Materi ke-7 - UIGM | Login Student

Materi ke-7
Pengertian Komunikasi
 Komunikasi merupakan salah satu elemen penting
dalam kehidupan organisasi. Fungsi manajemen mulai
dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan
sampai dengan pengawasan semuanya melibatkan
komunikasi.
 Komunikasi yang efektif juga membantu organisasi
dalam mencapai sasaran atau tujuannya.
 Komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu communis
yang artinya bersama.
 Komunikasi/communication
dapat
didefinisikan
sebagai transisi/transition informasi dan pemahaman
melalui penggunaan simbol-simbol bersama dari
suatu pihak atau kelompok kepada pihak lain. Simbolsimbol tersebut dapat verbal maupun non verbal
(Ivancevich,et.al., 2007)
 Secara umum komunikasi adalan proses dimana
individu,
kelompok/group
atau
organisasi
mengirimkan berbagai bentuk informasi atau pesan
kepada individu, kelompok/group.
 Secara umum proses komunikasi adalah sebagai
berikut:
KOMUNIKA
SI
PESAN
MEDIA
UMPAN BALIK
PENERIMA
PESAN
ELEMEN DASAR YANG MEMBENTUK KOMUNIKASI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Komunikator : individu, kelompok atau organisasi yang
memiliki ide, niat, informasi dan tujuan untuk berkomunikasi.
Pengkodean/encoding: suatu bentuk dimana setiap ide dan
makna dapat diekspresikan menjadi suatu pesan.
Pesan/message:segala sesuatu yang ingin disampaikan oleh
setiap individu kepada orang lain dan bentuk pesan
tergantung pada media yang digunakan untuk menyampaikan
pesan tersebut.
Media perantara: media untuk menyampaikan pesan.
Contohnya rapat pengumuman, tatap muka dll.
Pengurai-penerima pesan/decoding receiver: agar proses
komunikasi berjalan efektif, maka pesan yang disampaikan
diterjemahkan kembali oleh penerima.
Umpan balik/feed back:respon dari penerima pesan.
Gangguan/Noise.
ARAH ALIRAN KOMUNIKASI
 Komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan
menjadi empat arah aliran yang berbeda, yaitu:
1. Komunikasi kebawah/downward communication
2. Komunikasi ke atas/upward communication
3. Komunikasi horizontal/ horizontal comunication
4. Komunikasi lintas saluran
Komunikasi ke bawah/ downward comunication
 Adalah komunikasi yang mengalir dari level tinggi ke
level yang rendah. Komunikasi ini digunakan oleh
manajer kepada karyawannya ketika menyampaikan
intruksi, menginformasikan kebijakan dan prosedur,
menunujukkan masalah-masalah yang membutuhkan
perhatian dan memberikan umpan balik mengenai
kinerja.
Komunikasi ke atas/ upward communication
 Adalah komunikasi yang mengalir dari individu yang
berada pada level yang lebih rendah (bawahan) ke
level yang lebih tinggi (atasan).
 Contohnya :
- laporan kerja
- kotak saran
- survei sikap karyawan
- pencapaian keluaran
Komunikasi horizontal/ horizontal communication
 Adalah komunikasi yang terjadi di antara rekan-rekan
sejawat dalam unit kerja.
 Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk
mengkoordinasikan penugasan kerja, berbagai
informasi mengenai rencana dan kegiatan, untuk
memecahkan suatu masalah, untuk memperoleh
pemahaman bersama untuk menyelesaikan konflik
dan untuk menumbuhkan dukungan bersama.
 Contohnya: komunikasi antara dosen-dosen satu
jurusan.
Komunikasi lintas saluran
 Adalah komunikasi yang terjadi melewati batas-batas
fungsional dengan individu yang tidak menduduki
posisi atasan atau bawahan mereka.
 Misalnya bagian pelatihan dan pengembangan
berhubungan dengan bagian, produksi, penjualan,
relasi industri, pembelian, penelitian, teknik dan
pelanggan, untuk pelatihan pelanggan.
Komunisasi Formal
 Jaringan komunikasi informal dalam organisasi ini disebut
sebagai desas-desus (grapevine). Informasi yang mengalir
melalui desas-desus merupakan sumber informasi yang
penting dan akurat.
 Desas-desus memiliki 3 karakteristik penting, yaitu:
1.
2.
3.
Tidak dapat dikontrol oleh manajemen
Dilakukan oleh sebagian besar karyawan, karena dianggap
lebih dapat dipercaya dan diandalkan daripada komunikasi
formal.
Desas-desus biasanya digunakan untuk memuaskan
kepentingan pribadi orang-orang di dalamnya.
Komunikasi Interpersonal
 Merupakan komunikasi antar individu dengan individu
lainnya mulai dari bentuk tatap muka dan dalam susunan
kelompok sampai ke bentuk pesan instan dan konferensi
video.
 Adapun tujuan dari komunikasi interpersonal adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
Menyampaikan informasi kepada orang lain
Berbagi pengalaman kepada orang lain
Menumbuhkan simpati
Melakukan kerjasama
Membangkitkan motivasi
Komunikasi Non Verbal
 Komunikasi tidak hanya menyampaikan pesan atau
informasi verbal, tetapi juga non verbal. Komunikasi
non verbal merupakan komunikasi tanpa
menggunakan kata-kata.
 Dalam komunikasi non verbal pesan-pesan
disampaikan melalui sikap tubuh, ekspresi wajah,
gerakan kepala dan mata.
 Pesan-pesan non verbal ini dipengaruhi oleh banyak
faktor antara lain gender dari komunikator itu sendiri.
Pengaruh Teknologi Terhadap Komunikasi
 Komunikasi di dalam organisasi dewasa ini diperkuat dan didukung
dengan berbagai teknologi berbasis komputer. Teknologi tersebut
antara lain:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Internet : jaringan kerja global yang beroperasi secara independent
tetapi tetap berhubungan dengan komputer lain.
Intranet : sistem komunikasi privat yang terproteksi dalam suatu
organisasi, yang memungkinkan penggunanya untuk mengakses
informasi internal organisasi.
Ekstranet : bentuk intranet yang diperluas sehingga dapat
menghubungkan karyawan internal dengan individu di luar
perusahaan
Konferensi video : sistem ini memungkinkan para karyawan dalam
suatu organisasi mengadakan pertemuan dengaan orang-orang yang
berada dilokasi yang berbeda.
Electronic mail/ E-mail : suatu bentuk pengiriman surat, informasi
atau pesan yang dilakukan secara elektronik tanpa kertas dan tanpa
jasa pengirim.
Pesan instan (IM/Instant Masesaging.
Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi Yang Efektif
 Adapun faktor- faktor yang menghambat adalah sbb:
1. Penyaringan
2. Persepsi selektif
3. Kelebihan informasi
4. Emosi
5. Bahasa
6. Kesulitan komunikasi
Meningkatkan Komunikasi dalam Organisasi
 Cara-cara umum yang digunakan oleh manager untuk
memperbaiki komunikasi antara lain:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Melakukan tindak lanjut
Mengatur alur informasi
Memanfaatkan umpan balik
Empati
Repetisi/pengulangan
Mendorong rasa saling percaya
Pengaturan waktu yang efektif