panduan penyusunan proposal

FORUM PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
WILAYAH JAWA BARAT
2015
Halaman 0
I. Format Proposal
Satu Perpustakaan hanya dapat menyampaikan satu proposal. Penulisan
Proposal harus mengikuti struktur dan format berikut:
1. Halaman judul/cover
Memuat informasi tentang nama institusi, seperti contoh pada Lampiran A
2. Daftar isi
3. Abstrak (maksimum 1 halaman)
Memuat intisari Proposal, khususnya kesimpulan hasil evaluasi diri dan
strategi yang dipilih dan diajukan untuk pengembangan perpustakaan.
4. Bab 1: Rencana strategis pengembangan perpustakaan (maksimum 4
halaman)
Bagian ini memuat informasi ringkas tentang rencana strategis
pengembangan perpustakaan yang saat ini dijalankan dan dijadikan
landasan untuk penyusunan rencana program pengembangan. Informasi
dimaksud paling tidak memuat jangka waktu, visi dan misi perpustakaan,
serta strategi utama dan pola ilmiah pokok atau fokus perpustakaan yang
telah ditetapkan. Kemudian secara ringkas tuliskan hasil evaluasi atas
pelaksanaan renstra tersebut dan capaian hingga akhir Tahun 2015.
5. Bab 2: Laporan evaluasi diri perpustakaan (maksimum 5 halaman)
Bagian ini berisi laporan evaluasi diri di perpustakaan yang merupakan
landasan untuk usulan program pengembangan yang diajukan. Beberapa
aspek yang perlu dianalisis antara lain:
a. Analisis lingkungan eksternal.
Bagian ini memuat hasil analisis atas lingkungan eksternal perpustakaan
yang relevan, mencakup peluang dan tantangan yang dihadapi
perpustakaan, khususnya terkait dengan program yang diajukan.
b. Evaluasi sistem tatakelola dan organisasi perpustakaan
Bagian ini memuat hasil evaluasi atas organisasi dan sistem tatakelola
(governance) yang saat ini diterapkan di perpustakaan dalam upaya
untuk menemukenali persoalan yang dihadapi perpustakaan
menyangkut aspek-aspek tersebut. Evaluasi didasari atas suatu acuan
normatif untuk menetapkan efektivitas dan efisiensi sistem tatakelola
dan organsiasi yang ada.
c. Evaluasi ketersediaan dan manajemen sumberdaya
Bagian ini memuat hasil evaluasi atas ketersediaan sumberdaya untuk
mendukung program perpustakaan dan sistem manajemen sumberdaya
yang diterapkan di perpustakaan. Sumberdaya dimaksud meliputi
sumberdaya manusia (pustakawan dan nonpustakawan), keuangan,
informasi, sarana dan prasarana.
Dari aspek ketersediaan dan kecukupan, evaluasi mencakup kelayakan
dan daya dukung (service level) sumberdaya yang dimiliki perpustakaan
untuk menyelenggarakan kegiatan.
Halaman 1
Dari aspek manajemen, evaluasi menyangkut siklus lengkap proses
manajemen yang meliputi perencanaan, penyelanggaraan, pemantauan
dan Evaluasi, dan pengembangan.
d. Ringkasan hasil analisis dengan menggunakan metode yang sesuai.
Bagian ini memuat ringkasan kesimpulan hasil evaluasi diri yang
dilandasi atas kelemahan atau permasalahan, kekuatan atau potensi
yang ada di perpustakaan dan peluang serta tantangan yang dihadapi
perpustakaan. Bagian ini harus mencerminkan posisi relatif
perpustakaan serta menjadi dasar untuk menetapkan pilihan strategi
yang diajukan.
e. Ringkasan strategi/solusi alternatif untuk menyelesaikan persoalan
yang teridentifikasi atau strategi untuk mengembangkan potensi yang
ada, yang merupakan hasil sintesa dari kesimpulan evaluasi diri.
f. Nilai baseline indikator kinerja utama dan indikator kinerja tambahan.
6. Bab 3: Usulan program pengembangan (maksimum 10 halaman).
Bagian ini berisi usulan program dan rincian aktivitas. Setiap aktivitas yang
diusulkan sesuai dengan kebutuhan yang tercermin dalam evaluasi diri.
Deskripsi setiap usulan aktivitas disarankan mengikuti struktur sebagai
berikut: judul aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan
rancangan, jadwal pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerja
utama yang relevan), sumberdaya yang dibutuhkan, keberlanjutan. (Sesuai
dengan Lampiran Panduan B. Format Usulan Aktivitas)
7. Bab 4: Rekapitulasi Anggaran dan Jadwal
Rekapitulasi anggaran merupakan usulan anggaran total perpustakaan
yang didasarkan atas usulan anggaran di setiap aktivitas yang diajukan.
Sesuai dengan Lampiran Panduan C. Sumber Daya yang Dibutuhkan)
Halaman. 2
II. LAMPIRAN PANDUAN
A. Format Sampul Depan
PROPOSAL
PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN
Tahun Anggaran 2016
Logo
(Nama Perpustakaan)
FORUM PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
WILAYAH JAWA BARAT
2015
Halaman. 3
B. Format Usulan Aktivitas
<Judul Aktivitas>
1. Latar Belakang
Penjelasan mengenai akar permasalahan atau potensi yang telah berhasil
diidentifikasi pada evaluasi diri, yang akan diselesaikan atau dikembangkan
dengan melaksanakan aktivitas ini. Dalam penjelasan ini harus disebutkan
secara eksplisit pada unit dan/bagian mana masalah-masalah atau potensi
tersebut teridentifikasi.
2. Rasional
Jelaskan argumentasi (alasan) tentang mengapa usulan aktivitas ini adalah
pilihan yang tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan atau
mengembangkan potensi yang disampaikan pada latar belakang.
3. Tujuan
Uraikan tujuan yang ingin dicapai oleh kegiatan ini dan dampak yang
diharapkan. Penetapan tujuan harus dapat dijabarkan menjadi indikator
kinerja yang terukur.
4. Mekanisme dan Rancangan
Uraikan rincian, tahapan, dan langkah-langkah aktivitas (sub-aktivitas)
yang akan dilaksanakan, secara ringkas dan jelas dalam bentuk narasi untuk
mencapai tujuan yang ditargetkan. Sub-aktivitas bukan merupakan kegiatan
investasi.
5. Sumberdaya yang dibutuhkan
Berdasarkan mekanisme dan rancangan, jelaskan sumberdaya beserta
sumber pendanaan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap sub-aktivitas
(selama 1 tahun)
6. Jadwal Pelaksanaan
Tentukan rincian jadwal yang realistik dan logis sesuai dengan tahapan
pelaksanaan kegiatan sebagaimana diuraikan dalam Mekanisme &
Rancangan.
Tahun 2016
Rencana Aktivitas
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
<sub-aktivitas a>
<sub-aktivitas b>
<sub-aktivitas n>
Halaman. 4
7. Indikator Keberhasilan Aktivitas
o Indikator keberhasilan aktivitas adalah ukuran pencapaian tujuan.
o Cantumkan kondisi awal tahun dan target indikator kinerja akhir tahun
untuk aktivitas ini.
Indikator Kinerja
Baseline (2015)
Mid Target
Akhir Tahun 2016
<indikator 1>
<indikator 2>
<indikator 3>
8. Keberlanjutan
Jelaskan bagaimana bagaimana keberlanjutan aktifitas yang akan dilakukan
oleh perpustakaan yang berkaitan dengan aktifitas sebelumnya.
Halaman. 5
C. Tabel sumberdaya yang dibutuhkan
Formulir Keuangan :
Nama Perpustakaan :
Rekapitulasi Rencana Anggaran Biaya Tahun 2016
<Isikan nama PT/Nama Perpustakaan>
Komponen Pembiayaan (Ribu Rp.)
No.
Nama Program Kegiatan
1
<Kegiatan 1>
2
<Kegiatan 2>
…
...
n
<Kegiatann>
Total
Pengadaan
Barang
Pengembangann
Staf non-Gelar
Pengembangan
Program
(seminar, workshop)
Ribu Rp.
%
%
%
100%
Total Usulan Anggaran
Prosentase Usulan Anggaran
Halaman. 6
A.
Nama Program Kegiatan/Aktivitas 1 …
Kegiatan/Aktivitas
Latar Belakang
Rasional
Tujuan
Mekanisme
Target Indikator Kinerja
Performance Indikator
Baseline
Mid Target
Final target
1.
2.
n.
Biaya
Jadwal Pelaksanaan
Uraian
JAN
FEB
MAR
Kuantitas
APR
MEI
Satuan
JUN
JUL
Biaya Satuan
AGS
SEP
Total Biaya
OKT
NOV
DES
Keberlanjutan
Halaman. 7
B.
Nama Program Kegiatan/Aktivitas n …
Kegiatan/Aktivitas
Latar Belakang
Rasional
Tujuan
Mekanisme
Target Indikator Kinerja
Performance Indikator
Baseline
Mid Target
Final target
1.
2.
n.
Biaya
Jadwal Pelaksanaan
Uraian
JAN
FEB
MAR
Kuantitas
APR
MEI
Satuan
JUN
JUL
Biaya Satuan
AGS
SEP
Total Biaya
OKT
NOV
DES
Keberlanjutan
Halaman. 8
C.
Jadwal Kegiatan ….
KEGIATAN/AKTIVITAS
JAN
FEB
MAR
APR
MEI
TAHUN 2016
JUN
JUL
AGS
SEP
OKT
NOV
DES
1. Kegiatan/Aktivitas 1
2. Kegiatan/Aktivitas 2
3. Kegiatan/Aktivitas n..
Halaman. 9
III. ADMINISTRASI PROPOSAL
Proposal ditulis dalam Bahasa Indonesia, Kertas A4, menggunakan font standar 12
point, dan spasi tunggal, huruf Times New Roman. Jumlah halaman sesuai dengan
yang sudah tercantum dalam format proposal (halaman 1), namun sangat
dianjurkan untuk melampirkan hanya informasi penting dan terkait erat dengan
proposal. Proposal dibuat rangkap 2 (dua), dijilid dengan warna hijau, dibuat
dalam hardcopy dan softcopy, disampaikan paling lambat 14 Januari 2016, dan dikirim
ke:
Sekretariat FPPT – Jawa Barat
UPT Perpustakaan ITB
Jl. Ganesha No. 20, Bandung 40132
Tlp. 62-22-2500089
e-Mail: [email protected] dan [email protected]
Halaman. 10