JUTIM, Vol 2 No.2, Desember 2017 Dian Meilantika RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI MENGGUNAKAN METODE THROWAWAY PROTOTYPING DEVELOPMENT PADA SULTAN-SPORT Dian Meilantika Program Studi Teknik Informatika, AMIK AKMI Baturaja Jl. Jend. A Yani No.267-A, Tj. Baru, Baturaja Timur, Kabupaten Ogan Komering Ulu, Sumatera Selatan 32112 Telepon: (0735) 326169 e-mail: [email protected] Abstrak Kegiatan bisnis yang bergerak dalam dunia bisnis jual beli, memiliki perputaran uang yang cukup besar. oleh karena itu, diperlukan ketelitian, kecepatan, dan keakuratan data dalam pengolahan informasi demi kelancaran proses bisnis. Dalam hal ini, sistem informasi dibutuhkan untuk meningkatkan daya saing bisnis perusahaan mengingat informasi merupakan sumber daya yang berharga dalam kegiatan operasional maupun pengambilan keputusan. Proses penyimpanan dan pencatatan transaksi jual beli merupakan hal yang terpenting sehingga dibutuhkannya sebuah sistem informasi. Pada penelitian ini, dirancang sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan administrasi dari proses transaksi yang dilakukan pada toko sultan-sport. Hasilnya berupa sistem informasi administrasi berbasis web yang dirancang menggunakan metode throwaway prototyping development. Spesifikasi awal dari sistem sudah dapat diketahui di awal, sehingga proses prototyping ini ditujukan untuk mengurangi resiko kebutuhan yang tidak terpenuhi dan bisa terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan yang ada. Kata kunci—Sistem Informasi, Prototype, Throwaway Prototyping Development Abstract Business activities in buying and selling, have a large velocity of money. therefore, required accuracy, speed, and accuracy of data in information processing for smooth business processes are needed. In this case, information systems are needed to improve the competitiveness of a company's business because information is a valuable resource in operational and decisionmaking activities. The process of storing and recording transactions is the most important thing so that it needs an information system. In this study, information system has been made to meet administrative needs of the transaction process performed on sultan-sport shop. The result is a web-based administration information system designed using throwaway prototyping development method. The Initial specifications of the system can be known at the beginning, so the prototyping process is intended to reduce the risk of unmet needs and can continue to be developed in accordance with existing needs. Keywords— Information System, Prototype, Prototyping Development STMIK MUSIRAWAS Lubuklinggau 114 JUTIM, Vol 2 No.2, Desember 2017 I. PENDAHULUAN Persaingan dalam dunia bisnis perdagangan merupakan hal yang tidak asing lagi bagi mereka yang berkecimpung di dunia bisnis tersebut. Seperti yang telah diketahui sekarang ini, banyak sekali bermunculan jenis usaha perdagangan yang menyediakan berbagai pelayanan untuk pelanggannya, sehingga perusahaan dagang lainnya dapat dengan mudah tersaingi. Pelayanan yang diberikan oleh perusahaan pada masa sekarang ini lebih ditekankan pada penggunaan teknologi informasi. Salah satu contohnya yaitu teknologi informasi yang mampu mengelola data perusahaan maupun data yang lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan dengan cepat. Teknologi informasi sendiri adalah suatu teknik untuk mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses, dan menganalisis maupun menyebarkan informasi. Sultan-Sport yang menjalankan jenis usaha yang bergerak dalam bidang usaha perdagangan. Setiap harinya toko ini dapat mencatat banyak transaksi penjualan maupun pembelian. yang didalam kegiatannya membutuhkan efisiensi dan kemudahan dalam melakukan proses transaksinya. Dari banyaknya transaksi tersebut belum memanfaatkan teknologi informasi dalam melakukan pengolahan data secara rinci yang membuat pemilik toko kesulitan dalam melakukan perincian barang. Berdasarkan kondisi yang dialami Sultan-Sport saat ini, penulis melakukan penelitian dan mengajukan solusi dengan merancang sistem informasi adminitrasi. Sistem yang akan dirancang memiliki beberapa fungsi yaitu, membantu proses penjualan kepada customer agar lebih cepat dan efisien, membantu mendata serta mencatat informasi stok barang, transaksi penjualan dan transaksi pembelian dan memberikan informasi bagi toko untuk segera memesan barang. STMIK MUSIRAWAS Lubuklinggau Dian Meilantika II. 2.1 TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Sistem informasi merupakan penunjang yang terpenting bagi hampir setiap tingkat manajemen didalam suatu organisasi dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diartikan sebagai suatu susunan dari orang, data, proses, dan teknologi yang saling berkaitan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan keluaran informasi yang diperlukan untuk mendukung suatu organisasi. Sistem Informasi didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa bagian yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai hasil dari informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan bisnis. Tujuan dari sistem informasi yaitu menginformasikan pengambilan keputusan dalam perencanaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses. Maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi menyediakan informasi untuk pengambilan suatu keputusan dengan caracara diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah, menyimpan data dan melaporkan informasi sehingga sebuah organisasi atau perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2.2 Model Prototyping Prototyping model adalah proses pengembangan perangkat lunak yang diawali dengan pengumpulan kebutuhankebutuhan dari sistem, yang dilanjutkan dengan pembuatan prototipe dan evaluasi dari pengguna. Ada dua pendekatan yang dapat digunakan dalam melakukan prototyping, yaitu throw-away prototyping atau rapid prototyping dan evolutionary prototyping. Pada proses evolutionary prototyping, system dikembangkan tanpa mengetahui spesifikasi sistem yang benar di awal pengembangan atau kebutuhan system yang masih abstrak. Verifikasi terhadap sistem tidak memungkinkan untuk dilakukan 115 JUTIM, Vol 2 No.2, Desember 2017 karena tidak terdapat spsifikasi. Proses validasi dilakukan dengan mendemonstrasikan kecukupan dari sistem. sedangkan pada proses throw-away prototyping spesifikasi awal dari sistem sudah dapat diketahui di awal, sehingga proses prototyping ini ditujukan untuk mengurangi resiko kebutuhan yang tidak terpenuhi. Tahapan-tahapan Model Prototyping : a. Pengumpulan Kebutuhan Pelanggan dan pengembang bersamasama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat. b. Membangun Prototyping Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output). c. Menggunakan Sistem Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan. d. Mengkodekan Sistem Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai. e. Menguji Sistem Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan White Box, Black Box, Basis Path, pengujian arsitektur dan lain-lain. f. Evaluasi Sistem Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan. g. Evaluasi Protoptyping Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan. STMIK MUSIRAWAS Lubuklinggau Dian Meilantika Tahap-tahap proses pembuatan prototype tipe kedua (throwaway prototype) : a. Tentukan kebutuhan. Tentukan apa kebutuhan user. Analis system mewawancarai user untuk mendapatkan ide tentang apa yang diinginkan oleh user dari system yang akan dikembangkan. b. Buat prototype. Analis system bekerja sama dengan ahli komputer yang lain, dengan memanfaatkan satu atau beberapa alat bantu untuk pembuatan prototype, mengembangkan prototype. c. Evaluasi. Analis system memperkenalkan prototype kepada user, menuntun user untuk mengenali karakteristik dari prototype. Dari kesempatan uji coba ini, user akan memberikan pendapatnya pada analis sistem. Kalau prototype diterima dilanjutkan ketahap selanjutnya. d. Kalau ada perbaikan maka langkah berikutnya adalah mengulangi tahap1, 2 dan 3 dengan pengertian yang lebih baik tentang apa yang diinginkan oleh user. Gambaran proses pengembangan sistem dengan throwaway prototyping dapat dilihat pada gambar berikut. Gambar 1. Proses throwaway prototyping 116 JUTIM, Vol 2 No.2, Desember 2017 III. 3.1 METODOLOGI PENELITIAN Analisa Kebutuhan Sistem Secara umum, Sultan-Sport menggunakan proses administrasi yang dilakukan secara manual, mulai dari nota hasil penjualan dengan tulis tangan, stok barang dicatat tiap ada barang masuk dan keluar setiap harinya secara manual, proses penjualan tidak dicatat secara khusus, pembuatan struk belanja hanya berdasarkan permintaan dari pelanggan saja. Pengakumulasian jumlah penjualan dan pembelian tidak dilakukan secara rutin karena data transaksi dilakukan tidak terdokumentasi dengan baik. Sedangkan untuk pengecekan stok barang, tidak dilakukan dengan berkala. Pihak toko sering kali tidak tahu stok barang yang yang tersisa di gudang. Sering kali mereka melakukan pengecekan barang jika ada yang mau membeli barang tersebut. Ketika ada retur barang kesupplier dikarenakan adanya kerusakan barang yang diterima hal ini tidak dilakukan pencatatan. 3.2 Analisa Permasalahan 1. Sultan-Sport masih menggunakan pencatatan manual dalam menyimpan data sehingga sehingga data tidak terdokumentasi dengan baik. 2. Dikarenakan stok barang jarang dilakukan pengecekan rutin, barangbarang penting sering kali habis ketika tanpa diketahui. Barang yang habis diketahui ketika ada pelanggan yang akan membeli barang tersebut. 3. Dalam transaksi penjualan, SultanSport jarang memberikan nota kepada pelanggan. Nota diberikan kecuali pelanggan meminta nota. 4. Dalam transaksi pembelian, pihak toko tidak melakukan dokumentasi dengan baik, sehingga menyebabkan data sulit terakomulasi dengan baik jika ingin melakukan perhitungan laba rugi. 3.3 Analisis Kebutuhan Permasalahan yang muncul dari analisis sistem membuat perusahaan ingin memperbaiki sistem yang ada dengan membuat sistem yang baru, sebagai berikut STMIK MUSIRAWAS Lubuklinggau Dian Meilantika 1. Pembelian Dalam sistem yang baru ini perusahaan akan lebih mudah dalam penyimpanan data pembelian serta pencatatan stok barang lebih tepat dan akurat. Perusahaan juga lebih mudah mengecek barang mana yang sudah hampir habis sehingga dapat segera melakukan pembelian lagi. 2. Penjualan Proses penjualan dapat berjalan lebih cepat dan tepat. Karena pencatatan dan perhitungan dapat dilakukan dengan menggunakan sistem informasi. Sistempun bisa melakukan cetak nota untuk pelanggan. 3. Laporan Dengan sistem yang baru pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat, rapi, lebih mudah dan memiliki resiko kesalahan yang kecil. a. Perancangan Sistem (prototype) Perancangan sistem bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas sesuai dengan kebutuhan user atau pemakai sistem itu sendiri. Perancangan sistem dilakukan apabila tahap dari analisis kebutuhan sistem telah selesai dilakukan. Berikut ini adalah diagram dalam perancangan sistem: b. Bahasa Pemograman Beberapa alasan yang menjadi dasar pertimbangan mengapa menggunakan bahasa pemrograman PHP dalam membangun sistem ini adalah: 1. Mudah dipelajari, baik pemula pun akan mampu menjadi web master PHP. 2. Mampu lintas platform, artinya PHP dapat atau mudah diaplikasikan ke berbagai platform OS(Operating Sytem) dan hampir semua browser juga mendukung PHP. 3. Free alias gratis, yang bersifat open source. 4. PHP memiliki tingkat akses yang cepat. 117 JUTIM, Vol 2 No.2, Desember 2017 5. Didukung oleh beberapa macam web server seperti Apache, IIS, Lighttpd, Xitami. 6. Mendukung database, baik yang gratis maupun berbayar seperti MySQL, PostgreSQL, mSQL, Informix, SQL Server, Oracle. Dian Meilantika e. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) dibuat untuk menggambarkan arus data yang terstruktur dan jelas dari mulai pemasukan data sampai dengan keluarnya data. Arus data pada DFD ini berupa masukan untuk sistem oleh entitas eksternal atau keluaran dari sistem c. Diagram Use case Use case diagram digunakan untuk mendeskripsikan interaksi antara pengguna dengan sistem yang akan dibuat, dengan memberi sebuah narasi tentang bagaimana sistem tersebut digunakan. Gambar 4. DFD lovel 0 Proses 1 Gambar 2. Use Case diagram d. Diagram konteks Perancangan sistem bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas sesuai dengan kebutuhan user atau pemakai sistem itu sendiri. Perancangan sistem dilakukan apabila tahap dari analisis sistem telah selesai dilakukan. Gambar 5. DFD lovel 0 Proses 2 Gambar 3 Diagram Kontek STMIK MUSIRAWAS Lubuklinggau 118 JUTIM, Vol 2 No.2, Desember 2017 Dian Meilantika Gambar 6. DFD lovel 0 Proses 3 Gambar 8. Proses Login sistem Setelah proses autentikasi diterima dan benar. Selanjutnya pengguna akan masuk kehalaman utama dengan ditampilkan beberapa menu, diantaranya menu beranda, menu master, menu pembelian, menu penjualan dan menu laporan. Seperti gambar dibawah ini Gambar 7. DFD lovel 0 Proses 4 IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Sistem Hasil penelitian sistem informasi administrasi ini masih berupa prototype yang akan dikenalkan dan diuji coba oleh pemilik toto sultan sport. Setelah melakukan analisa kebutuhan sistem dan perancangan sistem maka didapatlah hasil sebagai berikut. 4.2 Proses Login Sistem Sebelum bisa mengakses aplikasi sistem informasi ini pengguna diwajibkan untuk melakukan proses autentikasi terlebih dahulu, hal ini dilakukan untuk menjaga keamanan sebuah data. Pengguna dalam hal ini adalah pihak manajemen toko. Sistem akan meminta masukan username dan password seperti gambar dibawah ini. Gambar 9. Tampilan Menu Utama 4.3 Proses Penginputan Data Barang Proses ini dilakukan untuk menambahkan data barang yang akan dijual ditoko, dengan cara pilih menu master dan iput data barang. Seperti gambar dibawah ini. Gambar 10. Tampilan menu data barang STMIK MUSIRAWAS Lubuklinggau 119 JUTIM, Vol 2 No.2, Desember 2017 Dian Meilantika 4.4 Transaksi Pembelian Pada menu Transaksi pembelian, menu ini akan membantu user dalam penginputan transaksi pembelian, transaksi pembelian dilakukan saat toko melakukan pembelian kepada supplier, tahapan ini bertujuan mencatat sumber barang yang dibeli dari suppier. Berikut tampilan menu transaksi pembelian. Gambar 13 Stuk Penjualan 4.6 Laporan Salah satu laporan yang dibuat adalah laporan barang, laporan barang bertujuan untuk melihat stok barang yang ada, hal ini penting untuk mengetahui stok barang dan jumlah barang yang ada. Berikut tampilan dari halaman stok barang Gambar 11. Transaksi pembelian 4.5 Transaksi Penjualan Jika ada transaksi penjulan dapat dilakukan dengan cara pilih menu transaksi penjualan. Pada tahap ini sistem akan meminta masukan data pelanggan dan data barang yang akan dibeli oleh pelanggan, sistem akan mengakumulasikan seluruh data barang yang akan dibeli oleh pelanggan. Transaksi ini dapat dilihat seperti gambar dibawah ini. Gambar 12. Transaksi Penjualan Setelah proses transaksi dilakukan sistem dapat mencetak struk atau nota belanja yang akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti transaksi pembelian. Berikut tampilan stuk penjulan STMIK MUSIRAWAS Lubuklinggau Gambar 14 Laporan barang Sistem akan diperkenalkan dan dievaluasi oleh pengguna dengan tujuan memperkenalkan prototype kepada user, menuntun user untuk mengenali karakteristik dari prototype. Dari kesempatan uji coba ini, user menerima dan dapat mengimplentasikannya di toko sultan sport baturaja. V. KESIMPULAN Dari hasil aplikasi Sistem Informasi administrasi menggunakan metode throwaway prototyping development pada sultan-sport dapat ditarik beberapa kesimpulan, sebagai berikut : 1. Mengurangi pencatatan secara paper based record yang menghilangkan potensi kerusakan, 120 JUTIM, Vol 2 No.2, Desember 2017 2. 3. 4. 5. VI. kehilangan, kesulitan penelusuran data, dan pencatatan berulang. Setelah melakukan pengujian, aplikasi mampu melakukan kegiatan transaksi penjualan, pembelian, retur penjualan, retur pembelian, dan juga mampu membuat laporan. Sistem informasi ini dapat dengan mudah melakukan pencatatan dan pelayanan transaksi yang akan dilakukan. Dengan metode throwaway prototyping development system dapat dibangun secara terstruktur, dan dapat dilakukan tahap pengujian dan pengembangan prototype jika dibutuhkan kedepannya. Dengan metode throwaway prototyping development dapat mengurangi resiko kebutuhan yang tidak terpenuhi. Dian Meilantika Terstruktur”. Yogyakarta Andi Offset: DAFTAR PUSTAKA [1] Wibowo Agus. Azimah Ariana, "Rancang Bangun Sistem Informasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Menggunakan Metode Throwaway Prototyping Development", Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016 STMIK AMIKOM Yogyakarta, ISSN : 2302-3805 [2] Sriyanto. dkk, "Perancangan Sistem Informasi Toko Emas", J@TI Undip., Vol V, No 1, Januari 2010. [3] W Nur Setyo Permatasari Putri. DKK, "Pengembangan Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian Pada Toko Pc Tablet",. Jurnal Teknologi dan Sistem Komputer., Vol.2, No.2, April 2014 [4] Jogiyanto H.M. 2002. “Analisis dan Desain Sistem Informasi :Pendekatan STMIK MUSIRAWAS Lubuklinggau 121
