Kebijakan Dan Perencanaan Sistem Akuntansi

ANALISIS DAN PERANCANGAN SIA
“KEBIJAKAN DAN PERENCANAANSISTEM AKUNTANSI”
Nama
:
1. Afriyanti
( 20214419 )
2. Jenti
( 25214629 )
3. Nathalia Garcia
( 27214839 )
4. Resfita Damayanti
( 29214076 )
5. Vinona Septia Betami
( 2C214078)
Jurusan
: Akuntansi
Dosen
: Dini Tri Wardhani
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
JAKARTA
2017
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena
dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan
makalah
mengenai
“KEBIJAKAN
DAN
PERENCANAAN
SISTEM
AKUNTANSI” ini dengan baik meskipun banyak kekurangan didalamnya. Dan
juga kami berterima kasih pada Ibu Dini Tri Wardhani selaku Dosen mata kuliah
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Universitas Gunadarma
yang telah memberikan tugas ini kepada kami.
Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah
wawasan serta pengetahuan kita mengenai kebijakan dan perencanaan dalam
sistem akuntansi, dan juga bagaimana proses perencanaan dalam pengembangan
sistem akuntansi. Kami juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini
terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap
adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah kami buat di
masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran
yang membangun.
Semoga makalah ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya.
Sekiranya makalah yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami sendiri
maupun orang yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat
kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran
yang membangun dari Anda demi perbaikan makalah ini di waktu yang akan
datang.
2
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL
1
KATA PENGANTAR
2
DAFTAR ISI
3
KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM AKUNTANSI
4
1.1 Kebijakan Sistem Akuntansi
4
1.2 Perencanaan Sistem Akuntansi
6
1.3 Proses Perencanaan Sistem Akuntansi
8
a. Perencanaan Proyek-Proyek Sistem Akuntansi
9
b. Persiapan Proyek – Proyek Sistem Akuntansi Yang Akan
Dikembangkan
9
c. Pendefinisian Proyek-Proyek Sistem Akuntansi Yang
Dikembangkan
9
KESIMPULAN
13
DAFTAR PUSTAKA
14
3
KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM AKUNTANSI
1.1
Kebijakan Sistem Akuntansi
Kebijakan adalah aturan tertulis yang merupakan keputusan formal
organisasi, yang bersifat mengikat, yang mengatur prilaku dengan tujuan untuk
menciptakan tata nilai baru dalam masyarakat. Kebijakan akan menjadi rujukan
utama para anggota organisasi atau anggota masyarakat dalam berprilaku (Dunn,
1999). Kebijakan pada umumnya bersifat problem solving dan proaktif. Berbeda
dengan Hukum (Law) dan Peraturan (Regulation), kebijakan lebih adaptif dan
interpratatif, meskipun kebijakan juga mengatur “Apa yang boleh, dan apa yang
tidak boleh”. Kebijakan juga diharapkan dapat bersifat umum tetapi tanpa
menghilangkan ciri lokal yang spesifik. Kebijakan harus memberi peluang
diinterpretasikan sesuai kondisi spesifik yang ada.
Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahulu
dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk pengembangan
sistem itu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem
tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya
kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak (Top Management),
maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen
puncak ini. Padahal dukungan dari anajemen puncak sangat penting artinya.
Kebijakan sistem (Systems Policy) merupakan landasan dan dukungan dari
manajemen puncak untuk membuat perencanaan system. Perencanaan sistem
(Systems Planning) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan
sistem.
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh
manajemen puncak karena manajemen puncak menginginkan untuk meraih
kesempatan – kesempatan yangada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang
lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan yang perlu
4
diperbaiki (misalnya untuk meningkatkan efektifitas manajemen, meningkatkan
produktivitas atau meningkatkan pelayanan yang lebih baik kepada langganan).
Partisipasi dan keterlibatan manajemen puncak masih diharapkan untuk
keberhasilan sistem yang akan dikembangkan. Untuk itu manajemen puncak
dilengkapi dengan suatu tim penasehat yang disebut dengan komite pengarah
(Steering Commitee) yang umumnya dibentuk dari wakil-wakil pimpinan dari
masing-masing departemen pemakai sistem seperti misalnya manajer-manajer
departemen atau manajer-manajer divisi. Seringkali komite ini diketuai sendiri
oleh direktur utama.
Tugas komite ini adalah sebagai berikut :
-
Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan
dengan perencanaan sistem, proyek – proyek sistem serta pengadaan
perangkat keras, perangkat lunak dan fasilitas – fasilitas lainnya.
-
Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem sesuai dengan rencananya,
-
Memonitor atau mengawasi kemajuan dari proyek sistem.
-
Menilai kinerja dari fungsi–fungsi sistem yang telah dikembangkan
-
Memberikan saran–saran dan petunjuk–petunjuk terhadap proyek sistem
yang sedang dikembangkan, terutama yang berhubungan dengan pencapaian
sasaran sistem, sasaran perusahaan dan juga terhadap kendala–kendala yang
dihadapi.
Keuntungan adanya tim pengarah adalah:
-
Adanya dukungan total dari perusahaan.
-
Proyek ditandai dengan perencanaan dan pengendalian yang baik.
-
Menetapkan
kebijakan,
menyediakan
memecahkan konflik.
5
pengendalian
keuangan,
dan
1.2
Perencanaan Sistem Akuntansi
Perencanaan sistem dilakukan saat suatu kegiatan akan berjalan.
Perencanaan sistem mengidentifikasikan sistem informasi penting yang strategis
dalam organisasi. Tujuan perencanaan sistem akuntansi yaitu untuk melihat
kesempatan memanfaatkan teknologi informasi dan membangun proyek sistem
yang mendukung tujuan bisnis.
Perencanaan sistem adalah proses membuat sebuah Laporan Perencanaan
Sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan
mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi. Perencanaan sistem berhubungan
dengan perencanaan bisnis.
Selain itu juga untuk menghindari pinaliti/hukuman yang diderita jika
tidak sesuai atau tidak ada perencanaan sistem, yaitu :
-
Kehilangan kesempatan untuk memanfaatkan faktor strategis PDM.
-
Biaya yang terlalu tinggi untuk hardware, software dan jaringan
telekomunikasi yang terlambat dipesan ƒ Pekerjaan yang terburu-buru
hingga akhir proyek, karena tim proyek tidak menyediakan waktu yang
cukup untuk mengimplementasikan tugas, seperti persiapan lapangan,
ujicoba, pelatihan dan konversi .
-
Gangguan user dan pekerjaannya dan operasi perusahaan selama produksi
memuncak karena salah penjadualan.
-
Kehilangan kredibilitas user karena tanggal target yang terlewat (ini dapat
terjadi bagi suatu perencanaan sistem yang baik karena manajer proyeknya
tidak hati–hati).
Dalam banyak organisasi, manajemen puncak atau steering committee
sangat berperan dalam perencanaan sistem. Idealnya terdiri dari CIO, CEO, CFO
dan eksekutif senior perwakilan kelompok user yang lain. Komite ini yang
menghubungkan tujuan bisnis dan sistem informasi untuk mencapai tujuannya.
Adapun beberapa yang dilakukannya adalah :
6
-
Menyelesaikan konflik teritori dan politik dari membangun sistem yang
baru.
-
Menentukan prioritas proposal proyek sistem ƒ Menyetujui perencanaan
dan anggaran sistem.
-
Mereview kemajuan proyek.
-
Menentukan apakah proyek tertentu dapat dilanjutkan atau tidak.
Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan fisik, tenaga
kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta
operasinya. Perencanaan sistem terdiri dari perencanaan jangka pendek (1-2
tahun) dan jangka panjang (-5tahun).
Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staff perencanaan sistem
(planning staff). Bila staff ini tidak ada, maka perencanaan sistem dapat juga
dilakukan
oleh
pengembangan
departemen
sistem
sistem
dikepalai
(system
oleh
departement).
manajer
sendiri,
Departemen
yaitu
manajer
pengembangan sistem (system development manager) dan departemen pengolahan
data dikepalai manajer pengolahan data. Dengan demikian fungsi dari masing –
masing bagian antaralain:
-
Planning staff mempunyai tugas melakukan perencanaan sistem
berdasarkan kebijakan sistem yang telah ditetapkan oleh manajemen
puncak. Bila staff ini tidak ada, fungsinya dapat digantikan oleh
departemen pengembangan sistem.
-
Departemen pengembangan sistem mempunyai tugas mengembangkan
sistem sesuai dengan rencana yang telah dibuat oleh planning staff. Bila
staff ini tidak ada maka tugasnya dapat digantikan oleh konsultan
pengembangan sistem diluar perusahaan.
-
Depertemen pengeolahan data mempunyai tugas untuk mengoperasikan
sistem yang telah dikembangkan oleh departemen pengembangan sistem.
Bila staff ini tidak ada maka harus dibentuk atau dapat digabung dengan
departemen akuntansi.
7
1.3
Proses Perencanaan Sistem Akuntansi
Proses dari perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam 3 proses
utama, yaitu sebagai berikut:
1. Merencanakan proyek – proyek sistem yang dilakukan oleh staff
perencana sistem.
2. Menentukan proyek – proyek sistem yang akan dikembangkan
dilakukan oleh komite pengarah.
3. Mendefinisikan proyek – proyek sistem dikembangkan yang dilakukan
oleh analis sistem.
Adapun tahapan dari proses perencanaan sistem untuk ketiga bagian ini
tampak pada gambar berikut:
8
a. Perencanaan Proyek – Proyek Sistem Akuntansi
Proses perencanaan sistem bertujuan untuk merencanakan proyek
sistem yang akan dikembangkan nantinya. Hasil dari proses perencanaan
sistem ini adalah laporan perencanaan sistem yang dapat berupa
perencanaan sistem jangka pendek maupun perencanaan sistem jangka
panjang. Yang melakukan proses perencanaan adalah staff perencana
sistem (staff planning).
Proses perencanaan sistem terdiri dari tahapan sebagai berikut:
1. Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
2. Mengidentifikasi proyek – proyek sistem.
3. Menetapkan sasaran proyek – proyek sistem.
4. Menetapkan kendala proyek – proyek sistem.
5. Menentukan prioritas proyek sistem.
6. Membuat laporan perencanaan sistem.
b. Persiapan
Proyek
–
Proyek
Sistem
Akuntansi
Yang
Akan
Dikembangkan.
Persiapan ini meliputi penunjukan team analis yang akan
menganalisis kelayakan dari proyek dan disusul dengan mengumumkan
proyek pengembangan ini kepada semua pemakai sistem diperusahaan.
1. Menunjuk team analis.
2. Mengumumkan proyek pengembangan sistem.
c. Pendefinisian
Proyek
–
Proyek
Sistem
Akuntansi
Yang
Dikembangkan.
Mendefinisikan proyek – proyek sistem ini berarti melakukan suatu
studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk
dikembangkan. Hasil dari studi ini nantinya akan dimintakan persetujuan
kepada manajemen dalam bentuk laporan usulan proyek sistem yang akan
dikembangkan.
9
Dengan demikian tugas yang harus dilakukan oleh team analis
dalam tahap ini adalah:
1. Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem.
Ruang lingkup dan sasaran sistem harus betul-betul dipahami terlebih
dahulu oleh team analis, karena hal ini sangat erat hubungannya dalam
perhitungan biaya dan waktu pengembangan sistem yang akan
diperkirakan oleh analis sistem.
2. Melakukan studi kelayakan.
Studi kelayakan (feasibility study) adalah suatu studi yang akan
digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan
proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Studi kelayakan dalam
tahap ini silakukan oleh analis sistem dengan melakukan penelitian
pendahuluan. Penelitian pendahuluan ini memiliki tujuan agar dapat
memahami operasi dari sistem yang lama, dapat menentukan
kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem secara garis besar untuk dapat
mencapai sasaran sistem ini, mementukan permasalahan yang terjadi
sehingga sistem yang lama belum dapat mencapai sasaran yang
diinginkan, dan menilai kelayakan sistem proyek system dan meminta
persetujuan manajemen.
3. Menilai
kelayakan
proyek
system
dan
meminta
persetujuan
manajemen.
Lima macam kelayakan dapat dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut:
a. Kelayakan teknik (technical feasibility)
Kelayakan teknik ini digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci
seperti “Apakah teknologi ini dapat diterapkan disistem?”.Untuk
menjawab pertanyaan ini,maka yang harus dipertimbangkan halhal berikut :
-
Ketersediaan teknologi di pasaran
-
Ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikannya.
10
b. Kelayakan operasi (operational feasibility)
Penilaian terhadap kelayakan operasi digunakan untuk mengukur
apakah
sistem
yang
akan
dikembangkan
nantinya
dapat
dioperasikan dengan baik atau tidak didalam organisasi. Kelayakan
operasi digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci seperti
“Dapatkah
sistem
nantinya
diterapkan
didalam
organisasi
ini?”.Untuk menjawab pertanyaan ini, beberapa aspek dapat
dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut:
-
Kemampuan dari personil-personil
-
Kemampuan dari operasi system untuk menghasilkan informasi
-
Kemampuan pengendalian dari operasi system
-
Efisiensi dari system
c. Kelayakan jadual (schedule feasibility)
Penilaian kelayakan jadual ini digunakan untuk menentukan bahwa
pengembangan sistem akan dapat dilakukan dalam batas waktu
yang
telah
ditetapkan.Kelayakan
jadwal
digunakan
untuk
menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut: “Dapatkah sistem
nantinya
dikembangkan
sesuai
dengan
waktu
yang
telah
diterapkan?”. Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan
sistem dapat dibandingkan dengan waktu seharusnya yang
diinginkan. Untuk melakukan penelitian kelayakan jadual, dapat
digunakan teknik kuantitatif yang terkenal, yaitu PERT (Program
Evaluation and Review Technique).
d. Kelayakan ekonomi (economic feasibility)
Kelayakan ekonomi digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci
seperti “Apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dibiayai
dan menguntungkan?”. Untuk menjawab pertanyaan ini, beberapa
aspek dapat dipertimbangkan, yaitu:
11
-
Besarnya dana yang diperkirakan untuk mengembangkan
sistem ini.
-
Manfaat yang diperoleh oleh sistem dibandingkan dengan
biaya pengembangannya.
e. Kelayakan Hukum (law feasibility)
Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkanmasalah
dikemudian hari karena menyimpang dari hukum
Misal hubungan teknologi komunikasi data
yang berlaku.
jaringan komputer
jarak jauh (long-distance network). Peraturan yang berlaku adalah
semua alat-alat tambahan yang dilekatkan di alat telepon harus
seijin dan disetujui oleh Perumtel.
f. Membuat usulan proyek system
Hasil akhir dari perencanaan sistem oleh analis sistem berupa:
-
Mendefinisikan proyek-proyek sistem akan dikembangkan
-
Laporan usulan proyek sistem secara tertulis.
-
Inti dari isi laporan mengenai alternatip pemecahan mana yang
terbaik
-
Penjelasannya tentang rencana kegiatan apa yang akan
dilakukan untuk mengembangkan proyek sistem.
g. Meminta persetujuan manajemen.
Usulan proyek yg telah dibuat oleh analisis sistem kemudian
diserahkan kepada manajemen untuk dipelajari. Bila manajemen
menyetujui maka analisis sistem akan melakukan tahapan
berikutnya, yaitu tahap analisis sistem.
12
KESIMPULAN
Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahulu
dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk pengembangan
sistem. Perencanaan sistem dilakukan saat suatu kegiatan akan berjalan.
Perencanaan sistem mengidentifikasikan sistem informasi penting yang strategis
dalam organisasi. Perencanaan sistem akuntansi bertujuan untuk melihat
kesempatan, memanfaatkan teknologi informasi, dan membangun proyek sistem
yang mendukung tujuan bisnis.
Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan fisik, tenaga
kerja, dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta
operasinya. Proses dari perencanaan sistem terdiri dari merencanakan proyek –
proyek sistem, menentukan proyek – proyek sistem, dan mendefinisikan proyek –
proyek sistem.
13
DAFTAR PUSTAKA
cicilia_el.staff.gunadarma.ac.id/.../Kebijakan+dan+perencanaan+sistem+akun
tansi.pdf
Jogiyanto.HM. 1990. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Andi. Yogyakarta.
tanzir.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/6616/M4-Perencanaan+Sistem.pdf
http://danumardani2014.blogspot.co.id/2014/05/kebijakan-dan-perencanaan-sistem.html
14