faktor faktor yang dapat mempengaruhi kegagalan dan

PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
Penerapan sistem informasi di suatu organisasi merupakan salah satu cara
dalam memenangkan persaingan yang semakin ketat dan menjadikan informasi
sebagai sumberdaya yang harus dikelola dengan tepat, sehingga tercipta suatu
sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan
operasional, manajemen dan fungsi penentu pengambilan keputusan bisnis yang
tepat.
Penerapan sistem informasi juga dapat mengalami masalah apabila tidak
diselesaikan akan menimbulkan inefisiensi dan inefektivitas dalam pemberdayaan
sumber daya potensial. Oleh karena itu, sebelum melakukan upaya pengembangan
dan implementasi, harus dilakukan proses konsiderasi secara multidimensi
terhadap berbagai variabel yang mungkin berpengaruh terhadap kesuksesan suatu
sistem baru.
Perusahaan yang aktivitas operasionalnya masih manual ketika mencoba
menggunakan suatu teknologi komputer untuk pemrosesan data, maka masalah
pertama yang dihadapi adalah besarnya pembiayaan yang harus dikeluarkan.
Pembiayaan ini dapat berupa biaya pembelian hardware, pembangunan sistem,
dan penyiapan infrastruktur, baik sumber daya manusia maupun teknis. Sementara
perusahaan yang sudah memiliki sistem pemrosesan data terkomputerisasi, ketika
melakukan pengembangan sistem informasi akan menghadapi masalah pada aspek
fisik dan non-fisik. Aspek fisik meliputi biaya pengembangan, up grading
hardware dan penciptaan infrastruktur tertentu, sedangkan aspek non-fisik
meliputi tingkat penerimaan user, dukungan manajemen dan kualitas sistem
informasi.
CV. Souvenirku merupakan salah satu perusahaan di Bogor yang bergerak
di bidang penyediaan souvenir handmade untuk acara pernikahan dan ulang
tahun. CV. Souvenirku menerapkan sistem informasi dalam aktivitas bisnis dan
operasional usahanya semenjak perusahaan didirikan hingga saat ini. Beberapa
sistem informasi yang digunakan pada CV. Souvenirku adalah: sistem
1
pembayaran di kasir, sistem input order pelanggan, dan sistem penghubung bagian
produksi dan pihak manajemen.
Dalam pelaksanaan usahanya, CV. Souvenirku pernah mengalami
permasalahan terkait dengan sistem informasi yang diterapkan, selain itu
keberhasilan juga kerap dirasakan oleh perusahaan ini akibat kesuksesan di dalam
pelaksanaan sistem informasi yang menunjang usahanya.
b. Tujuan
Mengidentifikasi dan mengetahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi
kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi
pada CV. Souvenirku.
2
TINJAUAN PUSTAKA
Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kesukesan penerapan sistem
informasi pada suatu perusahaan adalah: adanya dukungan dari manajemen
eksekutif, keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan
perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang
nyata (Rosemary Cafasaro di dalam O’Brien dan Marakas, 2009).
Kegagalan penerapan sistem informasi dapat disebabkan oleh beberapa
hal seperti: kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user,
pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubahubah, serta inkompetensi secara teknologi (Rosemary Cafasaro di dalam O’Brien
dan Marakas, 2009).
Kegagalan penerapan sistem informasi tersebut dapat menimbulkan
kegagalan organisasi dalam memperoleh keuntungan usaha serta kepercayaan dari
konsumennya. Kegagalan tersebut disebabkan oleh:
1. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen
Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem
informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan
staf pelayanan teknis informasi.
Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap
waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut, dukungan bahwa
proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi yang
diperlukan. Dengan demikian, kurangnya komitmen eksekutif puncak untuk
terlibat lebih jauh dalam proyek mengakibatkan penerapan sistem informasi
perusahaan menjadi sia-sia.
Keterlibatan eksekutif dalam pengembangan sistem informasi di
perusahaan juga menentukan kesuksesan proses sosialisasi sistem informasi.
Proses sosialisasi sistem informasi yang baru merupakan proses perubahan
organisasional. Kebanyakan orang dalam organisasi akan bertahan, karena
perubahan mengandung ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran
mereka. Akan tetapi, proses perubahan organisasional ini diperlukan untuk
3
manajemen perubahan selama proses sosialisasi sistem informasi baru. Beberapa
resiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam pengembangan sistem
informasi adalah sebagai berikut.

Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.

Melampaui waktu yang telah diperkirakan.

Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah
tingkat dari yang diperkirakan.

2.
Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.
Kurangnya keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir)
Sikap positif dari pengguna terhadap sistem informasi akan sangat
mendukung berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Sikap positif
dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik
antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan
(favorable attitudes) dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem
informasi.
Sikap positif menentukan tindakan, dan akan berkaitan dengan tingkat
penggunaan yang tinggi (high levels of use) serta kepuasan (satisfaction) terhadap
sistem tersebut.
Selain itu, keterlibatan pengguna dalam desain dan operasi sistem
informasi memiliki beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat
secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk
mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak
kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna cenderung untuk lebih
bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam
proses perubahan itu sendiri.
Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi
terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki
perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering
dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer (userdesigner communication gap).
4
3. Tidak Memiliki Perencanaan Memadai
Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung
dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan
kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang
dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu,
perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi
sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi
teknologi informasi.
Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap
manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan.
Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara
jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut
manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang
penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat
meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.
4.
Inkompetensi secara Teknologi
Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada
penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang
dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009)
berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak
hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan
organisasional. Sekitar 30 persen kegagalan pengembangan sistem informasi baru
diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Oleh karena itu,
pengembangan
sistem
informasi
memerlukan
suatu
perencanaan
dan
implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap
sistem yang dikembangkan (resistance to change).
Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan
keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan
perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh
kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering
terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya
rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang
5
kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan
ketika sistem tersebut telah diterapkan.
6
DAFTAR PUSTAKA
Ariefiani R. 2010. Faktor penentu kesuksesan dan kegagalan pengembangan
sistem informasi di suatu perusahaan. http://rizma.blogstudent.mb.ipb.ac.id.
[25 Desember 2010].
Murdaningsih A. 2009. Analisis Pengaruh Partisipasi pemakai terhadap Kepuasan
Pemakai Sistem Informasi dalam Pengembangan Sistem Informasi dengan
Dukungan
Manajemen
Puncak,
Komunikasi
Pemakai-Pengembang,
Kompleksitas Sistem, Kompleksitas Tugas, pengaruh Pemakai sebagai
Variabel Pemoderasi [skripsi]. Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi,
Universitas Muhammadiyah. Surakarta.
O’Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information sistem. Ninth edition.
Boston: Mc Graw Hill, Inc.
7