Bekerja dalam tim baik dalam Project Management Unit

LOWONGAN COMMUNICATION AND REPORTING OFFICER dan ADMIN ASSISTANT
PADA PROYEK
TRANSFORMING EFFECTIVENESS OF BIODIVERSITY CONSERVATION IN PRIORITY
SUMATRAN LANDSCAPES
Transforming Effectiveness of Biodiversity Conservation in Priority Sumatran Landscapes (Sumatran
Tiger Project) Project bertujuan untuk meningkatkan konservasi keanekaragaman hayati di lanskap
prioritas Sumatera melalui penerapan praktek pengelolaan terbaik bagi kawasan konservasi dan
kawasan budidaya yang ada di sekitarnya. Dimana pemulihan populasi harimau sumatera dijadikan
indikator keberhasilan proyek yang didanai hibah dari GEF, dan dikelola oleh Kementerian
Lingungan Hidup dan Kehutanan (KLHK) bersama dengan UNDP.
Untuk mendukung pelaksanaan kegiatan baik dalam hal teknis, reporting dan administrasi pada
proyek diperlukan Communication and Reporting Officer dan Admin Assistant, untuk ditempatkan
di Project Management Unit (PMU), Jakarta
I.
Communication and Reporting Officer
A. Tugas dan Tanggungjawab
Bekerja dalam tim baik dalam Project Management Unit maupun Project Implementation
Unit di setiap lanskap proyek. Kandidat akan menggunakan keahlian teknisnya terkait
dengan komunikasi dan pelaporan, antara lain:
-
-
-
Membangun strategi komunikasi, awareness raising and peningkatan kapasitas dalam
pengelolaan kawasan konservasi di lokasi proyek, termasuk dalam menyusun
rencana kerja tahunan.
Membantu menyiapkan korespondensi komunikasi proyek termasuk menyiapkan
dokumen-dokumen yang relevan.
Menyiapkan material awareness terkait dengan pelaksanaan even-even proyek
seperti bahan speech, pers release dll.
Membantu Monitoring and Reporting Officer dan National Project Manager
menyiapkan data dan pelaporan, terkait upaya-upaya proyek, output yang dihasilkan
untuk disesuaikan dengan perkembangan proyek, baik dalam Laporan Kuartal Proyek
maupun Laporan Tahunan.
Membangun dan menjaga networking dan partnership dengan parapihak, termasuk
media masa, untuk mendukung pencapaian tujuan proyek dan untuk tujuan dalam
kebijakan konservasi
Menyiapkan dan mengelola materi-materi publikasi proyek kepada pihak luar melalui
Project website, social media, E-newsletter and media lain yang efektif, termasuk
studi-studi dalam proyek dan bekerja sama erat dengan Divisi Komunikasi UNDP
Indonesia
Membantu menyiapan substansi artikel untuk berkontribusi dalam membangun isu
kunci dalam proyek khususnya dalam hal penguatan kelembagaan pengelolaan
taman nasional, konservasi harimau sumatera, penegakan hukum dan anti perburuan,
pengarus-utamaan jender, dan pemberdayaan masyarakat
Certificate No. ID08/1023
-
Melakukan tugas-tugas lain yang sesuai kesepakatan atas permintaan National
Project Manager
Membuat laporan kepada National Project Manager sesuai tata waktu yang ada
-
B. Kualifikasi:
-
Sarjana dalam bidang ilmu komunikasi, jurnalistik, komunikasi publik, bahasa,
lingkungan atau bidang lain yang relevan;
Berpengalaman minimal 5 tahun dalam perkerjaan bidang komunikasi, pengalaman
dalam bidang public relation; community outreach khususnya di bidang kehutanan dan
lingkungan akan memberi nilai lebih;
Mempunyai pengalaman mengikuti pelatihan di bidang komunikasi, media publikasi
dan penyuluhan akan memberi nilai tambah yang cukup penting;
Mempunyai ketertarikan dalam bidang lingkungan; pelestarian alam;
Mempunyai pengalaman bekerja dengan pemerintah, terutama Kementerian
Kehutanan; NGO; dan masyarakat local. Pengalaman bekerja dengan atau dalam
proyek UNDP menjadi nilai lebih;
Mempunyai kemampuan berkomunikasi sevara efektif baik secara verbal dan tulisan
untuk keperuan teknis maupun public;
Mempunyai pengalaman dalam penyusunan laporan proyek, dalam Bahasa Indonesia
maupun Bahasa Inggris;
Mempunyai kemampuan interpersonal dan komunikasi yang kuat; beradaptasi dalam
beragam budaya dan lingkungan kerja;
Mempunyai kemampuan bahasa yang baik, dalam Indonesia dan Inggris;
Mempunyai kemampuan bekerja dalam teknan dan jadwal pekerjaan yang ketat;
Mempunyai kemampuan menghasilkan konten yang berkualitas dalam tata waktu
yang tersedia.
II.
Admin Assistant
A. Tugas dan Tanggungjawab
Admin Assistant bertanggungjawab dalam memberikan dukungan kesekretariatan
dan administrasi secara menyeluruh terhadap National Project Manager, Finance
Associate, dan Project Assistant. Admin Assistant proyek akan melakukan fungsifungsi nya di bawah pengawasan langsung dari National Program Manager. Admin
Assistant akan memberikan bantuan profesional untuk pelaksanaan dan
manajemen proyek sebagai berikut:
-
Membantu korespondensi proyek sehari-hari, berbagi informasi dan pengasipan,
memastikan bahwa tindak lanjut yang tepat sudah dilakukan, dan memperbarui
proyek file. Menyiapkan risalah rapat proyek.
-
Membantu kegiatan Administrasi Sumber Daya Manusia (SDM) di PMU, kontrak,
daftar kehadiran dan cuti, berkoordinasi dalam perekrutan terkait dan hal-hal lain
yang terkait SDM.
-
Membantu dalam menyediakan keperluan logistik dalam setiap kegiatan pelatihan,
workshop dan kegiatan-kegiatan proyek lainnya
Certificate No. ID08/1023
-
Mendukung aktivitas pemeliharaan kebersihan dan keamanan kantor, perlengkapan
kantor, mengelola persediaan peralatan alat tulis kantor, pengelolaan inventaris dan
administrasi keuangan kegiatan/proyek, pembayaran tagihan/ biaya operasional
kantor
-
Membantu dalam persiapan pejabat KLHK dan mitra terkait, dalam administrasi
perjalanan dinas ke daerah, penyiapan dokumen pengelolaan asset, dokumen
pemindahan/serah-terima asset dan hibah, serta memberikan dukungan logistic
lainnya.
Memberikan dukungan dalam pemantauan pengadaan pembelian-pembelian yang
dilakukan oleh proyek dengan mengacu pada aturan UNDP dan pemerintah;
-
Memberikan dukungan dalam mempersiapkan dokumen BAST dari proyek ke
pemerintah atas pengadaan-pengadaan yang telah dilakukan;
-
Menjaga komunikasi yang baik dan kerjasama dalam PMU, KLHK, dan staf proyek
lainnya, para konsultan, serta satuan terkait di UNDP.
-
Melakukan tugas lain yang diminta oleh National Project Manager dalam rangka
mendukung pelaksanaan kegiatan proyek.
B. Kualifikasi :
- Memiliki gelar Diploma dalam semua bidang ilmu;
- Mempunyai pengalaman dalam pekerjaan administrasi minimal 2 tahun, lebih disukai yang
mempunyai pengalaman dalam memberikan bantuan dalam koordinasi dan pelaksanaan
proyek;
- Mempunyai pengalaman bekerja dengan instansi/lembaga yang berhubungan dengan
pengelolaan sumber daya alam menjadi nilai tambah;
- Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dan berkordinasi dengan berbagai
pemangku kepentingan program / kegiatan;
- Memiliki keterampilan komputer yang kuat, khususnya penguasaan akan semua aplikasi
paket MS Office dan Internet;
- Memiliki kemampuan menulis dan berkomunikasi dalam Bahasa Indonesia, dan
pengetahuan bahasa Inggris yang baik adalah keharusan;
- Memiliki kepribadian yang baik dan keterampilan berkomunikasi, kepekaan akan budaya
yang kuat dan kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan berbagai budaya;
- Mampu bekerja di bawah tekanan dan memenuhi tenggat waktu yang ketat;
- Kemampuan untuk menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi dalam kerangka waktu
yang ditentukan.
Lamaran dan CV dapat dikirimkan ke alamat email [email protected] dengan
subject sesuai posisi yang akan dilamar, serta mencantumkan expected salary dalam surat
lamaran paling lambat tanggal 11 Juni 2017. Hanya kandidat yang masuk shortlisted yang
akan dipanggil untuk interview (lokasi ditentukan kemudian)
Certificate No. ID08/1023