INSTRUMEN KEBUTUHAN PENGGUNA PADA CONTENT

No.Form: .....
KUESIONER
ANALISA KEBUTUHAN PENGGUNA PADA SISTEM
KNOWLEDGE MANAGEMENT (KM)
Kepada Yth. Para Responden
Bersama ini kami mohon bantuan Bapak/Ibu untuk berpartisipasi dalam
penelitian yang sedang kami kerjakan. Penelitian ini dibuat untuk tugas akhir (tesis)
sebagai syarat untuk menyelesaikan studi Saya di Program Pasca Sarjana Universitas
Bina Nusantara.
Semua data yang terkumpul melalui kuesioner ini adalah untuk tujuan
akademis. Kami akan menjamin kerahasiaan data yang Bapak/Ibu berikan sesuai
kode etik keilmuan. Untuk itu saya berharap pengisian kuesioner ini dapat dilakukan
seobjektif mungkin berdasarkan kenyataan yang dilihat dan dirasakan oleh
Bapak/Ibu.
Akhir kata, Saya mengucapkan terimakasih atas partisipasi dan waktu yang
anda luangkan dalam pengisian kuesioner ini. Semoga hasil penelitian ini bermanfaat
bagi kita semua.
Jakarta, November 2004
Hormat kami :
Bayu Mulyana
NIM : 2210031009
e-mail: [email protected]
P. Hanny Muliany
NIM: 2210031017
e-mail : [email protected]
Aryo Wicaksono
NIM:2210031010
e-mail : [email protected]
L1
Knowledge Management /Manajemen Pengetahuan
Knowledge management adalah proses sistematik untuk membuat, merawat dan
mengembangkan organisasi agar dapat menggunakan pengetahuan sebaik-baiknya
untuk menciptakan nilai tambah dan meningkatkan keuntungan kompetitif.
Pendekatannya Knowledge management adalah :
•
Kodifikasi
–
Mefokuskan pada penyimpanan pengetahuan eksplisit
–
Cocok untuk pemecahan masalah yang sifatnya sama dan terjadi
berulang-ulang
•
–
Berusaha menformulasikan pengetahuan
–
Knowledge base, sistem pakar, dll.
Personalisasi
–
Menfasilitasi komunikasi dan tacit knowledge sharing
–
Menekankan pada berbagi pengetahuan, tidak berusaha melakukan
formalisasi pengetahuan
–
Konsultasi, kolaborasi, diskusi, dll
Perbedaan antara management data dan knowledge management ( KM) adalah:
Manajemen data/informasi :
Pemrosesan volume besar fakta/data dengan sedikit interaksi manusia, mengatur data
pada kerangka yang telah terorganisasi
Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan):
membutuhkan interaksi manusia – material harus terorganisasi untuk dapat diakses,
KM menyediakan hubungan antara framework yang terorganisasi. Bidang utama
yang menjadi tujuan utama KM adalah penangkapan pengetahuan, penyimpanan
pengetahuan, pembuatan pengetahuan, pendistribusian pengetahuan, pembagian
L2
pengetahuan, penggunaan pengetahuan (transfer pengetahuan dari individu menjadi
pengetahuan kelompok).
Sekilas KM di Departemen Pertanian :
Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan dilakukan dengan tujuan
untuk mengelola berbagai pengetahuan yang ada di lingkup Deptan sehingga bisa
diakses dan dimanfaatkan oleh seluruh karyawan untuk menunjang pelaksanaan
tugasnya sehari-hari. Sistem Manajemen Pengetahuan ini dapat menjadi sarana bagi
individu di Deptan untuk mengkomunikasikan pengetahuan yang dimilikinya
sehingga bisa dimanfaatkan oleh individu lain di Deptan. Sistem Manajemen
Pengetahuan yang dikembangkan ini diharapkan mampu mengelola pengetahuan
yang ada di Deptan dengan struktur penyajian yang optimal dan tampilan yang
sederhana tetapi mudah digunakan serta mengakomodasikan kebutuhan semua level
pengguna.
Pada saat ini pemanfaatan Sistem Manajemen Pengetahuan di Departemen
Pertanian antara lain adalah saling berbagi dokumen melalui manajemen dokumen
dan otomatisasi pengajuan cuti pegawai dan pelaporan proyek. Dalam operasional
penggunaan lebih banyak dimanfaatkan oleh unit kerja tertentu, dalam hal ini unit
kerja yang mengembangkan sistem tersebut.
Pengguna Sistem Manajemen Pengetahuan adalah semua pegawai di
Departemen Pertanian yang memiliki akses ke sistem jaringan komputer. Cara
mengakses Manajemen Pengetahuan
melalui website http://www.deptan.go.id,
pilih intranet selanjutnya ketikkan pada user name deptan dan password
pertanian.
Dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen Pengetahuan di Departemen
Pertanian, pelaksanaan awal dimulai melalui pengembangan aplikasi dan selanjutnya
disosialisasikan antara lain melalui pelatihan kepada setiap unit kerja eselon I.
L3
PERTANYAAN UMUM
Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang sesuai dengan keadaan Bapak/Ibu
1. Jenis Kelamin
a. Laki-laki
b. Perempuan
2. Umur
a. 24 -34 tahun
c. 46 – 56 tahun
b. 35-45 tahun
3. Pendidikan terakhir
a. D3
c. S2
b.S1
d.S3
4. Masa kerja
a. Kurang dari 2 tahun
c. 6 – 10 tahun
b. 2 – 5 tahun
d. Lebih dari 10
tahun
5. Jabatan
................
6. Nama Unit Kerja
................
L4
BAGIAN I
UNTUK MENGETAHUI CARA MENDAPATKAN PENGETAHUAN/
KNOWLEDGE YANG DIPERLUKAN
Petunjuk pengisian :
Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang Bapak/Ibu pilih.
1. Menurut Bapak/Ibu dalam menyelesaikan/ memecahkan permasalahan tugas
pekerjaan selama ini dilakukan melalui sumber informasi / pengetahuan
dengan cara :
A.
B.
C.
D.
E.
F.
Email
Chatting/Messenger
Groupware misalnya Mailing List
Intranet misalnya Knowledge Management
Lainnya, sebutkan………..
Tidak tahu
BAGIAN II
UNTUK MENGETAHUI RESPON PENGGUNA KM :
Petunjuk pengisian :
Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang Bapak/Ibu pilih, pilihan jawaban boleh
lebih dari satu.
1. Jika Knowledge Management menjadi pilihan Bapak/Ibu, yang mendasari
pemakaian sistem ini :
A. Instruksi Atasan/ Budaya
B. Informasi lengkap misalnya penalaran berbasis kasus
( karakteristik masalah dimasukkan dalam sistem, diklasifikasikan
berdasarkan statistik database kasus. Kemudian dicari solusi terhadap
kasus tersebut).
C. Fasilitas interaksi antar individu untuk mendorong kegiatan berbagi
pengetahuan
D. Penggunaan mudah
E. Lainnya, sebutkan…..
L5
2. Jika Knowledge Management tidak menjadi pilihan Bapak/Ibu, faktor yang
menyebabkan adalah :
A.
B.
C.
D.
E.
Sikap pimpinan tidak mendukung
Belum mengenal KM
Informasi tidak lengkap
Sulit untuk menggunakan
Lainnya, sebutkan….
3. Pendapat Bapak/ Ibu agar penggunaan KM dapat memasyarakat untuk
digunakan di Deptan maka sistem ini sebaiknya:
A. Disosialisasikan pada Eselon I dan II sehingga mereka nantinya akan
menginstruksikan kepada jajaran dibawahnya.
B. Membenahi struktur organisasi KM
C. Membenahi tampilan KM agar user customize
D. Secara rutin mengevaluasi KM
E. Lainnya, sebutkan….
BAGIAN III
INSTRUMEN KEBUTUHAN PENGGUNA PADA SISTEM KNOWLEDGE
MANAGEMENT (KM)
Kemudahan mengoperasikan KM diharapkan oleh pengguna sebagai sarana untuk
menunjang kegiatan dalam menyelesaikan tugas melaui sarana berbagi pengetahuan
dan informasi. Instrumen ini digunakan untuk mengukur tingkat kebutuhan
pengguna terhadap kemudahan menggunakan sistem Knowledge Management
Deptan dengan menjawab 10 butir pertanyaan di bawah ini.
Petunjuk pengisian :
Pernyataan mempunyai 3 (tiga) alternatif pilihan jawaban yaitu:
1
= Perlu
2
= Cukup
3
= Tidak perlu
Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk mengisikan salah satu dari 3 (tiga) alternatif
jawaban yang tersedia, dengan tanda silang (X) pada jawaban yang sesuai dengan hati
nurani Bapak/Ibu dan mengisikan pada kotak yang tersedia.
L6
1
1. Content workspace utama KM terdiri dari 5
menu : informasi umum, aktifitas rutin, info
pendidikan, berita dan proyek.
2. Menu Kolaborasi tersedia pada setiap menu
content utama
3. Folder/ layar pada menu tidak lebih dari 3
”klik”
4. Pada layar tersebut, user hanya boleh
menambah dokumen saja, tidak boleh
menambahkan folder
5. Menu Eksekutif Information Sistem menurut
anda
6. Menu Kolaborasi ada disetiap menu content
utama.
7. Tiap workspace dibuat menu pull down sampai
layar 3 “klik” sehingga akan memudahkan
user untuk melihat struktur menu di tiap folder
8. Banner /interface akan dibuat di setiap folder
sampai dengan 3 “Klik”
9. Tiap workspace akan dihilangkan menu
workspace dan channel
10. Masing masing domain akan dibuat user admin
dengan privillege admin,tidak sampai ke
system admin.
L7
2
3
IDENTIFIKASI PERMASALAHAN KNOWLEDGE
MANAGEMENT DI LINGKUP DEPARTEMEN PERTANIAN
Dalam rangka untuk mengetahui permasalahan yang ada dalam penggunaan
Knowledge Management (KM) di Kantor Pusat Departemen Pertanian, maka dengan
ini kami mohon kepada Bapak/ibu untuk berkenan mengisi lembar kuesioner yang
terlampir. Data tersebut akan kami pergunakan sebagai bahan analisis pada tesis di
Bina Nusantara Jakarta.
Atas perkenan dan kesediaan Bapak/Ibu untuk memberi tanggapan pada kuesioner ini
kami mengucapkan terimakasih.
Indetitas Responden :
1. Dalam Organisasi kedudukan anda sebagai :
A. Sekretaris Pejabat Unit Kerja Eselon I atau II
B. Pejabat Fungsional
C. Staf
L8
PETUNJUK PENGISIAN :
Pertanyaan-pertanyaan dibawah ini merupakan pendapat anda mengenai Knowledge
Management Departemen Pertanian. Berilah tanda silang (X) pada jawaban pilihan
anda Rincian nilai adalah sebagai berikut :
1= memuaskan
2= Cukup
3= tidak memuaskan
L9
1
1.Knowledge Management (KM) di instansi anda dapat diakses
pada saat dibutuhkan dan jarang mengalami gangguan teknis
2.Informasi/ Pengetahuan yang anda butuhkan dapat dipenuhi
pada KM
3.Pengelola KM memberikan tanggapan yang cepat terhadap
persoalan yang anda laporkan
4.Tanggapan atas permasalahan yang anda laporkan kepada
pengelola KM dapat memuaskan anda
5.Pejabat di Instansi anda mendukung penggunaan KM.
6.KM menyediakan interaksi timbal balik (form feedback/media
diskusi) antara pengguna dan pengelola sehingga
pertanyaan/permasalahan dapat ditanggapi dengan cepat
7.Kecepatan untuk mengakses KM cukup dimana tidak terlalu
lama menunggu maksimal 2 menit
8.Link-link yang ada di KM dapat berfungsi sesuai kebutuhan
9.Kemudahan mengakses KM dari hasil pencarian di search
engine
10.Struktur menu KM memudahkan anda untuk mencari
informasi yang dibutuhkan
11. Tampilan KM terkesan sederhana dan tidak rumit
12. Tampilan KM tersusun dengan baik dan dapat menjelaskan
fungsi dan struktur organisasi
13.Informasi yang disajikan di KM dapat dipercaya dan terbebas
dari penyalahgunaan informasi
14. Informasi di KM mempunyai pengamanan yang cukup untuk
terhindar dari penyusupan/gangguan dari pihak yang tidak
bertanggung jawab
15.Informasi yang disajikan di KM akurat dan kebenarannya
dapat dipertanggungjawabkan
L10
2
3