BAB II ADMINISTRASI KEGIATAN 2.1 Cara Pemberian Pekerjaan Cara pemberian pekerjaan untuk melaksanakan suatu proyek perlu diperhatikan agar mendapat hasil yang maksimal, baik dari segi mutu pekerjaan maupun ketepatan waktu pelaksanaan serta penghematan biaya. Cara pemberian pekerjaan pada Kegiatan pembangunan Gedung Ruang Makan Politeknik Transportasi Darat di Desa Samsam, Kecamatan Kerambitan, Kabupaten Tabanan adalah melalui tender atau pelelangan. Jenis tender atau pelelangan yang digunakan adalah, Pelelangan Umum dimana dalam pelaksanaan tender tersebut menggunakan sistem LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik). LPSE adalah unit sistem yang dibentuk di seluruh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/lnstitusi lainnya untuk menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara elektronik serta memfasilitasi ULP dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik. ULP (Unit Layanan Pengadaan) adalah unit organisasi Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/lnstitusi yang berfungsi melaksanakan pengadaan barang/jasa. Adapun tahap pelelangan secara elektronik adalah sebagai berikut : 1. Pengumuman Pascakualifikasi 2. Download Dokumen Pengadaan 3. Pemberian Penjelasan 4. Upload Dokumen Penawaran 5. Pembukaan Dokumen Penawaran 6. Evaluasi Penawaran 7. Evaluasi Dokumen Kualifikasi 8. Pembuktian Kualifikasi 9. Upload Berita Acara Hasil Pelelangan 10. Penetapan Pemenang 11. Pengumuman Pemenang 12. Masa Sanggah Hasil Lelang 13. Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa 14. Penandatanganan Kontrak 20 21 2.2 Sistem Kontrak Sistem kontrak yang digunakan dalam Kegiatan pembangunan Gedung Ruang Makan Politeknik Transportasi Darat di Desa Samsam, Kecamatan Kerambitan, Kabupaten Tabanan adalah gabungan dari sistem kontrak lumpsum dan harga satuan (Unit Price Contract), dimana lumpsum merupakan kontrak jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan yang ditawarkan sesuai persyaratan yang telah disepakati (gambar konstruksi, schedule, dan semua persyaratan dalam dokumen lainnya) dalam jangka waktu tertentu dengan jumlah harga yang pasti dan tetap yang disetujui secara tertulis sebelum pekerjaan dimulai, sedangkan kontrak harga satuan yaitu kontrak jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam jangka waktu tertentu berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan/unsur pekerjaan dengan spesifikasi tertentu yang volume pekerjaannya didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas volume pekerjaan yang benar – benar telah dilaksanakan oleh pihak kedua. Karena hal tersebut dimungkinkan adanya pekerjaan tambah/kurang berdasarkan hasil pengukuran bersama atas pekerjaan yang diperlukan. 2.3 Isi Kontrak Setelah diterbitakannya surat penunjukan pemenang penyedia jasa oleh pemilik proyek yaitu Kementrian Perhubungan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Politeknik Transportasi Darat Bali kepada PT Bianglala Bali, dilanjutkan dengan penandatangan kontrak paling lambat 22 (Dua Puluh Dua) hari setelah diterbitkannya surat penunjukan pemenang. Adapun isi dari kontrak tersebut terdiri dari : 2.3.1 Administrasi Umum Administrasi umum pada kontrak dapat berupa aturan-aturan atau pasal-pasal yang menjadi dasar dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan. Adapun salah satu aturan umum yang terdapat pada kontrak Kegiatan pembangunan Gedung Ruang Makan Politeknik Transportasi Darat di Desa Samsam, Kecamatan Kerambitan, Kabupaten Tabanan adalah mengenai penggunaan produk, dimana dalam pelaksanaan konstruksi di lapangan penggunaan produk dalam negeri. kontraktor diwajibkan mengutamakan 22 2.3.2 Administrasi Teknis Administrasi teknis dapat berupa produk atau laporan yang terkait dengan bidang teknis. Produk atau laporan ini dapat digunakan untuk melihat progres dari Kegiatan pembangunan Gedung Ruang Makan Politeknik Transportasi Darat Kabupaten Tabanan secara menyeluruh. Berikut adalah beberapa produk atau laporan yang terdapat didalam administrasi teknis yaitu 2.3.2.1 Laporan Harian Laporan Harian kegiatan merupakan laporan kegiatan kegiatan yang merupakan pertanggung jawaban kontraktor dalam waktu persehari. Laporan harian akan dibuat oleh kontraktor berdasarkan persetujuan dari konsultan pengawas untuk diserahkan kepada pemilik kegiatan atau owner. Dalam laporan harian juga menjelaskan mengenai volume pekerjaan, jumlah tenaga kerja, peralatan yang digunakan, masuknya bahan dan material dilapangan, dan keadaan cuaca di lokasi kegiatan. 2.3.2.2 Laporan Mingguan Laporan mingguan merupakan laporan yang dibuat oleh pelaksana di lapangan dalam bentuk tertulis, untuk melaporkan progress atau prestasi yang telah dicapai selama pekerjaan berlangsung kepada owner atau pemilik proyek, Pada kegiatan KP di proyek progress di lapangan sudah sesuai dengan time schedule, sehingga pekerjaan tidak mengalami kemunduran Volume RAB (Rencana Anggaran Biaya) dan bobot di masing-masing pekerjaan. 2.3.2.3 Laporan Bulanan Laporan bulanan merupakan laporan yang dibuat oleh pelaksana di lapangan dalam bentuk tertulis, untuk melaporkan progress atau prestasi yang telah dicapai selama pekerjaan berlangsung kepada owner atau pemilik proyek, Pada kegiatan KP di proyek progress di lapangan sudah sesuai dengan time schedule, sehingga pekerjaan tidak mengalami kemunduran Volume RAB (Rencana Anggaran Biaya) dan bobot di masing-masing pekerjaan. 2.3.2.4 Administrasi Pembayaran Administrasi proyek ini mencangkup tentang cara pembayaran, sebagai berikut a. Uang muka diberikan sebesar 20% (dua puluh persen) dari Nilai Kontrak setelah Penyedia mengajukan permohonan uang muka. Pengamprahan uang 23 muka diajukan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kerja terhitung sejak tanggal SPMK dikeluarkan. Permohonan pengajuan uang muka disertai dengan : • Rencana rinci mengenai penggunaan dan keperluannya • Time Schedulle Pelaksanaan Kegiatan • Berita Acara MC 0 • Kwitansi Iuran BPJS Ketenagakerjaan • Jaminan uang muka dari Bank umum atau Bank pemerintah setempat, atau perusahaan asuransi yang mempunyai program asuransi (Surety bond) yang harus direasuransikan sesuai dengan ketentuan Menteri Keuangan, yang nilainya minimal sama dengan uang muka yang dimohon. • Jaminan tersebut harus berlaku sampai dengan pengembalian seluruh uang muka tersebut lunas. Uang muka tersebut sepenuhnya dipergunakan hanya untuk pelaksanaan pekerjaan ini. PPK berwenang melakukan pengendalian atas penggunaan uang muka tersebut sesuai dengan rencana penggunaan yang telah disetujui bersama antara PPK dengan Penyedia. b. Pembayaran prestasi pekerjaan dilakukan berdasarkan kemajuan prestasi fisik pekerjaan (termin). Pembayaran berdasarkan cara tersebut di atas dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: • Jumlah yang dibayarkan kepada Penyedia pada setiap pembayaran adalah Jumlah Nilai Kemajuan Pekerjaan dikurangi Pengembalian Uang Muka secara proporsional dari setiap nilai tagihan. Pembayaran tersebut diatas dilakukan berdasarkan : Permintaan pembayaran oleh Penyedia kepada PPK 1. Laporan kemajuan pekerjaan 2. Addendum dan Reschedulle (bila ada) 3. Mutual Check/Tes Laboratorium (bila ada) 4. Berita acara pemeriksaan pekerjaan (dari Kontraktor, Konsultan Pengawas, Direksi, PPTK dan PPK), laporan harian, mingguan, bulanan, shop drawing, request pekerjaan (perhitungan backup volume) 5. Foto-foto proses kegiatan c. Pembayaran untuk pekerjaan prestasi 100% (seratus persen) / pekerjaan selesai dimana Serah Terima Pekerjaan sudah dilaksanakan, nilai pekerjaan 24 yang akan dibayar 100% (seratus persen) dikurangi dengan sisa pengembalian uang muka, pembayaran yang sudah dilakukan pada angsuran sebelumnya, sisa pengenaan denda (bila ada) dan Pajak dengan syarat bahwa Penyedia harus menyerahkan Jaminan Pemeliharaan sebesar tidak kurang dari 5 % (lima persen) dari nilai kontrak. • Pembayaran tersebut diatas dilakukan berdasarkan : 1. Permintaan pembayaran oleh Penyedia kepada PPK 2. Laporan kemajuan pekerjaan 3. Addendum dan Reschedulle 4. Mutual Check/Tes Laboratorium 5. Berita acara pemeriksaan pekerjaan dari Kontraktor, Konsultan Pengawas, Direksi, PPTK, PPK dan Tim PPHP, laporan harian, mingguan, bulanan, shop drawing, reques pekerjaan (perhitungan backup volume) mutual check, izin kerja dan persetujuan material 6. Foto-foto proses kegiatan 7. Asbuilt drawing lengkap 2.3.2.5 Administrasi Penyerahan Kegiatan Pada saat kegiatan sudah selesai dikerjakan 100% maka selanjutnya dilakukan serah terima pekerjaan. Sesuai yang tercantum dalam dokumen kontrak terdapat beberapa ketentuan yaitu: a. Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus perseratus), penyedia mengajukan permintaan secara tertulis kepada PPK untuk penyerahan pekerjaan. b. Dalam rangka penilaian hasil pekerjaan, PPK meminta kepada PA/KPA untuk Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. c. Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan melakukan penilaian terhadap hasil pekerjaan yang telah diselesaikan oleh penyedia. Apabila terdapat kekurangan-kekurangan dan/atau cacat hasil pekerjaan, penyedia wajib memperbaiki/menyelesaikannya, atas perintah PPK. d. PPK menerima penyerahan pertama pekerjaan setelah seluruh hasil pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan SPK dan diterima oleh Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. e. Apabila PPHP belum menerima hasil pekerjaan, PPK memerintahkan Penyedia untuk memperbaiki pekerjaan dan dikenakan denda sesuai dengan ketentuan dalam SPK. 25 f. Pembayaran dilakukan sebesar 95% (sembilan puluh lima perseratus) dari harga SPK, sedangkan yang 5% (lima perseratus) merupakan retensi selama masa pemeliharaan, atau pembayaran dilakukan sebesar 100% (seratus perseratus) dari harga SPK dan penyedia harus menyerahkan Jaminan Pemeliharaan sebesar 5% (lima perseratus) dari harga SPK. g. Penyedia wajib memelihara hasil pekerjaan selama masa pemeliharaan sehingga kondisi tetap seperti pada saat penyerahan pertama pekerjaan. h. Setelah masa pemeliharaan berakhir, penyedia mengajukan permintaan secara tertulis kepada PPK untuk penyerahan akhir pekerjaan. i. PPK menerima penyerahan akhir pekerjaan setelah penyedia melaksanakan semua kewajibannya selama masa pemeliharaan dengan baik. PPK wajib melakukan pembayaran sisa harga SPK yang belum dibayar atau mengembalikan Jaminan Pemeliharaan. j. Apabila penyedia tidak melaksanakan kewajiban pemeliharaan sebagaimana mestinya, maka PPK berhak menggunakan uang retensi untuk membiayai perbaikan/pemeliharaan atau mencairkan Jaminan Pemeliharaan. Adapun pada saat proses penyerahan pertama hasil pekerjaan, kelengkapan dokumen yang harus dilengkapi oleh PPK adalah sebagai berikut: 1. Kontrak (beserta perubahannya jika ada) 2. Permintaan tertulis dari kontraktor kepada PPK untuk penyerahan pekerjaan. 3. Surat penugasan PPK kepada PPHP. 4. Pakta Integritas dari PPHP. 5. Berita Acara Serah Terima Pertama (PHO) yang ditandatangani oleh PPK dengan kontraktor, dengan dilampiri sekurang-kurangnya: a. Berita Acara Hasil Pekerjaan yang dibuat PPHP. b. Foto Visual kemajuan pekerjaan (sekurang-kurangnya 0%, 50% dan 100%) c. As Build Drawing dan Izin Mendirikan Bangunan (IMB) d. Manual operasional penggunaan bangunan (jika ada) e. Laporan-laporan selama pelaksanaan pekerjaan (harian, mingguan dan bulanan yang telah diketahui dan dibenarkan oleh unsur pengawasan, misal konsultan pengawas) Adapun pada saat proses penyerahan akhir hasil pekerjaan, kelengkapan dokumen yang harus dilengkapi oleh PPK adalah sebagai berikut: 26 1. Permintaan tertulis dari kontraktor kepada PPK untuk penyerahan akhir pekerjaan (Final Hand Over/FHO). 2. Berita acara pemeriksaan akhir yang dibuat oleh PPHP. 3. Berita acara serah terima akhir antara kontarktor dan PPK. 4. Bukti pengembalian jaminan pemeliharaan atau pembayaran uang retensi sebesar 5% dari nilai kontrak. 2.3.2.6 Time Schedule Pada setiap kegiatan konstruksi perlu diadakannya pengawasan terhadap waktu pelaksanaan pekerjaan. Pada pengawasan ini pihak kontraktor dan konsultan pengawas selalu berpedoman pada time schedule pelaksanaan yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak yaitu selama 300 (Tiga Ratus) hari kalender terhitung mulai Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK). Dari hasil pengawasan dilapangan untuk setiap jenis pekerjaan agar digambarkan prestasi kerjanya dalam bentuk kurva s. Dari kurva s tersebut dapat diketahui kemajuan atau kemunduran pelaksanaan suatu jenis pekerjaan. Pada setiap jangka waktu tertentu pihak konsultan pengawas akan membandingkan time schedule (kurva s) dengan realisasi dilapangan. Jika terjadi keterlambatan berdasarkan laporan konsultan, maka kontraktor akan berusaha untuk menganalisis penyebabnya dan selanjutnya mencari solusinya. Untuk Time Schedule Kegiatan pembangunan Gedung Ruang Makan Politeknik Transportasi Darat di Desa Samsam, Kecamatan Kerambitan, Kabupaten Tabanan.
