STRATEGI ORGANISASI DAN FUNGSI MANAJEMEN (SWOT

STRATEGI ORGANISASI DAN FUNGSI MANAJEMEN
(SWOT & POAC)1
Oleh : Adela Istanto2
Sebuah organisasi membutuhkan strategi dalam menjalankan aktivitasnya, baik
organisasi laba maupun nirlaba. Agyapyong & Muntaka (2012:2) mengemukakan strategi
sebagai pendekatan yang sistematis dan berkesinambungan untuk menyelaraskan kapasitas
organisasi dengan misi organisasi & visi untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya
organisasi dan mencapai keunggulan kompetitif. Strategi dalam suatu organisasi dikelola
secara manajerial atau lebih dikenal dengan istilah manajemen strategis. Douda (2010:2)
menjelaskan bahwa manajemen strategis adalah proses pemeriksaan lingkungan baik
sekarang dan masa depan, merumuskan tujuan organisasi, pelaksanaan dan pengendalian
keputusan fokus pada pencapaian tujuan ini di lingkungan sekarang dan masa depan. Douda
menambahkan bahwa manajemen strategis didasarkan pada keyakinan bahwa suatu
organisasi harus terus memantau kejadian internal dan eksternal dan tren sehingga perubahan
tepat waktu dapat dibuat sesuai kebutuhan. Suatu organisasi harus mampu mengidentifikasi
dan cerdik beradaptasi dengan perubahan.
Dalam kehidupan berorganisasi, strategi memiliki posisi yang penting untuk
menentukan bagaimana organisasi akan mencapai visi dan misinya. Strategi dapat ditentukan
melalui analisis pendahuluan terhadap situasi dan kondisi organisasi. Analisis ini terkait
dengan kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan yang ada di lingkungan internal
organisasi dan peluang-peluang serta ancaman-ancaman yang ada di lingkungan eksternal
organisasi. Berdasarkan analisis tersebut, maka dapat ditentukan strategi yang dapat
dilaksanakan oleh suatu organisasi. Salah satu alat yang dapat digunakan dalam penyusunan
strategi ini adalah matrik SWOT (Strength Weakness Opportunities Threats). Strategi yang
telah tersusun harus dilaksanakan secara manajerial. Langkah-langkah manajerial tampak dari
fungsi-fungsi manajemen. George R. Terry mengemukakan bahwa fungsi-fungsi manajerial
terdiri dari empat komponen, antara lain perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengendalian. Empat komponen fungsi manajerial ini sering dikenal dengan POAC (Planing,
Organizing, Actuating, Controling). Diharapkan, menjalankan strategi sesuai dengan fungsi
manajerial akan mengoptimalkan manfaat dari strategi itu sendiri.
1
Makalah disampaikan pada LDKM FKIP UKSW 2013.
Lulusan PE FKIP UKSW Tahun 2012, Mahasiswa MPE UNS Angkatan 2012, Pengajar PE FKIP
UKSW 2013-Sekarang, Kadep Kaderisasi HMP PE FKIP UKSW 2009-2010, Ketua Umum BPM FKIP UKSW
2010-2011, Kabid Profesional Skill SM FKIP UKSW 2011-2012, Sekretaris PakGoeRoe Trainer Club.
2
A. SWOT (Strength Weakness Opportunities Threats)
Abdolvand (2012:3) menjelaskan bahwa analisis SWOT adalah sebuah model analisis
yang berguna untuk masing-masing faktor yang membentuk sistem kekuatan, kelemahan,
peluang dan ancaman diidentifikasi, dan strategi yang sesuai dengan situasi saat ini
mencerminkan pada karir. Kerangka SWOT telah menikmati popularitas yang konsisten
antara kedua peneliti dan praktisi selama beberapa dekade terakhir. Awalnya diperkenalkan
pada tahun 1969 oleh para peneliti Harvard, kerangka SWOT menjadi populer selama tahun
1970 karena asumsi yang melekat bahwa manajer dapat merencanakan penyelarasan sumber
daya perusahaan dengan lingkungannya (Aghdaie, 2012:2). Dyson (2004:2) menjelaskan
bahwa analisis SWOT bertujuan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi
serta peluang dan ancaman dalam lingkungan. Setelah mengidentifikasifaktor-faktor strategi
ini, dikembangkanlah strategi yang dapat membangun kekuatan, menghilangkan kelemahan,
memanfaatkan peluang atau mengatasi ancaman.
Keuntungan dari analisis SWOT adalah upaya untuk menghubungkan faktor internal
dan eksternal untuk merangsang strategi baru. Kelemahan dari analisis SWOT dikemukakan
oleh Hill & Westbrook (dalam Viaggi, 2013:4) yang menyatakan bahwa analisis SWOT
seperti yang diterapkan dalam praktek sering tunduk pada kritik, sebagian karena frekuensi
inkonsistensi dan perkiraan. Mintzberg (dalam Valentine, 2005:2) mengemukakan bahwa
analisis SWOT dapat menggambarkan konteks internal organisasi dalam hal kekuatan dan
kelemahan serta menjelajahi konteks eksternal untuk peluang dan ancaman. Hal ini
dimaksudkan untuk memicu wawasan strategis dan menyaring fakta terpisah-pisah dan angka
menjadi latar belakang koheren untuk perencanaan strategis.
Matrik SWOT digunakan dalam proses perencanaan strategis suatu organisasi,
termasuk individu yang menghadapi persaingan. Thompson & Strickland (dalam Shahwahid,
2009:2) mengemukakan bahwa analisis SWOT memungkinkan organisasi untuk memahami
lingkungannya secara menyeluruh. Matrik SWOT menjadi alat yang tepat dalam proses
perencanaan strategis suatu organisasi.
Xia Chan (2011:2) menjelaskan empat strategi yang dapat dikembangkan melalui
matriks SWOT. Pertama, adalah strategi SO pengaruh artinya untuk memanfaatkan semua
peluang yang mungkin didasarkan pada kekuatan internal dan sumber daya. Kedua, mengenai
ST ketika organisasi cukup rentan terhadap ancaman eksternal, harus mengambil keuntungan
dari kekuatan internal untuk mengatasi ancaman dari lingkungan eksternal. Ketiga, berkaitan
dengan WO, organisasi disediakan dengan peluang eksternal yang mungkin dibatasi oleh
kelemahan internal. Dalam keadaan seperti itu, bisnis harus menggunakan sumber daya
eksternal untuk mengimbangi kelemahan internal. Jika tidak, peluang akan menjadi mangsa
dari pesaingnya. Yang terakhir namun tidak kalah pentingnya adalah WT yang digunakan
ketika bisnis didorong ke dalam situasi bermasalah. Hal ini bertujuan untuk mengurangi
pengaruh negatif dicor baik oleh ancaman eksternal dan kelemahan internal, berjuang keras
untuk menyingkirkan dilema ini, atau akan dipaksa untuk bangkrut.
Mencocokkan faktor eksternal dan internal kunci adalah bagian yang paling sulit
dalam mengembangkan matriks ini dan membutuhkan penilaian yang baik. Perlu diingat
bahwa tidak ada pencocokan yang terbaik, semua berdasarkan kemampuan auditor. Tujuan
dari masing-masing pencocokan adalah untuk menghasilkan alternatif strategi yang layak,
bukan untuk memilih strategi mana yang terbaik. Tidak semua strategi yang dikembangkan
dalam matriks ini akan dipilih untuk dilaksanakan.
Kekuatan Internal
Peluang Eksternal
Strategi Strength Opportunities
(Memanfaatkan kekuatan untuk
mengeksplitasi peluang yang
ada)
Ancaman Eksternal
Strategi Strength Threats
(Memanfaatkan kekuatan untuk
mengatasi/mengalahkan
ancaman yang dihadapi)
Kelemahan Internal
Strategi Weakness
Opportunities
(Memanfaatkan peluang
untuk menutupi dan
mengurangi dampak
kelemahan yang ada)
Strategi Weakness Treats
(Mengurangi dampak
kelemahan internal dengan
menjauhi ancaman yang
dihadapi)
B. POAC (Planing Organizing Actuating Controling)
Manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses, sebagai suatu kolektivitas orangorang yang melakukan aktivitas manajerial dan sebagai suatu seni. George R. Terry
mengemukakan bahwa manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan terlebih
dahulu dengan menggunakan kegiatan orang lain yang terdiri dari tindakan perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Tujuan manajemen antara lain :

Untuk mencapai keteraturan, kelancaran dan kesinambungan organisasi.

Untuk mencapai efektivitas dan efisiensi organisasi.
1. Planing
Kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan alternatif, kebijakan, prosedur, program
dan tindakan sebagai bentuk usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
a) Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang hendak dicapai.
b) Meramalkan keadaan yang akan datang.
c) Memperkirakan kondisi pekerjaan yang akan dilakukan.
d) Memilih pekerjaan yang sesuai dengan tujuan.
e) Membuat rencana secara menyeluruh dengan menekankan pada kreativitas.
f) Membuat kebijakan, prosedur, strandar dan metode pelaksanaan kerja.
g) Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.
2. Organizing
Kegiatan menggabungkan seluruh potensi organisasi untuk bekerja bersama untuk
mencapai tujuan organisasi maupun tujuan pribadi.
a) Mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan yang ada.
b) Membagi pekerjaan dalam tugas-tugas operasional.
c) Mengelompokan tugas dalam posisi/jabatan secara operasional.
d) Menjelaskan tugas dan tanggung jawab tiap jabatan.
e) Menjelaskan persyaratan pengisian jabatan.
f) Menempatkan personal untuk mengisi posisi/jabatan operasional.
g) Penyediaan fasilitas untuk masing-masing jabatan.
3. Actuating
Implementasi rencana yang telah ditetapkan dengan memperhatikan prosedur dan
tugas tanggungjawab masing-masing bagian untuk pencapaian tujuan.
a) Melakukan partisipasi dalam pengambilan keputusan, tindakan dan program aksi.
b) Mengarahkan orang lain dalam bekerja.
c) Berkomunikasi secara efektif.
d) Mendayagunakan anggota agar ikut berkembang.
e) Pemberian reward.
4. Controling
Pengawasan dan pengendalian semua kegiatan mulai dari proses perencanaan,
pengorganisasian hingga pelaksanaan dan pengarahan agar pekerjaan berjalan efektif
dan efisien.
a) Membandingkan hasil pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan.
b) Menilai hasil pekerjaan dengan standar hasil kerja.
c) Membuat saran dan tindakan perbaikan.
d) Memberitahukan kesalahan-kesalahan serta tindakan perbaikan kepada anggota.
e) Melaksanakan pengawasan berkesinambungan.