7 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi

BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen
yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan yang didapatkan dari proses
transaksi akuntansi rutin (Rama dan Jones, 2006, p5). Sedangkan menurut O'Brien
(2008, p361), sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang mencatat dan
melaporkan berbagai transaksi bisnis dan kegiatan ekonomi lainnya. Sistem
informasi akuntansi dirancang untuk fungsi akuntansi sehingga dapat membuat
pekerjaan lebih sederhana. Sistem informasi akuntansi memproses data dan transaksi
untuk menyediakan informasi yang dapat membantu pengguna dalam proses
perencanaan, pengendalian, operasional, dan pengambilan keputusan di perusahaan
(Medina, Jimenez, Mora dan Abrego, 2014).
Sistem informasi akuntansi merupakan sistem untuk mengumpulkan, mencatat,
menyimpan, dan memproses data-data akuntansi sehingga dapat menghasilkan
informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan. Sistem ini merupakan sistem
yang paling banyak digunakan oleh perusahaan untuk mencatat dan melaporkan arus
dana melalui pembuatan laporan keuangan. Sistem informasi akuntasi dapat
dilakukan dengan menggunakan kertas, menggunakan teknologi informasi, atau pun
keduanya. Apapun pilihannya, prosesnya tetap sama, yaitu melakukan proses
pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan data yang menghasilkan informasi
keuangan yang relevan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan manajemen.
Gambar 2.1 The Accounting Information System Processes Data to Produce
Information for Decision Makers. Sumber: Romney dan Steinbart (2012, p30)
7
8
Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi akuntansi adalah sistem yang berfungsi untuk mengumpulkan, mencatat,
menyimpan, mengolah, dan melaporkan berbagai transaksi bisnis yang berasal dari
transaksi akuntansi rutin untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi para
pengambil keputusan dengan cara melaporkan arus dana melalui laporan keuangan
yang dibuat dengan menggunakan kertas, teknologi informasi, atau pun keduanya.
2.1.1 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2012, p30) terdapat enam komponen dalam
sistem informasi akuntansi. Komponen-komponen tersebut adalah:
1.
People
Orang yang bertugas untuk mengoperasikan sistem dan menjalankan berbagai
fungsi.
2.
Procedures and Instructions
Prosedur dan instruksi digunakan untuk mengumpulkan, memproses dan
menyimpan data mengenai kegiatan-kegiatan perusahaan.
3.
Data
Data berisi informasi mengenai perusahaan dan proses bisnis perusahaan.
4.
Software
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data perusahaan.
5.
Information Technology Infrastructure
Infrastruktur Teknologi Informasi merupakan peralatan pendukung dan
perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam sistem informasi
akuntansi
6.
Internal Controls and Security Measures
Kontrol internal dan langkah-langkah keamanan dilakukan untuk menjaga
keamanan data di dalam sistem informasi akuntansi.
Menurut Romney dan Steinbart (2012, p30), keenam komponen yang
disebutkan diatas memungkinkan sistem informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi
bisnis, yaitu:
9
1.
Mengumpulkan dan Menyimpan Data
Dalam melakukan pengumpulan data, perusahaan harus memiliki orang yang
mampu mengoperasikan sistem dan bersedia mengikuti prosedur dan instruksi
yang ada untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan data-data
perusahaan. Dengan keberadaan peralatan pendukung, seperti komputer, dan
dibantu oleh perangkat lunak, proses bisnis perusahaan dapat dilakukan lebih
efektif dan efisien. Kontrol internal dan langkah-langkah keamanan akan
memastikan data tidak dapat diakses oleh pihak-pihak yang tidak
berkepentingan untuk menghindari kecurangan-kecurangan yang mungkin
terjadi.
2.
Mengubah Data Menjadi Informasi
Orang yang bertugas untuk mengoperasikan sistem dengan mengikuti prosedur
dan instruksi diwajibkan untuk menyimpan semua data-data perusahaan ke
dalam peralatan pendukung, dengan menggunakan perangkat lunak, untuk
mengolah dan mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi
perusahaan dalam melakukan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan
evaluasi kegiatan perusahaan, sumber daya dan personil. Kontrol internal dan
langkah-langkah keamanan akan memastikan informasi tidak dapat diakses
oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan untuk menghindari kecurangankecurangan yang dapat menyebabkan kerugian dan kehilangan data penting
perusahaan.
3.
Menyediakan Pengendalian untuk Menjaga Aset dan Data Perusahaan
Kontrol internal dan langkah-langkah keamanan akan memastikan informasi
tidak dapat diakses oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan untuk menjaga
aset dan data perusahaan dari kehilangan. Untuk itu, diperlukan orang yang
mampu mengoperasikan sistem dan bersedia mengikuti prosedur dan instruksi
yang ada untuk memproses dan menyimpan data dengan menggunakan
peralatan pendukung, seperti komputer, dengan dibantu perangkat lunak.
2.1.2 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Dalam pelaksanaan, sistem informasi akuntasi memiliki manfaat. Manfaat
sistem informasi akuntansi menurut Rama dan Jones (2006, p6) adalah:
10
1.
Memproduksi Laporan Eksternal
Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk memenuhi
kebutuhan informasi investor, kreditor, pemungut pajak, lembaga regulator,
dan lain-lain. Format dan konten yang diperlukan untuk pembuatan laporan
relatif sama sehingga otomatisasi dapat dilakukan pada proses pelaporan dan
menyebabkan laporan eksternal dapat dihasilkan lebih mudah dan cepat.
2.
Mendukung Kegiatan Rutin
Sistem informasi akuntansi memiliki kelebihan dalam menangani transaksi
berulang sehingga dapat membantu manajer menangani aktivitas rutin selama
siklus operasi perusahaan. Dengan penggunaan teknologi yang mendukung
kinerja sistem informasi akuntansi, efisiensi bisnis dapat lebih ditingkatkan.
3.
Pendukung Pengambilan Keputusan
Informasi juga diperlukan untuk mendukung keputusan tidak rutin, seperti
mengetahui produk yang paling banyak dibeli. Informasi ini penting untuk
perencanaan produk baru sehingga produksi dapat dilakukan dalam jumlah
banyak. Permintaan yang tidak standar menuntut data query fleksibel, sehingga
penggunaan query akan mempermudah pengambilan keputusan.
4.
Perencanaan dan Pengendalian
Sistem informasi diperlukan untuk perencanaan dan pengendalian aktivitas.
Informasi tentang anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem, sehingga
pengguna dapat membandingkan anggaran dan realisasi dengan mengekstraksi
data historis dari database dan menggunakan program lain untuk meramalkan
pertumbuhan dan arus kas.
5.
Menerapkan Pengendalian Internal
Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang
digunakan untuk melindungi aset perusahaan dan memastikan data keuangan
akurat. Pembangunan kontrol akan membantu perusahaan mencapai tujuan
tersebut. Perancangan dapat memeriksa kesalahan dan mencegah beberapa
jenis entri data yang akan melanggar aturan yang ditetapkan secara otomatis.
2.1.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Salah satu tujuan dari pengembangan sistem informasi akuntansi adalah
menambah nilai bagi perusahaan (Romney dan Steinbart, 2012, p31). Sistem
informasi akuntansi dapat menambah nilai bagi perusahaan dengan cara:
11
1.
Meningkatkan Kualitas dan Mengurangi Biaya Produk dan Jasa
Sistem informasi akuntansi memantau kinerja suatu mesin sehingga sistem
akan segera memberitahu karyawan yang bertanggung jawab jika kinerja mesin
berada di luar batas kualitas yang dapat diterima. Dengan adanya sistem
informasi akuntansi, kualitas produk dapat terjaga dan biaya dapat ditekan.
2.
Meningkatkan Efisiensi
Informasi yang tepat waku memungkinkan pendekatan just-in-time terjadi
dikarenakan pendekatan ini membutuhkan informasi yang konstan, akurat, dan
terbaru mengenai bahan baku persediaan dan lokasi bahan baku.
3.
Berbagi Pengetahuan
Berbagi pengetahuan dan keahlian dapat meningkatkan operasional dan
memberikan keunggulan kompetitif. Perusahaan dapat menggunakan sistem
informasi mereka untuk berbagi praktik dan mendukung komunikasi antar
kantor. Karyawan yang berada di kantor cabang dapat menggunakan database
perusahaan untuk mengidentifikasi para ahli yang dapat memberikan bantuan,
walaupun para ahli berada di kantor pusat, sehingga pengetahuan dan keahlian
juga tersedia untuk kantor cabang.
4.
Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Rantai Suplai
Membiarkan pelanggan untuk mengakses persediaan dan entri pesanan
penjualan secara langsung dapat mengurangi biaya penjualan dan biaya
pemasaran, sehingga meningkatkan tingkat retensi pelanggan. Hal ini akan
memperkecil harga jual sehingga harga produk dapat bersaing dengan produk
sejenis.
5.
Memperbaiki Struktur Pengendalian Internal
Sistem informasi akuntansi dengan struktur pengendalian internal yang tepat
dapat melindungi sistem dari penipuan, kesalahan, kegagalan sistem dan
bencana.
6.
Meningkatkan Pengambilan Keputusan
Sistem informasi akuntansi mengakibatkan informasi yang diterima bersifat
real time sehingga membantu perusahaan dalam meningkatkan pengambilan
keputusan.
12
Pengambilan keputusan memiliki beberapa langkah yang harus dilalui, yaitu
mengidentifikasi masalah, mengumpulkan dan menginterpretasikan informasi,
mengevaluasi cara untuk memecahkan masalah, memilih metodologi solusi, dan
mengimplementasikan solusi. Sistem informasi akuntansi dapat memberikan bantuan
pada tahap pengambilan keputusan dengan cara membuat laporan yang dapat
membantu pengguna dalam mengidentifikasi potensi masalah yang akan terjadi.
Model keputusan dan alat analisis akan dipilih oleh pengguna. Bahasa query
dapat mengumpulkan data yang relevan untuk membantu membuat keputusan.
Tampilan grafis dapat membantu pembuat keputusan menginterpretasi model hasil
keputusan, mengevaluasi, dan memilih alternatif tindakan yang akan digunakan.
Sistem informasi akuntansi juga dapat memberikan feedback pada hasil tindakan.
2.1.4 Siklus-Siklus Transaksi Proses Bisnis
Siklus-siklus transaksi proses bisnis dikelompokkan menjadi lima siklus
aktivitas bisnis (Romney dan Steinbart, 2012, p27). Siklus-siklus transaksi tersebut
adalah:
1.
Revenue Cycle
Barang dan jasa dijual untuk menghasilkan uang tunai atau janji masa depan
untuk menerima uang tunai.
2.
Expenditure Cycle
Dimana perusahaan membeli persediaan untuk dijual kembali atau membeli
bahan baku untuk digunakan dalam memproduksi produk-produk dalam
pertukaran uang tunai atau janji masa depan untuk membayar uang tunai.
3.
Production/Conversion Cycle
Dimana bahan baku diubah menjadi barang jadi.
4.
Human Resources/Payroll Cycle
Dimana pegawai dipekerjakan, dilatih, dikompensasi, dievaluasi, dipromosikan
dan diberhentikan.
5.
Financing Cycle
Dimana perusahaan menjual saham perusahaan kepada investor dan meminjam
uang dan investor dibayar dengan dividen dan bunga pinjaman.
13
Gambar 2.2 The AIS and Its Subsystems. Sumber: Romney dan Steinbart (2012, p27)
2.2
Siklus Pengeluaran
Expenditure Cycle (siklus pengeluaran) adalah seperangkat kegiatan bisnis
yang berulang dan terkait operasi pengolahan informasi yang berhubungan dengan
pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa (Romney dan Steinbart, 2012,
p391).
14
Gambar 2.3 Context Diagram of the Expenditure Cycle. Sumber: Romney dan
Steinbart (2012, p391)
Berdasarkan gambar diatas, dapat disimpulkan bahwa pertukaran informasi
eksternal berasal dari vendor. Dalam perusahaan, informasi mengenai kebutuhan
untuk melakukan pembelian mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan,
siklus produksi, pengendalian persediaan dan berbagai departemen. Setelah barang
diterima, pihak yang melakukan pembelian akan mendapatkan pemberitahuan terkait
penerimaan barang. Pengeluaran data juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku
besar dan sistem pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan
berbagai laporan manajemen yang diperlukan perusahaan.
Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya
perolehan, pemeliharaan persediaan, dan berbagai jasa yang dibutuhkan perusahaan
untuk menjalankan fungsinya. Untuk mencapai tujuan ini, manajemen harus
membuat keputusan mengenai tingkat optimal persediaan yang akan ditanggung,
vendor yang dapat memberikan kualitas, layanan dan harga terbaik, cara perusahaan
mengkonsolodasi pembelian dilintas unit untuk memperoleh harga yang optimal,
teknologi informasi yang akan digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi,
cara perusahaan mempertahankan kas yang cukup untuk mengambil keuntungan dari
penawaran vendor dan pengelolaan pembayaran untuk memaksimalkan arus kas.
15
Tujuan-tujuan tersebut akan tercapai jika perusahaan melakukan empat
kegiatan siklus pengeluaran (Romney dan Steinbart, 2012, p392) yaitu:
1.
Melakukan pemesanan atas barang dan jasa (Ordering)
2.
Melakukan penerimaan atas barang dan jasa (Receiving)
3.
Melakukan persetujuan atas faktur vendor (Approving Supplier Invoice)
4.
Melakukan pengeluaran kas (Cash Disbursement)
Inv
oice
16
Gambar 2.4 Level 0 Data Flow Diagram for the Expenditure Cycle. Sumber:
Romney dan Steinbart (2012, p393)
17
Berdasarkan gambar diatas, dapat disimpulkan bahwa terdapat empat kegiatan
pada siklus pengeluaran, yaitu pemesanan, penerimaan barang, persetujuan atas
faktur vendor dan pengeluaran kas. Siklus produksi, pengendalian persediaan dan
berbagai departemen dapat melakukan pemesanan dengan mengajukan purchase
requisition ke bagian Purchasing. Setelah menerima purchase requisition, bagian
Purchasing akan mencetak purchase order, dimana purchase order asli akan
diberikan kepada vendor dan copy of purchase order akan diberikan kepada pihakpihak yang melakukan pembelian. Bagian Purchasing juga akan menerima back
order dari siklus pendapatan jika barang tidak tersedia pada saat diperlukan.
Pada saat melakukan pembelian, data-data akan disimpan di master vendor,
persediaan, dan purchase order agar data dapat diakses oleh departemen terkait.
Bagian Purchasing dapat mengambil data dari master persediaan dan vendor untuk
memastikan bahwa jumlah persediaan sudah berada dibawah safety stock dan vendor
available untuk melakukan pemesanan barang.
Master data diperlukan oleh perusahaan karena memiliki banyak kelebihan,
salah satunya adalah mempermudah dalam berbagi dan mengakses data. Pada saat
penerimaan barang, data-data disimpan di master vendor, persediaan, dan purchase
order sesuai dengan faktur dan barang yang telah diterima untuk meningkatkan
integritas data. Bagian Warehouse dapat mengambil data dari master purchase order
untuk memastikan bahwa jumlah barang yang dipesan dan diterima telah sesuai.
Setelah barang diterima, bagian Warehouse harus mengirimkan receipt of items
ke siklus pendapatan sehingga barang yang sudah diterima oleh bagian Warehouse
dapat diambil dan digunakan oleh siklus pendapatan. Sementara itu, vendor akan
mengirimkan goods and packing slip ke bagian Warehouse, setelah menerima
purchase order dari bagian Purchasing. Goods and packing slip yang telah diterima,
akan diproses lebih lanjut, sehingga dapat dibuat laporan terkait penerimaan barang.
Goods and packing slip yang telah diproses oleh bagian Warehouse akan
menghasilkan laporan dimana laporan tersebut akan dikirim ke bagian Accounting.
Vendor akan mengirim invoice dan master purchase order akan memberikan data
purchase order kepada bagian Accounting agar dapat membandingkan data dari
vendor dan juga data dari master purchase order. Setelah mengecek kedua data
tersebut, maka bagian Accounting akan menerima invoice dan purchase order dan
menyimpannya di master accounts payable dan general ledger serta membuat
voucher untuk melakukan pembayaran.
18
Bagian Treasury akan melakukan pembayaran kepada vendor dan menyimpan
data tersebut ke dalam master general ledger dan accounts payable. Bagian Treasury
dapat melakukan pengecekan terhadap master accounts payable untuk mengetahui
status pembayaran karena pembayaran di setiap perusahaan, tidak hanya dilakukan
secara tunai, namun dapat juga dilakukan secara kredit.
2.2.1 Pemesanan Barang atau Jasa
Aktivitas bisnis utama pada siklus pengeluaran adalah melakukan pemesanan
atas barang dan/atau jasa. Dalam melakukan pemesanan, perusahaan harus
mengidentifikasi apa, kapan dan berapa banyak barang yang harus dibeli, kemudian
memilih vendor yang akan ditunjuk untuk menyediakan barang dan/atau jasa.
Dalam menentukan apa, kapan dan berapa banyak barang yang harus dibeli,
kebanyakan perusahaan menggunakan pendekatan tradisional untuk mengelola
persediaan sehingga produksi dapat terus berjalan tanpa gangguan walaupun vendor
terlambat dalam melakukan pengiriman. Pendekatan tradisional ini biasa disebut
Economic Order Quantity (EOQ) karena pendekatan ini berdasarkan pada
perhitungan pesanan optimal yang dapat meminimalkan biaya pemesanan, biaya
penyimpan dan biaya kekurangan persediaan.
Biaya Pemesanan (Ordering Costs) mencakup semua biaya yang berhubungan
dengan proses transaksi pembelian. Biaya pemesanan akan dikeluarkan mulai dari
pemesanan hingga tersedianya barang tersebut. Biaya-biaya yang termasuk dalam
biaya pemesanan adalah biaya persiapan pemesanan, biaya pemesanan, biaya
penerimaan barang yang dipesan, biaya penyelesaian pembayaran pesanan, dan lain
sebagainya.
Biaya Penyimpanan (Carrying Costs) adalah biaya yang terkait dengan
peralatan dan fasilitas yang digunakan untuk memproduksi barang. Biaya-biaya yang
termasuk dalam biaya penyimpanan adalah biaya sewa gudang, biaya administrasi
pergudangan, biaya tenaga kerja di gudang, biaya listrik, air dan telepon, biaya
modal yang ditanam dalam persediaan, biaya pemeliharaan bahan, biaya asuransi,
biaya kerusakan/keusangan barang, dan lain sebagainya.
Biaya Kekurangan Persediaan (Stockout Costs) adalah biaya yang muncul
karena tidak tersedianya barang pada waktu yang diperlukan. Biaya-biaya yang
termasuk dalam biaya kekurangan persediaan adalah biaya barang yang hilang, biaya
pemesanan khusus, biaya keterlambatan produksi, dan lain sebagainya.
19
Economic Order Quantity (EOQ) adalah jumlah persedian yang dipesan pada
satu waktu untuk meminimalkan biaya persediaan tahunan (Carter, 2006, p9-11).
Jika perusahaan melakukan pembelian barang dalam jumlah banyak, maka biaya
penyimpanan tinggi karena investasi persediaan rata-rata cukup besar. Sebaliknya,
jika pembelian dilakukan dalam jumlah sedikit namun sering, maka biaya pemesanan
akan mahal. Oleh karena itu, kuantitas optimal untuk memesan pada waktu tertentu
ditentukan dengan menyeimbangkan kedua faktor tersebut, yaitu biaya penyimpanan
dan biaya pemesanan.
Hitungan diferensial memungkinkan untuk menghitung EOQ dengan
menggunakan informasi mengenai jumlah yang diperlukan, harga satuan, persentase
biaya penyimpanan dan biaya per pesanan. Salah satu rumus EOQ berdasarkan
Carter (2006, p9-12) adalah sebagai berikut:
EOQ =
Economic Order Quantity
RU
=
Annual Required Units
CO
=
Cost per Order
CU
=
Cost per Unit of Material
CC
=
Carrying Cost Percentage
Rumus EOQ membahas masalah kuantitas perencanaan persediaan dan juga
waktu dilakukannya pemesanan. Waktu pemesanan dikendalikan oleh tiga faktor,
yaitu waktu yang diperlukan untuk pengiriman, tingkat penggunaan persediaan, dan
safety stock. Menentukan tingkat pesanan (order point) akan relatif sederhana jika
prediksi yang tepat tersedia untuk tingkat penggunaan dan lead time (interval antara
waktu pemesanan dan waktu barang berada di pabrik dan siap untuk produksi).
Lead time merupakan variasi dalam salah satu faktor yang selalu menyebabkan
salah satu dari tiga hal berikut, yaitu (1) jika lead time atau penggunaan dibawah
yang diharapkan selama periode pesanan, maka barang tiba sebelum persediaan
digunakan, sehingga menambahkan biaya penyimpanan, (2) jika lead time atau
penggunaan lebih besar daripada yang diharapkan, stockout akan terjadi dengan
20
berbagai bentuk biaya, termasuk kehilangan konsumen, dan (3) jika lead time dan
penggunaan normal atau rata-rata, maka hal tersebut digunakan untuk menetukan
order point dan stockout dapat diperkirakan pada pemesanan lainnya.
Peramalan penggunaan barang membutuhkan waktu dan uang. Perkiraan
sempurna jarang terjadi, sehingga safety stock merupakan perlindungan paling mahal
terhadap stockout. Masalah yang kerap terjadi adalah menentukan jumlah safety
stock. Jika safety stock lebih besar daripada yang dibutuhkan, maka biaya
penyimpanan tidak terlalu tinggi. Namun, jika safety stock terlalu kecil, maka
stockout akan sering terjadi dan akan timbul banyak gangguan yang menyebabkan
biaya tambahan. Safety stock yang optimal adalah jumlah yang menghasilkan total
biaya terkecil dari stockout ditambah safety stock dari biaya penyimpanan.
Order point akan tercapai pada saat ketersediaan kuantitas sama dengan
kebutuhan mendatang; yaitu, ketika jumlah persediaan yang dimiliki dan jumlah
wajar sama dengan jumlah kuantitas penggunaan lead time dan jumlah safety stock.
Reorder point akan menetapkan kapan waktu yang tepat untuk melakukan
pemesanan. Perusahaan menetapkan reorder point berdasarkan delivery time dan
tingkat yang diinginkan safety stock untuk menangani fluktuasi tak terduga dalam
permintaan.
Menurut Carter (2006, p9-15), dalam bentuk persamaan, order point dapat
dinyatakan sebagai berikut:
I
=
Inventory Balance on Hand
QD
=
Quantities due in from Orders Previously Placed
LTQ
=
Lead Time Quantity
SSQ
=
Safety Stock Quantity
Permintaan untuk membeli barang dipicu oleh fungsi pengendalian persediaan
atau ketika karyawan memberitahukan kekurangan barang. Sistem pengendalian
persediaan lanjutan digunakan perusahaan besar untuk menghasilkan permintaan
pembelian secara otomatis ketika jumlah barang yang dimiliki turun di bawah
reorder point. Pada perusahaan kecil, karyawan menggunakan form ketika
persediaan menipis dan meminta agar dilakukan pemesanan kembali.
21
Kebutuhan untuk membeli barang menghasilkan pembuatan purchase
requisition yang mengidentifikasi daftar permintaan seperti; menetapkan lokasi
pengiriman dan tanggal diperlukan, mengidentifikasi nomor barang, deskripsi,
jumlah, dan harga setiap barang yang dipesan, serta mengusulkan nama vendor.
Orang yang menyetujui purchase requisition menunjukkan nomor departemen dan
nomor rekening yang harus bertanggung jawab atas pembelian tersebut.
Meminimalkan jumlah data yang harus dimasukkan secara manual akan
meningkatkan efisiensi dan akurasi. Dalam membuat purchase requisition, karyawan
cukup melengkapi vendor, tanggal diperlukan, lokasi, nomor item dan jumlah yang
akan dipesan, lalu menarik semua informasi yang relevan dari file master terkait.
Gambar 2.5 Purchase Requisition. Sumber: Hall (2013, p214)
Keputusan operasi yang sangat penting pada aktivitas pembelian adalah
memilih vendor untuk membeli barang. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan
dalam memilih vendor adalah harga, kualitas barang, dan kehandalan dalam
melakukan pengiriman. Catatan yang dapat mengevaluasi kebutuhan vendor dengan
baik, lebih dari sekedar menjaga data terkait harga pembelian. Perusahaan juga
dikenakan biaya, seperti pengerjaan ulang dan pembatalan, terkait kualitas produk
yang dibeli. Ada juga biaya yang berkaitan dengan kinerja pengiriman vendor.
22
Ketergantungan vendor sangat penting bagi perusahaan karena pengiriman yang
terlambat dapat membuat seluruh sistem terhenti.
Jika vendor telah dipilih untuk suatu produk, identitas vendor menjadi bagian
dari catatan master persediaan untuk menghindari proses pemilihan ulang vendor
untuk setiap pemesanan berikutnya. Dalam beberapa hal, seperti pembelian dengan
biaya tinggi dan penggunaan rendah, manajemen secara eksplisit ingin mengevaluasi
kembali semua vendor potensial setiap kali produk dipesan. Daftar vendor alternatif
yang potensial untuk setiap barang harus dijaga, terutama jika vendor utama
kehabisan barang yang diperlukan.
Purchase Order adalah dokumen atau form elektronik yang secara formal
meminta vendor untuk menjual dan mengirim produk yang telah ditetapkan dengan
harga yang telah ditetapkan (Romney dan Steinbart, 2012, p401). Purchase Order
terdiri dari nama vendor, agen pembelian, tanggal pemesanan, tanggal pengiriman,
lokasi pengiriman, metode pengiriman, dan informasi mengenai barang yang
dipesan. Seringkali beberapa purchase order dihasilkan untuk mengisi purchase
requisition karena vendor yang berbeda merupakan vendor pilihan untuk berbagai
barang yang diminta. Jumlah yang dipesan kadang berbeda dari yang diminta untuk
mengizinkan pembeli mengambil keuntungan dari diskon jumlah.
Gambar 2.6 Purchase Order. Sumber: Hall (2013, p215)
23
Banyak perusahaan mempertahankan pembelian khusus dengan vendor
penting. Blanket Purchase Order adalah komitmen untuk membeli barang-barang
tertentu dengan harga yang ditunjuk dari vendor tertentu untuk jangka waktu yang
ditetapkan, biasanya satu tahun. Blanket Purchase Order mengurangi ketidakpastian
pembeli tentang sumber terpercaya dan membantu vendor dalam merencanakan
kapasitas dan operasi yang lebih efektif.
2.2.2 Penerimaan Barang atau Jasa
Aktivitas bisnis kedua pada siklus pengeluaran adalah penerimaan dan
penyimpanan barang pesanan. Departemen penerima barang bertanggung jawab
untuk menerima pengiriman dari vendor. Laporan biasanya diberikan kepada
manajer gudang, yang kemudian akan diteruskan kepada wakil direktur pabrik.
Departemen penyimpan persediaan bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan
melapor ke manajer gudang. Informasi mengenai penerimaan barang yang dipesan
harus dikomunikasikan kepada fungsi pengendalian persediaan untuk memperbarui
catatan persediaan.
Ketika pengiriman tiba, petugas penerima membandingkan nomor purchase
order mengacu pada packing slip vendor dengan file open purchase order untuk
memverifikasi bahwa barang telah dipesan. Kemudian, petugas penerima akan
menghitung jumlah barang yang dikirim. Sebelum rute persediaan ke gudang,
petugas penerima barang juga harus memeriksa setiap pengiriman untuk menandai
kerusakan yang nyata.
Rincian dokumen receiving report terkait dengan pengiriman, termasuk
tanggal penerimaan, pengirim, vendor, dan nomor purchase order. Untuk setiap
barang yang diterima, dokumen akan menunjukkan jumlah barang, deskripsi, ukuran
unit, dan kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi
orang-orang yang menerima dan memeriksa barang serta komentar terkait kualitas
barang yang diterima.
24
Gambar 2.7 Receiving Report. Sumber: Hall (2013, p216)
Tiga pengecualian untuk proses ini adalah menerima jumlah barang berbeda
dari jumlah yang dipesan, menerima barang yang rusak, atau menerima barang
berkualitas rendah yang gagal dalam pemeriksaan. Dalam ketiga kasus tersebut,
departemen pembelian harus mengatasi situasi dengan vendor. Biasanya vendor akan
memberikan perusahaan izin untuk memperbaiki faktur untuk setiap perbedaan
dalam kuantitas. Dalam hal barang rusak atau berkualitas rendah, dokumen yang
disebut debit memo disusun setelah vendor setuju untuk mengambil kembali barang
atau mengabulkan penurunan harga. Debit memo mencatat penyesuaian yang
diminta. Salah satu salinan debit memo dikirim ke vendor, yang kemudian
menciptakan dan mengembalikan credit memo dalam pengakuannya. Departemen
account payable diberitahu dan menyesuaikan saldo rekening terutang kepada
vendor. Salinan debit memo menyertai barang dari departemen pengiriman untuk
mengotorisasi pengembalian kepada vendor.
Menghitung dan mencatat pengiriman persediaan adalah tugas pekerja. Salah
satu cara perusahaan meningkatkan efisiensi dari proses ini adalah mengharuskan
penggunaan barcode, dimana hal ini merupakan salah satu pendekatan terkait
penghitungan barang yang diterima, tetapi tidak menghilangkan kebutuhan untuk
memeriksa kualitas.
25
2.2.3 Persetujuan Faktur Vendor
Aktivitas bisnis ketiga pada siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur yang
dikeluarkan oleh vendor agar dapat melakukan pembayaran. Departemen account
payable menyetujui faktur vendor untuk melakukan pembayaran. Kewajiban hukum
untuk membayar vendor timbul pada saat barang diterima. Sebagian besar
perusahaan mencatat hutang setelah menerima dan menyetujui faktur vendor.
Perbedaan waktu biasanya tidak penting untuk pengambilan keputusan sehari-hari,
namun perusahaan tetap membutuhkan jurnal penyesuaian yang tepat untuk
mempersiapkan laporan keuangan yang akurat pada akhir periode fiskal.
Ketika faktur vendor diterima, departemen account payable bertanggung jawab
untuk mencocokkan purchase order dan receiving report. Kombinasi dari faktur
vendor dan dokumen pendukung terkait menciptakan apa yang disebut voucher
package. Setelah diverifikasi, perusahaan menerima apa yang telah dipesan dan
faktur disetujui untuk pembayaran.
Ada dua cara untuk memproses faktur vendor, yaitu sistem voucher dan sistem
non-voucher. Dalam sistem non-voucher, setiap faktur
yang disetujui (disertai
dokumen pendukung) diposting ke catatan vendor perorangan dalam account
payable file, kemudian disimpan dalam dalam open-invoice file. Ketika cek ditulis
untuk membayar faktur, voucher package akan dihapus dari open-invoice file, faktur
ditandai dan voucher package akan disimpan di paid-invoice file.
Dalam sistem voucher, dokumen tambahan disebut disbursement voucher, juga
dibuat ketika faktur vendor disetujui untuk melakukan pembayaran. Disbursement
voucher mengidentifikasi vendor, daftar faktur yang beredar, dan menunjukkan
jumlah bersih yang harus dibayar setelah dikurangi diskon yang berlaku dan
tunjangan.
Sistem voucher memiliki tiga kelebihan dibandingkan sistem non-voucher.
Pertama, sistem voucher mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa
faktur dapat dimasukkan ke dalam satu disbursement voucher. Kedua, dikarenakan
disbursement voucher adalah dokumen yang dihasilkan secara internal, maka
voucher dapat diberi nomor sebelumnya untuk memudahkan dalam melacak semua
hutang. Ketiga, dikarenakan voucher memberikan catatan eksplisit bahwa faktur
vendor yang telah disetujui untuk pembayaran, maka voucher difasilitasi dengan
pemisahkan waktu persetujuan faktur dari waktu pembayaran tagihan. Hal ini
memudahkan untuk menjadwalkan baik aktivitas maupun memaksimalkan efisiensi.
26
Gambar 2.8 Cash Disbursement Voucher. Sumber: Hall (2013, p219)
Untuk sebagian besar pembelian berulang, perusahaan telah mengetahui harga
barang dan jasa pada saat melakukan pemesanan. Setelah penerimaan barang atau
jasa diverifikasi, semua informasi yang dibutuhkan sudah dikenali. Pendekatan tanpa
faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS). ERS menggantikan proses
tradisional three-way matching process; yang terdiri dari faktur vendor, receiving
report dan purchase order; dengan two-way match; yang hanya terdiri dari purchase
order dan receiving report. ERS dapat menghemat waktu dan uang dengan
mengurangi jumlah dokumen yang perlu dicocokkan dan jumlah ketidaksesuaian
potensial. ERS juga menghemat waktu dan biaya vendor untuk menghasilkan dan
melacak faktur.
27
Gambar 2.9 Comparison of Traditional Three-Way Match for Account Payable with
the Two-Way Match used by Evaluated Receipt Settlement (ERS) System. Sumber:
Romney dan Steinbart (2012, p408)
2.2.4 Pengeluaran Kas
Aktivitas bisnis terakhir pada siklus pengeluaran adalah melakukan
pembayaran kepada vendor. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
tagihan vendor. Hal ini memisahkan fungsi penjagaan yang dilakukan oleh kasir,
fungsi otorisasi dilakukan oleh pembelian, dan fungsi pencatatan dilakukan oleh
departemen account payable. Pembayaran dilakukan setelah invoice diterima dari
vendor. Kasir harus membandingkan form Purchase Order, laporan penerimaan, dan
invoice untuk memastikan ketiga hal tersebut sama (Ahlawat dan Vincelette, 2012).
Meskipun pembayaran banyak dilakukan dengan menggunakan cek, namun
penggunaan EFT (Electronic Funds Transfer) dan FEDI (Financial Electronic Data
Interchange) juga sering digunakan oleh perusahaan.
28
2.3
Pengendalian Internal
2.3.1 Definisi Pengendalian Internal
Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan
direksi, manajemen, dan personil lainnya, yang dirancang untuk memberikan
keyakinan memadai terkait dengan pencapaian tujuan dalam kategori efektivitas dan
efesiensi operasi, kehandalan pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap hukum
dan peraturan yang berlaku (Rama dan Jones, 2006, p103). Sedangkan menurut
Weygandt, Kimmel, dan Kieso (2010, p348), pengendalian internal terdiri dari
semua metode terkait dan langkah-langkah yang diadopsi sebuah perusahaan untuk
mengamankan aset, meningkatkan kehandalan catatan akuntansi, meningkatkan
efisiensi operasional, dan memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan.
Pengendalian internal merupakan sistem yang sangat penting dan dapat
diterapkan pada perusahaan berskala besar, menengah, maupun kecil. Sistem
pengendalian internal memiliki fungsi krusial, yaitu mencegah terjadinya
penyimpangan terhadap tujuan yang telah ditetapkan perusahaan. Pengendalian
internal juga dapat digunakan untuk mendeteksi kesalahan dan kecurangan yang
mungkin akan terjadi, sehingga solusi dapat dicari dan kecurangan serupa tidak akan
terjadi lagi di masa depan.
Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian
internal merupakan langkah-langkah yang diambil perusahaan dan dikendalikan oleh
dewan direksi untuk mencapai tujuan dalam efektivitas dan efesiensi operasi,
kehandalan pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang
berlaku.
2.3.2 Komponen Pengendalian Internal
Commitee of Sponsoring Organizations (COSO) menunjukkan lima
komponen pengendalian internal dalam buku berjudul Accounting Information
Systems karangan Rama dan Jones (2006, p105), yaitu:
1.
Control Environment
Pengendalian
lingkungan
mengacu
pada
faktor-faktor
umum
yang
menetapkan sifat organisasi dan mempengaruhi kesadaran karyawannya
terhadap pengendalian. Faktor-faktor ini meliputi integritas, nilai-nilai etika,
filosofi, dan gaya operasi manajemen.
29
2.
Risk Assessment
Penilaian resiko merupakan penetapan yang dilakukan untuk mengidentifikasi
dan menganalisis faktor-faktor yang menyebabkan resiko yang mengganggu
pencapaian sasaran pengendalian internal.
3.
Control Activities
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan
oleh organisasi untuk menghadapi risiko-resiko yang dihadapi perusahaan.
Aktivitas pengendalian termasuk tinjauan kinerja, pengendalian aplikasi, dan
pengendalian umum.
4.
Information and Communication
Informasi berisi kumpulan prosedur, baik otomatisasi maupun manual, dan
catatan yang dibuat untuk menilai, mencatat, memproses dan melaporkan
kejadian pada proses entitas. Sedangkan komunikasi melibatkan penyediaan
pemahaman peran dan tanggung jawab individu.
5.
Monitoring
Sistem pengendalian internal harus diawasi secara berkala oleh manajemen
untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana
mestinya.
2.3.3 Prinsip-Prinsip Kegiataan Pengendalian Internal
Weygandt, Kimmel, dan Kieso (2010, p349) menyatakan dalam bukunya yang
berjudul Accounting Principles, bahwa dalam melakukan kegiatan pengendalian,
terdapat enam prinsip yang harus dipatuhi, adalah:
1.
Establishment of Responsibility
Prinsip penting dari pengendalian internal adalah menetapkan tanggung jawab
kepada karyawan tertentu. Pengendalian yang paling efektif adalah ketika
hanya satu orang karyawan saja yang bertanggung jawab atas tugas yang
diberikan. Membangun tanggung jawab seringkali membatasi akses hanya
untuk personil yang berwenang, kemudian mengidentifikasi personil.
Contohnya adalah mengidentifikasi password yang melacak orang yang
membuat jurnal, melakukan penjualan, memasuki gudang persediaan pada
waktu tertentu, dan lain sebagainya.
30
2.
Segregation of Duties
Pemisahan tugas sangat diperlukan dalam sistem pengendalian internal.
Terdapat dua cara umum dalam prinsip ini, yaitu individu berbeda bertanggung
jawab atas pekerjaan yang saling berhubungan, dan tanggung jawab pencatatan
pembukuan atas aset harus dipisahkan dari penyimpanan secara fisik atas aset
tersebut. Dasar dari pemisahan tugas adalah pekerjaan dari seorang karyawan,
tanpa duplikasi usaha, memberikan dasar yang dapat diandalkan untuk
mengevaluasi pekerjaan karyawan lain. Contohnya adalah personil yang
mendesain dan memprogram sistem terkomputerisasi tidak boleh diberikan
tugas yang berkaitan dengan penggunaan sistem sehari-hari.
3.
Documentation Procedures
Perusahaan harus menetapkan prosedur untuk dokumen. Pertama, jika
memungkinkan, perusahaan harus menggunakan dokumen bernomor urut dan
semua dokumen harus dihitung. Penomoran akan membantu untuk mencegah
penomoran ganda. Kedua, sistem pengendali mengharuskan karyawan untuk
meneruskan sumber dokumen untuk input transaksi akuntansi ke bagian
keuangan dengan segera. Ukuran pengendalian membantu memastikan
pencatatan transaksi tepat waktu dan memberikan kontribusi langsung dengan
keakuratan dan kehandalan catatan akuntansi.
4.
Physical Controls
Penggunaan kontrol fisik sangat penting. Pengendalian fisik berhubungan
dengan pengamanan aset dan meningkatkan akurasi dan kehandalan catatan
akuntansi.
5.
Independent Internal Verification
Pada umumnya, sistem pengendalian internal menyediakan verifikasi internal
independen. Prinsip ini termasuk meninjau data yang telah disiapkan oleh
karyawan. Untuk memperoleh keuntungan maksimum, perusahaan harus
memverifikasi pencatatan secara berkala atau secara mendadak. Seorang
karyawan independen yang bertanggung jawab terhadap informasi harus
melakukan verifikasi atas data yang diterima. Dan jika terjadi perbedaan dan
pengecualian, hal tersebut harus segera dilaporkan kepada level manajemen
yang bisa mengambil keputusan korektif secara tepat. Verifikasi internal
independen sangat berguna dalam membandingkan akuntanbilitas dengan aset
yang ada.
31
6.
Human Resource Controls
Beberapa kegiatan pengendalian sumber daya manusia adalah mengawasi
karyawan obligasi yang menangani uang tunai, menukar tugas karyawan dan
mengizinkan karyawan untuk mengambil cuti, dan memeriksa latar belakang
karyawan yang mendaftar ke perusahaan secara menyeluruh. Saat mengawasi
karyawan obligasi yang menangani uang tunai, perusahaan melibatkan
pengamanan kas dengan menggunakan dua cara, yaitu perusahaan asuransi
mengamati secara hati-hati seluruh individu sebelum menambahkan mereka
sebagai pemegang polis dan mungkin juga menolak aplikasi yang beresiko, dan
karyawan yang terikat mengetahui bahwa perusahaan asuransi akan menuntut
langsung semua pelaku. Pada saat menukar tugas karyawan dan mengizinkan
karyawan untuk mengambil cuti, perusahaan banyak menemukan pencurian
ketika karyawan sedang berlibur atau ditugaskan ke posisi baru. Langkahlangkah pencegahan dari percobaan pencurian harus dilakukan karena
karyawan tidak akan mampu untuk menyembunyikan tindakan yang tidak
benar secara permanen. Pada saat melakukan pemeriksaan latar belakang, ada
dua cara yang harus dilakukan, yaitu memeriksa untuk melihat apakah pelamar
kerja lulus dari kampus tempat mereka belajar dan tidak menggunakan nomor
telepon dari pemberi kerja sebelumnya, namun melihatnya sendiri pelamarnya.
2.3.4 Tujuan Pengendalian Internal
Menurut Romney dan Steinbart (2012, p204), tujuan pengendalian internal
adalah:
1.
Menjaga Aset Perusahaan
Dalam melakukan penjagaan atas aset perusahaan, pihak yang melakukan
penyimpanan dan pencatatan aset harus dapat mencegah atau mendeteksi
perolehan, penggunakan, atau pengeluaran kas yang tidak terotorisasi, sehingga
nilai aset yang tercatat sama dengan nilai aset fisik yang dimiliki.
2.
Memelihara Catatan Perusahaan
Pencatatan yang dilakukan perusahaan harus dicatat secara terperinci untuk
memastikan bahwa laporan aset perusahaan bernilai wajar. Pemeliharaan
catatan perusahaan akan cukup untuk menggambarkan aset perusahaan secara
akurat.
32
3.
Menyediakan Informasi yang Akurat dan Dapat Dipercaya
Informasi akan bernilai akurat dan dapat dipercaya jika informasi yang
diberikan bernilai benar, berasal dari sumber terpercaya, terbebas dari
kesalahan, dan mewakili kejadian perusahaan secara akurat.
4.
Menyediakan Laporan Keuangan sesuai Kriteria yang Telah Ditetapkan
Laporan yang baik harus dibuat sesuai dengan format yang telah ditetapkan
perusahaan agar tidak terjadi kerancuan dalam membaca informasi yang tertera
pada laporan tersebut.
5.
Memajukan dan Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dalam memajukan dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan,
memastikan penerimaan dan pengeluaran perusahaan agar dibuat sesuai dengan
otorisasi manajer dan direktur juga harus diterapkan.
6.
Mendorong Kepatuhan Terhadap Kebijakan Manajerial yang telah
Dirumuskan
Hukuman diperlukan untuk mendorong kepatuhan terhadap kebijakan
manajerial. Contohnya karyawan yang melakukan kesalahan atau kelalaian
akan memperoleh surat peringatan sebagai konsekuensi atas kesalahan yang
telah diperbuat.
7.
Mematuhi Hukum dan Peraturan yang Berlaku
Dalam pengendalian internal, hukum dan peraturan yang telah ditetapkan harus
dipatuhi untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kecurangan yang akan
terjadi.
2.3.5 Fungsi Pengendalian Internal
Menurut Romney dan Steinbart (2012, p205), pengendalian internal memiliki
tiga fungsi penting, yaitu:
1.
Preventive Controls
Pengendalian pencegahan merupakan pengendalian yang memiliki fungsi untuk
mencegah permasalahan sebelum masalah muncul. Contohnya mempekerjakan
tenaga ahli, memisahkan tugas karyawan, dan mengendalikan akses fisik atas
aset dan informasi secara efektif untuk melindungi aset dan informasi tersebut.
2.
Detective Controls
Pengendalian detektif merupakan pengendalian yang memiliki fungsi untuk
menemukan masalah yang tidak dicegah. Contohnya meliputi pemeriksaan
33
perhitungan ganda dan menyiapkan rekonsiliasi bank.
3.
Corrective Controls
Pengendalian perbaikan merupakan pengendalian yang memilik fungsi untuk
mengidentifikasi dan memperbaiki masalah, serta memulihkan diri dari
kesalahan yang dihasilkan. Contohnya menjaga salinan cadangan dari file,
mengkoreksi kesalahan entri data, dan mengirimkan kembali transaksi untuk
diproses selanjutnya.
2.4
Analisis dan Perancangan Sistem
2.4.1 Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan teknik pemecahan masalah yang menguraikan
sebuah sistem menjadi pecahan-pecahan komponen untuk mempelajari kinerja dan
interaksi komponen tersebut untuk mencapai tujuan (Whitten, Bentley, dan Dittman,
2007, p186). Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p60), analisis sistem
mendefinisikan semua jenis objek yang melakukan pekerjaan dalam sistem dan
menunjukkan bahwa interaksi pengguna diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Tahapan analisis digunakan untuk membuat keputusan apabila sistem saat ini
mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi dengan baik, mengetahui ruang
lingkup pekerjaan yang akan ditangani, memahami sistem yang sedang berjalan saat
ini, dan mengidentifikasi masalah serta mencari solusinya (Widjaya, 2012). Tahapan
analisis merupakan tahap yang paling penting karena kesalahan pada tahapan ini
akan menyebabkan kesalahan di tahap-tahap selanjutnya. Tujuan dari analisis sistem
adalah mengevaluasi sistem yang telah ada, merumuskan tujuan yang ingin dicapai,
dan menyusun rencana pengembangan sistem. Hal-hal yang harus diperhatikan
dalam melakukan analisis sistem adalah mempelajari permasalahan secara rinci,
menentukan pendekatan yang akan digunakan dalam memecahkan masalah, dan
membuat pertimbangan apakah perlu atau tidak menggunakan cara terkomputerisasi.
Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa analisis sistem
adalah teknik penguraian sistem menjadi pecahan-pecahan komponen dengan tujuan
untuk mempelajari interaksi komponen dimana interaksi pengguna juga diperlukan
untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
34
2.4.2 Pengertian Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan pelengkap dalam teknik pemecahan masalah
yang menata ulang pecahan-pecahan komponen menjadi sebuah sistem yang lengkap
(Whitten, Bentley, dan Dittman, 2007, p186). Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd
(2009, p60), perancangan sistem mendefinisikan semua jenis objek yang diperlukan
untuk berkomunikasi dengan orang dan alat di dalam sistem, menunjukkan
bagaimana objek berinteraksi untuk menyelesaikan pekerjaan dan menyempurnakan
masing-masing jenis objek sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa khusus.
Tahapan perancangan menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
Tahapan ini juga merupakan persiapan untuk implementasi sistem. Tujuan dari
perancangan sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem dan
memberikan gambaran dan perancangan yang lengkap kepada programmer dan
expert yang terlibat dalam pembuatan sistem. Namun, tujuan utama dari tahapan
perancangan adalah untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan
masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif
sistem yang baik (Widjaya, 2012).
Beberapa hal yang harus diteliti sebelum membuat perancangan sistem adalah
menentukan ruang lingkup atau batasan sistem, menentukan hasil yang diharapkan
sistem, dan menentukan pihak-pihak yang terlibat didalamnya. Teknik dokumentasi
perancangan sistem yang kerap digunakan oleh perusahaan adalah data flow diagram
atau flowchart. Perancangan sistem merupakan uraian dari analisis sistem
sebelumnya yang menghasilkan sistem baru, dimana sistem yang dihasilkan akan
lebih baik dari sistem sebelumnya.
Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa perancangan
sistem merupakan teknik penataulangan pecahan-pecahan komponen yang
diperlukan untuk berkomunikasi, mengenai cara kompenen berinteraksi, dengan
orang dan sistem.
2.4.3 Teknik Dokumentasi Sistem
Dokumentasi meliputi narasi, flowchart, diagram, dan dokumen-dokumen
tertulis lainnya yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini
meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan ke
dalam sistem, diolah, disimpan, menghasilkan output, dan sistem kontrol.
35
Dokumentasi sistem yang sering digunakan oleh perusahaan adalah diagram.
Dokumentasi sistem yang sering digunakan oleh perusahaan adalah diagram,
flowchart, tables, dan bahkan ada juga yang dilengkapi dengan deskripsi narasi yang
menuliskan langkah-langkah komponen sistem beserta interaksinya. Walaupun
terdapat banyak teknik dalam mendokumentasikan sistem, namun alat dokumentasi
sistem yang paling umum digunakan adalah flowchart.
Umumnya, seluruh bidang membutuhkan alat dokumentasi untuk memahami
prosedur yang dijalankan, baik secara otomatis maupun secara manual. Salah satu
cara untuk memahami hal ini adalah dengan menggunakan flowchart untuk
mendokumentasikan sistem yang ada, karena penggambaran secara grafis lebih
mudah dalam mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang dimiliki. Alat
dokumentasi ini juga digunakan secara ekstensif dalam proses pengembangan sistem.
Pihak-pihak yang mengembangkan aplikasi sistem informasi akan kerap berubah
anggotanya, sehingga keberadaan alat dokumentasi ini akan membantu anggota baru
untuk mempelajari sistem yang telah ada dan dapat melakukan pembelajaran dengan
cepat.
Flowchart adalah teknik analisis yang digunakan untuk menggambarkan
beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis (Romney dan
Steinbart, 2012, p75). Flowchart merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol
grafis yang menggambarkan prosedur pemrosesan transaksi perusahaan yang
mengalirkan data melalui sistem. Flowchart digunakan untuk mencatat bagaimana
proses bisnis dilakukan dan dokumen dialirkan, serta menganalisis bagaimana
meningkatkan proses dan aliran dokumen. Diagram ini dapat memberikan solusi
untuk menyelesaikan masalah di dalam proses dengan cara menyederhanakan
rangkaian prosedur sehingga memudahkan pengguna dalam memahami informasi.
Flowchart memiliki kelebihan yang signifikan. Gambar lebih mudah dipahami
daripada deskripsi narasi. Para pemilik bisnis kerap menggunakan flowchart sebagai
alat kerja selama diskusi. Flowchart yang terkomputerisasi akan mempermudah
pengambilan dan pencatatan data sehingga data dapat direvisi dengan cepat.
Flowchart juga memiliki kelemahan dalam prosesnya. Pihak yang tidak
memahami cara menggambar flowchart akan kesulitan dalam menggambarnya dan
memakan waktu lama untuk mempersiapkannya. Flowchart tidak akan membantu
sebagaimana seharusnya jika pihak yang membuat flowchart tidak terlatih.
36
Simbol flowchart terbagi menjadi empat kategori, yaitu:
a.
Input/Output Symbols
Merupakan media yang memberikan masukan atau mencatat keluaran dari
operasi pengolahan.
b.
Processing Symbols
Menunjukkan jenis media yang digunakan untuk mengolah data atau
mengindikasikan ketika proses dilakukan secara manual.
c.
Storage Symbols
Merupakan perangkat yang digunakan untuk menyimpan data.
d.
Flow and Miecellaneous Symbols
Menunjukkan aliran data, dimana flowchart dimulai atau berakhir, dimana
keputusan dibuat, dan kapan harus menambahkan penjelasan untuk flowchart.
37
Gambar 2.10 Common Flowcharting Symbols. Sumber: Romney dan Steinbart
(2012, p76)
38
Gambar 2.11 Common Flowcharting Symbols (Continue). Sumber: Romney dan
Steinbart (2012, p77)
39
2.4.4 Object Oriented Analysis and Design
Dalam mengembangkan sebuah sistem, perusahaan kerap menggunakan
pendekatan berorientasi objek (object oriented approach) dalam melakukan
perancangan sistem. Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p60), pendekatan
berorientasi objek adalah suatu pendekatan pengembangan sistem yang memandang
sistem informasi sebagai kumpulan objek yang saling berinteraksi dan bekerja sama
untuk menyelesaikan tugas-tugas.
2.4.5 System Requirement Analysis
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p129), system requirement
merupakan spesifikasi yang menentukan fungsi yang harus disediakan oleh sistem.
Analisis membagi system requirement menjadi dua kategori, yaitu functional
requirement dan nonfunctional requirement. Functional requirement adalah aktivitas
atau proses yang harus sistem lakukan, seperti penggunaan sistem untuk kegiatan
bisnis. Nonfunctional requirement adalah karakteristik sistem selain kegiatan yang
melakukan atau mendukung, seperti kebutuhan teknis, kebutuhan kinerja, kebutuhan
kegunaan, kebutuhan keandalan, kebutuhan keamanan.
Kedua system requirement diperlukan untuk melengkapi definisi dari sebuah
sistem baru. Funcional requirement didokumentasikan dalam grafis dan model
tekstual, sedangkan nonfunctional requirement didokumentasikan pada deskripsi
naratif yang menyertai model.
2.4.6 Activity Diagram
Activity Diagram adalah jenis diagram workflow yang menggambarkan
aktivitas pengguna dan aliran sekuensial mereka (Satzinger, Jackson, dan Burd,
2009, p144). Ketika analis mengumpulkan informasi mengenai proses bisnis, analis
perlu mendokumentasi hasil. Salah satu cara efektif untuk menangkap informasi
adalah melalui penggunaan activity diagram. Activity diagram memudahkan analis
dalam memvisualisasi aktivitas, sehingga analis dapat memeriksakannya kepada
pengguna untuk memastikan kebenarannya. Activity diagram merupakan mekanisme
komunikasi yang kuat antar pembuat sistem dan pengguna. Simbol-simbol yang
digunakan dalam pembuatan diagram adalah:
40
1.
Swimlane
Area persegi panjang yang mewakili aktivitas yang dilakukan oleh agen
tunggal.
2.
Starting Activity (Pseudo)
Simbol yang menunjukkan dimulainya aktivitas.
3.
Transition Arrow
Simbol yang berupa garis penunjuk arah yang mewakili urutan aktivitas.
4.
Activity
Simbol yang menggambarkan aktivitas individu dalam workflow.
5.
Ending Activity (Pseudo)
Simbol yang menunjukkan berakhirnya aktivitas.
6.
Synchronization bar
Simbol yang digunakan untuk mengontrol pemecahan atau menyatuan jalur
sekuensial.
7.
Diamond
Simbol yang merupakan titik keputusan dimana aliran proses akan mengikuti
satu jalur atau jalur lainnya.
Gambar 2.12 Activity Diagram Symbols. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd
(2009, p145)
41
2.4.7 Use Case Diagram
Use case adalah diagram yang menunjukkan berbagai peran pengguna dan cara
pengguna berinteraksi dengan sistem (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p213).
Use case digambarkan sebagai sebuah stick figure sederhana yang mewakili actor
(tangan ditunjukan langsung mengakses ke sistem). Actor diberi nama sesuai dengan
ciri yang diperankannya. Use case sendiri dilambangkan sebagai sebuah oval dengan
nama use case didalamnya. Connecting line yang menghubungkan actor dengan use
case menunjukan bahwa actor memanfaatkan sistemnya.
Gambar 2.13 Simple use case with an actor. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd
(2009, p215)
Pada contoh dibawah ini, order clerk dan customer diizinkan untuk mengakses
sistem secara langsung. Hal ini ditandai dengan garis penghubung dan setiap actor
dapat menggunakan use case. Boundary line disebut automation boundary juga
digambar disekitar use case sebagai batas antara lingkungan dimana actor berada dan
komponen internal dari sistem komputer.
42
Gambar 2.14 A Use Case Diagram, Showing a System Boundary. Sumber: Satzinger,
Jackson, dan Burd (2009, p216)
Sistem diciptakan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Sebagai pihak yang
bertugas untuk merancang dan mendesain sistem, pembuat sistem harus memahami
seluruh langkah-langkah secara rinci. Setiap detail informasi dalam use case akan
dituliskan dalam use case description. Use case description menjelaskan tentang use
case sistem yang mencakup seluruh urutan langkah untuk menyelesaikan suatu
proses bisnis. Deskripsi dapat berlangsung singkat jika sistem yang dikembangkan
tidak rumit. Namun, secara umum use case cukup kompleks untuk dikembangkan.
Fully developed description adalah metode yang paling formal untuk
mendokumentasikan use case. Detail yang banyak memberikan gambaran bagaimana
internal flow dari suatu aktitivitas terjadi. Kelebihan use case description adalah
memberikan pengertian menyeluruh dalam bisnis dan mengetahui bagaimana cara
sistem mendukung proses bisnis tersebut. Walaupun akan menambah pekerjaan
untuk mendefinisikan seluruh komponen, namun metode ini lebih disukai karena
menggambarkan aktivitas internal flow untuk use case.
43
Gambar 2.15 Fully Developed Description. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd
(2009, p223)
2.4.8 Class Diagram
Class diagram adalah diagram yang menunjukkan hal-hal penting dalam
pekerjaan pengguna, seperti problem domain classes, associations, dan attributes
(Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p184). Class diagram merupakan pusat
penggambaran dari analisis dan desain berorientasi objek, serta merupakan gambaran
mengenai sekumpulan class dan hubungan antar class yang terstruktur (Lianawati
dan Meutia, 2012). Pada class diagram, persegi panjang mewakili class dan garis
44
yang menghubungkan persegi panjang menggambarkan association antar kelas.
Simbol dari class terdiri dari tiga bagian, yaitu bagian atas disebut name, bagian
tengah disebut attributes, dan bagian bawah disebut methods.
Gambar 2.16 Notasi Class Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd
(2009, p185)
Dalam perancangannya, class diagram memiliki dua rancangan. Kedua
rancangan class diagram tersebut adalah:
1.
Domain Class Diagram
Pada Domain Class Diagram, class digambarkan sebagai sebuah persegi
panjang yang terbagi menjadi dua bagian, yaitu name dan attributes yang
dihubungkan dengan sebuah garis yang menghubungkan antar class. Garis ini
melambangkan tipe-tipe relationship dan juga dapat menampilkan hukum-hukum
multiplisitas pada sebuah relationship (one-to-one, one-to-many, many-to-many).
Khusus pada Domain Class Diagram, methods tidak perlu diisi.
45
Gambar 2.17 Domain Class Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd
(2009, p310)
46
2.
Updated Class Diagram
Pada Updated Class Diagram, class digambarkan sebagai sebuah persegi
panjang yang terbagi menjadi tiga bagian, yaitu name, attributes, dan methods yang
dikembangkan dengan memperluas model Domain Class Diagram. Untuk membuat
Updated Class Diagram, maka perancang sistem memerlukan tiga langkah, yaitu
mengelaborasi attributes dengan tipe dan nilai informasi inisial, menambahkan
methods, dan menambahkan panah navigasi visibilitas.
Gambar 2.18 Updated Class Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009,
p340)
47
2.4.9 Three Layer Sequence Diagram
System Sequence Diagram adalah diagram yang menunjukkan urutan pesan
antara aktor eksternal dan sistem selama use case atau skenario (Satzinger, Jackson,
dan Burd, 2009, p213). System Sequence Diagram digunakan dalam hubungannya
dengan gambaran rinci atau dengan activity diagram untuk menunjukkan langkahlangkah proses dan interaksi antara aktor dan sistem. Dalam system sequence
diagram, informasi yang mengalir masuk dan keluar dari sistem disebut message.
System Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan arus informasi
masuk dan keluar dari sistem otomatis. Dalam pendekatan berorientasi objek, arus
informasi dicapai melalui pengiriman pesan baik ke atau dari aktor, atau bolak-balik
antara objek internal. Perbedaan antara use case diagram dan system sequence
diagram adalah dalam use case diagram, aktor menggunakan sistem, dan dalam
system sequence diagram lebih ditekankan pada bagaimana aktor berinteraksi dengan
sistem, yaitu dengan cara memasukkan data input dan menerima data output.
Gambar 2.19 Sample System Sequence Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan
Burd (2009, p229)
48
Kotak yang berlabel :System adalah objek yang mewakili seluruh sistem
otomatis. Notasi merupakan persegi panjang dengan nama objek yang digarisbawahi.
Dalam interaction diagram, pesan dikirim dan diterima oleh objek individu, bukan
oleh kelas. Dalam system sequence diagram, objek yang disertakan adalah objek
yang mewakili seluruh sistem. Dibawah aktor dan :System ada garis putus-putus
vertikal yang disebut lifeline. Lifeline hanyalah perpanjangan dari objek, baik aktor
atau objek, sepanjang durasi system sequence diagram.
Arrow antara lifeline mewakili pesan yang dikirim atau diterima oleh aktor atau
sistem. Setiap arrow memiliki asal dan tujuan. Asal dari pesan adalah aktor atau
objek yang mengirimnya, ditunjukkan oleh lifeline pada ekor panah. Dengan cara
yang sama, tujuan pesan dari aktor atau objek ditunjukkan oleh lifeline yang disentuh
oleh kepala panah. Tujuan dari lifeline adalah untuk menunjukkan urutan dari pesan
yang dikirim dan diterima oleh aktor dan objek. Urutan dari pesan dibaca dari atas ke
bawah dalam diagram.
Pesan diberi label untuk menggambarkan kedua tujuan pesan dan setiap data
input yang dikirim. Arrow digunakan untuk menunjukkan kedua pesan dan data
input. Pada sequence diagram, pesan dianggap sebagai suatu tindakan yang
dipanggil objek tujuan, seperti perintah.
Return message memiliki arti dan format yang sedikit berbeda. Notasi pada
return message digambarkan sebagai panah putus-putus (dashed arrow). Panah
putus-putus digunakan untuk menunjukkan respon atau jawaban.
Three Layer Sequence Diagram merupakan diagram yang kompleks, namun
merupakan diagram yang sempurna karena memberikan dasar dalam perencanaan
use case. Perencanaan proses yang terperinci menyebabkan perancang sistem dapat
memahami kompleksitas dari setiap use case untuk pembuatan program tanpa
mengalami kesulitan. Hal yang harus dicatat adalah tidak ada elemen desain yang
ditambahkan untuk menutupi error handling atau kegagalan pada use case.
49
Gambar 2.20 Completed Three Layer Design Sequence Diagram. Sumber: Satzinger,
Jackson, dan Burd (2009, p325)
2.4.10 Package Diagram
Package
Diagram
adalah
diagram
tingkat
tinggi
sederhana
yang
memungkinkan perancang sistem menghubungkan semua class dalam group terkait
(Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009, p339). Package diagram dapat menggunakan
paket yang berisi use case untuk menggambarkan fungsi sistem perangkat lunak.
Package diagram juga dapat menggunakan paket yang mewakili berbagai lapisan
sistem software untuk menggambarkan arsitektur berlapis dari sistem perangkat
lunak. Ketergantungan antara paket ini dapat dihiasi dengan label/stereotip untuk
menunjukkan mekanisme komunikasi antara lapisan. Notasi package diagram dalam
bentuk tab persegi panjang. Nama package ditampilkan dalam tab. Pada gambar
2.21, semua class dalam package ditempatkan dalam tab persegi panjang.
50
View Layer
MainWindow
ProductQuery
OrderWindow
NewItemWindow
Domain Layer
OrderHandler
AvailabilityHandler
Catalog
CatalogProduct
Customer
Order
ProductItem
OrderItem
InventoryItem
OrderTransaction
Data Access Layer
CatalogDA
CatalogProductDA
CustomerDA
OrderDA
ProductItemDA
OrderItemDA
InventoryDA
OrdTransactionDA
Gambar 2.21 Package Diagram. Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2009, p341)
2.4.11 User Interfaces
User interfaces adalah bagian dari sistem informasi yang membutuhkan
interaksi dari pengguna sistem untuk menghasilkan input dan output (Satzinger,
Jackson, dan Burd, 2009, p442). User interface melibatkan input dan output yang
langsung melibatkan pengguna dan memungkinkan pengguna untuk berinteraksi
dengan komputer untuk mencatat transaksi. User interface berfungsi untuk
mempermudah pengguna dalam menjalankan proses bisnis sehingga user interface
harus bersifat user oriented agar dapat mempermudah pengguna dalam memasukan
data dan menerima hasil dari proses. User interface terhubung langsung dengan
sistem, sehingga pengguna dapat memasukan data kedalam sistem melalui user
interface dan menerima informasi yang diperlukan melalui tampilkan komputer.
51
2.4.12 Laporan
Laporan adalah data-data yang disajikan mengikuti format tertentu (Jones dan
Rama, 2006, p201). Menurut Jones dan Rama (2006, p212), terdapat empat model
laporan yang digunakan dalam pelaporannya, yaitu simple list report, grouped detail
report, summary report, dan single entity report. Simple list report adalah laporan
yang berisi daftar transaksi, contohnya daftar transaksi penjualan. Grouped detail
report adalah laporan yang berisi daftar transaksi yang dikelompokkan oleh kategori
tertentu, contohnya daftar transaksi penjualan yang dikelompokkan berdasakan jenis
produk yang dijual dengan subtotal tertentu. Summary report adalah laporan yang
berisi ringkasan atas proses bisnis yang dipilih, contohnya ringkasan total penjualan
untuk setiap produk tanpa menampilkan daftar transaksi penjualan individu. Single
entity report adalah laporan yang menjelaskan satu peristiwa saja, contohnya faktur
penjualan yang memberikan rincian satu transaksi.
Laporan merupakan sekumpulan informasi yang dapat ditampilkan pada layar
komputer atau dicetak. Pelaporan melibatkan penggabungan, peringkasan, dan
pengorganisasian informasi terkait peristiwa yang terjadi, agen yang terlibat, dan
produk/jasa yang dijual atau dibeli dalam berbagai cara. Laporan termasuk bagian
yang tak terpisahkan dari proses bisnis dan merupakan hasil akhir proses sehingga
memiliki nilai bagi pengguna akhir dalam mengambil keputusan.
Gambar 2.22 Simple Event List. Sumber: Rama dan Jones (2006, p221)
52
Gambar 2.23 Grouped Event Detail Reports. Sumber: Rama dan Jones (2006, p222)
Gambar 2.24 Event Summary Report. Sumber: Rama dan Jones (2006, p224)
53
Gambar 2.25 Single Event Report. Sumber: Rama dan Jones (2006, p225)
2.5
Kerangka Pikir
Untuk merancang sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran kas
pada PT XYZ Kaltim, penulis menyusun suatu bagan yang merupakan kerangka
pikir dari penelitian. Penelitian ini terbagi menjadi tiga tahapan yaitu tahap
perencanaan, tahap pelaksanaan, dan tahap penyelesaian.
Tahap pertama yaitu tahap perencanaan. Pada tahap ini, penulis akan
mengidentifikasi faktor-faktor yang menjadi masalah terkait pembelian yang terjadi
pada PT XYZ Kaltim, memberi batasan-batasan yang akan dibahas dalam ruang
lingkup, dan mencari tahu proses pembelian yang telah dilakukan oleh PT XYZ
Kaltim. Penulis juga mencari dan mengumpulkan data-data terkait dengan proses
pembelian perusahaan, seperti prosedur dan dokumen-dokumen yang digunakan
perusahaan.
Tahap kedua yaitu tahap pelaksanaan. Pada tahap ini, penulis akan
menganalisis unsur-unsur terkait dan mengemukakan teori-teori yang relevan dengan
masalah yang diteliti, serta menganalisis prosedur pembelian yang telah dibuat.
Setelah melakukan analisis, maka penulis akan menyusun perancangan prosedur
pembelian perusahaan dalam bentuk sistem informasi beserta rancangan sistem yang
diperlukan. Dan tahap terakhir adalah tahap penyelesaian, yaitu tahap dimana hasil
dan perancangan sistem akan dipaparkan dalam simpulan dan saran dari penelitian
yang telah dilakukan.
54
Berdasarkan kerangka pikir yang telah dijelaskan diatas, maka dalam penulisan
skripsi ini, penulis menggambarkannya seperti pada gambar 2.26. Hasil yang
diharapkan adalah sebuah aplikasi yang dapat mengintegrasikan seluruh sistem,
sehingga informasi dapat diterima lebih cepat dan dapat menjawab kebutuhan
pengambil keputusan.
Gambar 2.26 Kerangka Pikir