A. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN Manajemen dokumen merupakan suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya. Adapun manfaatnya adalah: sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai memori suatu organisasi, sebagai referensi sejarah suatu organisasi, mengurangi resiko teknis dan biaya, meningkatkan efisiensi dan proses kinerja organisasi, serta meningkatkan proses pengendalian yang lebih baik. Sistem informasi manajemen dokumen atau bisa juga di sebut E-Office Document (Dokumen Elektronik Kantor), atau bisa juga ditingkatkan menjadi sistem informasi manajemen arsip yang terintegrasi dengan rak penyimpanan kearsipan. Sistem ini dapat dijadikan solusi terbaik membangun informasi dan manajemen dokumen dari permasalahan yang timbul karena menumpuknya dokumen. Sistem informasi manajemen dokumen yang akan dibahas adalah sistem informasi manajemen dokumen elektronik, yaitu suatu sistem aplikasi pengelolaan dokumen hardcopy (dalam bentuk laporan paper based) yang sudah diubah ke dalam format digital ataupun softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls, 3gp, avi, mkv, dll, kemudian diupload ke dalam software tertentu. Dokumen yang sudah diupload tersebut kemudian dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem ini. Dengan penerapan sistem menajemen dokumen elektronik ini diharapkan dapat: 1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik 2. Adanya penyimpanan salinan fisik file dokumen ke dalam media elektronik 3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak diinginkan, seperti: kebakaran, banjir, kehilangan dokumen, dll. 4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secra elektronik 5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan/memasukkan informasi lokasi penyimpanan dokumen (dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode) 6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan 7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfatan dan pengelolaan dokumen dengan akses melalui internet Karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik adalah sebagai berikut: 1. Capture. Capture merupakan hal penting bagi catatan dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan disrtibusi sebagai solusi dokumen menajemen. Dokumen imaging dan platform management menyediakan dasar scanning, batch proses dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan emmbuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas menjadi file komputer dengan mudah. 2. Storage. Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan mempercepat teknologi. 3. Index. Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisisr yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif. 4. Retrieval. Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yang mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan sepat dan mudah. 5. Access. Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada di kantor atau dapat melalui internet secara flesibilitas untuk mengendalikan akses sistem. 6. Proses. Kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nanti ya dilakukan sendiri oleh pihak yang terkait. Beberapa keuntungan dari sistem manajemen dokumen elektronik adalah sebagai berikut: 1. Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi. 2. Tingkat ketepatan yang tinggi, karena menggunakan sistem indeks, pencatatan tempat penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan dalam bentuk CD-ROM. 3. Mendukung pengelolaan dokumen. Dokumen elektronik dapat juga mengelola dokumen dalam bentuk audio, video, maupun berbagai jenis gambar seperti photo, poster, peta, dll. 4. Tingkat keamanan yang tinggi. Sistem ini terproteksi dengan adanya password, dan mempunyai salinan data (backup) yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda. 5. Selain keuntungan di atas, sistem ini juga dapat membantu agar penyimpanan dokumen disimpan dalam media CD-R, DVD, serta media lainnya. Sangat baik untuk mengatur dokumen dalam jumlah besar dan dapat memudahkan untuk malakukan indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email
