MODUL 5 AKUNTANSI KEUANGAN LANJUTAN I Afrizon AKUNTANSI OPERASI KANTOR CABANG PENGERTIAN AGEN DAN KANTOR CABANG – PUSAT Pembentukan unit penjualan yang menyalurkan dapat mengambil bentuk sebagai agen atau pun sebagai cabang. Perbedaan antara kedua bentuk ini didasarkan pada fungsinya dan pada kebebasannya (independensi) dalam melaksanakan fungsi-fungsi. Organisasi penjualan yang hanya mengambil pesanan untuk barang serta jasa, dan yang beroperasi di bawah pengawasan langsung pejabat dari kantor pusat disebut agen penjualan. Sedangkan organisasi penjualan, yang menjual barang-barang dari persediaan yang diselenggarakan sendiri dan yang bekerja sebagai kesauan usaha yang bebas disebut cabang OPERASI AGEN PENJUALAN Agen penjualan yang beroperasi semata-mata hanya sebagai organisasi penjualan lokal di bawah pengawasan langsung kantor pusat, pada umumnya tidak menyelenggarakan persediaan kecuali contoh dari jenis produk yang ditawarkan untuk di jual. Contoh barang dagangan yang ditawarkan sebagai promosi diberikan oleh kantor pusat. Agen penjualan biasanya diberi dana kerja yang digunakan untuk membayar biaya yang dapat dibayar dengan lebih mudah melalui agen penjual. Sistem sistem seringkali digunakan untuk mengendalikan uang kas agen penjual Pesanan untuk barang dagangan yang diperoleh agen penjual dikirimkan ke kantor pusat untuk di setujui. Jika harga jual dan syarat kredit dapat diterima, maka kantor pusat mengisi pesanan ini dan mengirimkan barangnya kepada pelanggan ybs. Beban operasi agen penjual lainnya selain beban operasi yang dibayar oleh agen penjual dari dana kerjanya dipenuhi oleh kantor pusat. PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Afrizon, SE, M.Si, Akt AKUNTANSI KEUANGAN LANJUTAN I 1 AKUNTANSI UNTUK AGEN PENJUAL Agen penjual tidak membutuhkan penyelenggaraan seperangkat buku yang lengkap. Cukup dengan penyelenggaraan ikhtisar penerimaan dan pengeluaran dana kerja serta catatan penjualan kepada pelanggan. Ikhtisar pengeluaran dana kerja yang disertai dengan bukti pendukung dalam bentuk voucher yang dibayar dikirimkan ke kantor pusat. Apabila manajer lokal dan atau tenaga penjual lokal memberi imbalan sesuai dengan volume penjualan yang diselesaikan, maka catatan penjualan mendukung informasi ini. Apabila kantor pusat menyerahkan aktiva yang lain daripada uang kas ke agen maka kantor pusat mendebet perkiraan aktiva yang ditetapkan pada agen penjual, seperti perabot agen penjual, contohan agen penjual, dan supplies agen penjual kemudian mengkredit perkiraan aktiva yang bersangkutan untuk harga pokok barang yang diberikan. Kantor pusat dapat mencatat transaksi agen penjual dalam perkiraan pendapatan dan beban yang digunakan untuk transaksinya sendiri, jika tidak dikehendaki perusahaan ikhtisar operasi agen penjual. Setelah perkiraan ini ditutup, maka perkiraan ikhtisar laba –rugi melaporkan hasil operasi gabungan. Jika kantor pusat ingin menetapkan laba bersih masing-masing agen penjualannya dan laba bersihnya sendiri, maka kantor puat dapat menyelenggarakan perkiraan pendapatan dan beban tersendiri untuk masing-masing unit jual. Catatan pelengkap mengenai harga pokok penjualan yang dijual oleh masing-masing unit penjualan juga harus diselenggarakan. Catatan pelengkap ini memberikan data-data untuk penyusunan ayat-ayat jurnal yang membebani masing-masing agen penjual dan kantor pusat dengan harga pokok barang yang ditetapkan pada masing-masing penjualan. Terdapat perbedaan pengertian antara Cabang dan Agen PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Afrizon, SE, M.Si, Akt AKUNTANSI KEUANGAN LANJUTAN I 2 KANTOR CABANG AGEN Struktur organisasi dan kegiatan tidak terlepas dari kantor pusat. Sehingga kantor cabang bertanggungjawab penuh atas segala aktivitasnya ke manajemen kantor pusat. Kegiatan kantor cabang tidak terbatas pada usaha untuk memperoleh pesanan saja tetapi juga usaha untuk memenuhi pesanan yang dpt diambil dari persediaan sendiri maupun persediaan kantor pusat. Investasi kantor pusat ke cabang tidak hanya sebatas modal kerja saja tetapi semua fasilitas yang dibutuhkan dalam mendirikan kantor cabang dan permulaan operasinya kantor cabang Struktur organisasi dan kegiatan terlepas dari kantor pusat atau berdiri sendiri. Oleh karena itu satu kantor agen dapat mengageni beberapa perusahaan. Sehingga kantor agen tidak bertanggungjawab ke kantor pusat tetapi bertanggungjawab pengelola agen. Kegiatan kantor agen tidak terbatas pada usaha untuk memperoleh pesanan dan calon pembeli saja. Dengan demikian agen hanya sebagai fungsi pemasarnya saja. Investasi kantor pusat ke agen hanya sebatas modal kerja saja. SISTEM AKUNTANSI KANTOR CABANG (HUBUNGAN CABANG – PUSAT) AKUNTANSI untuk KANTOR PUSAT Dan KANTOR CABANG Perusahaan-perusahaan besar atau yang sedang berkembang, selalu berusaha meningkatkan volume penjualannya. Aspek pemasaran merupakan aspek penting dalam usaha pencapaian tujuan ini. Oleh karena itu, bagian pemasaran merupakan ujung tombak keberhasilan suatu perusahaan. Dalam rangka memperluas daerah pemasaran, perusahaan melakukan pemetaan wilayah sehingga dapat diketahui pasar potensial bagi produk atau jasa yang dihasilkan/ditawarkan. Dengan cara ini dapat diketahui market share (bagian pasar yang dapat dimasuki) dari produk atau jasa yang dihasilkan/ditawarkan perusahaan. Beberapa cara yang dapat digunakan untuk menangkap peluang dari market share yang sudah diketahui ini antara lain dengan cara membuka kantor agen atau bahkan membuka kantor cabang. PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Afrizon, SE, M.Si, Akt AKUNTANSI KEUANGAN LANJUTAN I 3 Pada dasarnya kantor agen berbeda dengan kantor cabang. Kantor agen hanya berfungsi mencarikan pembeli atau memperoleh order. Penjualan kepada konsumen dilakukan langsung oleh kantor pusat. Pembayarannya juga diterima langsung dari konsumen ke kantor pusat. Kantor cabang mempunyai wewenang yang lebih luas dibandingkan kantor agen, karena selain berfungsi mencari pembeli kantor cabang dapat melakukan transaksi penjualan secara langsung kepada konsumen. Wewenang yang lebih besar lagi adalah kantor cabang dapat membeli barang dagangan dari luar. AKUNTANSI KANTOR AGEN Perbedaan paling mendasar pencatatan yang dilakukan kantor cabang dan kantor agen berhubungan dengan kewenangan masing-masing dalam menangani konsumen akhir. Kantor cabang mempunyai kewenangan penuh Sehubungan dengan transaksi penjualan termasuk menerima pembayaran secara langsung dari konsumen akhir, sedangkan kantor agen tidak mempunyai kewenangan melakukan transaksi penjualan. Pencatatan akuntansi hanya dilakukan oleh kantor pusat. Kantor cabang melaksanakan pembukuan tersendiri karena Kantor cabang mempunyai kewenangan dalam melakukan transaksi penjualan. Kantor agen dalam melakukan kegiatannya memperoleh fasilitas dari kantor pusat. Salah satu fasilitas tersebut adalah berupa uang yang merupakan modal kerja bagi kantor agen. Oleh karena itu, pencatatan yang dilakukan oleh kantor agen hanya sebatas pertanggung jawaban atas modal kerja dari kantor pusat. Karena modal kerja dari kantor pusat diterima dalam bentuk uang tunai, maka dalam pengelolaannya seperti mengelola kas kecil dengan sistem imprest. Bukti-bukti pemakaian modal kerja harus dikumpulkan oleh kantor agen karena laporan ke kantor pusat dibuat berdasarkan bukti-bukti yang dikumpulkan tersebut. Metode yang dapat dipakai oleh kantor pusat dalam melakukan pencatatan sehubungan dengan kegiatan di kantor agen, yaitu: 1. Laba atau rugi kantor agen tidak dipisahkan dengan laba atau rugi Kantor Pusat. 2. Laba atau rugi kantor agen dipisahkan dengan laba atau rugi kantor pusat. PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Afrizon, SE, M.Si, Akt AKUNTANSI KEUANGAN LANJUTAN I 4 Untuk tujuan pengendalian intern dan penilaian kinerja kantor pusat, sebaiknya digunakan metode yang kedua yaitu laba atau rugi kantor agen dipisahkan dengan laba atau rugi yang diperoleh kantor pusat sendiri. Apalagi bila kantor Agennya lebih dari satu. Dalam praktik yang sering digunakan adalah metode yang pertama atau laba/rugi kantor agen tidak dipisahkan dengan laba atau rugi kantor pusat. Penjelasan dari kedua metode adalah sebagai berikut: 1. Laba atau rugi kantor agen tidak dipisahkan dengan laba atau rugi kantor pusat Dalam metode ini pendapatan dan biaya kantor agen tidak dipisahkan dengan pendapatan dan biaya kantor pusat. Sehingga tidak bisa diketahui laba atau rugi kantor agen secara tersendiri. Bila metode ini yang digunakan, kantor pusat hanya dapat mengetahui laba atau rugi secara total/keseluruhan. 2. Laba atau rugi kantor agen dipisahkan dengan laba atau rugi kantor pusat Dalam metode ini pendapatan dan biaya kantor agen dipisahkan dari pendapatan dan biaya kantor pusat. Sehingga laba atau rugi kantor agen bisa diketahui secara individual. Apabila metode ini yang dipakai maka diperlukan rekening tersendiri. Rekening-rekening yang dibutuhkan bila digunakan metode ini antara lain: a. Modal kerja kantor agen b. Penjualan kantor agen c. BPP kantor agen d. Biaya pemasaran kantor agen e. Biaya administrasi dan umum kantor agen Apabila kantor pusat mempunyai Kantor Agen lebih dari satu, maka dapat digunakan salah satu dari cara berikut: a. rekening masing-masing kantor agen disendirikan atau diberikan kode berbeda b. Kantor pusat hanya memakai satu rekening buku besar untuk seluruh Kantor Agen, sedangkan untuk masing-masing kantor agen hanya dibuatkan rekening pembantu AKUNTANSI KANTOR CABANG PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Afrizon, SE, M.Si, Akt AKUNTANSI KEUANGAN LANJUTAN I 5 Akuntansi kantor cabang membagi sistem akuntansi perusahaan secara terpisah antara kantor pusat dan kantor cabang. Kantor puat terdiri dari unit akuntansi pusat untuk perusahaan, sedangkan kantor cabang terdiri dari tambahan sistem akuntansi untuk mencatat kegiatan setiap cabang. Seperti dijelaskan di bagian sebelumnya bahwa kantor cabang mempunyai kewenangan dalam melakukan transaksi penjualan. Oleh karena itu, kantor cabang melaksanakan pembukuan tersendiri. Jadi baik kantor pusat maupun kantor cabang menyelenggarakan pencatatan akuntansi sendiri-sendiri. Pencatatan ini hanya berguna untuk pihak intern kantor pusat maupun kantor cabang. Untuk kepentingan pihak ekstern kantor pusat menyiapkan laporan konsolidasi yaitu laporan keuangan yang berisi kinerja keuangan gabungan dari kantor pusat dan kantor cabang. Berbeda dengan investasi kantor pusat di kantor agen yang hanya berupa modal kerja awal saja, investasi yang ditanamkan oleh kantor pusat ke kantor cabang meliputi semua kebutuhan awal kantor cabang. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa kantor pusat bertindak sebagai Investor (pihak penyandang dana) dan kantor cabang sebagai Investee (pihak penerima dana). Oleh karena itu, diperlukan rekening yang bersifat Resiprokal (timbal balik) antara kantor pusat dan kantor cabang untuk menampung transaksi yang bersifat resiprokal ini, kantor pusat menggunakan nama rekening kantor cabang, sebaliknya kantor cabang menggunakan rekening kantor pusat. Rekening kantor cabang merupakan hak kantor pusat sedangkan rekening kantor pusat merupakan kewajiban kantor cabang. Dalam membuat laporan konsolidasi rekening resiprokal harus dieleminasi. PENGIRIMAN BARANG DAGANGAN DIATAS HARGA POKOK Banyak perusahaan menggunakan harga transfer di atas harga pokok untuk pengiriman internal ke cabang-cabang mereka. Beberapa perusahaan menetapkan harga transfer di atas harga pokok untuk pengiriman internal ke cabang-cabang mereka. PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Afrizon, SE, M.Si, Akt AKUNTANSI KEUANGAN LANJUTAN I 6 Beberapa perusahaan menetapkan harga transfer pada harga jual normal, sementara yang lainnya menggunakan mark-up standar. Ada juga perusahaan yang menetapkan harga transfernya melalui formula-formula yang kompleks. Alasan yang mendasari penetapan harga transfer di atas harga pokok, antara lain adalah agar lokasi pendapatan antar unit dalam perusahaan dilakukan dengan wajar, agar harga persediaan ditetapkan dengan efisien dan agar margin laba dari tiap-tiap cabang diungkapkan dengan sebenarnya. Pengiriman ke cabang dicatat pada harga pokok Ketika kantor pusat mengirim barang dagangan kepada cabangnya dengan harga transfer di atas harga pokok, pencatatan akuntansi pada buku kantor pusat harus disesuaikan dengan biaya aktual dari barang yang dikirim. Ini dilakukan melalui akun tambahan laba cabang atau laba yang belum direalisasi. Sebagai contoh, kantor pusat PT. SHAKIRA mengirim barang dagangan sejumlah Rp. 100.000.000 ke cabangnya di Bukittinggi dengan mark-up sebesar 20%di atas harga pokok. Ayat jurnal yang harus dibuat: Buku kantor pusat Cabang bukittinggi 120.000.000 Pengiriman ke cabang bukittinggi 100.000.000 Laba belum direalisasi cabang tegal 20.000.000 (untuk mencatat pengiriman ke Cabang Bukittinggi 120% dari harga pokok) Buku kantor Cabang Bukittinggi Pengiriman dari kantor pusat 120.000.000 Kantor pusat 120.000.000 (untuk mencatat penerimaan persediaan dari kantor pusat) Ayat jurnal untuk mencatat transfer barang dagangan dengan harga di atas pokok tidak mengubah hubungan resiprokal akun kantor pusat maupun cabang, tetapi mempengaruhi hubungan akun pengiriman kantor pusat dan cabang, karena pada saat PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Afrizon, SE, M.Si, Akt AKUNTANSI KEUANGAN LANJUTAN I 7 pencatatan akun ”pengiriman ke Cabang” dikredit sebesar biaya sedangkan akun ”pengiriman dari kantor pusat” didebit sebesar harga transfer. Perbedaan pada akun ini disebabkan adanya mark-up yang ditunjukkan pada akun laba belum direalisasi cabang. Misalkan saldo akun di bawah ini muncul pada PT. Shakira dan cabang pada tanggal 31 Desember 2008 sebelum penyesuaian. Buku kantor pusat Cabang Bukittinggi 200.000.000 Pengiriman ke cabang bukittinggi 100.000.000 Laba sebelum direalisasi cabang bukittinggi 20.000.000 Buku kantor Cabang Bukittinggi Penjualan 160.000.000 Pengiriman dari kantor pusat 120.000.000 Biaya 20.000.000 Kantor Pusat 200.000.000 Apabila Cabang Bukittinggi tanggal 31 Desember 2008 mempunyai persediaan pada harga transfer sebesar Rp. 12.000.000, maka laba untuk periode tersebut adalah Rp. 22.000.000 (penjualan Rp. 160.000.000 dikurangi harga pokok penjualan Rp. 108.000.000 dan biaya Rp. 30.000.000. Ayat jurnal penutup pada cabang: Penjualan Persediaan 31 Desember 2008 160.000.000 12.000.000 Pengiriman dari kantor pusat 120.000.000 Biaya 30.000.000 Kantor Pusat 22.000.000 (untuk menutup akun nominal dan mentransfer saldo ke akun kantor pusat) Informasi ini digunakan oleh kantor pusat untuk mencatat laba cabang: Cabang Bukittinggi PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB 22.000.000 Afrizon, SE, M.Si, Akt AKUNTANSI KEUANGAN LANJUTAN I 8 Laba cabang Bukittinggi 22.000.000 (untuk mencatat laba cabang dan mempengaruhi akun cabang) Kantor pusat juga menyesuaikan akun laba belum direalisasinya untuk mendapatkan Rp. 2000.000 laba yang belum direalisasi pada persediaan akhir cabang (12.000.000 – (12.000.000/120%) Laba belum direalisasi cabang bukittinggi 18.000.000 Laba cabang bukittinggi 18.000.000 (untuk menyesuaikan akun laba belum direalisasi ( 20.000.000-2000.000) dan laba cabang Setelah ayat jurnal ini dibukukan, akun laba belum direalisasi akan memiliki saldo 2000.000 sama dengan saldo laba yang belum direalisasi pada persediaan cabang bukittinggi. Akun laba cabang bukittinggi menunjukkan saldi 40.000.000. jumlah ini merupakan laba cabang berdasarkan harga pokok perhitungannya adalah demikian: Penjualan Pengiriman ke cabang Dikurangi: persediaan (Harga pokok) 160.000.000 100.000.000 10.000.000 Laba Kotor 70.000.000 Biaya lain-lain 30.000.000 Laba cabang PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB 90.000.000 40.000.000 Afrizon, SE, M.Si, Akt AKUNTANSI KEUANGAN LANJUTAN I 9
