BAB II - Universitas Hasanuddin
advertisement
Universitas Hasanuddin Program Hibah Kompetensi TIK - Dikti BAB II SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS HASANUDDIN 2.1. Latar Belakang Teknologi komputer mulai diperkenalkan ke Universitas Hasanuddin pada tahun 1977 ketika sebuah komputer bermerek WANG 2200T disumbangkan oleh PT. INCO yang merupakan perusahan tambang nikel yang bekerja di Soroako. Komputer berukuran kecil ini pada masa itu digunakan untuk membantu administrasi akademik, mengolah data test masuk mahasiswa baru, dan pembuatan daftar gaji bulanan pegawai tetap. Pada tahun 1981, komputer ini diganti dengan komputer mini Honeywell Bull yang merupakan sistem berbasis host dengan 10 terminal. Pada tahun itulah Pusat Pengolahan Data Universitas Hasanuddin diresmikan. Sistem komputer mini ini kemudian melayani masyarakat kampus dengan berbagai aplikasi, seperti: Sistem Kepegawaian, Sistem Test Masuk Mahasiswa Baru, Sistem Akademik, dan Sistem Penggajian. Menjelang akhir tahun 80-an komputer mikro diperkenalkan, IBM menyumbang 10 unit komputer IBM PC/XT, kemudian Pusat Pengolahan Data diganti menjadi Unit Pelaksanan Teknis (UPT) Komputer pada tahun 1987. Pada awal tahun 90-an, jaringal lokal (LAN) kemudian diperkenalkan pada UPT Komputer, kemudian antara 1994-1995 kabel jaringan dipasang untuk menghubungkan 15 titik sekeliling kampus, utamanya adalah dari UPT Komputer di kantor pusat lantai 4 ke setiap kantor dekan fakultas, dan ke kantor para kepala biro. Jaringan kampus ini (Campus Area Network) dilayani oleh sebuah server HP-UX dan sekitar 30 terminal komputer PC seri 486/DX sebagai terminal yang tersebar. Pada awalnya jaringan ini berjalan dengan baik, namun gagal dalam memberi pelayanan informasi online, penyebab utama-nya adalah tidak adanya perawatan jaringan yang baik, karena kekurangan teknisi, dan juga kurangnya tenaga ahli yang bisa membuat aplikasi jaringan online. Para staff juga tidak memiliki pengetahuan komputer yang cukup untuk mampu mengoperasikan sistem jaringan online. Budaya penggunaan teknologi informasi perlu ditumbuhkan dalam masyarakat kampus. Pada akhir tahun 2001, sebuah proyek pengembangan Sistem Informasi Manajemen telah disetujui oleh Proyek TPSDP untuk Institutional Support System (ISS). Keberadaan proyek TPSDP ini memberi angin segar, paling tidak menyediakan sarana teknologi informasi yang lebih baik bagi UPT Komputer (yang kemudian menjelma menjadi PIU). Sub-proyek MIS-TPSDP ini memiliki tiga tujuan utama: a. b. c. Membangun Sistem Informasi Manajemen Membangun jaringan Intranet untuk akses online Mengembangkan kapasitas Sistem Informasi Manajemen Subproyek ini menjadi pemicu perubahan organisasi UPT Komputer menjadi Pusat Informasi Universitas (PIU) pada bulan September 2002 dengan suatu Surat Keputusan Rektor. PIU mempunyai tiga divisi, yaitu (1) Divisi Sistem Informasi Manajemen, (2) Divisi Teknologi Informasi, dan (3) Divisi Pelayanan Informasi. SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS HASANUDDIN II -1 Universitas Hasanuddin Program Hibah Kompetensi TIK - Dikti Divisi Sistem Informasi Manajemen mempunyai tugas utama untuk memberi pelayanan informasi kepada manajemen universitas dan masyarakat kampus. Divisi Teknologi Informasi bertugas untuk menyediakan dan memelihara teknologi pendukung seperti perangkat keras jaringan serta perangkat lunaknya. Divisi Pelayanan Informasi bertugas memberi pelayanan komputasi seperti penyediaan terminal kerja, akses internet, dan komputasi statistik matematis bagi masyarakat kampus. Visi dari PIU adalah menjadi unit pendukung manajemen yang ter-organisasi dengan baik sehingga mampu menyediakan data, informasi, dan pelayanan yang tepat waktu, tepat isi, dan tepat sasaran. PIU harus mampu memelihara akses informasi online sehingga seluruh bagian kampus terkoneksi dengan intranet, demikian pula akses ke sumber informasi global dapat terlaksana dengan baik dalam tempo 5 tahun. Misi dari PIU dalam mencapai visi diatas adalah: 1. merancang, meng-implementasi, dan memelihara menggambarkan informasi universitas secara akurat. basis-data yang 2. merancang dan meng-implementasi jaringan intranet yang menghubungkan setiap kantor yang ada didalam kampus 3. memelihara koneksi antar kantor dan koneksi global 4. membangun kebiasaan manajemen berbasis komputer pada setiap staff 5. menyediakan fasilitas komputasi bagi mahasiswa, pengajar, dan staff Tugas utama PIU adalah menyediakan data dan informasi yang akurat dan tepat waktu terutama untuk kebutuhan pengambilan keputusan pada semua tingkatan manajemen universitas, melaksanakan pelatihan teknologi informasi kepada para staff, mahasiswa, dan tenaga pengajar, meyediakan fasilitas komputasi bagi warga masyarakat kampus, serta melayani kebutuhan akses informasi baik internal, external, dan global. 2.2. Keadaan Lingkungan Universitas Hasanuddin adalah universitas terbesar dan yang paling tersohor di Kawasan Timur Indonesia (KTI). Mahasiswa tidak saja berasal dari kota Makassar, tetapi dari berbagai daerah lain di Sulawesi Selatan, dari Propinsi di KTI, dari Kawasan Barat, bahkan dari Malaysia. Sebagai satu perguruan tinggi yang tersohor maka UNHAS harus bisa mempertahankan kemampuannya untuk menghasilkan lulusan yang bermutu tinggi dalam berbagai bidang ilmu dan memiliki komitmen untuk membangun bangsa. Lulusan berkualitas tinggi hanya bisa dihasilkan melalui proses pendidikan yang effektif dan effisien, didukung oleh sistem informasi yang terorganisasi dengan baik. Sistem Informasi Manajemen yang tidak effektif akan mempengaruhi proses pendidikan, sehingga pada gilirannya akan menurunkan mutu lulusan, dan pada akhirnya UNHAS akan kehilangan popularitasnya. Walaupun PIU secara organisasi tidak mempunyai hubungan langsung dengan berbagai elemen masyarakat di luar kampus, PIU dipengaruhi oleh situasi nasional dan global, dan bisa mempengaruhi secara tak langsung masyarakat sekeliling melalui lulusan/alumni. Lulusan yang memiliki sejumlah pengalaman dalam memanfaatkan komputer yang disediakan oleh laboratorium PIU akan menjadi duta SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS HASANUDDIN II -2 Universitas Hasanuddin Program Hibah Kompetensi TIK - Dikti dalam mempromosikan popularitas UNHAS. Sementara itu dengan mengimplementasi Sistem Informasi Manajemen yang ter-organisasi dengan baik, maka PIU akan menjadi pusat informasi bagi masyarakat, baik didalam kampus maupun diluar kampus, dan memberi pelayanan kepada stakeholders dengan menyediakan informasi, pelatihan, dan konsultasi, khususnya dalam bidang yang berkaitan dengan komputer. Dunia ini adalah dunia yang berubah dengan pesat, bahkan tidak ada yang tetap kecuali perubahan. Teknologi bergerak dengan kecepatan cahaya dan SDM yang memiliki kemampuan teknologi informasi sangat dicari. Pengembangan TIK adalah suatu fenomena global dan telah memberi effek berbagai organisasi sehingga mereka melakukan rekayasa ulang atau membangun ulang sistem manajemen. UNHAS adalah sebuah organisasi yang cukup besar, dengan 12 fakultas setingkat S1, 53 program studi S1, 23 program studi S2, dan program S3. Ada sekitar 30 ribu mahasiswa, dan 3 ribu staff. Tanpa dukungan Sistem Informasi yang modern dan handal, UNHAS tidak akan menjadi organisasi yang tidak effisien dan kurang effektif. Suatu keberuntungan bagi UNHAS ketika proposal pengembangan SIM disetujui oleh proyek TPSDP sehingga PIU mendapat peningkatan sarana. Komputer dari tahun 80-an (IBM PC/XT) dan tahun 90-an (IBM Compatible 486/DX) telah digantikan dengan komputer tahun 2000-an (Pentium III dan Pentium IV). Infrastruktur komunikasi data juga sudah ditingkatkan dari hanya kabel “backbone” menjadi sistem koneksi intranet berbasis wireless (wave-LAN) dan ADSL/PABX. Suatu sistem informasi akademik online juga sudah dibangun dan telah diuji coba. Hanya sayang sekali bahwa pergantian pimpinan dan para pengambil keputusan antara 2002-2004 memberi effek buruk bagi perkembangan Sistem Informasi Manajemen, terutama dengan pengambil alihan fungsi PIU dalam menata basis data akademik oleh Biro Akademik. Biro Akademik UNHAS dengan teknologi tahun 80an mencoba melakukan administrasi akademik yang pada akhirnya memberi dua effek penting, pertama mematikan fungsi dan pengembangan PIU, kedua membuat administrasi akademik kemudian mundur. Rapor semesteran, Transkrip akademik, dan Ijazah lulusan, yang sudah mulai dirasakan tepat waktu penyajiannya kini menjadi terlambat lagi hingga satu atau dua bulan. Pimpinan Unhas yang baru dilantik tahun 2006 akan meninjau kembali peranan Biro Akademik dan mengembalikan fungsi PIU sebagai satu-satunya unit kerja yang bertugas mendukung penyediaan data dan informasi bagi masyarakat UNHAS. Globalisasi dan perjanjian perdagangan bebas dapat meningkatkan kemungkinan tenaga kerja asing memasuki pasaran Indonesia untuk mengisi kekurangan tenaga kerja IT di wilayah KTI ini. Lulusan UNHAS harus siap bersaing dengan mereka. Disamping penyediaan lingkungan belajar yang baik, dan kemampuan berbahasa Inggris, maka para mahasiswa harus dibiasakan memanfaatkan peralatan teknologi dalam bekerja, misalnya melalui penyediaan sarana laboratorium komputer yang memadai, atau dengan pelatihan pelatihan intensif, dan penyediaan akses Intranet dan Internet bagi mereka. Melalui pelatihan, pembelajaran secara modern, dan expose ke teknologi informasi ini maka kemampuan mahasiswa dan lulusan akan ditingkatkan sehingga dapat memiliki daya saing yang cukup secara regional maupun global. Sebagai salah satu usaha untuk melakukan transformasi ke pembelajaran modern, maka pada tahun 2004 telah dimulai uji coba pembelajaran berbasis Web atau elearning, dengan cara menyiapkan dan menyajikan kuliah ilmu alamiah dasar secara online SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS HASANUDDIN II -3 Universitas Hasanuddin Program Hibah Kompetensi TIK - Dikti Manajemen dapat dikatakan jarang memiliki data dan informasi pendukung yang tepat waktu, tersedia ketika diperlukan, karena tidak ada akses online ke database, sebagian besar data masih diproses secara berulang dan manual karena hanya tersedia dalam bentuk tulisan atau ketikan. Database utama universitas harus tersedia secara online yang bisa diakses oleh para manajemen setiap saat dan dari mana saja. Sangat diharapkan bahwa ada proyek-proyek bantuan untuk membangun SIM UNHAS ini sehingga akses informasi benar bisa online. Sebenarnya infrastruktur dan sistem software telah tersedia namun koleksi database masih sangat minim, disamping itu diperlukan perubahan perilaku dan peningkatan kemampuan para staff, dan pada akhirnya kebijakan dalam penataan data dan informasi harus dikaji ulang. 2.3. Organisasi dan Manajemen Pusat Informasi Universitas (PIU) merupakan salah satu unit pendukung teknis dalam manajemen universitas agar dapat memfasilitasi proses pendidikan melalui penyediaan data dan informasi, dan juga memberi pelayanan pada riset dan program-program tambahan yang dilakukan oleh mahasiswa dan staff dalam bidang teknologi informasi. Pada prinsipnya PIU terlibat dalam banyak hal dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat kampus, antara lain: pelatihan teknologi informasi bagi staff dan mahasiswa, pengelolaan data mahasiswa baru, administrasi akademik, akses data online, akses internet, konsultasi software, penyediaan fasilitas komputasi bagi staff dan mahasiswa. Anggaran belanja yang disediakan (walau sangat terbatas) diperuntukkan untuk biaya operasional dan perawatan. Namun demikian anggaran yang dialokasikan selama ini jauh dari cukup untuk dapat membuat PIU berkembang dan terdepan dalam teknologi ICT yang berubah cepat. Keterbatasan dana ini pula yang membatasi kemampuan dari PIU untuk melakukan pelatihanpelatihan teknologi informasi untuk masyarakat kampus, dan juga memperburuk kinarja Intranet dalam usaha menyajikan informasi secara online. Pihak Unhas bertekad bulat memberi perhatian yang cukup pada unit kerja ini agar dapat melakukan fungsinya dengan baik. Kelemahan lain yang dimiliki PIU adalah kurangnya staff yang memiliki latar belakang pengetahuan dan teknologi yang memadai untuk membangun, menjalankan dan memelihara sistem informasi manajemen online. Walaupun komputer sudah tidak merupakan barang langka, namun pemanfaatannya masih jauh dari harapan. Sebagian besar dari komputer ini hanya difungsikan sebagai mesin ketik modern bukan sebagai sumberdaya informasi Aliran data dalam kampus masih sangat lambat, karena staff administrasi di unit-unit kerja masih melakukan kerja manual sebelum menyerahkan ke pusat pengolahan data. Sebagai salah satu contoh, beberapa waktu yang lalu sebuah formulir data untuk database mahasiswa di-buat oleh UPT Komputer dengan harapan pada awal semester mahasiswa dapat mengisinya dan langsung di-scan ke dalam komputer sehingga semua data dapat di-file-kan di pusat data dalam tempo yang singkat. Ketika formulir ini dikumpulkan di setiap jurusan, ternyata formulir ini dicatat lagi secara manual baru dikirim ke bagian akademik fakultas, di bagian akademik ini formulir dicatat lagi, baru di kirim ke kantor akademik pusat, setelah dicatat lagi baru diberikan ke UPT Komputer. Walhasil, formulir baru tiba di UPT Komputer di pertengahan semester, dan sebagian dalam kondisi yang tidak prima, sehingga sulit SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS HASANUDDIN II -4 Universitas Hasanuddin Program Hibah Kompetensi TIK - Dikti dibaca oleh scanner. Seharusnya birokrasi dalam aliran data ini bisa dihapus, dimana formulir langsung diterima oleh UPT Komputer, dan setelah di-scan baru dikembalikan ke jurusan bersama print-out-nya agar dapat dilakukan validasi data, dengan demikian proses entry-data berlangsung dengan cepat. Mengatasi hal ini diperlukan perubahan perilaku dan budaya dalam hal manajemen data bagi semua warga masyarakat kampus. Suatu usaha yang memerlukan waktu cukup panjang, apalagi bila tidak dimulai dari sekarang. Selain itu sangat perlu disadari bahwa pemeliharan sarana jaringan kampus seharusnya menjadi tanggung jawab masing-masing unit kerja, sehingga dilevel jurusan paling tidak ada yang bertanggung jawab dalam memastikan kelancaran operasional sarana jaringan data. PIU bertanggung jawab pada kelancaran akses antar unit kerja, sementara unit kerja bertanggung jawab dalam unit kerja-nya sendiri. Tidak ada jalan lain yang bisa ditempuh selain membangun sistem informasi manajemen universitas agar kedepan UNHAS dapat lebih meningkatkan mutu pelayanannya dan dapat menyelesaikan masalah manajemen akademik dan manajemen lainnya secara lebih terbuka, rapi, cepat, dan tepat. 2.4 . Fasilitas Fisik Sejak tahun 90-an Universitas Hasanuddin pada hakekatnya telah berusaha untuk secara berkesinambungan memperlengkapi semua unit kerja dengan fasilitas fisik yang diperlukan dalam pengembangan sistem informasi manajemen. Tidak kurang dari 30 terminal telah dibagikan ke berbagai unit kerja pada tahun 1995-1996, disusul dengan berbagai proyek pengembangan UPT Komputer antara 1996-2000, telah memperlengkapi sarana komputasi dan jaringan komunikasi data sekeliling Universitas Hasanuddin. Walaupun keadaannya kini sudah lebih baik, masih banyak kekurangan yang perlu dibenahi (Lampiran 1). 2.4.1 Jaringan Komunikasi Data Sejak tahun 1995 UPT Komputer yang kini beralih menjadi PIU telah memulai pemasangan jaringan dengan menarik kabel coaxial sebagai backbone dari Kantor Rektorat ke ruang Dekan disetiap fakultas, serta unit kerja lainnya. Pada tahun 2002 melalui proyek TPSDP jaringan ini ditingkatkan dengan tujuan agar koneksi data dapat dilakukan ke setiap unit kerja. Ada dua alternatif jaringan yang kemudian diadakan untuk keperluan ini, yaitu jaringan Wireless dan jaringan ADSL dengan koneksi melalui PABX. Kabel coaxial yang sudah berumur lebih dari 10 tahun, walaupun masih bisa digunakan, namun karena faktor alamiah terkadang tidak stabil. Kemudian antena Omni untuk wireless dipasang di Lantai 8 gedung Rektorat, dan 4 antena receiver untuk menjamin koneksi dengan jurusan/program studi yang mendapatkan proyek TPSDP, walau demikian karena topologi tanah / landscape yang tidak rata dan gangguan cuaca komunikasi wireless ini juga sering terganggu. Alternatif ketiga kemudian diadakan yaitu koneksi melalui kabel PABX dengan memasang modem DSL di setiap unit kerja yang dihubungkan dengan sebuah server Siemens HiPath 4000. Dengan tiga alternatif koneksi ini maka diharapkan jaringan data di UNHAS dapat berjalan lancar, yang diperlukan adalah biaya survey dan maintenance peralatan-peralatan jaringan ini. SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS HASANUDDIN II -5 Universitas Hasanuddin Program Hibah Kompetensi TIK - Dikti Fasiltas komunikasi data yang juga tersedia adalah koneksi ke jaringan distancelearning global (GDLN) dimana UNHAS menjadi salah satu node yang tersambung ke Universitas Indonesia, dan kemudian ke jaringan global. Koneksi GDLN ini adalah bantuan dari World Bank. Selain itu UNHAS juga memiliki koneksi internet berkapasitas 256 Kbps simetri (upload dan download) melalui layanan Indosat. Kemudian UNHAS mendapat koneksi downstream sebesar 9 Mbps dari SOI (School of Internet) yang diselenggarakan oleh WIDE Japan. Walau demikian dengan mahasiswa yang lebih dari 30.000 orang maka secara pukul rata, bandwidth koneksi internet UNHAS masih sangat kecil dibanding perguruan tinggi lainnya (seperti UGM dan ITB). Meskipun jaringannya sudah ada dan kelihatannya cukup lengkap, tetapi yang masih menjadi masalah adalah belum jelasnya network admin yang kompeten yang bertanggung jawab pada setiap titik (fakultas). Sehingga bila ada masalah jaringan yang terjadi pada suatu unit, maka unit tersebut harus melakukannya sendiri (Lampiran 1). 2.4.2 Pelayanan Akses Internet PIU memiliki sebuah laboratorium pelayanan yang dilengkapi dengan kurang lebih 200 komputer PC yang terkoneksi ke Internet. Pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa melalui Laboratorium ini antara lain: akses internet, pelatihan software dan hardware, konsultasi aplikasi, dan berbagai layanan lainnya. Disamping itu beberapa fakultas dalam lingkungan UNHAS juga memiliki laboratorium komputer yang terkoneksi ke internet. Penyediaan sarana akses internet tentu akan meningkatkan motivasi mahasiswa untuk menggunakannya. Selain browsing situssitus Web, mahasiswa juga menggunakan akses ini untuk membaca dan mengirim surat elektronik (e-mail). Laboratorium PIU melayani masyarakat kampus untuk memperoleh e-mail address, dan sebagian besar mahasiswa kini telah memanfaatkannya. Selain pelayanan internet dari PIU, Unhas juga telah mendistribusikan akses internet ke seluruh fakultas dan unit-unit institusi support. Beberapa diantaranya hanya sampai pada tingkat fakultas, dan sebagian lainnya telah menjangkau program studi dan labortorium. Selain sumber akses internet dari Unhas, ada beberapa fakultas/unit yang mengambil akses langsung dari provider di luar. Yang masih menjadi masalah yang cukup serius adalah pelayanan akses internet pada unit tertentu sangat lambat, bahkan lebih banyak tidak dapat diakses atau tidak memuaskan (Lampiran 1). 2.5 . Sistem Informasi Berbagai pelayanan sistem informasi telah diusahakan oleh PIU untuk kepentingan masyarakat kampus, antara lain sebagai berikut: Official Homepage Distance Learning SMS-based information Global Development Learning Network Sistem Informasi Akademik online. SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS HASANUDDIN II -6 Universitas Hasanuddin Program Hibah Kompetensi TIK - Dikti Selain dari PIU, beberapa fakultas/unit juga telah memiliki official homepage dan Sistem Informasi Akademik sendiri. Official homepage dari fakultas/unit sebagian besar diintegrasikan pada official homepage Unhas dan juga pada provider lainnya. Sistem Informasi Akademik yang dikembangkan oleh fakultas/unit pada umumnya masih berdiri sendiri-sendiri. 2.5.1 Official Homepage Universitas Hasanuddin telah memiliki “homepage” sejak lama dengan alamat URL adalah: http://www.unhas.ac.id dengan tujuan adalah menyediakan informasi umum secara online tentang UNHAS, Fakultas dalam lingkungan UNHAS, informasi akademik seperti kurikulum dan program studi, laboratorium, riset, dan sebagainya. Situs ini juga menyediakan berita tentang kegiatan-kegiatan yang berlangsung di dalam lingkungan universitas. 2.5.2 Distance Learning Disamping informasi umum, homepage UNHAS juga menyediakan fasilitas untuk melakukan pembelajaran online berupa “web-based distance learning” dengan URL: www.unhas.ac.id/e-learning. Implementasi pembelajaran online ini telah diuji-coba untuk matakuliah ilmu-ilmu alamiah dasar (basic science seperti Fisika, Matematika, Biologi, dan Kimia) untuk 200 orang mahasiswa angkatan 2004 yang dipilih secara acak, dengan demikian beberapa materi perkuliahan basic science ini telah siap pakai. Namun demikian tidak semua paket pembelajaran tersedia online. Dari 55 program studi yang ada di Unhas baru MKDU yang telah tersedia bahannya. Program Studi Ilmu Ekonomi, Geofisika, Teknik Pertanian dan Magister Pembangunan Pasca Sarjana juga sudah pernah uji coba, namun belum lancar. Namun demikian hasil survey yang dilakukan tim task force Inherent tahun 2006 menunjukkan bahwa cukup banyak dosen yang telah mempunyai paket pembelajaran atau modul-modul kuliah dalam format digital. Bahkan semua dosen FK memberikan bahan kuliahnya dalam format digital kepada mahasiswa (Lampiran 1). UNHAS juga menjadi satu simpul dalam jaringan pembelajaran online berbasis video-conference yang dilakukan oleh Konsorsium Perguruan Tinggi Negri Indonesia Timur. UNHAS memiliki pengalaman dalam setting jaringan yang menghubungkan 4 universitas (Tadulako, Mulawarman, Gorontalo, dan UNHAS) untuk keperluan distance learning. 2.5.3 Informasi berbasis SMS Bentuk pelayanan informasi yang lain juga pernah dibangun untuk mempermudah mahasiswa dalam akses informasi akademiknya, yaitu pelayanan informasi akademik berbasis SMS. Pelayanan ini dilakukan sebagai bentuk kerjasama dengan PT Telkomsel dengan menggunakan telepon seluler GSM. Layanan yang disediakan antara lain Indeks Prestasi (IP) semester, IPK, informasi matakuliah, Nilai lulus suatu matakuliah, dan data pengajar. Mahasiswa dapat meng-akses layanan ini dengan mengirim SMS ke nomer 7890. 2.5.4 Global Development Learning Network (GDLN) Suatu proyek bantuan Bank Dunia bekerjasama dengan Direktorat Pendidikan Tinggi telah dimulai sejak tahun 2002 untuk mengembangkan GDLN dimana SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS HASANUDDIN II -7 Universitas Hasanuddin Program Hibah Kompetensi TIK - Dikti UNHAS menjadi salah satu node. GDLN ini terkoneksi dengan 4 universitas di Indonesia, yaitu UNHAS, Universitas Udayana, Universitas Riau, dan Universitas Indonesia. Koneksi ke jaringan global dapat dilakukan melalui Universitas Indonesia. GDLN dapat dimanfaatkan sebagai fasilitas untuk “distance learning” berbasis video conference. GDLN telah berfungsi dan telah diuji coba dengan suatu video conference ke New York, dan digunakan pula pada saat diskusi peresmian I-MHERE. 2.5.5 Sistem Informasi Akademik Bermula pada subproyek MIS-TPSDP suatu Sistem Informasi Akademik online telah dikembangkan dan dapat diakses melalui jaringan intranet/lokal dengan URL: http://ais.unhas.ac.id. Sistem ini menyediakan layanan untuk mahasiswa, pengajar, staff administrasi, dan juga para orangtua mahasiswa. Fasilitas yang tersedia antara lain: Administrasi Rencana Studi, Jadwal Perkuliahan, Administrasi Penasehat Akademik, Administrasi Absensi Kuliah, Transkrip, dan lainnya. Pada dasarnya sistem informasi akademik online ini telah dibangun dengan baik, hanya ada tiga masalah utama yang dihadapi saat ini: 1. Komitmen jajaran biro akademik UNHAS untuk memanfaatkannya selama ini masih rendah, sehingga sistem ini berada di-sistem tidak dimanfaatkan. Namun komitmen pimpinan Unhas yang baru cukup kuat untuk memanfaatkan TIK ini. 2. Koneksi jaringan intranet UNHAS mengalami kerusakan di beberapa tempat, sehingga banyak titik-titik simpul jaringan tidak dapat mengakses ke internet. Beberapa fakultas akhirnya membuat koneksi Internet sendiri-sendiri sehingga sistem informasi mereka tidak terintegrasi (Lampiran 1). 3. Database akademik belum terintegrasi, dan tersimpan dalam berbagai format data, baik manual, maupun format digital dalam bentuk file Excel, dbf, Access maupun dalam format lainnya (Lampiran 1). Diperlukan suatu program bantuan agar basis data ini bisa dintegrasikan. 2.6 . Sumber Dana Sebagai salah satu unit pendukung manajemen universitas, sudah sewajarnya apabila PIU memperoleh dana operasional rutin yang cukup, sehingga unit kerja ini dapat melaksanakan fungsinya dengan baik, namun sejak 5 tahun terakhir ini dana operasional yang diberikan sangat minim. Dana operasional yang minim menyebabkan unit kerja ini tidak mampu untuk melakukan pemeliharaan dan peningkatan sarana sistem informasi manajemen, akibatnya beberapa koneksi jaringan terputus dan pengembangan sistem terbengkalai. 2.7 Analisis SWOT Berikut ini disajikan analisis SWOT dari Sistem Informasi Manajemen Universitas Hasanuddin. Strengths Sejak tahun 2002 organisasi Pusat Informasi Universitas (PIU) telah diresmikan sebagai unit kerja yang mengelola data dan informasi universitas. SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS HASANUDDIN II -8 Universitas Hasanuddin Program Hibah Kompetensi TIK - Dikti Pimpinan Unhas yang baru bertekad menyediakan dana memadai untuk pengembangan TIK dan untuk operasional PIU Staff yang loyal dan berpengalaman Memiliki laboratorium pelayanan yang cukup menarik Beberapa fasilitas / sarana jaringan data telah disediakan oleh proyek TPSDP Telah memiliki materi perkuliahan online Punya pengalaman dalam setting jaringan video-conference Telah memiliki Sistem Informasi Akademik online Weaknesses Aliran data antar unit kerja dalam kampus belum lancar Sistem informasi tidak terintegrasi, berjalan sendiri2 di fakultas. Biaya operasional dan pengembangan sangat minim Tenaga ahli dan teknisi masih kurang Opportunities Universitas Hasanuddin adalah universitas terkenal di Indonesia Bagian Timur Perkembangan teknologi informasi berjalan pesat dan mudah diperoleh Terkoneksi ke sumber informasi global (internet) ICT (Information and Communication Technology) mendapat perhatian utama dalam RENSTRA Universitas Dapat menjadi penyedia layanan e-learning dan global distance learning, dengan diresmikannya fasilitas GDLN bantuan World Bank Punya koneksi ke SOI-Japan untuk pembelajaran online Dapat menjadi contoh dalam pengembangan Sistem Informasi dan pengembangan proxy library Bisa berperan banyak dengan memanfaatkan Inherent Threats UNHAS bisa kehilangan popularitas karena manajemen informasi yang masih terkebelakang Lulusan UNHAS bisa buta teknologi informasi kalau sarana-prasarana teknologi informasi tidak dikembangkan Proses pengambilan keputusan yang yang tidak ditunjang oleh sistem informasi manajemen yang handal Kualitas lulusan bisa menurun karena selama studi tidak ter-ekspose ke teknologi informasi yang memadai dan sebagai akibat pengambilan keputusan yang tidak berdasar pada informasi yang akurat. Globalisasi dapat mengancam lulusan karena daya saing rendah terhadap tenaga kerja asing Dari uraian di atas kami berpendapat Unhas perlu dan mampu mengembangkan sistem TIK-nya dan selanjutnya ikut berperan dalam Pengembangan Sistem Aplikasi dan Konten untuk Jaringan Pendidikan Tinggi Indonesia (INHERENT). SISTEM INFORMASI DI UNIVERSITAS HASANUDDIN II -9
