Pengembangan Portal E-Journal Domestik
advertisement
3 24 July 2017 [email protected] 2 24 July 2017 [email protected] 1 24 July 2017 [email protected] Dipresentasikan pada Pertemuan Arsiparis Di Gedung LSI IPB, 13-10-2016 2 . 4 July 2017 [email protected] Kompetensi Arsiparis 24 July 2017 Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) Pengelolaan Arsip Statis (PAS) Pembinaan Kearsipan (PK) Pengolahan dan Penyajian Arsip menjadi Informasi (PPAMI) [email protected] PAD Penciptaan arsip Penggunaan arsip Pemeliharaan arsip Penyusutan arsip Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan: a. pemberkasan arsip aktif; b. penataan arsip inaktif; c. penyimpanan arsip; dan d. alih media arsip. 24 July 2017 [email protected] • Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip. • Pemeliharaan arsip inaktif dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan. • Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah. 24 July 2017 [email protected] Pemberkasan Arsip Aktif Pemeriksaan Pengindeksan Pemberian kode Tunjuk silang Pelabelan Penyimpanan berkas Penyusunan daftar arsip aktif meliputi daftar berkas dan daftar isi berkas Penentuan Tingkat Klasifikasi Keamanan dan akses arsip 24 July 2017 [email protected] GUIDE ATAU SEKAT FOLDER TERTIER SEKUNDER PRIMER Budiyanto Abdullah, Wahab KP.02 PROMOSI KP KEPEGAWIAN KP.02.00 KENAIKAN PANGKAT FOLDER 8 cm 2 cm 35,5 cm 24 cm Folder dengan tab di atas TAB ARSIP DI UNIT KERJA (setelah ditata) Pemberkasan arsip dengan KLASIFIKASI 13 SURAT MASUK 2008 ORDNER SURAT KELU AR 2008 ORDN ER Daftar Berkas Nomor Berkas 24 July 2017 Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas [email protected] Kurun Waktu Jumlah Ket. Daftar Isi Berkas Nomor Berkas 24 July 2017 Nomor Item Arsip Kode Klasifikasi Uraian Informasi Arsip [email protected] Tanggal Jumlah Ket. Penataan Arsip Inaktif Pemeriksaan Penataan arsip dalam boks Penomoran boks Penataan boks dalam rak arsip Penyusunan Daftar Arsip Inaktif 24 July 2017 [email protected] ARSIP DI RECORD CENTRE (setelah ditata) Daftar Berkas Nomor 24 July 2017 Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas [email protected] Kurun Waktu Jumlah Ket. Penerimaan Arsip Inaktif Telah melewati masa simpan aktif sesuai JRA Telah dinilai oleh unit pengolah/unit kerja bahwa arsip tersebut sudah inaktif Fisik dan informasinya telah ditata dalam daftar arsip inaktif Fisik dan daftar arsip telah diperiksa bersama oleh unit pengolah dan unit kearsipan Berita acara pemindahan dan daftar arsipnya telah ditandatangani oleh unit pengolah dan unit kearsipan 24 July 2017 [email protected] Mari kita manfaatkan! 24 July 2017 [email protected] 24 July 2017 [email protected] 24 July 2017 [email protected] 24 July 2017 [email protected] Pengantar Kearsipan Kearsipan: hal-hal yang berkaitan dengan arsip Arsip: rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media Pengelolaan arsip meliputi arsip dinamis (aktif, inaktif, vital) dan arsip statis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu 24 July 2017 [email protected] Pengantar Kearsipan Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi oleh lembaga kearsipan 24 July 2017 [email protected] CONTOH DOKUMEN/ARSIP VITAL 1.Kebijakan strategis (asli) 2.MOU dan Surat perjanjian dalam dan luar negeri 3.Bukti kepemilikan asset 4.Hak paten, copy right 5.Batas negara dan antar wilayah 6.Personel File 7.Berkas perkara di Pengadilan 8. Dokumen pengelolaan keuangan negara 24 July 2017 [email protected] Pengantar Kearsipan Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. 24 July 2017 [email protected] Pengantar Kearsipan Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Jadwal retensi arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan (retensi), jenis arsip, dan keterangan berisi rekomendasi tentang penetapan suatu arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan 24 July 2017 [email protected] Pengantar Kearsipan Central File: tempat/ruang menyimpan arsip aktif, berada di departemen atau unit-unit di rektorat Record Center: tempat/ruang menyimpan arsip inaktif, berada di fakultas, sekretariat rektor dan lembaga kearsipan Depo: tempat/ruang menyimpan arsip statis, berada di lembaga kearsipan. 24 July 2017 [email protected] 24 July 2017 [email protected] PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan - Tata Naskah Dinas - Klasifikasi Arsip - Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Penciptaan Dokumentasi Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Kepentingan pemerintah dan masyarakat Penggunaan Alih media Klasifikasi Arsip PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif Pemeliharaan Terjaga dan Umum Penyimpanan Arsip Alih Media Arsip Program Arsip Vital Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan Penyelamatan & Pemulihan Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) Penyusutan 24 July 2017 Manajemen Arsip Dinamis (Records Management) PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN PENYUSUTAN * Pengurusan Surat * Sistem Pemberkasan dan Temu Balik * Manajemen Arsip aktif * Manajemen Arsip Inaktif * Program arsip Vital * Disaster prevention & recovery plan * Program Perawatan *Survei/Inventarisasi arsip * Penilaian arsip * Jadwal retensi * Pemindahan arsip inaktif * Pemusnahan * Penyerahan arsip Statis PENCIPTAAN * Disain Formulir & Manajemen * Manajemen Korespondensi & Tata Naskah * Manajemen Laporan * Manajemen Produk Hukum 24 July 2017 [email protected] PENGELOLAAN ARSIP STATIS Depo di LKPT (Unit Arsip) PENGGUNA PENYERAHAN ARSIP STATIS APLIKASI KEARSIPAN SISTEM JIKN PENCIPTA ARSIP Digitasi untuk preservasi dan akses kontrol PENGGUNA Pengumpulan; Penyimpanan; Perawatan; Penyelamatan; Penggunaan 24 July 2017 [email protected] Model Pengelolaan Arsip di PT (Perka ANRI Nomor 24 Tahun 2011) 24 July 2017 [email protected] Tampilan form input SIKD 24 July 2017 [email protected] Mari kita manfaatkan! 24 July 2017 [email protected]
