Modul Komunikasi Organisasi dan Kepemimpinan [TM1]

MODUL PERKULIAHAN
DASAR-DASAR
KOMUNIKASI ORGANISASI
A. Pandangan-pandangan Alternatif
B. Organisasi / Pengorganisasian
C. Pengertian Komunikasi Organisasi
D. Pendekatan dalam Analisis Komunikasi Organisasi
Fakultas
Program Studi
Pascasarjana
Magister Ilmu
Komunikasi
Tatap Muka
01
Kode MK
Disusun Oleh
MK 52004
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Abstract
Kompetensi
Modul ini menjelaskan tentang konsep
utama komunikasi dalam organisasi
Melalui pokok bahasan ini dihar apkan
mahasiswa dapat memahami konsep
dasar dalam komunikasi organisasi.
Pembahasan
Studi komunikasi organisasi adalah studi mengenai cara orang memandang objekobjek, juga studi mengenai objek-objek itu sendiri. Karena konsep “pengorganisasian” dan
konsep “organisasi” begitu lazim dalam kehidupan sehari-hari, maka tidak mengherankan
bila orang mengabaikan kepelikannya. Memahami kehidupan organisasi lebih dari sekedar
mendefinisikan pengorganisasian, organisasi dan komunikasi organisasi. Konsep-konsep ini
dapat digunakan dalam berbagai cara dengan berbagai konsekuensi.
A. Pandangan-pandangan Alternatif
Setiap orang pada dasarnya mengalami keberadaan objek-objek yang bersifat fisik
serta menciptakan pengalaman yang dimiliki bersama orang-orang lain dan objek-objek.
Apa yang penting adalah bahwa:
1. Orang-orang yang berbeda berperilaku dengan cara-cara yang berbeda terhadap apa
yang mereka anggap objek yang layak diamati.
2. Perbedaan-perbedaan tersebut adalah berdasarkan pada bagaimana orang-orang
berpikir tentang objek-objek itu. Suatu objek sosial adalah sekedar objek yang
mempunyai makna bagi suatu kolektivitas atau menuntut tindakan oleh manusia. Dalam
pengertian ini, perilaku dan objek adalah konstruksi sosial, karena bergantung pada
manusia untuk membuat perilaku dan objek itu signifikan.
Bila kita memandang objek dan perilaku sebagai peristiwa yang dikonstruksi oleh
manusia, kita juga dapat memandang perilaku manusia sangat bergantung pada prosesproses sosial untuk “mempertahankan dunia bersama-sama”, yaitu:
1. Istilah “objektif” merujuk pada pandangan bahwa objek-objek, perilaku-perilaku, dan
peristiwa-peristiwa eksis di suatu dunia “nyata”. Hal-hal itu eksis, terlepas dan
independen dari pengamat (perceiver)-nya.
2. Istilah “subjektif” menunjukkan bahwa realitas itu sendiri adalah suatu konstruksi sosial.
2016
2
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Penggunaan istilah “obbjektif” dan “subjektif” tidak untuk menunjukkan mana yang
lebih baik. Istilah-istilah itu sekedar untuk merujuk kepada pandangan-pandangan alternatif
mengenai dunia. Kita cenderung lebih menyukai istilah “objektif” karena kita telah diingatkan
untuk menyingkirkan bias-bias kita dan bersikap “objektif”. Artinya, ada 2 (dua) pandangan,
yaitu:
1. Pandangan “objektif” yang mengasumsikan bahwa orang-orang dapat menjauhkan diri
mereka dari bias-bias mereka dan bahwa “kebenaran” dapat ditemukan bila kita dapat
menyingkirkan campur tangan manusia ketika melakukan penilaian.
2. Pandangan “subjektifitas” menunjukkan bahwa pengetahuan tidak mempunyai sifat yang
objektif dan tidak mempunyai sifat yang “tidak dapat berubah”.
Studi mengenai persepsi mendukung sifat yang sangat aktif dan selektif dari proses
ini. Hal ini dengan sendirinya menimbulkan keraguan mengenai apakah kita akan
menemukan sesuatu yang “objektif”. Meskipun demikian, ada orang-orang yang
berpendapat bahwa individu-individu tidak menciptakan dunia luar, namun berinteraksi
dengannya. Misalnya Brown (1977) berpendapat bahwa objek-objek persepsi merupakan
hasil proyeksi teoritis dan tindakan dunia eksternal atas indera-indera kita.
Orang yang mendekati realitas secara objektif melihat realitas tersebut sebagai
sesuatu yang konkret atau fisik dengan suatu struktur yang harus dan dapat ditemukan.
Meskipun tidak ditemukan, struktur itu masih ada di sana dan independen dari mereka yang
mencoba untuk menemukannya. Umumnya, apa yang kita sebut “ilmu” (science)
berdasarkan pendekatan objektif. Para ilmuwan, orang-orang yang berusaha menemukan
sifat realitas, menggunakan teleskop dan mikroskop untuk mengetahuiapa yang membuat
segala sesuatu berfungsi. Keberfungsian tersebut mempunyai keteraturan, dan seorang
planet-planet, dalam pola-pola dunia hewan, dalam cara bagaimana sel-sel berkembang
biak, dan dalam hubungan-hubungan di antara atom-atom dan orang-orang.
2016
3
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Seorang subjektivitas memandang realitas sebagai suatu proses kreatif yang
memungkinkan orang-orang menciptakan apa yang ada “di luar sana”. Berdasarkan
pandangan seorang subjektivitas, orang-orang menciptakan suatu keteraturan dengan
harapan menemukan keteraturan objek-objek. Dunia, dan semua hal yang ada di dalamnya,
pada dasarnya tidak terstruktur, atau sekurang-kurangnya berperilaku dengan cara-cara
yang tidak memahami dirinya sendiri.
Tatanan dan keteraturan adalah cara suatu hal mengikuti suatu hal lainnya dengan
suatu urutan peristiwa tertentu. Dalam biologi, misalnya, keteraturan adalah subdivisi kelas
dan subkelas dalam klasifikasi sistem bagi tumbuhan dan hewan. Pertanyaan yang diajukan
oleh seorang subjektivitas, “Apakah tumbuhan dan hewan tersusun secara alamiah dengan
cara yang sama sebagaimana kaum biolog menyusun makhluk itu?” Tentu saja, jawaban
seorang subjektivitas adalah tumbuhan dan hewan tidak tersusun seperti itu; para biolog
menciptakan susunan itu dan menerapkannya pada tumbuhan dan hewan. Bila anda
mempelajari sistem klasifikasi yang diciptakan para biolog, anda mungkin berpikir bahwa
dunia disusun dengan cara seperti itu, namun realitasnya para ilmuwan menciptakan sistem
tersebut dan menghasilkan keteraturan. Dunia tumbuhan dan hewan, menurut kaum
subjektivitas tidak tersusun seperti itu.
B. Organisasi / Pengorganisasian
Cara kita menyusun atau mengatur orang, objek, dan gagasan dipengaruhi oleh cara
pandang kita, apakah kita mulai dari pandangan objektif atau pandangan subjektif.
1. Pendekatan objektif menyarankan bahwa sebuah organisasi adalah sesuatu yang
bersifat fisik dan konkret, dan merupakan sebuah struktur dengan batas-batas yang pasti.
Istilah “organisasi” mengisyaratkan bahwa sesuatu yang nyata merangkum orang-orang,
hubungan-hubungan dan tujuan-tujuan. Sebagian orang menyebut pendekatan ini
sebagai pandangan yang menganggap organisasi sebagai wadah (container view of
2016
4
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
organisations). Organisasi eksis seperti sebuah keranjang, dan semua unsur-unsur yang
membentuk organisasi tersebut ditempatkan dalam wadah itu.
2. Suatu pendekatan subjektif memandang organisasi sebagai kegiatan yang dilakukan oleh
orang-orang. Organisasi terdiri dari tindakan-tindakan, interaksi dan transaksi yang
melibatkan orang-orang. Organisasi diciptakan dan dipupuk melalui kontak-kontak yang
terus menerus berubah yang dilakukan oleh orang-orang antara yang satu dengan yang
lainnya dan tidak eksis secara terpisah dari orang-orang yang perilakunya membentuk
organisasi tersebut.
Berdasarkan pandangan objektif, organisasi berarti struktur; berdasarkan pandangan
subjektif, organisasi berarti proses. Penekanan pada perilaku atau struktur bergantung pada
pandangan mana yang anda anut. “Organisasi” (Organization) secara khas dianggap
sebagai kata benda, sementara “pengorganisasian” (organizing) dianggap sebagai kata
kerja (Weick, 1979).
Sementara
itu,
kaum
subjektivis
menganggap
organisasi
sebagai
mengorganisasikan perilaku. Kaum objektivis menganggap organisasi sebagai struktur,
sesuatu yang stabil. Penggunaan kata “pengorganisasian” untuk merujuk kepada suatu
organisasi mungkin tampak aneh terlepas dari pandangan mana yang anda anut.
Apakah yang kita maksudkan dengan “organisasi”? Jawabannya bergantung pada
perspektif yang diambil, namun untuk tujuan studi ini, penting untuk disadari bahwa tidak
ada satu perspektif pun yang menjawab pertanyaan ini secara lengkap. Alat yang digunakan
untuk menggambarkan organisasi memberikan pandangan mengenai tantangan untuk
memahami apa sebenarnya organisasi itu.
Suatu alat deskriptif yang primer adalah metafora (kiasa). Suatu metafora
membandingkan (mengumpamakan) suatu hal dengan suatu hal lainnya dengan
membicarakan hal pertama seolah-olah hal pertama itu adalah hal kedua. Misalnya,
2016
5
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
mengatakan bahwa “hidup adalah permainan”, adalah menggunakan metafora yang
membandingkan hidup dengan permainan. Kita dapat mengatakan “hidup seperti sebuah
permainan”, namun metafora memberikan perbandingan yang lebih kuat. Metafora
membantu kita melihat kemiripan dan perbedaan. Ketika seseorang mengatakan,
“Meyudutkan seorang birokrat sama seperti memakukan jeli ke dinding”, suatu citra yang
khas muncul. Metafora memberikan perumpamaan untuk mengkaji suatu persoalan.
Mengkaji sesuatu, seperti organisasi, dapat berdasarkan pada penelaahan ciri-ciri
metafora yang ditemukan dalam persoalan yang dikaji. Morgan dan Smircich (1980)
berpendapat bahwa teoritisi memilih metafora yang didasarkan atas asumsi-asumsi
mengenai realitas dan sifat manusia yang melibatkan mereka dalam jenis-jenis dan bentukbentuk
pengetahuan tertentu.
Metafora memiliki pengaruh yang membatasi dan
memudahkan atas proses berpikir teoritisi.
Penggunaan metafora untuk mempelajari suatu subjek mensyaratkan bahwa unsurunsur tertentu perbandingan diabaikan sementara unsur-unsur lainnya ditekankan.
Misalnya, bila anda mempunyai metafora “hidup adalah suatu permainan” secara harfiah,
akan sulit untuk sekedar menguraikan apa aturan-aturan bagi permainan hidup tersebut.
Morgan (1980) berpendapat bahwa suatu metafora didasarkan atas suatu kebenaran
parsial, dan ekspresi metafora yang paling kreatif bergantung pada “kekeliruan konstruktif”
(constructive falsehood), yang menekankan ciri-ciri tertentu.
Implikasi utama dari gagasan ini, menurut Morgan adalah bahwa “tidak ada metafora
yang dapat menangkap sifat kehidupan organisasi secara total”, dan bahwa “metafora yang
berbeda dapat merupakan dan menangkap sifat kehidupan organisasi dengan cara yang
berbeda, setiap metafora menciptakan cara pandang yang kuat, khas, namun pada
dasarnya parsial. Mengakui bahwa teori organisasi bersifat metaforis adalah mengakui
bahwa teori organisasi adalah suatu usaha yang pada dasarnya subjektif, yang berkaitan
dengan produksi analisis satu sisi atas kehidupan organisasi”.
2016
6
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
C. Sifat Manusia
Gagasan-gagasan mengenai bagaimana sifat manusia dan sifat realitas adalah
saling berhubungan. Hal ini dapat dilihat dari 2 (dua) pendekatan, yaitu:
1. Pendekatan objektif
Pandekatan objektif sangat menekankan lingkungan sebagai suatu faktor penentu
dalam menjelaskan perilaku manusia. Manusia dibentuk oleh lingkungan, dan
keberhasilan serta kelangsungan hidup mereka bergantung pada seberapa baik mereka
beradaptasi dengan realitas nyata. Suatu bagian penting proses adaptif adalah
mendefinisikan lingkungan secara layak dan memenuhi persyaratannya.
Karena lingkungan dan organisasi mempunyai struktur, penting untuk mencocokkan
keduanya, sehingga adaptasi maksimal berlangsung. Kelangsungan hidup suatu organisasi
bergantung
pada
kemampuannya
untuk
beradaptasi
dan
bertransaksi
dengan
lingkungannya. Manusia dilihat sebagai pemroses informasi yang memberikan respons
terhadap informasi yang ditemukan dalam lingkungan. Hubungan antara individu dan
konteks orang tersebut ditentukan oleh pertukaran informasi.
2. Pendekatan Subjektif
Pendekatan subjektif menekankan bahwa manusia mempunyai peranan yang lebih
aktif dan kreatif. Kreasi mereka sendiri bukanlah produk lingkungan, namun mereka
menciptakan lingkungan tersebut. Kreasi mereka sendiri mungkin saja berbalik kepada
mereka, namun itu sangat berbeda dengan pendapat bahwa suatu lingkungan konkret
eksis secara independen dari tindakan manusia. Manusia hidup dalam dunia simbolik,
dan lingkungan simbolik itu berubah serta dapat ditafsirkan dengan berbagai cara.
Manusia menciptakan, memelihara, dan memutuskan realitas melalui penggunaan
simbol. Manusia tidak hanya merespons dan beradaptasi dengan apa yang ada di luar
sana. Mereka menciptakan lingkungan dan beradaptasi dalam proses sosial penciptaan
2016
7
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
itu. Bagian besar tantangan manusia adalah mengenal dan beradaptasi dengan proses
sosial itu sendiri.
D. Tindakan Manusia
Kaum objektivitas dan kaum subjektivitas menggunakan perspektif yang berbeda
dalam memandang tindakan manusia.
1. Kaum objektivitas
Berdasarkan pandangan kaum objektivitas, tindakan itu bertujuan, intensional, goaloriented, dan rasional. Mereka bertindak berdasarkan tujuan, mempertimbangkan
konsekuensi tujuan mereka secara hati-hati. Selain itu, tindakan secara ketat dipaksa dan
dikendalikan oleh lingkungan. Tindakan ditentukan oleh lingkungan, dan sang aktor
dipaksa untuk berperilaku dengan cara-cara tertentu.
2. Kaum subjektivitas
Bagi kaum subjektivitas, tindakan muncul dari proses sosial dalam interaksi manusia.
Fokusnya adalah perilaku yang berkembang (emergent) yang bergantung pada
konstruksi sosial yang terjadi selama proses interaksi.
Perbedaan antara kedua pandangan mengenai tindakan manusia ini berpengaruh
terhadap konsep-konsep keteramalan (predictability) dan control. Menjadi objektivitas berarti
mempercayai bahwa organisasi dapat dikelola dan dikendalikan oleh keputusan-keputusan
rasional yang menstrukturkan aktivitas sesuai dengan tuntunan lingkungan dan kemampuan
individu. Rencana dibuat terlebih dahulu dan orang harus dapat meramalkan hasilnya.
Banyak kepustakaan menganai gaya menajerial didasarkan atas gagasan bahwa
perilaku seorang manajer menghasilkan jenis-jenis respons tertentu dari bawahan.
Sementara itu, pengalaman dan pandangan subjektivitas menyarankan bahwa perilaku
manajerial yang disarankan dapat menghasilkan respons pegawai yang berbeda. Adalah
menyenangkan berpikir bahwa para manajer mungkin dapat memasuki suatu situasi dengan
2016
8
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
aturan-aturan universal mengenai bagaimana mengelola organisasi. Namun, bahkan situasisituasi yang paling rutin pun mungkin problematic dan tidak dapat diramalkan. Di samping
itu, para manajer jarang mempunyai waktu untuk merenungkan keputusan mereka secara
menyeluruh seperti yang disarankan oleh pandangan yang objektif, rasional.
Kedua
pandangan
tersebut
sama-sama
“berorientasikan
manusia”,
namun
memandang manusia dengan cara yang berbeda.
1. Kaum objektivis menyarankan bahwa manusia dapat diramalkan, selama kekuatankekuatan pokok keteraturan alamiah (natural order) dapat diuraikan. Tujuan utamanya
adalah berperilaku secara rasional dan menentukan bagaimana orang-orang beradaptasi
dengan situasi.
2. Kaum subjektivis menekankan bahwa manusia menciptakan keteraturan dan situasi. Alihalih mencoba menemukan suatu keteraturan alamiah (yang baik mereka tidak eksis),
lebih bermanfaat untuk bersikap peka atas bagaimana manusia menciptakan keteraturan,
makna bagi mereka, dan konsekuensi penciptaan mereka.
Pendekatan objektivis mengisyaratkan mereka bahwa keteraturan eksis di dunia
nyata. Keteraturan itu dapat ditemukan, dan dunia, juga perilaku manusia, dapat diramalkan.
Berdasarkan perspektif ini, model bagi perilaku manusia menekankan keteraturan,
kesederhanaan, dan didasarkan atas bagaimana organisasi harus beroperasi. Namun
langkah pendek berikutnya adalah gagasan bahwa setelah keteraturan ditemukan, para
peserta organisasi dapat diatur dan dikendalikan. Pemikiran demikian telah merangsang
kemunculan banyak teori motivasi dan pencarian cara untuk memotivasi pegawai yang
dapat digeneralisasikan ke semua situasi. Berdasarkan pandangan subjektivis, pemahaman
atas motivasi menuntut pengetahuan mengenai aspek-aspek unik peserta organisasi dan
dunia yang mereka ciptakan. Ini membutuhkan pengetahuan mengenai dunia mereka dan
apa maknanya bagi mereka.
2016
9
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Istilah pandangan dunia (World view) merujuk kepada asumsi-asumsi seseorang
mengenai realitas dan sifat manusia. Tampak jelas bahwa organisasi manusia bersifat
sangat rumit, dan meskipun kita menggunakan metafora sebagai alat untuk memahami
organisasi, setiap metafora tidak secara penuh membantu kita memahami bagaimana
organisasi bekerja. Adalah juga jelas bahwa metafora yang digunakan bergantung kepada
pandangan dunia seseorang. Pertanyaan yang paling provokatif adalah, “apakah pengaruh
pandangan dunia dan pandangan dunia yang mana yang harus diikuti?”.
E. Pengaruh Pandangan Dunia Atas Definisi dan Analisis
Pandangan dunia seseorang mempunyai pengaruh atas bagaimana seseorang
mendefinisikan konsep organisasi.
1. Objektivis.
Seorang objektivis melihat sebuah organisasi sebagai suatu struktur yang nyata.
Organisasi adalah sebuah wadah yang menampung orang-orang dan objek-objek; orangorang dalam organisasi yang berusaha mencapai tujuan bersama. Bila organisasi sehat,
maka bagian-bagian yang interdependen bekerja dengan cara yang sistematik untuk
memperoleh hasil yang diinginkan. Pengetahuan mengenai organisasi meliputi
pengenalan akan struktur atau rancangan apa menghasilkan apa.
Kaum objektivis menekankan struktur, perencanaan, control, dan tujuan, serta
menempatkan faktor-faktor utama ini dalam suatu skema adaptasiorganisasi. Lingkungan
menentukan prinsip-prinsip pengorganisasian. Kaum objektivis mencari “bentuk terbaik”
organisasi, berdasarkan kondisi-kondisi lingkungan. Pendekatan ini menyebabkan
pencarian kesesuaian optimal antara struktur organisasi dan faktor-faktor tertentu dalam
lingkungan, seperti teknologi, situasi atau ketidakpastian. Organisasi dianggap sebagai
pemroses informasi besar dengan input, throughput, dan output. Sistem terstruktur atas
2016
10
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
perilaku ini mengandung jabatan-jabatan (posisi-posisi) dan peranan-peranan yang dapat
dirancang sebelum peranan-peranan tersebut diisi oleh aktor-aktor (Stogdill, 1966).
2. Subjektivis.
Kaum objektivis mendefinisikan organisasi sebagai perilaku pengorganisasian
(organizing behavior). Berdasarkan definisi ini, pengetahuan mengenai organisasi harus
diperoleh dengan melihat perilaku-perilaku khusus tersebut dan apa makna perilakuperilaku itu bagi mereka yang melakukannya. Struktur penting hanya sejauh struktur
tersebut diciptakan dan diciptakan ulang oleh kaum subjektivis dapat digunakan dengan
berbagai cara, penggunaannya yang utama adalah memahami kehidupan organisasi
sebagaimana dipahami dan diwujudkan oleh para peserta organisasi. Seorang subjektivis
tidak akan berusaha mengendalikan berbagai kekuatan (struktur, perencanaan, tujuan)
namun menerangkan hal-hal tersebut.
Ketika yang ditekankan adalah interaksi antara para peserta, seperti yang dilihat oleh
seorang subjektivis, konsep organisasi tidak terbatas pada industri-industri atau badanbadan yang besar. Sebuah keluarga dapat dianggap sebagai sebagai sebuah organisasi,
seperti juga General Motors. Unit analisisnya adalah individu, bukan entitas yang disebut
organisasi. Organisasi tidak berperilaku; hanya orang yang berperilaku (Weick, 1979).
Kaum subjektivis tertarik pada tindakan-tindakan para peserta dan akibat tindakantindakan mereka dan apa makna akibat tersebut bagi mereka.
Kaum subjektivis secara khas memandang organisasi sebagai suatu entitas besar
dengan suatu struktur kendali yang terdiri dari prosedur dan kebijakan. Sistem tersebut
ditata berdasarkan logika untuk mencapai suatu tujuan dan mengandung derajat-derajat
otoritas (kewenangan) berbeda pada berbagai tingkat dan juga kegiatan-kegiatan tertentu
yang dilakukan oleh individu-individu (Tosi, 1975). Sebaliknya, kaum subjektivis
menganut suatu pandangan yang lebih luas mengenai organisasi. Misalnya, Pacanowsky
dan O’Donnell-Trujillo mendefinisikan organisasi sebagai “tindakan-tindakan bertautan
2016
11
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
(interlocked) suatu kolektivitas”. Suatu kolektivitas mungkin kecil mungkin besar; aspek
penting dari definisi tersebut adalah “tindakan-tindakan bertautan” dan makna yang
diberikan pada tindakan-tindakan tersebut.
F. Pengertian Komunikasi Organisasi
Banyak terdapat definisi mengenai komunikasi organisasi yang dikemukakan oleh
para pakar baik dalam bidang ilmu komunikasi maupun ilmu manajemen. Joseph DeVito
dalam bukunya Human Communication menyatakan bahwa komunikasi organisasi
merupakan pengiriman dan penerimaan pesan baik dalam organisasi di dalam kelompok
formal mapun informal organisasi. Sedangkan komunikasi organisasional adalah komunikasi
yang terjadi antara orang-orang yang berada di dalam organisasi itu sendiri, juga antara
orang-orang yang berada di dalam organisasi dengan public luar, dengan maksud untuk
mencapai suatu tujuan.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa komunikasi dalam suatu organisasi itulah
yang disebut dengan pengertian komunikasi organisasional, hal ini dapat dilihat dari
peristiwa komunikasi yang terjadi, seperti instruksi pimpinan suatu organisasi yang harus
dilakukan oleh karyawan. Peristiwa lainnya yang bias dikategorikan sebagai kegiatan
komunikasi di dalam organisasi adalah seorang karyawan menyampaikan masukan kepada
pimpinan untuk kemajuan organisasinya. Contoh lain adalah berupa pemogokan kerja dan
demonstrasi yang dilakukan oleh sekumpulan karyawan yang merasa tidak puas dengan
kebijakan
pimpinan.
Contoh
yang
terakhir
ini
merupakan
peristiwa
komunikasi
organisasional yang dapat dikatakan negatiif dari segi manajemen, tetapi baik untuk
dianalisis sebagai suatu fenomena yang nyata dari segi keilmuan.
2016
12
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
G. Beberapa Pendekatan dalam Analisis Komunikasi Organisasi.
Berdasarkan uraian di atas, maka studi mengenai komunikasi organisasi juga dapat
dilakukan menurut berbagai sudut pandang yang berbeda. Karena itu, muncullah
bermacam-macam pendekatan dalam teori organisasi, yang masing-masing dipengaruhi
oleh cara yang digunakan untuk meninjau masalah organisasi. Keseluruhan pendekatan ini
bias dikelompokkan menjadi tiga aliran utama, sesuai dengan kurun waktu pemunculan
masing-masing pendekatan tersebut. Tiga aliran utama tersebut adalah pendekatan klasik
(perspektif The Scientific Management School), pendekatan neo-klasik (perspektif Human
Relations School), dan pendekatan modern (perspektif The System School).
1. Pendekatan Klasik
Pendekatan ini biasa disebut dengan Machine Theory (The Sciebtific Management
School). Munculnya pendekatan Klasik dalam teori organisasi diilhami oleh beberapa
konsep yang dikemukakan oleh Frederick W. Taylor pada tahun 1919, yang ia rumuskan
berdasarkan pengalamannya bekerja pada sebuah perusahaan baja, Bethlehem Steel, di
Amerika Serikat. Walaupun konsep-konsep Taylor ini tidak secara langsung menyangkut
permasalahan organisasi, tetapi pada perkembangannya, akhirnya melahirkan pandangan
Klasik yang terutama berbicara mengenai anatomi organisasi.
Konsep Taylor membahas pengaturan cara bekerja, khususnya untuk pekerja
pelaksana seperti tukang-tukang, operator mesin, dan sebagainya. Konsep ini mencoba
merumuskan cara kerja yang paling efesien, yang didasarkan pada beberapa pandangan
berikut :
a. Setiap pekerja bias dianalisis secara alamiah (scientific) untuk menemukan cara terbaik
dalam melaksanakannya, berupa metode kerja baku yang paling efesien, yang mampu
2016
13
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
memberikan hasil yang maksimal. Adanya metode kerja baku ini membuka kemungkinan
untuk menetapkan pekerja yang paling cocok untuk setiap jenis pekerjaan.
b. Cara atau metode kerja baku ini belum tentu sesuai dengan keinginan pekerja, tetapi
para pekerja bisa dirangsang dengan imbalan finansial agar bersedia melaksanakannya.
Karena pekerja pelaksana diharapkan memberikan hasil yang maksimal, maka
dalam pendekatan ini mereka secara khusus hanya ditugaskan untuk melaksanakan
pekerjaan pelaksanaan saja. Tugas untuk merencanakan metode kerja, mengkoordinasikan
maupun mengorganisasikan pekerjaan dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan
kekhususan tersebut, pekerja maupun pihak manajemen diharapkan akan menjadi lebih ahli
dalam melaksanakan tugasnya, sehingga bisa bekerja secara efisien.
Keuntungan lain karena adanya metode kerja yang baku adalah terbukanya
kesempatan untuk menetapkan waktu baku bagi setiap pekerja untuk menyelesaikan suatu
tugas. Dengan demikian, jika jenis dan volume pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh
suatu organisasi telah diketahui, dan juga kapasitas setiap jenis pekerja telah diukur
(ditunjukkan dengan waktu baku bagi seorang pekerja untuk menyelesaikan suatu tugas),
maka dapatlah ditetapkan jenis dan jumlah pekerja yang diperlukan dan juga pendistribusian
pekerja-pekerja tersebut dalam organisasi.
Uraian tersebut memperlihatkan bahwa konsep Taylor, walaupun bukan merupakan
suatu studi mengenai organisasi, tetapi berpengaruh terhadap bentuk atau anatomi
organisasi, dan juga terhadap cara pengorganisasian, misalnya :
a. Memisahkan secara tegas tugas-tugas yang coraknya berbeda, seperti antara
perencanaan dengan pelaksanaan, sehingga berpengaruh terhadap pembagian tugas
dalam organisasi.
b. Memperkenalkan penggunaan standar, baik untuk metode kerja maupun untuk waktu
kerja, yang dapat digunakan untuk mengontrol performansi pekerja.
2016
14
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
c. Adanya standar tersebut membuka kemungkinan untuk menetapkan besarnya upah dan
upah perangsang secara adil, sebagai alat untuk memotivasi pekerja.
Cara pengorganisasian yang didasari oleh konsep Taylor ini kemudian dipergunakan
secara luas walaupun pada permulaannya mendapat tantangan dari berbagai pihak, baik
dari para pekerja maupun dari pihak manajemen.
Keberatan pihak manajemen terutama berkaitan dengan cara pelaksanaan analisis
ilmiah terhadap pekerjaan, yang seringkali tidak mempertimbangkan pendapat para manajer
mengenai metode kerja yang sebaiknya digunakan. Keberatan para pekerja muncul karena
mereka merasa diperlakukan sebagai mesin, yaitu bekerja secara mekanistis menurut suatu
metode kerja tertentu, tanpa kebebasan untuk memilih cara kerja sendiri yang dianggap
lebih sesuai dengan karakteristik fisik maupun kepribadian masing-masing. Keberatan lain
dari para pekerja muncul karena sebagian keuntungan yang diperoleh sebagai hasil dari
peningkatan efisiensi kerja, ternyata diambil oleh pihak perusahaan.
2. Pendekatan Neo-Klasik
Pendekatan ini biasa disebut dengan Human Relations School. Pendekatan NeoKlasik ini muncul dari serangkaian percobaan yang dilakukan oleh Elton Mayo antara tahun
1927 hingga 1932 pada pabrik Hawthorne, milik perusahaan elektronika Western Electric
Company di Amerika. Percobaan-percobaan yang dilakukan sesungguhnya masih sejalan
dengan konsep-konsep Taylor, walaupun hasilnya ternyata menunjukkan kesimpulan yang
berbeda dari konsep tersebut.
Percobaan Howthorne dilakukan untuk mempelajari pengaruh kondisi fisik ruangan
tempat bekerja terhadap prestasi pekerja. Pada mulanya, kondisi ruangan yang diteliti
pengaruhnya adalah kuat penerangan. Percobaan ini dilakukan dengan cara menempatkan
enam orang pekerja assembling peralatan elektronika pada suatu ruangan kerja khusus,
yang kuat penerangannya bisa diatur besarnya. Para pekerja tersebut sebelumnya bekerja
2016
15
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
pada suatu ruangan besar bersama ratusan pekerja assembling lainnya. Hasil percobaan
ternyata menunjukkan bahwa prestasi pekerja selalu meningkat walaupun kuat penerangan
di tempat kerja diubah, baik menjadi lebih terang maupun menjadi lebih gelap.
Secara tidak sengaja, percobaan ini menunjukkan bahwa selain kondisi fisik ruangan
ada faktor lain yang juga berpengaruh terhadap prestasi pekerja, yaitu ikatan sosial. Ikatan
ini menjadi lebih erat karena mereka dipisahkan menjadi kelompok kecil dan ditempatkan
pada ruangan khusus yang terpisah dari para pekerja lainnya. Ikatan psikologis dan sosial
yang erat rupanya merupakan perangsang untuk bekerja lebih giat, sehingga prestasi
mereka selalu meningkat walaupun kuat penerangan di ruang kerja berubah-ubah besarnya.
Percobaan Howthorne ini akhirnya melahirkan pendekatan Neo-Klasik atau disebut
juga sebagai pendekatan Human Relation karena perhatiannya terpusat pada aspek
hubungan antar manusia dalam organisasi. Pendekatan Neo-Klasik ini bertumpu pada
beberapa prinsip berikut :
a. Organisasi adalah suatu sistem sosial di mana hubungan antara para anggotanya
merupakan interaksi social
b. Interaksi sosial ini menyebabkan munculnya kelompok non-formal dalam organisasi,
yang memiliki norma sendiri dan berlaku serta menjadi pegangan bagi seluruh anggota
kelompok. Norma kelompok tersebut berpengaruh terhadap sikap maupun prestasi
anggota kelompok.
c. Interaksi sosial antar anggota organisasi perlu diarahkan agar pengaruhnya positif bagi
prestasi individu maupun kelompok. Karena itu diperlukan saluran komunikasi yang
efektif yang memudahkan untuk mengarahkan interaksi sosial anggota organisasi demi
peningkatan prestasi.
d. Kelompok-kelompok non-formal tersebut bisa saja mempunyai tujuan yang berbeda
dengan
kepentingan
organisasi.
Karena
itu,
pola
kepemimpinan
yang
hanya
memperhatikan struktur formal perlu dilengkapi dengan perhatian terhadap aspek psiko-
2016
16
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
sosial pekerja, agar tujuan kelompok-kelompok non-formal tersebut dapat diarahkan
sesuai dengan kepentingan organisasi. Untuk itu, manajemen perlu memiliki keterampilan
sosial di samping keterampilan teknis, agar mampu membina munculnya ikatan sosial
yang baik dalam organisasi.
Prinsip tersebut memperlihatkan bahwa perhatian pendekatan Neo-Klasik ini
terpusat pada aspek hubungan antar manusia dalam organisasi dan kurang memperhatikan
struktur pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab ataupun anatomi organisasi. Hal
yang terakhir ini seringkali dianggap sebagai kelemahan utama dari pendekatan Neo-Klasik.
3.
Pendekatan Modern
Pendekatan ini biasa disebut dengan System School. Perkembangan teori organisasi
pada mulanya menunjukkan gejala “menyebar”. Berbagai pendekatan yang muncul seingkali
tidak ada hubungannya satu sama lain, bahkan saling berlawanan. Pendekatan Klasik dan
Neo-Klasik misalnya, memberikan gambaran yang jelas mengenai gejala menyebar
tersebut. Pendekatan Klasik memusatkan perhatian pada anatomi organisasi dan tidak
memperhatikan aspek sosial, sedangkan pendekatan Neo-Klasik justru mementingkan
aspek sosial tetapi kurang memperhatikan anatomi organisasi.
Karena itu, antara berbagai pendekatan tersebut tidak bisa tercapai suatu kesatuan
pandangan mengenai masalah organisasi. Akibatnya, solusi yang muncul dalam analisis
terhadap suatu masalah organisasi seringkali berbeda-beda tergantung pada jenis
pendekatan yang digunakan sebagai dasar dalam analisis yang dilakukan.
Akhirnya, muncul pendekatan Modern dalam teori organisasi yang seringkali
dianggap sebagai pendekatan yang mampu menyatukan keseluruhan pandangan dalam
analisis organisasi. Pendekatan ini munculnya diawali oleh suatu penelitian yang dilakukan
oleh Joan Woodward pada akhir tahun 1950-an, terhadap 100 buah perusahaan industri di
South Essex – Inggris.
2016
17
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Penelitian
Woodward
ini
berusaha
mempelajari
penggunaan
prinsip-prinsip
manajemen klasik (seperti tentang kendali, rasio karyawan langsung terhadap karyawan
tidak langsung, dll.) dan penggunaannya pada berbagai perusahaan untuk menemukan ciriciri organisasi perusahaan yang sukses. Pada mulanya, penelitian ini memperlihatkan
bahwa jenis teknologi berpengaruh terhadap bentuk organisasi perusahaan, yang berarti
bahwa untuk setiap jenis teknologi terdapat suatu jenis organisasi tertentu yang sesuai.
Penelitian Woodward ini segera diikuti oleh beberapa penelitian lainnya yang sejenis,
yang keseluruhannya menunjukkan bahwa selain teknologi terdapat juga aspek-aspek lain
yang berpengaruh terhadap karakteristik organisasi yaitu : faktor-faktor lain yang terdapat
dalam lingkungan organisasi. Hal ini berarti bahwa organisasi dipengaruhi oleh keadaan
lingkungannya, dan hanya organisasi yang bisa beradaptasi secara tepat terhadap tuntunan
lingkungan yang akan dapat mencapai keberhasilan. Karena itu, bentuk dan cara
pengelolaan organisasi haruslah disesuaikan dengan keadaan lingkungannya agar
organisasi itu bisa mencapai keberhasilan. Ketergantungan ini menyebabkan pendekatan
Modern ini sering juga disebut sebagai pendekatan “ketergantungan” (contingency).
Pendekatan Modern mempunyai beberapa perbedaan yang mendasar jika
dibandingkan dengan dua pendekatan sebelumnya, yaitu :
a. Pendekatan Modern memandang organisasi sebagai suatu sistem terbuka, yang berarti
bahwa organisasi merupakan bagian (sub-sistem) dari lingkungannya, sehingga
organisasi bisa dipengaruhi maupun mempengaruhi lingkungannya. Pendekatanpendekatan sebelumnya selalu memandang orgnasasi sebagai suatu sistem tertutup
yang tidak dipengaruhi oleh keadaan lingkungannya. Karena pandangan ini, pendekatan
Modern juga sering disebut sebagai pendekatan sistem.
b. Keterbukaan dan ketergantungan organisasi terhadap lingkungannya menyebabkan
bentuk organisasi harus disesuaikan dengan lingkungan di mana organisasi itu berbeda.
Pendekatan lainnya, karena tidak melihat keterbukaan organisasi, beranggapan bahwa
2016
18
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
bentuk organisasi yang ideal bisa berlaku secara umum tanpa memperlihatkan keadaan
lingkungan di mana organisasi itu berbeda.
Pendekatan
Modern,
karena
perhatiannya
terhadap
keterbukaan
dan
ketergantungan organisasi terhadap lingkungannya, seringkali merupakan satu-satunya
pendekatan yang mampu menjelaskan fenomena-fenomena nyata yang terjadi di sekeliling
kita. Hanya pendekatan Modern saja misalnya, yang sanggup menjelaskan mengapa pada
suatu lingkungan tertentu hanya perusahaan yang memberikan uang “pelican” saja yang
bisa berkembang baik
H. Organisasi Sebagai Sistem
Dalam rangka keterbukaan organisasi terhadap lingkungannya tampak bahwa
organisasi merupakan suatu sistem, yaitu terdiri dari elemen-elemen yang saling
berhubungan, yang memerlukan input, melakukan transformasi input menjadi output yang
dikeluarkan pada lingkungan di luar organisasi.
Dalam rangka hubungannya dengan lingkungan terjadi proses dalam organisasi.
Proses tersebut dilaksanakan melalui subsistem organisasi yaitu sistem-sistem yang
terdapat pada organisasi, yang masing-masing mengerjakan fungsi yang khas. Suatu
organisasi terdiri dari subsistem-subsistem berikut :
1. Subsistem Produksi
Subsistem yang melakukan pembuatan produk ataupun jasa yang merupakan output
organisasi
2. Subsistem (Boundary Spanning)
Subsistem yang menangani transaksi yang terjadi pada batas antara organisasi dengan
lingkungannya, yang terdiri dari dua jenis yaitu :
2016
19
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
a. Perbatasan pada sis input, seperti pembelian
b. Perbatasan pada sisi output, seperti pemasaran
3. Subsistem Pemeliharaan (Maintenance)
Subsistem yang bertugas menjaga kelancaran operasi organisasi, baik menjaga
perakatan, manusia, dll.
4. Subsistem Penyesuaian (Adaptasi)
Subsistem yang melakukan perubahan (adaptasi organisasi terhadap perubahan
lingkungannya. Subsistem ini melakukan pengamatan terhadap lingkungan untuk melihat
permasalahan, kesempatan, perubahan, dll yang terjadi pada lingkungan, dan mengatur
adaptasi terhadap perubahan-perubahan tersebut.
5. Subsistem Pengarah (Manajamen)
Merupakan subsistem yang terpisah, berfungsi sebagai pengarah dari keseluruhan
subsistem
lainnya
(dalam
penentuan
arah,
strategi,
tujuan
dan
bijaksanaan),
mengembangkan organisasi dan mengatur serta mengkoordinasikan seluruh subsistem
lainnya.
I. Dimensi Organisasi
Dalam analisis terhadap permasalahan organisasi seringkali kita terpaksa mencoba
menetapkan karakteristik organisasi. Penetapan karakteristik itu hanya dapat dilakukan jika
telah diketahui dimensi-dimensi organisasi, yang merupakan landasan untuk merumuskan
karakteristik tersebut. Dimensi organisasi ini terdiri dari dimensi structural dan dimensi
kontekstual, yang masing-masing mempunyai sifat sebagai berikut :
1. Dimensi Struktural
Menggunakan karakteristik internal suatu organisasi, dan terdiri dari dimensi-dimensi
berikut :
2016
20
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
a. Formalisasi
Menunjukkan tingkat penggunaan dokumen tertulis dalam organisasi yang
menggambarkan perilaku serta kegiatan organisasi.
b. Spesialisasi
Menunjukkan derajat pembagian pekerjaan dalam organisasi
c. Standarisasi
Menggambarkan derajat kesamaan dalam pelaksanaan kerja
d. Sentralisasi
Menunjukkan pembagian kekuasaan menurut tingkatan (hirarki) dalam organisasi,
antara lain ditunjukkan dengan jenis dan jumlah keputusan yang boleh ditetapkan
pada setiap tingkatan
e. Hirarki kekuasaan
Menggambarkan pola pembagian kekuasaan serta rentang kendali secara umum
f.
Komplekssitas
Menunjukkan banyaknya kegiatan (subsistem) dalam organisasi, yang terdiri dari :
1) Kompleksitas vertikal : Menunjukkan jumlah tingkatan yang ada dalam organisasi
2) Kompleksitas horisontal : Menunjukkan pembagian kegiatan secara horisontal,
yaitu menjadi bagian-bagian yang secara vertikal berada pada tingkatan yang
sama.
g. Profesionalisme
Menunjukkan tingkat pendidikan formal ataupun tidak formal rata-rata yang dimiliki
oleh anggota organisasi
h. Konfigurasi
Menunjukkan bentuk pembagian anggota organisasi ke dalam bagian-bagian, baik
secara vertikal, maupun horizontal.
2016
21
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2. Dimensi Kontekstual
Menggambarkan
karakteristik
keseluruhan
suatu
organisasi
yang
mencakup
lingkungannya dan terdiri dari :
a. Ukuran organisasi
Menunjukkan jumlah anggota (personil) organisasi
b. Teknologi organisasi
Menunjukkan jenis dan tingkat teknologi dari sistem produksi suatu organisasi
c. Lingkungan
Menggambarkan keadaan semua elemen lingkungan yang terdapat di luar batasbatas organisasi, terutama elemen-elemen lingkungan yang berpengaruh terhadap
organisasi.
2016
22
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Arni Muhammad (2002), Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, Jakarta,
Fredric M. Jablin, Linda L. Putnam, Editors (2001) The New Handbook of Organizational Communication:
Advances in Theory, Research and Methods, Sage Publications, USA
Goldhaber, Gerald (1993), Organizational Communication, Six Edition, McGraw Hill,.
R. Wayne Pace, Don F. Faules (1998), Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja
Perusahaan, Remaja Rosdakarya
Stephen P. Robbin (2002), Perilaku Organisasi: Konsep, Kontroversi dan Aplikasi, Jilid 1 dan Jilid 2,
Prenhallindo, Jakarta
Suminar, Yenny Ratna (2004), Buku Materi Pokok Komunikasi Organisasional, Universitas Terbuka,
Jakarta
2016
23
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id