Mata Kuliah Nama Nim Tugas 1. : Kebijakan dan Manajemen PT : Sentot Soleh Sri Widodo : 17/420178/PMU/09389 : Tugas II Pilih salah satu aspek Kualitas yang dapat menggambarkan hasil kerja/ Performance di bidang saudara Saat ini saya bekerja sebagai staf pengolah data program anggaran dan laporan di tingkat Fakultas dengan produk utama yang saya hasilkan adalah : 1. Usulan anggaran tahun yang akan datang dan Perubahan/revisi Anggaran tahun berjalan serta; 2. Laporan atas realisasi anggaran tahun berjalan. Dari aspek produk yang berupa dokumen usulan dan perubahan anggaran sangat bergantung sekali pada unit-unit pengusul yaitu jurusan/prodi, pada pembantu dekan, subbag. Akademik dan rumah tangga. Dokumen usulan dan perubahan yang saya hasilkan diserahkan ke rektor c.q. subbag.perencanaan. Sedangkan dokumen laporan realisasi anggaran baik realisasi fisik dan keuangan bergantung kepada penanggung jawab kegiatan dan bendahara pembantu pengeluaran. Kedua dokumen tersebut diatas sudah mempunyai format baku dalam penyampaian laporannya. Sehingga saya membuat laporan berdasarkan format tersebut dan menjaga agar dokumen yang saya hasilkan dari aspek waktu dapat diserahkan tepat waktu atau bahkan lebih cepat dari yang ditentukan dan dari data yang diberikan mempunyai validitas yang dapat dipertanggungjawabkan. Namun pada kenyataan kadang format baku atas dokumendokumen tersebut kurang informatif dan tidak begitu efisien ketika digunakan untuk merekap dan memeriksa. Oleh karena itu biasanya selain dokumen dengan format baku tersebut saya membuat dokumen tambahan, dengan format yang saya desain sendiri dan biasanya ini digunakan secara terbatas di Fakultas, yang lebih mudah dipahami dan lebih memudahkan saya dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut. 2. Jelaskan bagaimana anda memahami itu sebagai kualitas dan apa saja komponen kualitasnya? Pertama pemahaman saya dokumen yang saya hasilkan diserahkan tepat waktu atau lebih cepat dari waktu yang di tentukan merupakan bagian dari kualitas karna sesuai dengan yang diminta. Kedua dokumen yang dihasilkan merupakan dokumen yang harus diperoleh dari data yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan karna akan dipergunakan sebagai dasar dalam membuat kebijakan anggaran. Jika tidak akan terjadi kesalahan dalam membuat kebijakan yang dapat menggangu bahkan menghambat organinsasi dalam mencapai tujuannya. Menurut saya itu bagian dari kualitas. Ketiga dengan adanya dokumen tambahan sebagai dokumen pelengkap dokumen utama membantu unsur-unsur pimpinan lebih memahami, memeriksa dan mengambil kesimpulan ketika membaca dokumen tersebut. Membantu sipengguna dalam memahami merupakan bagian dari kualitas sehingga sipengguna puas akan hasil kerja kita. Disamping bahwa dokumen tambahan tersebut memudahkan saya dalam melakukan pekerjaan. 3. Jelaskan bagaimana anda mengukur kualitas dan apa dasar mengukur kualitas tersebut ? Ada beberapa hal yang menjadi ukuran saya dalam menilai kualitas diantaranya ; 1. Waktu pelaksanaan/ penyelesaian suatu layanan maupun produk sesuai dengan yang ditentukan atau lebih cepat. 2. Input material atau bahan yang akan dikerjakan haruslah memiliki kualitas yang baik sesuai dengan atribut dari bahan/material tersebut. Seperti misalnya bahannya berupa data maka data tersebut harus valid dan reable. Jika surat maka kertasnya harus yang baik tidak kumal/kotor dll. 3. Proses pekerjaannya harus dapat dilakukan dengan efektif dan tetap memehuhi standar atau aturan yang berlaku. Seperti misalnya pelaksanaanya proses harus pengadaan dilakukan maka dengan dalam efektif menyederhanakan hal-hal yang tidak prinsip misalnya pembuktian tidak harus datang cukup upload dokumen atau 4. Dari hasil pekerjaan, keluaran yang dihasilkan harus memenuhi kriteria yang dibutuhkan oleh pengguna. Dan jika memungkinkan ada nilai tambah atau lebih baik dari yang diminta atau dipersyaratkan. Tentunya tetap mengacu pada ketentuan yang berlaku. 4. Jelaskan strategi anda untuk meningkatkan kualitas atas proses dan produk yang anda hasilkan ( jelaskan secara faktual) ? Dari pengalaman yang saya lalui beberapa hal yang harus dilakukan agar proses dan produk yang dihasilkan meningkat kualitasnya. 1. Membuat rincian/uraian proses pekerjaan yang harus dilakukan untuk menghasilkan/menyelesaikan dokumen/pekerjaan tersebut lengkap dengan timeline waktu untuk menyelesaikannya. 2. Mensosialisasikan kriteria/aturan standar yang harus dipenuhi oleh masing-masing pengusul/unit dan mekanisme penyusunan usulan tersebut serta batas waktu penyampaian usulan tersebut ke Fakultas. (Biasanya saya lebih mempercepat waktu pengumpulannya dibandingkan yang diminta oleh subbag.perencanaan rektorat untuk mengantisipasi waktu koreksi dan penyuntingan dokumen.) 3. Memonitor proses pengusulan pada unit-unit tersebut dan melaporkan kepada pimpinan sebagai bentuk pengawasan pimpinan terhadap pekerjaan yang kita lakukan. 4. Membahas kembali hasil rekapitulasi usulan dari masingmasing unit dengan unsur pimpinan (Dekan, Pembatu Dekan, Kabag dan Kasubbag.) untuk memastikan bahwa program dan kegiatan yang akan diusulkan atau direvisi dan dilaporkan sudah sesuai dengan visi, misi dan tujuan organisasi (Fakultas) dan menunjang pada visi,misi dan tujuan lembaga.
