6 MANAGEMENT SYSTEM DESIGN handout

MANAGEMENT SYSTEM DESIGN
What Design IE Do ?
Human Activity System
Concerned with various aspects of physical workplace at which human activity occurs
Yaitu sistem yang berhubungan dengan berbagai aspek tempat kerja di mana aktivitas manusia
berlangsung. Sistem aktivitas manusia yang dirancang oleh Insinyur Teknik Industri dalam
sebuah organisasi, terdiri dari beberapa elemen, yaitu:
 Proses produksi/manufaktur (atau prosedur proses dalam industri jasa)
 Material & semua sumber daya yang digunakan dalam proses produksi.
 Mesin & peralatannya
 Metode yang digunakan oleh tenaga kerja dalam melakukan pekerjaannya
 Tata letak fasilitas & spesifikasi aliran material
 Prosedur & alat penanganan material
 Desain tempat kerja
 Lokasi & ukuran gudang
 Prosedur pencatatan data untuk laporan pada pihak manajemen
 Prosedur untuk perawatan & kebersihan
 Prosedur keselamatan kerja
Management Control System
Concerned with processes and procedures related to planning, measuring, and controlling all
activities within the organization
Yaitu sistem yang berhubungan dengan proses & prosedur dalam perencanaan, pengukuran &
pengendalian semua aktivitas dalam organisasi. Sistem pengendalian manajemen yang dirancang
oleh ahli Teknik & Sistem Industri dalam sebuah organisasi terdiri dari beberapa elemen, yaitu:
 Sistem perencanaan manajemen
 Prosedur peramalan
 Analisa ekonomi & anggaran
 Rencana upah dan gaji
 Rencana pemberian insentif & sistem hubungan antar karyawan
 Rekruitmen, pelatihan & penempatan tenaga kerja
 Perencanaan pengadaan material
 Prosedur pengendalian persediaan
 Penggurutan dan penjadwalan
 Laporan status dan kemajuan
 Sistem informasi secara keseluruhan
 Sistem pengendalian kualitas
 Pengaturan & pengendalian biaya
 Alokasi sumber daya
 Desain organisasi
 Sistem pendukung pengambilan keputusan
Management Processes
MANAGEMENT SYSTEM DESIGN
1
Planning
Organization Design
The Mechanisms Which Define the Features of the Organization and Which Serve to Link the
Different Parts of the Organization
Dimension of Organization Design
•
•
•
•
Centralization
The locus of decision making authority along the vertical dimension
Formalization
Explicitness of expectation regarding work means and production
Complexity
Number of different components or sub system in an organization
Configuration
The shape of organization: Number of level and span of control
Rentang kendali (span of control) yaitu banyaknya orang yang masih dapat dikendalikan oleh
seseorang secara efektif.
Form of Design
•
•
•
•
•
Simple Design  organisasi garis
Functional Design  organisasi fungsional
Divisional Design
Conglomerate Design
Hybrid Design
Basic Component
•
•
Top Management
Midle Management
MANAGEMENT SYSTEM DESIGN
2
•
•
•
Technical Core
Technical Support Staff
Administratif Support Staff
Controlling
Linking Planning To Action



Misi  menulis pernyataan misi (mission statement) yang berarti dalam 1 kalimat lengkap
adalah hal yang sangat sulit. Beberapa perusahaan melakukan diskusi berminggu-minggu
sebelum memutuskan pernyataan mereka. Pernyataan tentang misi organisasi haruslah
‘timeless’ atau tidak terbatas waktu, di mana hanya memerlukan revisi atau update sesedikit
mungkin. Pernyataan tentang misi perusahaan ini harus hanya menyatakan apa peran utama
organisasi & bukan bagaimana peran atau tugas tersebut dapat dipenuhi.
Contoh :
- misi departemen teknik industri dalam suatu perusahaan yang menghasilkan mesin turbin
gas : kami memfasilitasi pembuatan komponen mesin turbin dan rakitan
- misi dari perusahaan komputer Apple : untuk membantu orang mengubah cara mereka
bekerja, belajar, dan berkomunikasi dengan menyediakan produk-produk PC yang luar
biasa dan layanan pelanggan yang inovatif
key Result Area (peter F.Drucker), yakni :
- Market standing
- Inovasi
- Produktivitas
- Sumber daya fisik dan keuangan
- Profitabilitas
- Performansi & Perkembangan manajer
- performansi & sikap pekerja
- Tanggung jawab publik
Goals : Pernyataan fundamental & tidak spesifik yang berorientasi di masa datang serta tidak
tergantung pada waktu. Sasaran menekankan pada hasil akhir tanpa menspesifikasikan cara
mencapai hasil akhir tersebut.
MANAGEMENT SYSTEM DESIGN
3

Objectives : Pernyataan tentang hasil yang diinginkan secara spesifik, terukur, & waktu yang
spesifik serta pertanggungjawaban tugas.
Vertical Linkages
Management Level
Dalam sebagian (besar) perusahaan ada beberapa tingkat manajemen. Strategi perusahaan adalah
yang tertinggi dari tingkat ini dalam arti bahwa itu adalah luas - berlaku untuk semua bagian
perusahaan - sementara juga menggabungkan horizon waktu terpanjang. Hal ini memberikan arah
untuk nilai-nilai perusahaan, budaya perusahaan, tujuan perusahaan, & misi perusahaan.
Berdasarkan strategi perusahaan yang luas biasanya ada strategi tingkat bisnis yang kompetitif &
strategi unit fungsional.
Time Frame
Corporate Strategy
•
•
•
•
Scope
: Corporate/ Enterprise
Objectives : Growth
Performance : ROI/RONA/ROE…..
Formulation :
– Penetration
– Market Development
– Product Development
– Diversification
Strategi perusahaan mengacu pada strategi menyeluruh dari perusahaan diversifikasi. Seperti
strategi perusahaan menjawab pertanyaan "mana bisnis kita harus dalam?" & "bagaimana berada
dalam bisnis ini menciptakan sinergi &/atau menambah keunggulan kompetitif perusahaan secara
keseluruhan?"
Ansoff Strategy
MANAGEMENT SYSTEM DESIGN
4





"Pertumbuhan matriks Ansoff membantu organisasi untuk memetakan pertumbuhan produk
pasar strategis"
Penetrasi pasar
Ketika perusahaan memasuki pasar dengan produk atau jasa yang ada disebut penetrasi pasar.
Hal ini dilakukan dengan mengambil sebagian atau seluruh pangsa pasar pesaing. Cara lain
untuk menembus pasar bisa dengan mencari pelanggan baru untuk produk Anda atau
mendapatk pelanggan saat ini lebih banyak menggunakan produk Anda. Penetrasi pasar
dianggap metode risiko rendah untuk mengembangkan bisnis.
Pengembangan Produk
Perusahaan mengembangkan produk baru di pasar yang ada. Ini disebut pengembangan
produk. Sebuah organisasi yang sudah memiliki pasar untuk produk mungkin akan mencoba
& mengikuti strategi pengembangan produk tambahan, ditujukan pada pasar saat itu. Bahkan
jika produk-produk baru tidak perlu baru ke pasar, mereka tetap baru untuk bisnis.
Pengembangan pasar
Ketika perusahaan mengembangkan produk yang sudah ada ke pasar baru, itu dikenal sebagai
pengembangan pasar. Produk saat ini organisasi dapat diubah lebih baik & dipasarkan ke
pasar yang ada. Produk ini juga dapat ditargetkan untuk segmen pelanggan. Dengan cara baik,
kedua strategi dapat mengakibatkan penghasilan tambahan untuk bisnis.
Diversifikasi produk
Sebuah organisasi yang memperkenalkan produk baru ke pasar baru memilih untuk strategi
diversifikasi. Ketika perusahaan tidak memiliki industri sebelumnya atau pengalaman pasar
strategi ini disebut diversifikasi yang tidak terkait. Terkait diversifikasi menjelaskan
bagaimana perusahaan tinggal di sebuah pasar dengan mana mereka beberapa keakraban.
Merek baru produk juga dapat dibuat dalam upaya untuk memanfaatkan nama merek
perusahaan.
Business Strategy
•
•
•
•


Scope
: SBU
Objective
: Competitiveness
Performance : Market Share
Formulation :
– Cost Leadership
– Differentiation
– Focus
Strategi bisnis mengacu pada strategi agregat dari perusahaan bisnis tunggal atau unit bisnis
strategis (SBU) dalam sebuah perusahaan diversifikasi. Menurut Michael Porter, perusahaan
harus merumuskan strategi bisnis yang baik menggabungkan kepemimpinan biaya,
diferensiasi, atau fokus untuk mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan &
kesuksesan jangka panjang. Atau, menurut W. Chan Kim & Renée Mauborgne, organisasi
dapat mencapai pertumbuhan yang tinggi & keuntungan dengan menciptakan Blue Ocean
Strategy yang memecahkan nilai-biaya trade off sebelumnya dengan baik secara bersamaan
mengejar diferensiasi & biaya rendah.
Sebuah unit bisnis strategis adalah unit semi-otonom yang biasanya bertanggung jawab untuk
penganggaran sendiri, keputusan produk baru, keputusan perekrutan, & penetapan harga.
Sebuah SBU diperlakukan sebagai pusat laba internal oleh kantor pusat perusahaan. Sebuah
strategi teknologi, misalnya, meskipun difokuskan pada teknologi sebagai sarana untuk
mencapai tujuan keseluruhan organisasi, mungkin termasuk dimensi yang berada di luar
lingkup unit bisnis tunggal, teknik organisasi atau departemen TI.
Functional Strategy
•
•
•

Scope
: Business Function
Objective
: Competitive Priority
Performance :
» Target
» Cost
Strategi fungsional meliputi strategi pemasaran, strategi pengembangan produk baru, strategi
sumber daya manusia, strategi keuangan, strategi hukum, strategi rantai pasokan, & strategi
MANAGEMENT SYSTEM DESIGN
5

teknologi informasi manajemen. Penekanannya adalah pada rencana jangka pendek &
menengah & terbatas pada domain penuh tanggung jawab fungsional masing-masing
departemen. Setiap departemen fungsional mencoba untuk melakukan bagian dalam
mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan, & karenanya sampai batas beberapa strategi
mereka berasal dari strategi korporasi yang lebih luas.
Banyak perusahaan merasa bahwa struktur organisasi fungsional bukan merupakan cara yang
efisien untuk mengatur kegiatan sehingga mereka harus direkayasa ulang sesuai dengan
proses atau SBU.
Operation Strategy
•
•
•
Scope
: Production/operation
Objective
: Competitive Priority
Performance :
– Quality
– Cost
– Delivery
– Flexibility
– Safety
Tingkat tambahan strategi yang disebut strategi operasional didorong oleh Peter Drucker dalam
teorinya tentang manajemen berdasarkan sasaran (MBO). Hal ini sangat sempit dalam fokus &
berurusan dengan sehari-hari kegiatan operasional seperti kriteria penjadwalan. Ini harus
beroperasi di dalam anggaran tetapi tidak bebas untuk menyesuaikan atau membuat anggaran itu.
Strategi tingkat operasional diinformasikan oleh strategi tingkat bisnis yang, pada gilirannya,
diinformasikan oleh strategi tingkat korporasi.
Contoh Tujuan Operasi
Kepuasan konsumen
Persentase scrapdan reject
Biaya garansi ( % penjualan)
QUALITY
TH INI
5 TH YAD
75 %
85 %
15 %
5%
1%
0.5 %
COGM ( % COGS )
ITO
55 %
41 x
KOMPETITOR
75 %
10 %
1%
COST
45 %
52 x
50%
50 x
Contoh Tujuan Operasi
Fill Rate
Lead Time (minggu )
Wkt u/ mengenalk produk baru
Wkt perubahan kapasitas
DELIVERY
THN INI
90%
3
FLEXIBILITY
10 bulan
3 bulan
5 THN YAD KOMPETITOR
95%
95%
1
1
6 bulan
3 bulan
8 bulan
3 bulan
Operation Management
•
•
•
Scope
: Production/operation
Objective : Efficiency
Performance:
» Quality
» Cost
» Delivery
» Flexibility
Manajemen operasi adalah bidang manajemen yang bersangkutan dengan pengawasan,
merancang, & mendesain ulang operasi bisnis dalam produksi barang &/atau jasa. Ini melibatkan
tanggung jawab untuk memastikan bahwa operasi bisnis yang efisien dalam hal menggunakan
sebagai sedikit sumber daya yang diperlukan, & efektif dalam hal persyaratan pelanggan
MANAGEMENT SYSTEM DESIGN
6
pertemuan. Hal ini berkaitan dengan mengelola proses yang mengubah input (dalam bentuk
bahan, tenaga kerja, & energi) menjadi output (dalam bentuk barang &/atu jasa). Hubungan
manajemen operasi manajemen senior dalam konteks komersial dapat dibandingkan dengan
hubungan petugas garis tingkat tertinggi staf senior dalam ilmu militer. Tingkat tertinggi petugas
bentuk strategi & merevisinya dari waktu ke waktu, sementara para petugas lini membuat
keputusan taktis dalam mendukung melaksanakan strategi. Dalam bisnis seperti dalam urusan
militer, batas-batas antara tingkat tidak selalu berbeda; informasi taktis dinamis
menginformasikan strategi, & orang-orang individu sering bergerak antara peran dari waktu ke
waktu.
Generalized Structure of Management Control System
MANAGEMENT SYSTEM DESIGN
7