2.2 Landasan Konseptual

BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1
LandasanTeori
2.1.1
Komunikasi
Komunikasi merupakan salah satu kegiatan interaksi yang sangat penting
dalam semua aspek kehidupan manusia. Komunikasi bagaikan urat nadi kehidupan
sosial manusia, karena seluruh kegiatan manusia dimulai dengan komunikasi
(Soedarsono, 2009: 27). Hal ini menekankan bahwa komunikasi merupakan kegiatan
yang tidak pernah lepas dari kehidupan manusia. Ketika manusia sendirian atau
bersama dengan orang lain, manusia selalu melakukan kegiatan komunikasi. Artinya
manusia selalu terlibat dalam kegiatan menyampaikan pesan dan menterjemahkan
pesan. Hal ini berlangsung secara disadari maupun tidak disadari (Zuhdi, 2011: 1).
Chris
fill
memberikan
pemahaman
mengenai
komunikasi
bahwa
communications itself is the process by which individuals share meaning
(komunikasi adalah proses dimana individu saling berbagi pemahaman) (Soedarsono,
2009: 28). Pendapat ini mirip dengan yang dikemukana oleh Keith Davis. Menurut
Keith Davis, komunikasi adalah pemindahan pengertian dari satu orang kepada
orang lain. Sehingga dapat dikatakan bahwa komunikasi adalah proses pemindahan
pesan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada yang
lain. (Zuhdi, 2011: 2)
Selain
definisi yang telah diberikan oleh Chris Fill dan Davis, untuk
memberikan gambaran yang lengkap mengenai definisi-definisi komunikasi, Brent D
11
12
Ruben memberikan definisi bahwa komunikasi adalah suatu proses koordinasi yang
dilakukan oleh individu dengan lingkungannya ( kelompok, organisasi, masyarakat)
dengan menciptakan, mengirim dan menggunakan informasi.
Berdasarkan definisi yang diberikan oleh Brent D. Ruben, dalam (Zuhdi,
2011: 4).dapat diambil suatu pengertian bahwa komunikasi adalah suatu proses
interaktif. Dalam defiinisi yang dikemukakan oleh Ruben, juga dinyatakan adanya
proses menciptakan ide atau gagasan (developing ideas) merupakan tahapan awal
dalam proses komunikasi. Kemudian terjadi proses pengiriman ide atau gagasan
yang telah diolah dan dikembangkan dalam bentuk informasi yang merupakan pesan
(message), dan berikutnya terjadi proses pengiriman pesan (transmiting the
message).
Beberapa
penjelasan
mengenai
komunikasi
tersebut
secara
umum
menunjukkan bahwa kegiatan komunikasi adalah proses transfer pengertian melalui
peristiwa yang disengaja ataupun tidak disengaja secara langsung atau melalui
saluran agar terjadi respon, baik verbal maupun non verbal. Dan juga, setiap pihak
yang terlibat dalam komunikasi yaitu komunikator dan komunikan secara simultan
melakukan peran komunikator dan komunikan secara bergantian.
Terkait dengan penelitian ini, gaya kepemimpinan dan arah aliran informasi,
melibatkan komunikasi antara atasan dan bawahan dimana mereka dapat secara
simultan melakukan peran komunikator dan komunikan secara bergantian. Sehingga
menciptakan arah aliran informasi yang terjadi, dimana atasan memberikan pesan
kepada bawahan, bawahan memberikan pesan kepada atasan.
13
2.1.2
Komunikasi Organisasi
Organisasi merupakan tempat atau wadah di mana orang-orang yang
melakukan kegiatan pencapaian tujuan itu berhimpun. Kegiatan di sini adalah suatu
aktivitas kerja yang kompak sehigga merupakan suatu unit kerjasama dalam menuju
arah tercapainya tujuan bersama (Suhandang, 2012: 177). Organisasi juga dapat
dikatakan sebagai kelompok manusia yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang
diinginkan.
Kelangsungan Hidup suatu organisasi / perusahaan, salah satunya bergantung
pada bagaimana para anggotanya saling membagikan serta mengkoordinasikan tugas
dan tanggung jawabnya, seperti yang tertera dalam sturktur organisasi / perusahaan.
Pendekatan sistem manajemen komunikasi merupakan salah satu alternatif yang
digunakan organisasi / perusahaan untuk menjaga agar aktivitas manajemen dapat
berjalan sesuai dengan tujuan (Soedarsono, 2009: 39).
Menurut Schein dalam (Muhammad, 2011: 23) mengatakan bahwa organisasi
mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling
berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan tergantung kepada komunikasi
manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. Dengan
demikian dapat dijelaskan bahwa suatu organisasi adalah koordinasi sejumlah
kegiatan manusia yang direncanakan untuk mencapai suatu maksud atau tujuan
bersama melalui pembagian tugas dan fungsi serta wewenang dan tanggung jawab.
Dari pemahaman mengenai organisasi, pada intinya organisasi menetapkan
peran (role) kepada setiap orang yang menjadi anggotanya, peran-peran itu kemudian
dioperasionalisasikan ke dalam tugas (task) dan fungsi (function). Operasionalisasi
tugas dan fungsi yang beraneka ragam dan bertingkat-tingkat tersebut disesuaikan
14
dengan jabatan yang bersifat struktural dan fungsional, sekaligus menunjukkan tinggi
– rendahnya kedudukan serta besar – kecilnya kewenangan. Semua peran tersebut
tidak dapat dilaksanakan sendiri tetapi harus bersama-sama dengan orang lain yang
mempunyai kedudukan dan kewenangan yang lebih tinggi, setingkat maupun yang
lebih rendah. Proses kerja sama itu memerlukan hubungan dengan orang lain melalui
mekanisme yang disebut komunikasi, dan karena konteksnya dalam organisasi,
disebut komunikasi organisasi (Soedarsono, 2009: 40).
Redding dan Sanborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah
pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang
termasuk dalam bidang ini adalah komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan
persatuan pengelola, komunikasi downward atau komunikasi dari atasan kepada
bawahan, komunikasi upward atau komunikasi dari bawahan ke atasan, komunikasi
horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama level/tingkatnya dalam
organisasi, keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan
komunikasi evaluasi program (Muhammad, 2011: 65). Penjelasan singkat mengenai
komunikasi internal atau komunikasi organisasi adalah komunikasi yang terjadi
dalam perusahaan atau organisasi, misalnya komunikasi antara manajemen dengan
karyawan (Indrasafitri, 2008: 18).
Secara sederhana, komunikasi organisasi dipahami sebagai jaringan kerja
yang dirancang dalam suatu sistem dan proses untuk mengalihkan informasi dari
seseorang/sekelompok orang kepada seseorang/sekelompok orang demi tercapainya
tujuan organisasi. Jaringan komunikasi organisasi merupakan pola hubungan
antarmanusia yang bersifat formal. Keformalan itu meliputi adanya jaminan
formalitas dalam unsur-unsur komunikasi dan proses kerja unsur-unsur tersebut.
Unsur tersebut dalam komunikasi organisasi meliputi :
15
a. Kesengajaan, karena pertukaran pesan dalam komunikasi organisasi
dilakukan melalui suatu hubungan formal dan informal (bukan hubungan
sosial) yang disengaja berdasarkan penggarisan organisasi, dimana setiap
tingkatan memiliki posisi dan peranan tertentu dalam organisasi.
b. Pertukaran, karena meliputi paling tidak dua atau lebih orang, yakni pihak
pengirim dan penerima. Masing-masing puhak secara bergantian menjadi
penerima atau pengirim pesan.
c. Gagasan, pendapat, informasi dan instruksi. Isi pesan berupa buah pikiran dan
harapan
yang
disampaikan
sesuai
dengan
kondisi
individu
dan
lingkungannya.
d. Personal dan impersonal, karena menggunakan saluran langsung seperti tatap
muka atau melalui saluran tidak langsung media massa (website perusahaan,
majalah perusahaan dan lain-lain) kepada sejumlah orang secara serentak.
e. Simbol atau tanda. Simbol mungkin positif dan abstrak, tanda mungkin
berbentuk verbal dan nonverbal. Keduanya dapat disandikan menjadi pesan
untuk dipertukarkan. Kuncinya adalah bagaimana memakna pesan-pesan
tersebut.
f. Mencapai tujuan organisasi merupakan salah satu karakteristik, tujuan atau
harapan organisasi yang bersifat formal dan sangat ditentukan oleh pimpinan.
Unsur-unsur tersebut menunjukkan bahwa kegiatan komunikasi organisasi
terjadi dalam batas-batas yang jelas dan sesuai dengan pencapaian tujuan
organisasinya. James L.Gibson menjelaskan dengan cara mengimplementasikan
unsur-unsur yang ada dalam proses komunikasi tersebut ke dalam kegiatan
organisasi/perusahaan, yaitu :
16
a. Komunikator dalam konteks organisasi/perusahaan adalah seorang karyawan
atau anggota organisasi perusahaan dengan gagasan, maksud, informasi dan
bertujuan mengadakan komunikasi.
b. Membuat sandi atau menyandi (encoding) dilakukan oleh komunikator,
dengan menerjemahkan gagasan komunikator ke dalam serangkaian
tanda/simbol komunikasi yang sistematis.Bentuk utama dari sandi adalah
bahasa. Fungsi dari pembuatan sandi adalah memberi bentuk tertentu untuk
menyatakan gagasan dan maksud sebagai sebuah pesan.
c. Pesan (message) merupakan hasil dari proses pembuatan sandi. gagasan/ide
oleh komunikator dinyatakan dalam bentuk pesan – dapat bersifat lisan atau
tulisan.
d. Media adalah alat untuk menyampaikan pesan. Organisasi/ perusahaan
memberi informasi kepada anggotanya dengan beraneka ragam cara termasuk
tatap muka, telepon, pertemuan kelompok, komputer, memo, pernyataan
kebijakan, sistem imbalan, jadwal produksi dan ramalan penjualan.
e. Menguraikan sandi ke penerima (decoding – receiver). Menguraikan sandi
(decoding) merupakan istilah teknis bagi proses pikiran penerima. Penerima
menafsirkan (menguraikan sandi) pesan menurut pengalaman sendiri
sebelumnya (field of experiences) dan menurut kerangka referensinya (frame
of references).
f. Umpan balik (feedback). Pada komunikasi satu arah tidak memungkinkan
pemberian umpan balik dari penerima kepada komunikator, sehingga
kemungkinan penyimpangan (distorsi) antara pesan yang diterima dapat
terjadi. Sedangkan komunikasi dua arah (timbal balik) terjadi proses umpan
balik
dari
penerima
kepada
komunikator.
Dalam
pengelolaan
17
organisasi/perusahaan, kegiatan komunikasi terjadi antara manajer dengan
bawahannya atau sebaliknya, dan umpan balik dapat berlangsung secara
langsung maupun tidak langsung.
g. Kegaduhan (noise), merupakan faktor-faktor yang menggangu proses
komunikasi. Faktor-faktor ini dapat muncul melalui masing-masing unsur
komunikasi.
Selanjutnya, implementasi dari unsur-unsur proses komunikasi di organisasi
atau perusahaan adalah bagaimana manajer (pimpinan organisasi) mempunyai
gagasan-gagasan besar untuk memanfaatkan komunikasi organisasi; mulai dari
penyusunan rencana, mengorganisasikan seluruh kegiatan dengan dukungan sumber
daya manusia (SDM), fasilitas software dan hardware, mengarahkan, mengawasi
sampai dengan mengevaluasi seluruh kegiatan organisasi tersebut, hingga tujuan
organisasi/perusahaan tercapai. (Soedarsono, 2009: 43)
Penelitian ini akan menganalisa komunikasi organisasi yang terjadi dalam
perusahaan. Bilamana setiap anggota yang terdiri dari beragam posisi dan peran
dalam perusahaan ini saling menciptakan dan bertukar informasi atau pesan secara
terus menerus. Selain itu, menganalisa pula keadaan yang saling bergantung dan
berhubungan antara satu bagian dengan bagian lain.
2.1.3
Kepemimpinan
Manajer atau pemimpin adalah seseorang yang memiliki tugas membuat
orang-orang dalam sebuah organisasi atau perusahaan dengan berbagai karakteristik
dan latar belakang budaya bekerja bersama untuk mencapai tujuan yang diinginkan
oleh perusahaan dan sesuai dengan teknologi yang dipakai (Murtie, 2012: 18).
18
Dengan kemampuan mengatur orang-orang dari karakteristik dan latar belakang
budaya yang berbeda tersebut maka dengan sendirinya tugas seorang manajer adalah
mengintegrasikan bebagai berbagai macam variabel baik dari karakteristik yang
berbeda, latar belakang budaya yang bermacam-macam, dan pendidikan yang
bervariasi
ke
dalam
suatu
tujuan
dalam
perusahaan
tersebut
dengan
menyesuaikannya satu dengan yang lainnya. Karena di dalam sebuah organisasi
baru, sosialisasi berlangsung atas prakarsa dan tanggung jawab (para) pendiri
dan/atau pemimpin organisasi dan melibatkan segenap anggota organisasi. Hardjana,
(2010).
Untuk menyesuaikan berbagai perbedaan di antara para karyawan tersebut
tentu saja diperlukan adanya mekanisme yang mumpuni dan sesuai untuk
diaplikasikan ke dalam sistem kerja seorang manajer atau pemimpin (Murtie, 2012:
28-30), antara lain:
a. Pengarahan (direction)
Pengarahan atau direction ini mencakup pembuatan keputusan, kebijakan,
supervisi, dan lain-lain.
b. Rancangan organisasi dan pekerjaan
Tentu saja seorang manajer harus mampu merancang pekerjaan yang akan
dilakukan oleh anak buahnya, seperti membuat schedule akan sangat
membantu para karyawan dalam menyelesaikan tugas dengan lebih tepat
waktu dan sasaran
c. Seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan
Seorang manajer memiliki tugas mengajak berbagai tipe dan karakteristik
karyawan untuk bersama-sama mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu,
manajer juga berhak untuk menyeleksi karyawan yang akan membantunya
19
melaksanakan tugas yang sesuai dengan karakteristik karyawan terhadap
tugas yang akan diembannya. Setelah tahapan seleksi, seorang manajer juga
mengadakan pelatihan (training) tentang tugas-tugas yang akan diserahkan
kepada karyawan yang bersangkutan untuk penunjang keberhasilan dan
tercapainya tujuan. Setelah adanya pelatihan awal, selanjutnya secara berkala
manajer mengadakan pengembangan kemampuan yang dimiliki oleh para
karyawan sehingga produktivitas karyawan semaki baik.
d. Sistem komunikasi dan pengendalian
Manajer harus memiliki sistem komunikasi yang baik dan dua arah dengan
para bawahannya. Dengan komunikasi yang baik, manajer bisa mengetahui
segala aspirasi dari bawahannya untuk kemudian dibuat sebagai pijakan
dalam membuat keputusan dan kebijakan yang akan dilakukan. Dengan
adanya komunikasi pula, pengendalian yang dilakukan oleh manajer menjadi
lebih mudah dan terarah. Akan tetapi, tentu saja komunikasi yang dilakukan
juga harus beimbang dan sesuai porsi sehingga kewibawaan manajer tersebut
tetap dapat dipertahankan.
Dr. H. Roeslan Abdulgani mengemukakan bahwa kepemimpinan atau
leadership pada umumnya memerlukan sifat kelebihan dari yang memimpin terhadap
yang dipimpinnya. Sifat kelebihan itu dapat meliputi ketiga hal, yaitu:
a. Kelebihan dalam penggunaan pikiran dan rasio
b. Kelebihan dalam rohaniah
c. Kelebihan dalam badaniah
Mengenai kelebihan dalam penggunaan pikiran dan rasio, Roeslan Abdulgani
menjelaskan, maksudnya seseorang memiliki pengetahuan yang lebih mendalam
20
tentang hakekat tujuan organisasi yang dipimpinnya; tentang keluhuran asas-asas
yang mendasari organisasi yang dipimpinnya itu; dan tentang tata cara untuk
memutarkan roda organisasi secara efisien, yaitu segala cara sedemikian rupa
sehinggan dapat tercapai hasil maksimal dengan jerih payah yang minimal.
Tentang kelebihan dalam rohaniah, Roeslan menjelaskan bahwa ini berarti
kelebihan dalam memiliki sifat-sifat yang menacarkan keluhuran budi pekerti,
ketinggian moralitas, dan kesederhanaan watak. Sedangkan kelebihan dalam
badaniah dimaksudkannya dengan memiliki kesehatan badan yang memungkinkan
menjadi contoh dalam prestasi kerja sehari-hari (Suhandang, 2012: 198-199).
Sejalan dengan pendapat Roeslan Abdulgani, Oemi Abdurrachman
mengemukakan bahwa pada seorang pemimpin memang terdapat kelebihan daripada
mereka yang dipimpin. Namun Oemi Abdurrachman mengemukakan melalui
kacamata lain (Suhandang, 2012: 199), yaitu kelebihan dalam hal:
a. Intelegensia. Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk
menganalisa permasalahan yang dihadapinya
b. Kematangan. Matang dalam berpikir dan mempunyai pandangan yang luas,
tidak lekas putus asa, serta dapat mengendalikan emosinya. Mempunyai
kepercayaan pada diri sendiri dan menghormati dirinya sendiri. Sikap anti
sosial terhadap orang lain tidak menonjol.
c. Motivasi. Bekerja keras dan bertanggung jawab untuk melaksanakan dan
menyelesaikan sesuatu demi kepentingan bersama.
Jadi, pada prinsipnya seorang pemimpin itu mempunyai karakter yang lebih
tinggi daripada yang lain, serta sesuai dengan situasinya sanggup menggerakkan
orang lain untuk sama-sama mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan bersama
21
(Suhandang, 2012: 201). Dan dapat disimpulkan bahwa kepemimpinan adalah proses
kegiatan yang dilakukan oleh seseorang untuk mempengaruhi orang lain agar berbuat
sesuai dengan tujuannya. Dalam hal ini, seseorang diberikan kekuasaan dan
wewenang untuk bertindak dengan cara mempengaruhi antar perseorangan
(interpersonal) lewat proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu
(Soedarsono, 2009: 74).
Selain itu seorang pemimpin harus memerlukan keterampilan managerial
(managerial skill). Keterampilan managerial adalah kemampuan mengatur dan
mengelola potensi diri sendiri. Serta kemampuan untuk melakukan koordinasi
dengan sesama anggota tim. Termasuk didalamnya kemampuan dalam membuat
rencana kerja, menentukan tujuan, memantau kinerja, memonitor perkembangan
serta untuk memastikan pekerjaan telah dilakukan secara benar dan lain-lain.
Maka daripada itu, it is important that organizations pay special attention to
development of future leaders in order to sustain long-term effective leadership
practices and high organizational performance Amagoh, (2009). Itu artinya dalam
hal kepemimpinan, penting bahwa organisasi memberikan perhatian khusus terhadap
pengembangan pemimpin masa depan dalam rangka untuk mempertahankan praktek
kepemimpinan jangka panjang yang efektif dan kinerja organisasi yang tinggi.
Sehingga dapat terciptanya pemimpin yang ideal.
Selain mekanisme yang mumpuni dan sesuai, kelebihan-kelebihan dan
keterampilan yang ada pada pemimpin, hal lain yang dimiliki yang dapat mendukung
agar tercipta pemimpin yang ideal (Murtie, 2012: 31-32) adalah :
1. Memiliki pengetahuan yang luas, menyeluruh, daya ingat kuat, dan pintar
menganalisis. Seorang pemimpin memang memerlukan energi ekstra untuk
22
mau terus belajar dan menganalisis segala permasalahan sehingga segala
kebijakan yang dikeluarkannya tidak terasa klise dan berpihak pada satu arah
saja
2. Memiliki keterampilan komunikasi yang baik, rasional, objektif dan besikap
antisipatif. Dengan menguasai komunikasi, pemimpin tersebut bisa dipastikan
akan dapat meredam segala gejolak yang mungkin timbul dari kesalapahaman
yang kerapkali terjadi pada sebuah organisasi atau perusahaan. Pimpinan juga
harus rasional dan memiliki sifat objektif terhadap segala hal yang
menyangkut kinerja bawahannya. Dengan sikap tersebut, dapat dipastikan
fungsi kontroling akan lebih efektif dan mengena. Begitu pula dengan sikap
antisipatif, yang dimiliki membuat seorang pimpinan mampu mengambil
tindakan dengan cepat ketika terjadi sesuatu hal terhadap divisi yang
dinaunginya.
3. Tepat waktu, dapat menentukan skala prioritas, dan berorientasi masa depan
4. Dapat menjadi pendengar yang baik, memiliki keteladanan, berani, tegas,
namun tetap fleksibel. Seorang pemimpin ideal memang harus, pasang telinga
lebar-lebar untuk mendengarkan segala aspirasi, keluhan, dan saran dari para
bawahannya. Karena dengan adanya perhatian dari seorang pemimpin, para
karyawan akan merasa lebih tenang dan dapat menghormati pemimpin
tersebut.
2.1.4 Human Relations
Human Relations adalah hubungan pribadi secara rohani antar insan. Di
dalam suatu perusahaan, relasi humanis penting artinya untuk menumbuhkan suatu
group feeling di kalangan para pegawainya dari tingkat bawah sampai pada tingkat
23
pimpinan. Dengan perasaan segolongan atau group loyalty, maka semua pegawai
dari perusahaan itu akan punya rasa memiliki terhadap perusahaan itu, sehingga
mereka akan selalu menjaga, memelihara, dan memupuk nama baik perusahaannya.
Bahkan lebih dari itu, mereka akan selalu membela dan menyelamatkan segala
sesuatu yang berkaitan dengan kepentingan perusahaannya. (Suhandang, 2012: 186).
Dari penjelasan diatas dapat dipetik makna bahwa pegawai akan selalu
memikirkan situasi dan kondisi di dalam organisasi sehingga dapat menimbulkan
ketentraman dan suasana yang menyenangkan. Sehingga, akan menjamin kegairahan
bekerja dari para pegawainya.
Di negara-negara yang sudah maju human relations semakin mendapat
perhatian para manajer ataupun pimpinan dalam organisasi apapun, karena semakin
dirasakan pentingnya dalam rangka memecahkan berbagai masalah yang
menyangkut faktor manusia dalam manajemen. Benturan-benturan psikologis dan
konflik-konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering
terjadi, bukan saja antara manajer dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan
dengan karyawan, yang benar-benar menggangu jalannya roda organisasi dalam
mencapai tujuan. (Effendy, 2009: 40)
Human Relations adalah komunikasi persuasif yang dilakukan oleh seseorang
kepada orang lain secara tatap muka dalam situasi kerja (work situation) dan dalam
organisasi kekaryaan (work organization) dengan tujuan untuk menggugah
kegairahan dan kegiatan bekerja dengan semangat kerjasama yang produktif dengan
perasaan bahagia dan puas hati. Penjelasan singkat mengenai human relations
ditujukan untuk menyadarkan bahwa seorang pemimpin membutuhkannya agar
24
dapat mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas para karyawan dan mengkooperasikan
hasrat-hasrat mereka untuk bekerja bersama-sama (Effendy, 2009: 52).
Jadi dapat dikatakan dalam penelitian ini mengenai gaya kepemimpinan dan
arah aliran informasi, Human Relations penting untuk dilihat agar hubungan yang
terjadi antara pemimpin beserta gaya kepemimpinannya dengan karyawannya, dan
juga karyawan dengan karyawan, dimana setiap pihak dapat merasa bahagia atau
puas sehingga dapat memecahkan masalah yang menyangkut manusia dalam
organisasi dengan komunikatif dan persuasif.
2.1.5 Public Relations
Public Relations atau PR memiliki peranan yang penting. PR merupakan hal
yang pokok dalam dunia modern ini guna memuluskan proses komunikasi dan
pemahaman. Scoot M. Cutip, Allen H. Center, dan Glen M. Broom menyatakan
dalam edisi keenam buku Effective Public Relations bahwa, “Public Relations adalah
fungsi manajemen yang mengidentifikasikan, menetapkan, dan memelihara
hubungan saling menguntungkan antara organisasi dan segala lapisan masyarakat
yang menentukan antara organisasi dan segala lapisan masyarakat yang menentukan
keberhasilan atau kegagalan Public relations”. Sementara Doug Newsom dan Alan
Scott, dalam This is Public Relations, edisi ketiga, cukup mengatakan, “Public
Relations adalah tanggung jawab dan sikap tanggap dalam kebijakan dan informasi
demi kepentingan utama lembaga bersangkutan dan masyarakatnya.” (Nurjaman &
Umam, 2012: 103) Jadi dapat disimpulkan bahwa Public Relations adalah teknik
menyampaikan pesan kepada masyarakat agar maksud yang kita sampaikan dapat
diterima baik dan tujuan kita tercapai.
25
Dalam hal komunikasi organisasi, Public Relations atau PR memiliki peranan
yang penting. Public Relations merupakan hal yang pokok dalam dunia modern ini
guna memuluskan proses komunikasi dan pemahaman. Public Relations mencakup
riset dan analisis, penyusunan kebijakan, pemrograman, komunikasi dan umpan balik
yang terkena dampak. Menurut John E. Marston dalam bukunya Modern Public
Relations (Kasali Rhenald, 2003: 6-10) mengatakan sebagai berikut, “Public
Relations is Planned, persuasive communication designed to influence significant
public.” John E. Marston juga mempunyai definisi yang lebih spesifik, yaitu “ Public
Relations adalah seni untuk membuat perusahaan anda disukai dan dihormati oleh
para karyawan, konsumen dan penyalurnya.” Oleh karena itu, Public Relations
merupakan suatu bidang yang memerlukan perencanaan yang matang dalam suatu
pendekatan manajemen pada target-target tertentu (Nurjaman & Umam, 2012: 104).
A good public relations enable a social organization to keep good relation
with the public even before a crisis event, so as to maintain normal operation of the
social organization, protect its public image and reduce the negative effects of the
crisis to its minimum degree. (Li & Yang, 2010). Yang artinya adalah sebuah public
relations yang baik memungkinkan organisasi sosial untuk menjaga hubungan baik
dengan masyarakat bahkan sebelum terjadinya krisis, sehingga dapat menjaga
kelangsungan organisasi sosial, melindungi citra publik dan mengurangi efek negatif
dari krisis sampai ke tingkat terendah.
Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan diperlukan untuk memupuk
adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya, komunikasi antara
bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta
meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan. (Suhandang,
2012: 73)
26
Suasana menyenangkan dapat diciptakan dapat diciptakan apabila pimpinan
selalu memperhatikan kepentingan para pegawainya (Suhandang, 2012: 74). Maka
daripada itu, peran PR adalah menciptakan keserasian hubungan diantara pegawai
baik vertikal maupun horisontal yang berfungsi untuk memperkuat tim kerja dalam
perusahaan.
Beberapa praktisi dan perusahaan berusaha menghindari penggunaan istilah
Public Relations karena publik dan media kadang-kadang mencerminkan
kesalahpahaman mengenai bidang ini. Mereka memberikan nama lain untuk Public
Relations. Oleh karena itu, sejumlah perusahaan besar Amerika lebih menyukai
istilah komunikasi perusahaan/Corporate Communication. Menurut O’Dwyer’s
Directory of Corporate Communication edisi 1986, Komunikasi merupakan istilah
yang paling populer di antara perusahaan yang tercantum dalam Fortune 500, dan
107
perusahaan
umum/Public
menggunakannya.
Affairs
(58
Istilah
perusahaan
populer
lainnya
menggunakannya),
adalah
dan
urusan
hubungan
perusahaan/corporate relations (25 perusahaan) (Nurjaman & Umam, 2012: 110)
Pentingnya Public Relations memahami gaya kepemimpinan dan pola aliran
informasi agar dapat menciptakan keserasian antara pimpinan dan bawahan.
Keserasian hubungan di antara para pegawai, baik vertikal maupun horisontal
diharapkan akan memperkuat tim kerja dalam perusahaan itu.
2.2
Landasan Konseptual
2.2.1 Arah Aliran Informasi
Salah
satu
tantangan
besar
dalam
komunikasi
organisasi
adalah
menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima
27
informasi dari seluruh bagian organisasi. Proses ini berhubungan dengan aliran
informasi. Dalam komunikasi organisasi kita berbicara tentang informasi yang
berpindah secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang
lain yang otoritasnya lebih rendah – komunikasi kebawah; informasi yang bergerak
dari suatu jabatan yang otoritasnya lebih rendah kepada orang yang otoritasnya lebih
tinggi – komunikasi keatas; informasi yang bergerak diantara orang-orang dan
jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya – komunikasi horisontal; atau
informasi yang bergerak diantara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak
menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya dan mereka menenmpati
bagian fungional yang berbeda – komunikasi lintas saluran. Kita jugaa menyinggung
informasi yang mengalir secara informal bersama-sama “selentingan” (Pace &
Faules, 2010: 183)
a. Komunikasi ke Bawah ( Downward Communication )
Komunikasi kebawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa
informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang
berotoritas lebih rendah. (Pace & Faules, 2010: 184) Dalam komunikasi ini
pesan mengalir dari atas ke bawah. Pada umumnya pesan yang disampaikan
berkaitan dengan pemberian tugas dan pemeliharaan. Pesan tersebut dapat
berupa pengarahan, instruksi, teguran, dan sebagainya (Zuhdi, 2011: 84)
Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan
kepada bawahan: (1) informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan,
(2) informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, (3)
informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi, (4) informasi
mengenai kinerja pegawai, dan (5) informasi untuk ,mengembangkan rasa
memiliki tugas (sense of Mission) (Pace & Faules, 2010: 185) Para pegawai
28
di seluruh tingkat dalam organisasi merasa perlu diberi informasi. Manajemen
puncak hidup dalam dunia informasi.
b. Komunikasi ke Atas ( Upward Communication )
Upward Communication adalah komunikasi yang mengalir dari
bawahan ke atas. Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa
informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang
lebih tinggi. Semua pegawai dalam sebuah organisasi, kecuali mungkin
mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas –
yaitu, setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta
informasi dari atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya
lebih tinggi daripada dia. Suatu permohonan atau komentar yang diarahkan
kepada individu yang otoritasnya lebih besar, lebih tinggi, atau lebih luas
merupakan esensi komunikasi ke atas (Pace & Faules, 2010: 189).
Komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi pimpinan
memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang disampaikan
kepada bawahan dan dapat memberikan stimulus kepada karyawan untuk
berpartisipasi
dalam
merumuskan
pelaksanaan
kebijaksanaan
bagi
departemennya atau organisasinya (Muhammad, 2011: 117).
c. Komunikasi horisontal ( Horizontal Communication )
Komunikasi horisontal adalah pertukaran pesan diantara orang-orang
yang sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi. Pesan yang mengalir
menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horisontal. Pesan ini
biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti
29
koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan
informasi (Muhammad, 2011: 121).
Selain itu, Horizontal Communication merupakan komunikasi antara
orang-orang yang setara kedudukannya dalam organisasi. Pesan yang
disampaikan pada mumunya berkaitan dengan koordinasi, pemecahan
masalah, penyelesaian konflik, membagi informasi, mengatasi konflik,
mengembangkan solidaritas diantara para anggota organisasi/karyawan dan
meningkatkan kekompakan dalam sebuah organisasi (Zuhdi, 2011: 50)
Penelitian dan pengalaman menyatakan bahwa komunikasi horisontal
muncul paling sedikit karena enam alasan yaitu untuk mengkoordinasikan
penugasan kerja; berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan; untuk
memecahkan masalah; untuk memperoleh pemahaman bersama; untuk
mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan; untuk menumbuhkan
dukungan antarpesona (Pace & Faules, 2010: 195-196).
d. Komunikasi Lintas Saluran
Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untuk
berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang
tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Misalnya, bagianbagian seperti teknik, penelitian, akunting, dan personalia mengumpulkan
data, laporan, rencana persiapan, kegiatan koordinasi, dan memberikan
nasihat kepada manajer mengenai pegawai di semua bagian organisasi.
Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang
yang diawasi dan yang mengawasi tetapi bukan atasan atau bawahan mereka.
30
Spesialis staf ( staff specialist ) biasanya paling aktif dalam
komunikasi lintas-saluran karena biasanya tanggung-jawab mereka muncul di
beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan
jabatan (Pace & Faules, 2010: 198)
e. Komunikasi Informal, Pribadi, atau Selentingan
Bila pegawai berkomunikasi satu sama lainnya tanpa mengindahkan
posisinya dalam organisasi, faktor-faktor yang mengarahkan aliran informasi
lebih bersifat pribadi. Arah aliran informasi kurang stabil. Informasi mengalir
ke atas, ke bawah, horisontal, dan melintasi saluran hanya dengan sedikit –
kalau ada- perhatian pada hubungan posisional. Karena informasi
informal/personal ini muncul dari interaksi di antara orang-orang, informasi
ini tampaknya mengalir dengan arah yang tidak dapat diduga, dan
jaringannya digolongkan sebagai selentingan (grapevine) (Pace & Faules,
2010: 199). Dikatakan grapevine karena pola penyebaran informasinya
seperti rangkaian buah anggur. Pesan ini mengalir dari satu orang kepada
orang secara cepat dan menyebar kemana-mana (Zuhdi, 2011: 51)
Informasi yang mengalir sepanjang jaringan kerja selentingan juga
terlihat berubah dan tersembunyi. Dalam istilah komunikasi, selentingan
digambarkan sebagai metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke
orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa. Komunikasi informal
cenderung mengandung laporan “rahasia” tentang orang-orang dan peristiwa
yang tidak mengalir melalui saluran perusahaan yang formal. (Pace & Faules,
2010: 200)
31
Jadi dari kesimpulan yang didapat, komunikasi informal cenderung
berisi laporan rahasia mengenai orang dan kejadian-kejadian yang tidak
mengalir secara resmi. Informasi yang diperoleh dari desas-desus adalah yang
berkenaan dengan apa yang didengar atau apa yang dikatakan orang dan
bukan apa yang diumumkan oleh yang berkuasa (Muhammad, 2011: 125)
2.2.2
Gaya kepemimpinan
Tujuan dari kepemimpinan adalah untuk membantu orang yang dalam hal ini
karyawan atau bawahan untuk menegakkan kembali, mempertahankan dan
meningkatkan hasil-hasil yang diinginkan. Secara garis besar dapat kita pahami
bahwa pemimpin adalah orang yang membantu orang lain untuk memperoleh hasilhasil yang diinginkan. Pemimpin bertindak dengan cara yang memperlancar
produktivitas, moral tinggi, respon yang energik, kecakapan kerja yang berkualitas,
berkomitmen, efisiensi, sedikit kelemahan, kepuasan, kehadiran, dan kesinambungan
dalam organisasi (Pace & Faules, 2010: 276).
Kepemimpinan diwujudkan melalui gaya kerja (operating style) atau cara
bekerja sama dengan orang lain yang konsisten. Konsep gaya menunjukan bahwa
kita berurusan dengan kombinasi bahasa dan tindakan yang berpadu, yang tampak
menggambarkan suatu pola yang cukup konsisten. Ada beberapa model gaya
kepemimpinan yang dikenal. Namun teori gaya manajerial dan kepemimpinan yang
paling sering diperbincangkan adalah teori yang dikemukan oleh Likert dalam (Pace
& Faules, 2010: 288) yang dikenal dengan nama teori empat-sistem, yaitu penguasa
mutlak, penguasa semi-mutlak, penasihat dan tekahir adala pengajak-serta.
32
Sistem 1: penguasa mutlak/otoriter (exploitive-authoritative). Artinya adalah
manajer/pemimpin memberi bimbingan sepenuhnya dan pengawasan ketat pada
pegawai dengan anggapan bahwa cara terbaik untuk memotivasi pegawai adalah
dengan memberi rasa takut, ancaman, dan hukuman. Interaksi atasan-bawahan amat
sedikit; semua keputusan berasal dari atas dan komunikasi ke bawah semata-mata
berisi instruksi dan perintah
Sistem 2: Penguasa semi-mutlak (benevolent-authoritative). Gaya ini pada
dasarnya bersifat otoritarian, tetapi mendorong komunikasi ke atas untuk ikut
berpendapat maupun mengemukakan keluhan bawahan; namun interaksi diantara
tingkatan-tingkatan dalam organisasi dilakukan melalui jalur resmi. Komunikasi
yang terjadi jarang bersifat bebas dan terus terang.
Sistem 3: Penasihat (consultative). Gaya ini melibatkan interaksi yang cukup
sering pada tingkat pribadi sampai tingkat moderat, antara atasan dan bawahan dalam
organisasi. Informasi berjalan baik ke atas maupun ke bawah, tetapi dengan sedikit
penekanan pada gagasan-gagasan yang berasal dari atas. Manajer menaaruh
kepercayaan besar, meskipun tidak mutlak, dan keyakinan kepada pegawai.
Sistem 4 : Pengajak-serta (participative). Gaya ini amat sportif, dengan
tujuan agar organisasi berjalan baik melalui partisipasi nyata pegawai. Informasi
berjalan ke segala arah, dan pengendalian dijalankan di setiap tingkatan. Orang
berkomunikasi dengan bebas, terbuka, dan berterus terang, hampir tanpa rasa takut
terhadap hukuman.
Penjelasan lain yang mendukung teori empat-sistem, diantaranya adalah
kepemimpinan otoriter. Kepemimpinan otoriter adalah kepemimpinan berdasarkan
kekuasaan mutlak. Seorang pemimpin otoriter memimpin tingkah-laku pengikut-
33
pengikutnya dengan mengarahkan kepada tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
(Effendy, 2009: 201)
Ciri yang mencolok pada pemimpin yang otoriter adalah ketika pemimpin
tersebut membuat keputusan, dia tidak mau mempertimbangkan masukan-masukan
yang telah diberikan oleh para karyawannya. Dia merasa bahwa para karyawannya
tidak memiliki hak untuk ikut terlibat dalam membuat keputusan tersebut. Jika
diadakan rapat, hal itu merupakan formalitas belaka (Zuhdi, 2011: 139). Segala
keputusan berada di satu tangan , yakni pemimpin otoriter itu, yang dianggap orang
lain dan menganggap dirinya lebih mengetahui daripada orang-orang lain (Effendy,
2009: 201).
Karyawan yang memiliki kematangan intelektual, mental dan kematangan
organisasinya rendah akan cenderung lebih cocok dipimpin dengan gaya otoriter atau
penguasa mutlak (Zuhdi, 2011: 143). Selain itu, gaya kepemimpinan otoriter juga
sesuai untuk pekerjaan yang harus dilaksanakan cengan cepat dan dalam keadaan
darurat atau keadaan krisis seperti bencana yang memerlukan pemimpin yang kuat
(Effendy, 2009: 205).
Sementara
gaya
kepemimpinan
demokratis
atau
pengajak-serta
(democratic/participative) memiliki pandangan yang berbeda. Dalam hal ini dapat
dikatakan bahwa pemimpin melaksanakan kepemimpinannya secara demokratis.
Suatu keputusan yang diambil atau yang ditetapkan merupakan keputusan
bersama dari semua anggota kelompok. Setiap
anggota kelompok mempunyai
kebebasan untuk menyatakan pendapatnya (Effendy, 2009: 201). Pemimpin yang
bergaya demokratis menciptakan atmosfir keterbukaan. Para karyawan didorong
untuk aktif berpendapat dan memberikan sumbangsih pemikiran (Zuhdi, 2011: 141).
34
Setiap suara dari setiap anggota adalah sama nilainya, oleh karena setiap
manusia mempunyai hak yang sama untuk membuat keputusan (Effendy, 2009: 202).
Satu hal penting dari gaya kepemimpinan demokratis dan pengajak-serta adalah
walaupun
berarti
keputusan diambil bersama-sama antara atasan dan bawahan, bukan
pemimpin meninggalkan tanggung jawab terbesar dalam pengambilan
keputusan. (Zuhdi, 2011: 141)
Sebagai kesimpulan, gaya otoriter atau penguasa mutlak adalah pemimpin
secara sepihak menetapkan keputusan tanpa adanya koordinasi dengan bawahannya.
Pada dasarnya pemimpin menganggap bahwa karyawan itu lebih rendah
pengetahuannya daripada dirinya dan pemimpin tersebut memisahkan diri dari
anggota kelompoknya. Gaya otoriter atau penguasa mutlak ini pada umumnya sering
memberikan perintah dan instruksi secara sesuka hati.
Sementara dalam gaya kepemimpinan pengajak-serta atau demokratis,
pemimpin mendorong
karyawannya atau anggota kelompoknya untuk aktif
menyatakan
Sehingga,
pendapat.
kebijakan-kebijakan
dan
langkah-langkah
pekerjaan yang akan dilakukan yang diperoleh berdasarkan keputusan bersama
bawahan dengan atasan.
Mengenai gaya kepemimpinan pengajak-serta atau demokratis, selain
keputusan ditentukan secara bersama, pemimpin juga dapat memberikan petunjuk
ataupun saran secara obyektif dan positif. Hal ini berguna untuk memberikan
masukan atau gambaran yang tepat dalam pengambilan keputusan.
35
Teori Umum
Komunikasi
Teori Khusus
1. Penguasa Mutlak
2. Penguasa SemiMutlak
3. Penasihat
4. Pengajak-Serta
Komunikasi
Organisasi
Gaya
Kepemimpinan
Kepemimpinan
Arah Aliran
Informasi
Human Relation
Public Relation
1. Downward
Communication
2. Upward
Communication
3. Horizontal
Communication
4. Komunikasi Lintas
Saluran
5. Komunikasi
Informal, Pribadi
atau Selentingan
Gambar 2.1 Landasan Teori Penelitian Kualitatif