Permintaan Penggantian Perangkat IT

Form IT-A5-2005
Revisi - 2
(bagian ini dicetak dihalaman belakang form permohonan)
IT-Policy tentang pemakaian komputer (2006-03):
1. PIC bertanggung jawab atas keselamatan perangkat keras dan perangkat lunak komputer
masing-masing baik dari segi operasional maupun hal-hal yang dapat menyebabkan resiko
kerusakan.
2. PIC bertanggung jawab atas kelengkapan perangkat keras yang diserahkan kepadanya,
dan setiap perubahan harus dilaporkan ke Atasan, dan diberitahukan kepada IT-Dept.
3. PIC tidak diperbolehkan untuk menambah, mengganti ataupun mengurangi perangkat
keras maupun perangkat lunak yang terinstalasi. Jika hal tersebut diperlukan maka harus
mengajukan permohonan tertulis ke IT-Dept dan ditandatangani Atasannya.
4. PIC tidak diperbolehkan untuk memasukan data yang tidak berkaitan dengan operasional
perusahaan seperti media Grafis, Audio dan Visual, Program-program permainan, serta
data lainnya, dan jika memang ditemukan media tersebut diatas sebelumnya, maka PIC
dengan sadar melakukan proses penghapusan.
5. PIC tidak diperbolehkan menduplikasi data maupun program keluar dari lingkungan
perusahaan tanpa tujuan yang jelas, dan jika ketahuan akan diberikan sanksi yang keras.
6. PIC bertanggung jawab atas keselamatan data perusahaan yang tersimpan pada komputer
masing-masing dengan melakukan proses backup, dan segala usaha pencegahan terhadap
kemungkinan pemasukan program-program jahat seperti Virus komputer, Trojan, Worms,
Spyware, Adware, Malware, dll.
7. Petugas IT-Dept berhak melakukan pemeriksaan terhadap segala kemungkinan
penyalahgunaan terhadap point-point tersebut diatas tanpa pemberitahuaan
sebelumnya.
(silahkan paraf dihalaman ini)
Key Perfomance Indicator IT
Uraian
Tanggal
Target (hari kerja)
Realisasi (hari kerja)
Dokumen diterima di ITHO
Dokumen
selesai
diproses
di
IT-HO
dengan keputusan
____________________
Dokumen
approval
manajemen diterima di
IT-HO
5
2
2
PO dibuat ke Pemasok
Penerimaan Barang dari
Pemasok
*5
2
Barang siap dikirim ke
pemohon
(dilengkapi
checksheet)
Total Variasi
(hanya untuk diketahui, tidak perlu dicantumkan pada lembar permintaan)
5 Sesuai kesepakatan dengan pemasok yang dicantumkan pada PO
Variasi (hari kerja)
Form IT-A5-2005
Revisi - 2
SOP Penggantian Perangkat IT
1. Setiap permintaan penggantian unit perangkat inventaris IT, maka wajib dibuat
“PEMBERITAHUAN INVENTARIS YANG PERLU DIGANTI” dan “USUL PENGADAAN
INVENTARIS STANDARD” (warna hijau, dan tembusannya).
2. Untuk pengadaan Regional Office, Sales Office maupun Service Center form usulan, wajib
dilampirkan penawaran6 dari pemasok setempat (jika tidak ada pemasok setempat untuk
perangkat tersebut, maka dibuat catatan tidak ada pemasok setempat).
3. Form usulan diparaf oleh PIC, dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan SOP pembelian di
perusahaan.
4. Untuk kelengkapan proses permintaan pembelian tersebut wajib dilampirkan “SURAT
PERMINTAAN PENGGANTIAN PERANGKAT IT” yang dapat didownload di
http://www.cdn.co.id/form disertai dengan dokumen pendukung lainnya (lihat pada bagian
alasan penggantian).
5. Permintaan penggantian yang telah lengkap dikirim ke IT-Regional (IT-Regional berhak
mengembalikan permintaan yang tidak lengkap).
6. IT-Regional mencatat permintaan ke FORM KPI IT-Regional terkait dengan administrasi
proses penggantian dan pembelian (FORM KPI IT-Regional wajib dikirim ke IT-Dept.Head
setiap awal bulan)
7. IT-Regional mempelajari permintaan dengan memberikan catatan yang dapat menguatkan
ataupun melemahkan deskripsi kebutuhan yang dibuat oleh pemohon.
8. IT-Regional dapat memberikan alternatif pemecahan masalah terkait dengan permintaan
pemohon.
9. IT-Regional mencantumkan harga penawaran dari pemasok setempat (jika tidak ada vendor
untuk perangkat tersebut, maka dibuat catatan tidak ada pemasok setempat)
10. Formulir permintaan yang telah dilengkapi dan diparaf oleh IT-Regional dikirim ke IT-HO
untuk segera diproses.
11. PIC IT-HO menerima permintaan dan mencatat permintaan ke FORM KPI-IT HO.
12. PIC IT-HO melengkapi form “USUL PENGADAAN INVENTARIS STANDARD” 6 dengan
meminta penawaran minimal dari 2 Vendor (untuk perangkat khusus dapat juga dengan
perbandingan harga di Internet), untuk pemilihan produk/merek/type PIC-IT HO dapat
berkonsultasi dengan IT. Support Section Head.
13. Permintaan yang telah dilengkapi, diserahkan ke IT. Support Section Head untuk diverifikasi
dan dianalisa kebutuhannya, IT. Support Section Head berhak mengajukan pertanyaan lanjutan
secara lisan maupun tulisan terkait dengan deskripsi kebutuhan, dan melakukan verifikasi atas
produk/merek/type, harga dan pemasok. IT. Support Section Head memberikan pendapat terkait
dengan permintaan (dapat diproses lebih lanjut, dikembalikan untuk dilengkapi, ditolak melalui
diskusi dengan IT-Dept. Head).
14. Permintaan yang telah dilengkapi, diserahkan ke IT. Dept Head untuk dipelajari deskripsi
kebutuhan, pendapat IT-Regional, pendapat IT-Support Section Head, memeriksa spesifikasi
produk, vendor dan harga, untuk diberi keputusan akhir permintaan (dapat diproses lebih lanjut,
dikembalikan untuk dilengkapi, dan ditolak melalui diskusi dengan ADM & FIN Div Head).
15. Permintaan akan diteruskan ke pejabat lanjutan sebagaimana yang diatur pada SOP pembelian
di perusahaan.
16. PIC-IT HO hanya boleh memproses pembelian yang telah disetujui oleh pejabat yang
berwewenang.
6 Wajib dicantumkan harga sudah termasuk PPN atau tidak, jangka waktu garansi, term of payment, dan sudah dilengkapi
dengan tanda tangan vendor. Untuk vendor baru, harus melampirkan SIUP dan TDP dan di-file di IT.
Form IT-A5-2005
Revisi - 2
17. PIC-IT HO memproses pembelian dengan pembuatan PO 7 sesuai dengan SOP pembelian di
perusahaan.
18. Penerimaan barang dari pemasok, harus diverifikasi kesesuaian spesifikasi yang tercantum pada
penawaran, dan PO, dan kelengkapan dokumen lainnya seperti Faktur Pajak Standard (khusus
pembelian barang PPN), dokumen perlu diverifikasi kesesuiannya ke PIC-ACCT.
19. Proses pembayaran ke vendor sesuai dengan SOP pembelian di perusahaan.
20. Setiap perangkat yang diterima wajib dicatat di Inventaris GA-Dept, dan nomornya dicantum
pada stiker pendataan IT yang kemudian ditempelkan pada setiap perangkat.
21. Sebelum dikirim maka PIC-IT perlu memeriksa kelengkapan sesuai dengan CHECKSHEET
pengiriman.
22. Pengiriman hanya dapat dilakukan setelah CHECKSHEET ditandatangani oleh IT. Support
Section Head (wajib dilakukan random sampling terhadap kepatuhan pelaksanaan
CHECKSHEET)
7 Untuk pembelian barang PPN wajib memisahkan nilai DPP dan PPN, serta pada PO dilampirkan data NPWP perusahaan
untuk pembuatan Faktur Pajak Standard oleh Pemasok.
PURCHASE ORDER
Nomor
Tanggal
: xxx/CDN-IT/YYYY
: DD mmm YYYY
Kepada Yth,
Nama Pemasok
Alamat Pemasok
Telp : +??-??-???????
Fax : +??-??-???????
E-mail : <xxxx@domainname>
Up. Kontak personal
Mobile: +??-?-?????????
Dengan Hormat,
Dengan ini disampaikan pesanan kami berupa perangkat komputer dengan spesifikasi sbb:
Nama Barang
: Nama Produk Lengkap
Jumlah
: 1 Unit
Harga @/Unit
: Rp. 1.645.000,-
Total Harga
: Rp. 1.645.000,(Satu juta enam ratus empat puluh lima ribu rupiah)
Catatan : TOP / Sistem Pembayaran : ?? (Terbilang) hari kerja terhitung mulai dari penerimaan barang
Kwitansi & Faktur Pajak dibuka :
Nama
: PT. Capella Dinamik Nusantara
Alamat
: Jl. Sekip Baru No. 3-5
Kel. Petisah tengah – Kec. Medan Petisah
NPWP/PKP
: 01.431.261.5-123.000
Dokumen penagihan agar dikirimkan ke :
PT. Capella Dinamik Nusantara
Jl. Sekip Baru No. 3-5
Kel. Petisah tengah – Kec. Medan Petisah
Medan – Sumatera utara- 20112
Telp. 061 - 4524418 Fax. 4523830 - 4142508
UP. Sdr. Mario Martinus
Barang Dikirimkan Ke :
PT. Capella Dinamik Nusantara
Jl. Sekip Baru No. 3-5
Kel. Petisah tengah – Kec. Medan Petisah
Medan – Sumatera utara- 20112
UP. Sdr. Mario Martinus
Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Disetujui Oleh,
Hormat Kami,
Adm & Fin Division Head
IT Departement
Arief Prawira, SE.
Hendra, ST., MT.
General Manager
Departement Head
CHECKSHEET Kelengkapan Pra-Delivery
No.
Point pemeriksaan
Tahapan
Dikirim ke pemohon
Diterima dari Vendor
Diserahkan ke Vendor
Diterima di IT-Dept
Pengiriman ke IT-Dept
KONDISI FISIK
1
Kelengkapan kotak dan gabus8
2
Casing perangkat CPU/Printer/UPS (beri kode 0=penyok, 1=bagus)
3
Stiker COA (certificate of authenticity)
CPU
4
Hardisk sudah terkunci di casing
5
Driver Software ditempel pada casing
6
Stiker Inventaris CPU telah ditempel
7
(KHUSUS CPU DARI SO) Penambahan Kipas
MONITOR
8
Kaki penyangga monitor
9
Stiker Inventaris Monitor telah ditempel
PRINTER
10
Head printer (khusus dot matrix)
11
Cartridge
12
Penutup (cover) printer
13
Baki kertas (paper tray)
14
Tractor (khusus dot matrix)
15
Roll (khusus dot matrix)
16
Pemutar kertas (knop printer)
17
Stiker Inventaris Printer telah ditempel
NON FISIK
18
Kondisi perangkat (beri kode 0=tidak dapat hidup, 1=dapat hidup)
19
Password BIOS terpasang
20
Berhasil booting
21
OS sesuai dengan license
22.a
Semua USB port dapat diakses
22.b
Jika Poin 22.a = “Ya”, maka Penutupan Hak Akses USB melalui Tool Regedit
23
Semua perangkat audio dapat berfungsi
24
Resolusi layar sesuai standard IT
25
Penamaan komputer sesuai standard IT (namaPIC-Dept)
26
Autorun telah dimatikan
27
Hak akses level operator (Non-Administrator)
SOFTWARE
28
Driver Motherboard telah terinstalasi
29
Patch CPLink, Conflicker, Service Pack 3 (WinXP) telah dijalankan
30
Create Limit User (WinXP) telah dijalankan
31
Auto Update telah dimatikan
32
Driver printer L200 / L210 telah terinstalasi
33
Driver printer HP LaserJet 1010 telah terinstalasi
34
Driver printer LQ 2180 / 2190 telah terinstalasi
35
Driver printer LQ 310 telah terinstalasi
36
Driver printer LX 300 telah terinstalasi
37
Driver SMS Broadcast telah terinstalasi
38
Software Backup telah terpasang
39
Software Chrome Remote Desktop telah terpasang
40
Program Firebird SQL telah terpasang (khusus SO)
41
Program BO telah terpasang (khusus SO)
42
Program BOHdar telah terpasang (khusus SO)
43
File indoprogUDF.dll BO sudah terpasang (khusus SO)
44
Program CSC Partholder telah terpasang
45
Software 7 Zip telah terpasang
46
Program EZ-Claim telah terpasang (khusus SO)
8
Mohon perhatian agar kotak dan gabus jangan dibuang, karena sangat dibutuhkan pada saat pengiriman kembali, kotak dan gabus
standard adalah packing yang terbaik, karena sesuai dengan bentuk dan spesifikasi perangkat.
47
Penomoran IP sesuai standard IT (khusus SO/CSC/BU)
48
Software executeFilter telah terpasang
49
Software Deepfreeze telah terpasang
50
Telah di-Ghost
Mac Address
( ) ( ) Stiker pendataan telah diisi dan ditempelkan
( ) ( ) Form BAST perangkat & Software telah dibuat
( ) ( ) Form Penyerahan isi Komputer
( ) ( ) Form mutasi perangkat dari GA-Dept
( ) ( ) Alamat pengiriman telah sesuai
( ) ( ) Kartu Garansi
( ) ( ) Surat Pengantar (SP) IT
( ) ( ) Packing telah sesuai
Pengiriman hanya dapat dilakukan setelah ada pemeriksaan tahap II
___-___ -___-___-___-___
Pemeriksa tahap I
Pemeriksa tahap II