.
Manajemen TI mampu menjawab
pertanyaan: apakah kita mengerjakan
sesuatu yang benar?
Manajemen TI mampu menjawab
pertanyaan: apakah kita mengerjakan
sesuatu dengan benar?
Orientasi bisnis mengukur tingkat
layanan dan kualitas telah tersedia.
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Bila tidak, apa rencana
untuk membetulkannya?
99
Tabel 3.34 Management Agenda – Berhubungan Dengan Budaya
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
Budaya manajemen mendukung proses Tidak
perencanaan bisnis dan TI secara penuh
terkait dan terpadu.
Budaya manajemen mendukung TI untuk
menciptakan inovasi yang merupakan
dampak rencana bisnis dan hasil dari
strategi bisnis baru dan cara yang lebih
baik untuk mengimplementasikan strategi
yang ada.
Manajer bisnis dan TI dapat bekerja sama
sehingga investasi TI diprioritaskan
sebab terkait dengan strategi bisnis.
Keseluruhan pengeluaran TI, termasuk
pengembangan, operasi, perawatan,
layanan selaras dengan strategi bisnis.
Pengukuran kinerja adalah bagian dari
budaya perusahaan sehingga bisnis TI
dan kinerja teknis dapat diketahui.
Tim manajemen bisnis dan TI dapat
bekerja sama secara konsisten dalam
melakukan proses manajemen yang akan
meningkatkan kontribusi TI pada kinerja
lapisan bawah unit bisnis.
Manajer bisnis dapat berpartisipasi dalam
perencanaan dan proses manajemen yang
berfokus kepada keseluruhan investasi TI
baik operasional maupun proyek.
Manajer bisnis dan TI secara efektif
berpartisipasi dalam proses manajemen
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Bila tidak, apa rencana
untuk membetulkannya?
Sosialisasi IT yang menyeluruh
terhadap semua departemen
yang
terlibat
dalam
penggunaan IT.