43 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah singkat

BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah singkat PT. Primajaya Pantes Garment
PT. Primajaya Pantes Garment (PPG) adalah perusahaan yang bergerak di bidang
retail garment yang didirikan pada tanggal 22 Maret tahun 1988 oleh Bapak Jemmy
Wantono dengan NPWP : 1.573.874.3-034. Perusahaan ini berkantor pusat di Jl.
Semanan Raya No.27, Daan Mogot Km 16, Kalideres, Jakarta Barat. PPG memiliki
kurang lebih 1000 karyawan. PT PPG juga memiliki 80 counter tersebar di Jakarta,
Jawa, Bali, Sumatera, Batam, Riau, Balikpapan, Manado dan Ujung Pandang.
PT PPG menjual pakaian jadi dengan merk terkemuka di Indonesia juga di dunia
dengan pangsa pasar menengah ke atas. Pada awalnya PT PPG berkonsentrasi pada
pakaian pria saja, tetapi saat ini PT PPG juga telah mengembangkan produk untuk
wanita dan anak-anak.
Karena banyaknya permintaan pasar yang meningkat sejak beberapa tahun yang
lalu, maka PT PPG melakukan out sourcing dalam proses produksinya. Mereka
menyebutnya sebagai CMT (Cut, Make, and Trim), jadi PT PPG membeli pakaian jadi
dari para CMT kemudian menjualnya ke pasaran, melalui counter-counter yang tersebar
di Indonesia.
43
44
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.3 Tugas dan Tanggung Jawab
Berikut ini akan diuraikan mengenai tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian
dalam struktur organisasi PT Primajaya Pantes Garment :
1. Direktur (Director)
•
Bertanggung jawab atas kemajuan dan kemunduran perusahaan
•
Mewakili perusahaan dalam melakukan hubungan dengan pihak luar dalam
membina kerjasama
•
Memantau kegiatan wakil direktur beserta manajer
45
2. Wakil Direktur (Vice Director)
•
Bertanggung jawab terhadap Direktur
•
Menyusun kebijakan perusahaan dan formasi manajer beserta staf
•
Membuat langkah-langkah strategi yang harus ditempuh dalam mencapai tujuan
perusahaan
•
Memeriksa laporan-laporan tiap-tiap bagian dan mempertanggung jawbkannya
kepada direktur
•
Memberikan motivasi dan pengarahan kepada para manajer agar tujuan
perusahaan dapat tercapai
3. Manajer Pembelian (Purchase Manager)
•
Bertanggung jawab terhadap wakil direktur
•
Bertanggung jawab atas kualitas dan kuantitas bahan baku yang dibeli dari
pemasok, disesuaikan dengan kebutuhan
•
Bertanggung jawab atas bagian persediaan dan bagian logistic.
4. Bagian Persediaan
•
Bertanggung jawab terhadap manajer pembelian
•
Bertanggung jawab atas persediaan bahan baku, bahan pembantu, dan aksesoris
yang disimpan digudang bahan baku.
5. Bagian Logistik
•
Bertanggung jawab terhadap manajer pembelian
•
Bertanggung jawab atas pengadaan barang jadi di setiap rounter
46
6. Manager Produksi (Production Manager)
•
Bertanggung jawab terhadap Wakil Direktur
•
Merencanakan, mengorganisasikan dan mengendalikan kegiatan produksi
•
Bertanggung jawab penuh atas hasil produksi, baik dari segi kualitas maupun
kuantitas
•
Bertanggung jawab untuk meningkatkan efisiensi dari mesin dan tenaga kerja
manusia, serta pemakaian bahan
•
Mengawasi proses desain, gunting, penjahitan dan finishing.
7. Bagian Desasin (Design)
•
Bertanggung jawab terhadap manajer produksi
•
Bertugas melakukan desain dengan membuat pola kaos atau kemeja
8. Bagian Gunting (Cutting)
•
Bertanggug jawab terhadap manajer produksi
•
Bertugas melakukan pemotongan pola dari kaos atau kemeja.
9. Bagian Penjahitan
•
Bertanggung jawab terhadap manajer produksi
•
Bertugas melakjukan proses pengobrasan dan penjahitan
10. Bagian Finishhing
•
Bertanggung jawab terhadap manajer produksi
•
Bertugas melakukan pelubangan untuk kancing, pemasangan kancing, buang
benang, pemasangan resleting, pemasangan label, pin, hang tag, dan
pengepakan.
47
11. Manajer Pemasaran (Marketing Manajer)
•
Bertanggung jawab terhadap Manajer Umum
•
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran di semua cabang
•
Membuat rencana kerja untuk meningkatkan penjualan dari produk-produk yang
dijual setiap cabangnya
•
Mengawasi kepala cabang dalam melakukan kegiatan pemasaran
•
Melakukan survei terhadap kebutuhan pasar guna menentukan sasaran
pemasaran atau strategi promosi produk
•
Menetapkan target penjualan untuk setiap cabang
12. Manajer Akuntting (Accounting Manager)
•
Bertanggung jawab pada Wakil Direktur atas semua hal yang berkaitan dengan
akunting dan perusahaan
•
Bertanggung jawab atas Budget Planningi
•
Bertgas melakukan analisa keuntungan (Profitability Analyst)
•
Bertugas menyusun rencana terhadap dana dan pengelolaan modal perusahaan
serta menyusun sistem akuntansi perusahaan
13. Manajer Keuangan (Finance Manager)
•
Bertanggung jawab terhadap Wakil Direktur
•
Bertanggung jawab membuat pembukuan atas seluruh aktivitas perusahaan
•
Menganalisis penyebab terjadinya penyimpangan dana
48
•
Melakukan pemantauan terhadap laporan neraca, jurnal umum dan laporan rugi
laba yang dihasilkan di setiap cabangnya untuk kemudian melakukan perbaikan
dan pembaharuan strategi bila diperlukan
14. Manajer Personalia (Human Resource Manager)
•
Bertanggung jawab terhadap Manajer Umum
•
Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan di personalia
•
Menentukan kebijakan pengembangan sumber daya manusia perusahaan
•
Bertanggung jawab atas penerimaaan karyawan baru dan mengevaluasi daftar
hadir karyawan beserta perhitungan gajinya
15. Counter
•
Bertanggung jawab terhadap manajer pemasaran, manajer akunting, manajer
keuangan
•
Bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional agar dapat berjalan secara
efektif dan efisien.
3.4 Visi dan Misi PT. Primajaya Pantes Garment
•
Visi PT. Primajaya Pantes Garment
Menjadi perusahaan garment terkemuka di Indonesia dan secara bertahap
menjadi perusahaan terkemuka di Asia.
49
•
Misi PT. Primajaya Pantes Garment
-
Membangun kepercayaan dan kemitraan yang tahan lama dengan para
CMT yang handal dan dengan para konsumen kami, serta menyediakan
solusi yang kompetitif terhadap pemenuhan kebutuhan dibidang pakaian.
-
Selalu berusaha menjadi mitra terpercaya dalam menghantarkan
pelanggan menuju kepuasan pemenuhan kebutuhan pelanggan yang
optimal.
3.5 Analisis dan Matriks SWOT
3.5.1 Analisis SWOT
SWOT yang terdapat pada PT PPG dapat diuraikan sebagai berikut :
•
Strength
1. Perusahaan sudah dikenal oleh masyarakat luas yang memiliki kualitas produk
yang baik, terutama diluar negeri.
2. Sudah terkomputerisasi (telah menggunakan teknologi yang mempunyai
kemampuan yang cukup baik dalam pengolahan sistem informasi).
3. Produknya punya ciri khas tersendiri, yaitu kain yang berbeda dan memiliki logo
produk yang lain dari produk yang lainnya.
4. Memiliki counter yang sudah tersebar di beberapa tempat yang cukup strategis di
Indonesia.
5. Memungkinkan adanya orang asing dan orang Indonesia yang telah lama tinggal
di luar negeri, ketika datang ke Indonesia mereka lebih memilih untuk
50
menggunakan dan membeli produk Polo di Indonesia, dan harga yang ada di
Indonesia lebih murah dibanding dengan harga yang ada diluar negeri.
6. Kegiatan produksi diwakilkan oleh CMT sebagai out sourcing, sehingga kegiatan
pemasaran dan penjualan dapat optimal melalui strategi-strategi bisnis yang
diterapkan.
•
Weaknesses
1. Produk pakaian Polo ini kebanyakan modelnya khusus untuk kalangan orang
yang suka olahraga (sporty), dan selain itu kebanyakan model pria.
2. Model yang kurang variatif.
3. Sebagian kegiatan entri data yang tidak langsung dilakukan, sehingga pada saat
dilakukan audit ditemukan adanya ketidakcocokkan data.
4. Belum ada sistem yang mengontrol keadaan stock produk disetiap counter.
5. Sistem konsinyasi mengharuskan perusahaan untuk mempersiapkan modal yang
cukup besar.
6. Counter-counter yang ada sekarang ini merupakan milik perusahaan, oleh karena
itu perusahaan harus menyiapkan dana yang cukup besar untuk alokasi
pengadaan counter tersebut.
•
Opportunity
1. Tingkat
pertumbuhan
ekonomi
masyarakat
yang
cukup
memungkinkan mereka mampu untuk membeli produk tersebut.
meningkat
51
2. Pertumbuhan penduduk yang semakin pesat memungkinkan peminat pasar dalam
mengkonsumsi pakaian juga semakin bertambah.
•
Threat
1. Ada banyak perusahaan yang bergerak dibidang yang sama, menawarkan produk
sejenis dengan harga yang lebih murah.
2. Produk perusahaan lain lebih bervariasi.
3. Ada banyak barang tiruan, yang diproduksi dengan menggunakan merek yang
sama.
3.5.2 Matriks SWOT
Strength
Opportunity
•
•
Memperluas jaringan
•
Merekrut SDM yang
pemasaran di
handal dan berpotensi
Indonesia.
dibidang teknologi
Melakukan promosi
informasi..
produk melalui event-
•
Merekrut SDM yang
event tertentu, serta
berpotensi dalam
media cetak dan
desain produk
elektronik.
•
Weaknesses
•
Melakukan
outsourcing ke
Memperluas daerah
pemasaran.
•
Melakukan
52
perusahaan-perusahaan
pengembangan produk
baik yang ada didalam
yang lebih variatif.
maupun diluar negeri.
•
Membuat suatu sistem
yang terkomputerisasi
yang dapat memonitor
keadaan stok pada
setiap counter.
Threat
•
Mengadakan promosi
Menyesuaikan dengan
dengan memberi
perkembangan
potongan harga pada
teknologi terbaru (up-
event-event tertentu,
to-date) yang sesuai
agar dapat
dengan kebutuhan
mengungguli
perusahaan.
persaingan.
•
•
•
Melakukan
Melakukan
pengembangan dalam
pengembangan
variasi produk.
produk-produk yang
•
Memberikan training
akan dijual /
(pelatihan) kepada
dipasarkan.
SDM berkaitan dengan
penggunaan dan
pengembangan
Teknologi Informasi.
Tabel 3.1 Matriks SWOT
53
3.6
Analisis Critical Success Factor (CSF)
Critical Success Factor (CSF) pada PT. PPG dapat diuraikan sebagai berikut :
•
Produk dengan kualitas baik, dalam arti pengembangan variasi produk dan
pengiriman produk yang cepat ke counter-counter merupakan faktor kesuksessan
suatu perusahaan pada umumnya. Kualitas produk yang baik dapat diukur dari
kesetiaan pelanggan dalam membeli produk perusahaan yang ditawarkan.
•
Rekruitmen karyawan yang berpotensi dalam desain produk yang berkualitas untuk
mendukung fungsi dari proses bisnis perusahaan serta mendukung kesiapan dalam
menghadapi globalisasi. Pada perusahaan maka diperlukan tenaga kerja yang meilki
kualitas yang baik dan berpengalaman pada setiap fungsi bisnis yang ada. Hal ini
menjadi nilai tambah perusahaan dalam menghadapi pesaing-pesaingnya.
Unit
Organisasi
CSF-2
CSF
CSF-1
Berikut ini adalah matriks CSF vs Unit Organisasi :
X
X
Direktur
X
X
Wakil Direktur
Manajer Pembelian
Bagian Persediaan
Bagian Logistik
X
X
Manajer Produksi
X
Bagian Desain
Bagian Gunting
Bagian Penjahitan
Bagian Finishing
X
Manajer Pemasaran
Manajer Akunting
X
Manajer Keuangan
X
X
Manajer Personalia
Tabel 3.2 Matriks CSF vs Unit Organisasi
54
3.7 Subyek Data dan Fungsi Bisnis
3.7.1 Subyek Data
Subyek Data merupakan sumber-sumber data yang dapat dipakai untuk
menampilkan informasi yang diperlukan bagi pihak eksekutif. Pada PT Primajaya Pantes
Garment, diperoleh subyek data sebagai berikut :
Subyek Data
Purchase Order
Keterangan
Berisi informasi mengenai pesanan pembelian yang
dilakukan oleh PT PPG
CMT
Berisi informasi mengenai para CMT yang bekerja
sama dengan PT PPG
Invoice
Berisi informasi mengenai invoie yang timbul
akibat kegiatan pembelian
Retur Pembelian
Berisi informasi mengenai semua transaksi retur
pembelian yang dilakukan
Pembayaran
Berisi
informasi
mengenai
pembayaran
yang
dilakukan oleh PT PPG
Penjualan
Berisi
semua
informasi
mengenai
transaksi
penjualan yang dilakukan
Bukti Kirim Barang
Berisi informasi mengenai pengiriman barang dari
pusat ke counter
Bukti Terima Barang
Berisi informasi mengenai penerimaan barang dari
counter ke pusat
55
Produk
Berisi semua detail produk yang dijual oleh PT PPG
Sales Order
Berisi informasi mengenai pemesanan barang yang
dilakukan oleh counter
Counter
Berisi informasi mengenai counter-counter di
seluruh Indonesia
Market Area
Berisi informasi mengenai area pemasaran yang
tercakup dalam PT PPG ini
Stok
Berisi informasi mengenai persediaan produk di pT
PPG
Karyawan
Berisi informasi mengenai karyawan yang bekerja
pada PT PPG
Tabel 3.3 Tabel Subyek Data
3.7.2 Fungsi Bisnis
Fungsi bisnis merupakan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pihak
perusahaan berdasarkan bagian-bagian atau fungsi-fungsi tertentu, dimana kegiatankegiatan tersebut yang menyusun keseluruhan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.
Fungsi bisnis yang terdapat pada PT. Primajaya Pantes Garment adalah :
Fungsi Bisnis
Keterangan
Informasi CMT
Melakukan kerjasama dengan CMT
Pemesanan Produk
Memesan produk pada CMT
56
Harga Produk
Mengetahui harga produk dari CMT
Penerimaan Produk
Menerima produk dari CMT
Pengawasan Produk
Mengawasi kualitas produk yang diterima dari CMT
Order Penjualan
Melakukan order penjualan oleh counter
Kontrol Persediaan
Mengontrol persediaan produk
Perencanaan Pemasaran
Merencanakan pemasaran produk
Penentuan Harga Jual
Menentukan harga jual produk
Target Penjualan
Menetapkan target penjualan tiap counter
Analisis Penjualan
Menganalisis penjualan yang terjadi
Penjualan
Menjual produk ke konsumen
Kirim Barang
Mengirim barang ke counter
Terima Barang
Menerima barang dari counter
Update Konsinyasi
Mengupdate konsinyasi yang timbul akibat pengiriman
ataun penerimaan barang
Laporan Keuangan
Membuat laporan keuangan
Analisis Rugi Laba
Menganalisa rugi laba pada PT PPG
Pengaturan Keuangan
Mengatur arus keuangan sesuai dengan kebutuhan
Rekrut Karyawan
Menerima karyawan untuk bekerja di PT PPG
Klsifikasi Pekerjaan
Mengklasifikasikan pekerjaan bagi tiap-tiap karyawan
Penentuan Upah dan Tunjangan
Menentukan upah dan tunjangan bagi karyawan
Tabel 3.4 Tabel Fungsi Bisnis
57
3.8 Analisis Matriks
3.8.1 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi
Berikut ini adalah tabel unit organisasi vs lokasi :
Lokasi
Organisasi
Direktur
Wakil Direktur
Manajer Pembelian
Bagian Persediaan
Bagian Logistik
Manajer Produksi
Bagian Desain
Bagian Gunting
Bagian Penjahitan
Bagian Finishing
Manajer Pemasaran
Manajer Akunting
Manajer Keuangan
Manajer Personalia
Pusat
CMT
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Tabel 3.5 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi
58
3.8.2 Matriks Subyek Data Vs Unit Organisasi
Organisasi
Direktur
Wakil Direktur
Manajer Pembelian
Bagian Persediaan
Bagian Logistik
Manajer Produksi
Bagian Desain
Bagian Gunting
Bagian Penjahitan
Bagian Finishing
Manajer Pemasaran
Manajer Akunting
Manajer Keuangan
Manajer Personalia
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Karyawan
Stok
Market Area
Counter
Sales Order
Produk
Bukti Terima
Bukti Kirim
Penjualan
Pembayaran
Invoice
CMT
PO
Subyek
Data
Retur Pembelian
Berikut ini adalah tabel subyek data dan unit organisasi :
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Tabel 3.6 Matriks Subyek Data vs Unit Organisasi
X
59
3.8.3 Matriks Fungsi Bisnis Vs Unit Organisasi
IW
Bagian Gunting
Bagian Penjahitan
IEW
IEW
IEW
IEW
IEW
IEW RAEW
Bagian Finishing
Bagian Desain
Manajer Personalia
Manajer Keuangan
RAEW
Manajer Akunting
IW
Bagian Persediaan
Informasi CMT
Pemesanan Produk
Harga Produk
Penerimaan Produk
Pengawasan Produk
Order Penjualan
Kontrol Persediaan
Perencanaan Pemasaran
Penentuan Harga Jual
Target Penjualan
Analisis Penjualan
Penjualan
Kirim Barang
Terima Barang
Update Konsinyasi
Laporan Keuangan
Analisis Rugi Laba
Pengaturan Keuangan
Rekrut Karyawan
Klasifikasi Perkerjaan
Penentuan Upah dan Tunjangan
Manajer Pemasaran
Manajer Pembelian
IW
Fungsi Bisnis
Manajer Produksi
Wakil Direktur
Unit
Organisasi
Direktur
Berikut ini adalah tabel fungsi bisnis dan unit organisasi :
IEW
IW
IEW
RAEW
IW
IEW
IW
RAEW
IEW
IEW
IW
IW
IW
IW
IW
IW
IW
IW
IW
IEW
IEW
IEW
IW
IEW
IEW
IEW
IEW
RAEW
RAEW
RAEW
Tabel 3.7 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi
Keterangan :
R
= Direct Management Responsibility
Organisasi bertanggung jawab atas kegiatan yang dilakukan pada fungsi bisnis
yang berkaitan.
A
= Executive/Policymaking Authority
Organisasi
memiliki
wewenang
dalam
membuat
dan
melaksanakan
kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis.
I
= Involved in the Function
Organisasi ikut terlibat dalam kegiatan fungsi bisnis, tapi tidak bertanggung
jawab dan tidak memiliki kuasa atas fungsi bisnis tersebut.
60
E
= Technical Expertise
Organisasi yang terlibat memiliki keahlian teknis yang diperlukan bagi
kegiatan fungsi bisnis yang bersangkutan.
W
= Actual Execution of the Work
Organisasi yang melaksanakan langsung perkerjaan fungsi bisnis.
3.8.4 Matriks Fungsi Bisnis Vs Subyek Data
Dimaksudkan untuk mengetahui hubungan antara fungsi bisnis yang dijalankan
oleh perusahaan dengan subyek data yang digunakan untuk menjalankan fungsi bisnis
R
R
R
C
R
R
R
R
R
R
R
R
C
R
R
C
R
R
C
R
R
C
R
R
C
R
R
R
R
R
R
R
R
R
C
R
R
R
R
C
R
R
R
R
R
R
C
R
R
Tabel 3.8 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data
Karyawan
Stok
Market Area
Counter
R
C
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
SO
Bukti Kirim
Penjualan
Produk
R
R
R
C
Pembayaran
C
R
Retur Pembelian
C
Bukti Terima
Informasi CMT
Pemesanan Produk
Harga Produk
Penerimaan Produk
Pengawasan Produk
Order Penjualan
Kontrol Persediaan
Perencanaan Pemasaran
Penentuan Harga Jual
Target Penjualan
Analisis Penjualan
Penjualan
Kirim Barang
Terima Barang
Update Konsinyasi
Laporan Keuangan
Analisis Rugi Laba
Pengaturan Keuangan
Rekrut Karyawan
Klasifikasi Perkerjaan
Penentuan Upah dan Tunjangan
Invoice
Fungsi
Bisnis
CMT
Subyek
Data
PO
tersebut. Berikut ini adalah tabel matriks fungsi bisnis vs subyek data :
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
C
R
R
61
Keterangan :
•
C : Create, menunjukkan subyek data yang diciptakan dalam melaksanakan fungsi
bisnis
•
R : Read, menunjukkan subyek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis
•
U : Update, menunjukkan subyek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi
bisnis
•
D : Delete, menunjukkan subyek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi
bisnis
3.9 Teknologi Informasi di PT PPG
PT PPG telah menggunakan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan
bisnisnya. Teknologi informasi yang digunakan meliputi penggunaan perangkat keras
dan perangkat lunak.
62
Gambar 3.2 Jaringan Komputer
3.9.1 Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan pada PT PPG adalah :
•
•
Server :
-
PC dengan Processor Pentium IV 1.4 GHz
-
Memory 256 MB SDRAM
-
Harddisk Storage 40 GB
-
Jaringan LAN
Workstation :
-
PC dengan Processor Pentium III 800 MHz
63
-
Memory 128 MB SDRAM
-
Harddisk Storage 20 GB
3.9.2 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan pada PT PPG adalah :
•
•
Server
- Sistem Operasi
: Windows 2000 Profesional
- Database
: Microsoft Access
Workstation
- Sistem Operasi
: Windows 98
- Front End Tool
: Clipper 5.0
64
3.9.3 Matriks Apliksi Vs Fungsi Bisnis
Berikut ini adalah matriks fungsi bisnis vs Aplikasi :
Aplikasi
Microsoft Office
Clippper 5.2
Fungsi Bisnis
Informasi CMT
Pemesanan Produk
Harga Produk
Penerimaan Produk
Pengawasan Produk
Order Penjualan
Kontrol Persediaan
Perencanaan Pemasaran
Penentuan Harga Jual
Target Penjualan
Analisis Penjualan
Penjualan
Kirim Barang
Terima Barang
Update Konsinyasi
Laporan Keuangan
Analisis Rugi Laba
Pengaturan Keuangan
Rekrut Karyawan
Klasifikasi Perkerjaan
Penentuan Upah dan Tunjangan
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Tabel 3.9 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
X
65
3.10 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi
Kebutuhan data dan informasi di PT. Primajaya Pantes Garment adalah :
•
Dibutuhkan informasi market area mana saja yang memiliki penjualan tinggi, hal
ini berguna bagi perusahaan untuk penempatan counter baru guna meningkatkan
penjualan.
•
Dibutuhkan informasi mengenai produk yang paling banyak terjual per
periodenya, sehingga dapat diperkirakan jumlah persediaan yang harus tersedia
pada waktu tertentu dan perusahaan dapat mengetahui pakaian model dan jenis
apa yang laku dipasaran sehingga membuka wawasan dalam menentukan desain
pakaian untuk produk baru.
•
Dibutuhkan informasi mengenai penjualan produk yang tinggi di setiap counter,
sehingga pendistribusian produk jenis tertentu dapat optimal dan menurunkan
resiko penyimpanan produk yang tidak laku dijual.
•
Dibutuhkan informasi mengenai pembelian barang dengan CMT, sehingga
diketahui jumlah pembelian per periode waktu tertentu dan pembayarannya juga
diperoleh informasi CMT yang memiliki kerjasama baik dengan perusahaan.
•
Dibutuhkan informasi mengenai persediaan barang yang selalu berubah-ubah
karena adanya pengiriman barang ke counter untuk dijual dan penerimaan barang
dari counter karena barang tidak laku atau tidak trend lagi untuk saat itu.
66
3.11 Identifikasi Masalah
Sebagai perusahan retail di bidang garment, PT PPG perlu untuk senantiasa
menjadi Perusahaan yang berdaya saing dan bermutu tinggi serta senantiasa memenuhi
harapan konsumen, baik didalam maupun diluar negeri. Dengan demikian PT PPG dapat
meningkatkan target penjualan serta efisiensi dan efektivitas dalam kegiatan pemasaran
dan penjualan produk, serta akurasi dalam kegiatan analisis. Kegiatan analisis yang baik
embutuhkan informasi yang tepat. Namun terdapat beberapa masalah dalam
mewujudkan hal itu, antara lain :
1. Data-data yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan yang ditujukan bagi pihak
eksekutif guna pengambilan keputusan, biasanya diproses dalam waktu yang cukup
lama dan tidak akurat.
2. Pihak eksekutif hanya menggunakan laporan-laporan umum dalam melakukan
peramalan guna pengambilan kebijakan perusahaan, sehingga dihasilkan kebijakan
tanpa dasar yang kuat.
3. Data-data transaksi perusahaan yang sudah berumur lebih dari 5 tahun selalu
dilakukan penghapusan secara berkala karena terbatasnya kapasitas database OLTP.
Pada kenyataannya data-data tersebut berguna untuk bahan pengambilan keputusan
tingkat eksekutif.
4. Relasi dalam OLTP cukup rumit sehingga sulit mencari sumber data yang akan
digunakan dalam pembuatan laporan.
67
Masalah-4
Direktur
Wakil Direktur
Manajer Pembelian
Bagian Persediaan
Bagian Logistik
Manajer Produksi
Bagian Desain
Bagian Gunting
Bagian Penjahitan
Bagian Finishing
Manajer Pemasaran
Manajer Akunting
Manajer Keuangan
Manajer Personalia
Masalah-3
Unit
Organisasi
Masalah-2
Masalah
Masalah-1
Berikut ini adalah matriks masalah vs Unit Organisasi :
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Matriks 3.10 Matriks Masalah vs Unit Organisasi
3.12 Alternatif Pemecahan Masalah
Alternatif pemecahan masalah yang disusulkan adalah :
1. Untuk mempercepat pembuatan laporan yang akurat, dapat dibuat sebuah data
warehouse yang dapat mempercepat proses pembuatan laporan analitikal dan histori
karena struktur tabel lebih sederhana dibanding OLTP dan informasinya sudah
terangkum. Data Warehouse yang diusulkan akan melakukan transformasi data dari
68
sumber data yang tersebar serta mengintegrasikannya ke dalam sebuah sistem
database yang terpadu.
2. Data warehouse dapat menyajikan laporan dalam bentuk grafik per periode waktu
yang diinginkan, sehingga pihak eksekutif memiliki pandangan nyata akan kondisi
perusahaannya dan kebijakan yang diambil pun memiliki dasar yang kuat.
3. Data warehouse merupakan database terpisah yang
berisi data penting OLTP
sehingga data-data lama masih dapat dikaji oleh pihak ekesekutif guna pengambilan
keputusan.
4. Relasi dalam data warehouse lebih sederhana daripada OLTP dan memiliki
metadata sehingga memudahakan dalam melacak sumber data.