Pengendalian Organisasi Yang Efektif - 201311217
advertisement
Pengendalian Organisasi Yang Efektif TUGAS KELOMPOK IV ( MATA KULIAH – PENGANTAR MANAJEMEN – GANJIL 2013) MANAJEMEN PENGENDALIAN ORGANINASI YANG EFEKTIF ( DOSEN : Ir. Jatmiko, MM., MBA ) Di Susun Oleh : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ade Sutisna Alfath Rifai Andy Prasetyo Dessy Zaeny Kusnandar Nuan Anggreyani Safriyah Lia Lestari 201312084 201312069 201312300 201311103 201311454 201311217 201312299 JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS ESA UNGGUL 2013 2013 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 KATA PENGANTAR Puji dan syukur saya panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas izin, rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Makalah dengan judul “Pengendalian Organisasi Yang Efektif” ini disusun dengan tujuan untuk melengkapi tugas kelompok pertama di semester pertama kami untuk mata kuliah Pengantar Manajemen. Kami mengucakan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam proses penyusunan makalah ini, khususnya kepada dosen Pengantar Manajemen Ir. Jatmiko, MM., MBA, yang bersedia membimbing dan mengarahkan kami dalam penyusunan makalah ini. Kami berharap agar makalah ini dapat memberikan wawasan dan inspirasi bagi pembaca dan penulis yang lain dan menjadi acuan yang baik dan berkualitas. 2 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 DAFTAR ISI 1. Kata Pengantar ......................................................................................................................... 2 2. Daftar Isi ................................................................................................................................... 3 3. BAB I : PENDAHULUAN I. Latar Belakang ................................................................................................................... 4 4. BAB II : PEMBAHASAN II. Pengertian Pengendalian Manajemen ............................................................................... 6 III. Langkah-langkah Pengendalian yang Efektif ................................................................... 7 IV. Tujuan Pengendalian yang Efektif .................................................................................... 8 V. Ciri-ciri Pengendalian yang Efektif .................................................................................. 9 VI. Jenis-jenis Pengendalian yang Efektif ............................................................................ 11 VII. Macam-macam Pengendalian yang Efektif .................................................................... 13 5. KESIMPULAN ...................................................................................................................... 23 6. DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................ 24 3 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 BAB I PENDAHULUAN I. Latar belakang masalah Pada zaman yang modern ini sering kali kita jumpai permintaan pasar yang mengalami pasang surut dalam artian ada kalanya permintaan pasar naik dan ada kalanya permintaan pasar menurun. Itu semua dapat menyebabkan keuntungan dan kerugian disaat yang berbeda. Misalnya disaat permintaan pasar rendah maka saat itu kita akan mengurangi pemasokan barang dagangan sementara karyawan kita tetap dengan penghasilan yang tidak berubah sehingga akan ditemui “ lebih besar pengeluaran dari pada pendapatan “. Itu juga dapat menyebabkan suatu perusahaan melakukan pemecatan ( PHK ) terhadap beberapa karyawan. Sebaliknya disaat permintaan pasar naik maka suatu perusahaan akan menambah pemasokan barang dagangan bahkan disaat permintaan pasar melonjak naik sangat tinggi seatu perusahaan akan menambah pula karyawannya agar suatu produksi barang dapat dikerjakan secara efektif dan efisien. Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Diantara beberapa fungsi manajemen adalah pengendalian. Pengendalian berusaha untuk mengevaluasi apakah tujuan dapat dicapai, dan apabila tidak dapat dicapai dicari faktor penyebabnya, dengan demikian dapat dilakukan tindakan perbaikan. Dengan adanya pengendalian juga dapat memungkinkan manajer untuk mendeteksi penyimpangan dari 4 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 perencanaan tersebut tepat pada waktunya dalam melakukan tindakan perbaikan sebelum penyimpangan menjadi jauh. Penggorganisasian dengan menggunakan prosedur pengendalian dapat membantu suatu perusahaan dapat mencapai sasarannya dan menggunakan sumberdaya yang ada secara efisien. Pengendalian yang efektif juga dapat diterapkan agar perusahaan tetap dapat bertahan didalam pasar global yang sifatnya musiman dan tak menentu. Pengendalian juga untuk memastikan aktivitas yang sebenarnya sesuai atau tidak dengan aktivitas yang direncanakan. Oleh karena masalah-masalah diatas, maka kita perlu belajar mengenai bentuk pengendalian-pengendalian yang efektif agar kita tidak terjebak dalam zaman yang sekarang sudah dikenal dengan globalisasi pasar (pasar global). 5 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 BAB II PEMBAHASAN II. Pengertian Pengendalian Manajemen Dalam definisi Robert J. Mokler menerangkan arti pengendalian manajemen yaitu:“ pengendalian manajemen adalah usaha sistematis untuk menetapkan standar prestasi kerja dengan tujuan perencanaan, untukk mendesain sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan prestasi yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada devasi dan untuk mengukur signifikasinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara seefektif dan seefisien mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan.” Dalam satu definisi lain , pengendalian adalah proses untuk memastikan bahwa aktifitas yang dilakukan sesuai dengan aktifitas yang direncanakan. Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science). Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan asumsiasumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu mengejawantahkan / menerjemahkan antara lain : a. Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan secara efisien, efektif, dan produktif. b. Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas. c. Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi. 6 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks. Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih mengarah ke berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan organisasi terpenuhi. Jadi sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan pada berbagai bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi mempunyai komponen sama, yaitu : W = Work (Pekerjaan) E = Employe (Tenaga Kerja) R = Relationship (Hubungan) E = Environment (Lingkungan) III. Langkah-langkah pengendalian yang efektif menurut Robert J. Mockler membagi pengendalian menjadi empat langkah yaitu : 1. Menetapkan standar dan metode untuk pengukuran kinerja Penetapan standar dan metode untuk pengukuran kenerja bisa mencakup standar dan ukuran untuk segala hal, mulai dari target penjualan dan produksi sampai pada catatan kehadiran dan keamanan pekerja. 2. Mengukur prestasi kerja Seperti semua aspek pengendalian, pengukuran adalah proses yang berulang-ulang dan terus menerus. Frekuensi pengukuran tergantung pada tipe aktifitas yang diukur. 7 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 3. Membandingkan apakah prestasi kerja sesuai dengan standar Membandingkan prestasi kerja adalah membandingkan hasil yang telah diukur dengan target atau standar yang telah ditentukan. Apabila kinerja sesuai dengan standar, manajer berasumsi bahwa segala sesuatunya telah berjalan secara terkendali. 4. Mengambil tindakan korektif atau perbaikan Tindakan ini dilakukan manakala kinerja rendah di bawah standar dan analisis menunjukkan perlunya diambil tindakan. Tindakan perbaikan dapat berupa mengadakan perubahan terhadap satu atau beberapa aktifitas dalam operasi organisasi atau terhadap standar yang telah ditetapkan sebelumnya. IV. Tujuan Pengendalian Salah satu alasan pengendalian di perlukan adalah rencana yang paling baik sekalipum dapat memyimpang.tetapi pengendalian juga membantu manajer memonitor peribahan lingkungan dan pengaruhnya pada kemajuan organisasi.dengan kecepatan perubahan dalam lingkungan organisasi pada tahun tahun belakangnan ini ,aspek pengendalian ini semakin lama semakin penting.proses yang salah ditemuikan,dan proses itu dikoreksi untuk menghilangkan kesalahan.karyawan diberi wewenang untuk memeriksa dan memperbaiki pekerjaan mereka sendiri. Menghadapi perubahan-perubahan adalah bagian tak terhindarkan dari lingkungan organisasi manapun.fungsi pengendalian membantu manajer dalam menjawab ancaman dan kesempatan yang dihasilkan,dengan membantu manajer mendeteksi perubahan yg mempengaruhi produksi dan jasa organisasi. 8 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 1. Menciptakan siklus yg lebih cepat. Mengetahui permintaan pelanggan untuk desain,mutu,atau waktu penyerahan yg lebih baik merupakan satu hal. Steingraber memproyeksikan bahwa kecepatan itu dapat menjadi standar pada tahun 1990-an ,terutama pesanan yg dicatat.pelangaan saat ini bukan hanya mengharapkan kecepatan,tetapi produksi dan jasa yg disesuaikan. 2. Menambahkan nilai Waktu siklus yg dipercepat merupakan salah satu carauntuk mendapatkan daya saing.menambah nilai adalah cara yg lain,di dukung oleh pakar manajemen jepang kenichi ohmae. 3. Untuk mempermudah delgasi kerja tim Kecenderungan kotemporer ke arah manajemen partisipatif juga meningkatkan kebutuhan untuk mendelegasikan wewenang dan mendorong karyawan untuk bekerja sama dalam satu tim.di bawah sistem partisipatif yg baru,manajer menyampaikan standarnya,tetapi kemudian membiarkan karyawan,baik bekerja sendiri maupun dalam tim,untuk menggunakan kreativitasnya sendiri untuk memutuskan bagaimana memecahkan masalahkerja tertentu. Kemudian proses pengendealian membiarkan manajer memonitor karyawan tanpa menghambat krearivitas karyawan atau terlibat dalam pekerjaan. 9 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 V. Ciri-ciri sistem pengendalian yang efektif. Sistem pengendalian yang dapat diandalkan dan efektif mempunyai karakteristik tertentu yang sifatnya relatif. Akan tetapi, sebagian besar dari sistem pengendalian diperkuat oleh ciri-ciri seperti berikut ini. 1. Akurat. Informasi tentang hasil prestasi kerja harus akurat. Mengevaluasi ketepatan informasi yang diterima merupakam salah satu tugas pengendalian paling penting yang dihadapi manajer. 2. Tepat waktu. Informasi hendaknya segera dimanfaatkan untuk pengambilan tindakan yang tepat terhadap suatu masalah agar menghasilkan perbaikan. 3. Objektif dan komprehensif. Informasi yang akan digunakan untuk pengawasan harus dapat dipahami dan dianggap objektif. Sistem informasi yang sulit dipahami akan mengakibatkan kesalahan yang sebenarnya tidak perlu terjadi. 4. Dipusatkan pada titik pengendalian strategis. Pengendalian hendaknya dipusatkan pada area di mana kemungkinan terjadinya penyimpangan relatif banyak, juga pada area di mana tindakan koreksi dilaksanakan dalam waktu serta tempat yang tepat hingga efektif. 5. Ekonomis. Biaya pengendalian hendaknya lebih sedikit atau paling banyak sama dengan keuntungan yang diperoleh dalam sistem itu. Caranya ialah bahwa pengeluaran hendaknya minimal dengan hasil yang hendaknya optimal. 6. Realistis dari organisasi. Sistem pengendalian harus dapat di gabungkan dengan realitas organisasi. 10 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 7. Fleksibel. Dewasa ini hampir semua organisasi berada pada lingkungan yang tidak stabil sehingga perubahan-perubahan yang terjadi perlu diantisipasi. Bentuk antisipasi ini perlu didampingi dengan pengawasan agar jalannya organisasi tetap sesuai dengan harapan. 8. Perspektif dan operasional. Sistem pengawasan yang efektif harus dapat mengidentifikasikan tindakan korektif apakah yang perlu diambil. Informasi harus sampai dalam bentuk yang biasa di tangan orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan yang diperlukan itu. 9. Diterima oleh anggota organisasi. Yang ideal ialah bahwa sistem pengendalian dapat menghasilkan perstasi kerja yang tinggi di kalangan para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki otonomi, tanggung jawab, dan kesempatan untuk mencapai kemajuan. Terlalu banyak pengendalian yang ketat kerap kali mengakibatkan berkurangnya kepuasaan maupun motivasi para karyawan. Efek negatif semacam ini harus diperhatikan jika efisiensi dalam sistem pengendalian telah tercapai. VI. Jenis-jenis Pengendalian Manajemen 1. Pengendalian pencegahan (preventive controls) Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya. Contoh pengendalian pencegahan meliputi: kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, review pengawas dan pengendalian ganda. Sebagaimana peribahasa mengatakan “lebih baik mencegah daripada mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian pencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian pendeteksian atau 11 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 korektif. Ketika dirancang ke dalam sistem, pengendalian pencegahan memperkirakan kesalahan yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. Namun demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya. 2. Pengendalian deteksi (detective controls) Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas buku organisasi merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo kas. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan: Pertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian pencegahan. Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi. Pengendalian deteksi meliputi review dan pembandingan seperti: catatan kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja, rekonsilasi bank, konfirmasi saldo bank, kas opname, penghitungan fisik persediaan, konfirmasi piutang/utang dan sebagainya. 3. Pengendalian koreksi (corrective controls) Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah agar supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor. 12 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 4. Pengendalian pengarahan (directive controls) Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatandilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku. Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor terhadap aktivitas pekerja. 5. Pengendalian kompensatif (compensating controls) Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian kompensatif. VII. Macam-macam pengendalian : 1. Pengendalian Antisipatif ( freeforwort) / pengendalian pendahuluan/ pengendalian prefentif. Pengendalian ini berfokus pada manusia, bahan baku, sumberdaya keuangan yang mengalir kedalam organisasi. Tujuannya adalah untuk mencegah masalah / mengantisipasi resiko yang mungkin timbul ketika organisasi menjalankan tugas. Pengendalian ini dapat dilihat dalam pemilihan dan perekrutan karyawan baru, inspeksi bahan baku, pembatasan perekrutan hanya dari lulusan perguruan tinggi tertentu. 13 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 2. Pengendalian bersama ( concurrent control) Pengendalian dilakukan berbarengan dengan pelaksanaan kegiatan. Tujuan dari pengendalian ini untuk memastikan bahwa aktifitas kerja memberikan hasil yang tepat. Pengendalian bersama meliputi self – control , dimana karyawan menetapkan pengendalian bersama atas perilaku mereka sendiri. Misalnya dalam operasi manufaktur dengan menggunakan alat tertentu karyawan mengukur apakah item-item yang tengah diproduksi sesuai dengan standar kualitas atau tidak. Jika mereka melihat standar kualitas tidak sesuai dengan satandar maka mereka akan melakukan koreksi atau memberitahu orang yang tepat bahwa ada masalah yang harus ditangani. 3. Pengendalian umpan balik ( feedback control) Kadang-kadang disebut juga pengendalian setelah kejadian atau pengendalian output. Berfokus pada output organisasai , khususnya kualitas dari produk akhir. Langkah – Langkah Pengendalian Umpan Balik a. Membentuk standar kinerja. Dalam rencana strategik menajer mendefinisikan tujuan yang spesifik untuk departemen fungsional, Yang melibatkan standar kinerja yang dibandingkan dengan aktifitas organisasi. Standar kinerja bisa meliputi ” penurunan tingkat penolakan dari 15 menjadi 3 persen” ”menaikkan pengembalian atas investasi ke 7 persen”atau ”mengurangi tingkat kecelakaan menjadi 100.000 jam kerja karyawan”. 14 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 Menajer harus menilai secara hati-hati apa yang akan mereka ukur dan bagaimana mereka akan mendefinisikannya. Khususnya saat organisasi akan memberikan balas jasa pada karyawan atas pencapaian standar. Standar tersebut harus mencerminkan aktifitas tang memberi kontribusi pencapaian startegi perusahaan secara keseluruhan. Standar harus didefinisikan secara jelas agar manajer dan karyawan dapat menentukan apakah aktifitas mereka mengarah ketarget. Standar harus dipahami oleh orang yang bertanggung jawab meraihnya. b. Mengukur kinerja aktual Sebagain besar organisasi membuat laporan formal menyangkut ukuran kinerja kuantitatif yang ditinjau manajer setiap hari, tiap minggu, atau bulan. Ukuran ini dihubungkan dengan standar yang telah ditetapkan dalam langkah pertam diatas. Contoh, jika target atas pertumbuhan penjualan , organisasi harus memiliki cara untuk mengumpulkan dan melaporkan data-data penjualanJ Jika organisasi telah mengidentifikasikan ukuran - ukuran yang tepat, pemeriksaan atas laporan tersebut secara reguler akan membantu manajer mengetahui apakah yang dilakukan organisasi telah berjalan sebagai mana mestinya. c. Membandingkan kinerja denga standar Ketika manajer membaca laporan atau inspeksi kefabrik, dia mengidentifikan apakah kinerja aktual memenuhi, melampaaui atau tidak mencapai standar. Jika 15 Pengendalian Organisasi Yang Efektif kinerja aktual menyimpang dari standar manajer , manajer 2013 harus menginterprediksikan penyimpangan ini. Menajer diharapkan menggali dan mencari penyebab masalah. Jika tujuan penjualan menaikkan jumlah penjualan sebesar 10 % dan seorang tenaga penjual hanya mampu meraih kenaikan 8%, mengapa ia gagal meraih target ? Barangkali beberapa klien bisnisnya bangkrut, para pesaing menambah tenaga penjualan didaerah area yang sama.atau dia membutuhkan pelatihan agar bisa membujuk klien dengan cara yang lebih aktif. Manajer harus menyelidiki setiap penyimpangan untuk memahami faktor yang mempengaruhi kinerja tersebut. d. Mengambil tindakan korektif Jika kinerja menyimpang dari satndar, manajer harus menentukan perubahanperubahan apa yang diperlukan. Dalam pendekatan pengendalian tradisional yang bersifat ”top down ” manajer menggunakan wewenang formal untuk melakukan perubahan yang diperlukan. Sebaliknya menajaer yang menggunakan pebdekatan pengendalian partisipatif akan bekerkjasama dengan karyawan untuk menentukan tindalkan korektif yang diperlukan. Patut disadari bahwa sebaik apapun manajemen merancang suatu sistem pengendalian manajemen dalam organisasi, kelemahan atau keterbatasan dapat terjadi. Kunci utamanya ada pada manusia. Beberapa keterbatasan yang dapat diidentifikasikan antara lain sebagai berikut. 16 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 1. Kurang matangnya suatu pertimbangan (judgement) Efektivitas pengendalian seringkali dibatasi oleh adanya keterbatasan manusia dalam pengambilan keputusan. Suatu keputusan diambil oleh manajemen umumnya didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan yang antara lain mencakup informasi yang tersedia, waktu yang ada dan beberapa variabel lain baik internal maupun eksternal (lingkungan). 2. Kegagalan menerjemahkan perintah Pengendalian telah didesain dengan sebaik-baiknya, namun kegagalan dapat terjadi yang disebabkan adanya pegawai (staf) yang salah menerjemahkan suatu perintah. Kesalahan dalam menerjemahkan suatu perintah dapat disebabkan dari ketidaktahuan atau kecerobohan pegawai yang bersangkutan. Terjadinya kegagalan dapat lebih parah jika kegagalan menerjemahkan perintah dilakukan oleh seorang pimpinan. 3. Pengabaian manajemen Suatu pengendalian intern dapat berjalan efektif apabila semua pihak atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya jika staf atau bahkan seorang pimpinan mengabaikan pengendalian. Pengabaian tersebut terjadi karena adanya kepentingan di luar kepentingan organisasi, seperti kepentingan pribadi seorang pimpinan. Sebagai contoh, seorang pejabat pembuat komitmen melakukan penunjukan langsung atas sebuah pekerjaan yang seharusnya dilakukan dengan pelelangan terbatas. Ia mengabaikan 17 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 ketentuan dengan tujuan memperoleh kick back (suap) yang besar dari rekanan yang ditunjuk langsung tersebut. 4. Adanya Kolusi Kolusi adalah salah satu ancaman dari pengendalian yang efektif. Pemisahan fungsi telah dilakukan namun jika manusianya melakukan suatu persekongkolan untuk kepentingan pribadi atau kepentingan tertentu selain organisasi, maka pengendalian yang sebaik apapun tidak akan dapat mendeteksi atau mencegah terjadinya suatu tindakan yang merugikan organisasi. Sebagai contoh, konsultan pengawas atas suatu proyek melakukan kolusi dengan pihak kontraktor yang melaksanakan pembangunan suatu proyek dengan cara memberikan peluang terjadinya penyimpangan dalam spesifikasi. Hal ini dapat terjadi jika pemimpin proyeknya kurang aktif melakukan pengecekan Adapun unsur-unsur yang harus diperhatikan agar pengendalian berjalan dengan baik yaitu, 1. Lingkungan Pengendalian Manajemen dan staf harus menciptakan dan memelihara lingkungan dalam organisasi yang menetapkan perilaku positif dan dukungan terhadap pengendalian manajemen dan kesadaran manajemen. Lingkungan pengendalian akan efektif bila suatu lingkungan dengan orang-orang yang berkompeten memahami tanggung jawabnya, batasan kewenangannya, memiliki pengetahuan yang memadai, memiliki kesadaran yang penuh dan komitmen untuk melakukan apa yang benar dan yang seharusnya. Mereka juga 18 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 berkomitmen untuk mematuhi kebijakan dan prosedur organisasi berikut standar etika dan perilaku. 2. Penilaian Risiko Risiko adalah suatu konsep yang digunakan untuk mengekspresikan ketidakpastian tentang kejadian dan/atau dampaknya yang dapat memiliki efek atas pencapaian tujuan organisasi). Manajemen dalam upayanya mencapai tujuan yang telah ditetapkan harus memahami adanya hambatan, tantangan, kerugian, dan kesulitan lain yang dapat berpotensi tidak tercapainya tujuan dimaksud. Hal-hal yang menghalangi pencapaian tujuan tersebut disebut risiko. Manajemen memiliki kepentingan untuk mengenal risiko dan mempersiapkan strategi, taktik, program dan kegiatan dalam menyikapi risiko yang mungkin akan dihadapinya Penilaian risiko adalah suatu proses dalam mengidentifikasi dan menganalisis risiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan organisasi dan menentukan respon yang sesuai dalam menghadapi risiko tersebut. 3. Kegiatan Pengendalian Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko, penetapan dan pelaksanaan kebijakan serta prosedur, untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif. Kebijakan dan prosedur tersebut harus ditetapkan dan dilaksanakan untuk meyakinkan bahwa tindakan-tindakan yang dijalankan oleh manajemen mengarah pada pencapaian tujuan secara efektif. Pengertian yang lebih luas dari kegiatan pengendalian mencakup bukan hanya kebijakan 19 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 dan prosedur tetapi juga teknik dan mekanismenya. Teknik merupakan penjelasan yang lebih rinci dari prosedur sedangkan mekanisme menjelaskan siapa dan bagaimana menjalankan teknik tersebut. 4. Informasi dan Komunikasi Informasi adalah data yang telah diolah, yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi pemerintah atau perusahaan Agar informasi yang diidentifikasi dan dilaporkan adalah informasi yang berkualitas, maka informasi tersebut harus memenuhi syarat sebagai berikut. a.Sesuai kebutuhan, yaitu informasi yang diperlukan telah tersedia. b.Tepat waktu, yaitu informasi tersedia ketika diperlukan. c.Mutakhir, yaitu informasi yang terkini, telah tersedia. d.Akurat, yaitu informasi yang diperoleh adalah benar. e.Dapat diakses, yaitu informasi dapat diperoleh dengan mudah oleh pihak-pihak yang terkait. Komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan umpan balik. Efektivitas dari komunikasi terlihat dari umpan balik yang ditunjukkan oleh pihak yang menerima pesan. Umpan balik itu akan menunjukkan apakah telah terjadi kesamaan pemahaman atas makna pesan yang disampaikan. 20 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 5. Pemantauan Pengendalian 2013 Intern Pemantauan pengendalian intern adalah tindakan pengawasan yang dilakukan oleh manajemen dan pegawai lain yang ditunjuk atas pelaksanaan tugas sebagai penilaian terhadap kualitas dan efektivitas sistem pengendalian intern. Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern bertujuan untuk meyakinkan bahwa pengendalian telah berjalan sebagaimana yang diharapkan dan diperbaiki sesuai dengan kebutuhan. Aspek pemantauan pengendalian intern mencakup penilaian kegiatan rutin, seperti supervisi, review atas transaksi yang terjadi guna memastikan apakah kegiatan operasional telah sesuai dengan sistem dan prosedur pengendalian yang telah ditetapkan. Pemantauan pengendalian intern dapat dilakukan dengan 3 (tiga) cara: a. Pemantauan Berkelanjutan (on-going monitoring) Pemantauan atas pengendalian intern yang sedang berjalan menyatu pada kegiatan rutin dan berulang. Pemantauan ini mencakup setiap komponen sistem pengendalian manajemen dan kegiatan untuk mencegah terjadinya kondisi yang tidak lazim, tidak etis, tidak ekonomis, tidak efisien dan tidak efektif dalam pelaksanaan kegiatan b. Evaluasi yang Terpisah (separate evaluations) Evaluasi terpisah adalah penilaian secara periodik atas kinerja organisasi dibandingkan dengan standar pengukuran yang ada atau yang telah disepakati. Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi yang terpisah bergantung pada penilaian risiko dan efektivitas prosedur pemantauan yang sedang diterapkan. Evaluasi ini bermanfaat untuk 21 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 memusatkan secara langsung kepada efektivitas pengendalian pada suatu waktu tertentu dan dapat berbentuk penilaian mandiri (self assessment). c. Tindak Lanjut Tindak lanjut atas temuan audit dilakukan untuk memastikan bahwa temuan audit dan review lainnya segera diselesaikan. Hal hal yang harus dilakukan organisasi dalam tindak lanjut atas temuan audit adalah sebagai berikut. 1. Organisasi memiliki mekanisme untuk memastikan adanya penyelesaian atas temuan hasil audit dan review lainnya dengan segera. 2. Pimpinan organisasi tanggap atas temuan-temuan dan rekomendasi audit dan review lainnya yang bertujuan memperkuat sistem pengendalian manajemen. 3. Organisasi melakukan tindak lanjut yang sesuai dengan temuan dan rekomendasi audit serta review lainnya 22 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 BAB III KESIMPULAN VIII. Kesimpulan Jadi intinya dalam suatu perusahaan perlu adanya pengendalian yang efektif dan efisien, untuk meminimalisir segala kemungkinan kemungkinan buruk yang akan terjadi pada perusahaan tersebut, agar manajer dapat mengevaluasi efektifitas kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan memimpin. 23 Pengendalian Organisasi Yang Efektif 2013 DAFTAR PUSTAKA Sumber: Materi Diklat BPKP – 2009 Jawwad, Ahmad Abdul.Manajemen Team work. 2006.Bandung : PT. Syaamil Cipta Media. Wikipedia.org Marquardt, Michael. 1996. “Building The Learning Organization”. http://estisaridewi.blogspot.com/2011/04/tugas-2-efektifitas-efesiensi.html MANAJEMEN JILID 2, JAMES A.F. STONER http://globalonlinebook1.blogspot.com/2013/06/sistem-pengendalian-yang-efektif.html 24
