prosedur pengendalian rekaman - Balai Besar Teknologi Modifikasi

PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
ND: 2305000/SOP/SMM.22/04/03.17
BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA
BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI
Gedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan 15314
Telp. : 021-75791381 Ext. 4175
Fax.
: 021-75791409
Laman : http://www.bppt.go.id; http://wxmod.bppt.go.id
Email : [email protected]
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
HALAMAN PERSETUJUAN
No. Bagian
:
i
Halaman
:
1 dari 1
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
10 Maret 2016
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
ND: 2305000/SOP/SMM.22/WM/03.17
STATUS DOKUMEN: TERKENDALI
“ Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis
dari Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, BPPT “
Dibuat oleh:
Disetujui oleh:
Disahkan oleh :
Nama
Budi Harsoyo
Fentin Andriyani
Tri Handoko Seto
Jabatan
Tim Mutu
Balai Besar Teknologi
Modifikasi Cuaca
Wakil Manajemen
Kepala Balai Besar
Teknologi Modifikasi Cuaca
Tanggal
24/02/2017
07/03/2017
08/03/2017
Tanda
Tangan
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
HALAMAN PERUBAHAN
Perubahan
Mencabut
No. Bagian
:
ii
Halaman
:
1 dari 1
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
Memasukkan
Disetujui
Alasan Singkat
No.
Tanggal
Bagian
Hal
Bagian
Hal
(Wakil
Manajemen)
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
No. Bagian
:
iii
Halaman
:
1 dari 1
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
Klasifikasi Dokumen
Pemegang
Asli (soft copy)
Pengendali Dokumen
Asli (hard copy)
Wakil Manajemen Balai Besar Teknologi Modifikasi
Cuaca
Salinan No. 1 (hard copy)
Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca
Salinan No. 2 (hard copy)
Kepala Bagian Umum
Salinan No. 3 (hard copy)
Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi
Cuaca
Salinan No. 4 (hard copy)
Kepala Bidang Pelayanan Teknologi
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
DAFTAR ISI
No. Bagian
:
iv
Halaman
:
1 dari 1
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
Bagian
HALAMAN PERSETUJUAN…………………………………………………….………
i
HALAMAN PERUBAHAN..……………………………………………………….……… ii
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN…………………………………………….………
iii
DAFTAR ISI ....……………………………………………………….……….................... iv
TUJUAN……………………………......………………………………………………….… 1
RUANG LINGKUP……………………………......………………………………………... 2
DEFINISI………………………………………......………………………………………… 3
REFERENSI…………………………………......…………………………………………. 4
TANGGUNG JAWAB………………………............…………………………………….... 5
URAIAN PROSES DAN KINERJA ……….........…….……………………………….... 6
DAFTAR LAMPIRAN….......……………….......……………………………………...,,,.. 7
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
TUJUAN
No. Bagian
:
1
Halaman
:
1 dari 1
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pengendalian dari semua rekaman
yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC , pemeriksaan dan pengesahan sebelum
digunakan atau disimpan, kaji ulang semua rekaman, identifikasi pelatihan tentang
rekaman yang dibutuhkan oleh personil, penarikan kembali rekaman yang tidak
terpakai atau kadaluwarsa, pengarsipan atau suaka rekaman yang tidak terpakai
untuk waktu penyimpanan tertentu, serta pemusnahan rekaman yang tidak terpakai
setelah disimpan untuk waktu tertentu dilakukan sesuai persyaratan SNI/ISO
9001:2008.
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
RUANG LINGKUP
No. Bagian
:
2
Halaman
:
1 dari 5
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
Prosedur ini mencakup semua rekaman pada kegiatan perencanaan, operasional,
dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC pada pelaksanaan kegiatan
yang dilakukan untuk menjalankan Tugas Pokok dan Fungsi BB-TMC dalam
melaksanakan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca (TMC) dalam
Pembuatan Hujan, serta memberikan Pelayanan kepada Instansi Pemerintah
maupun Swasta yang memerlukan air hujan.
Dalam implementasi prosedur pengendalian rekaman ini perlu diperhatikan
beberapa hal sebagai berikut :

Semua rekaman yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu BB-TMC
harus diverifikasi (diperiksa dan disahkan), didistribusikan, diklasifikasikan,
diarsipkan untuk waktu tertentu, dimusnahkan bilamana periode waktu
pengarsipan sudah berlalu, serta dilakukan kaji ulang terhadap rekaman
bermasalah yang dapat mempengaruhi pelayanan prima kepada pelanggan
yang dilakukan minimal satu tahun sekali. Rekaman yang berhubungan dengan
kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu
BB-TMC harus dapat dimengerti oleh seluruh personil, terjamin kerahasiannya,
terkendali, mudah diakses, mudah diperoleh, serta terjaga dari kerusakan atau
kehilangan.

Rekaman yang disimpan dalam bentuk data elektronik seperti disket atau
hardisk, dijaga kerahasiaannya dengan memberikan password yang hanya
diketahui oleh personil yang berwenang dan atau yang diberi otoritas oleh
personil yang berwenang.
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
RUANG LINGKUP

No. Bagian
:
2
Halaman
:
2 dari 5
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
Setiap pengguna atau pegawai BB-TMC yang menemukan adanya kekurangan
dalam substansi dan atau uraian
dari rekaman dapat menanyakan atau
memberitahukan kepada pegawai BB-TMC yang bertanggungjawab atas
pembuatan rekaman tersebut atau kepada Kepala Bidang/Bagian terkait.

Wakil Manajemen mempersiapkan dan menyusun Rekaman Mutu berupa
Laporan Audit Internal dan Kaji Ulang Manajemen. Wakil Manajemen
memberikan identitas khusus, membuat salinan, dan mengarsipkan setiap
Rekaman Mutu yang dibuat yang terkait dengan Laporan Audit Internal dan Kaji
Ulang Manajemen. Wakil Manajemen bertugas mendistribusikan Rekaman
Mutu tersebut kepada Kepala Bidang/Bagian terkait.

Kepala Bidang/Bagian mempersiapkan, membuat, memberi identitas,
serta
membuat salinan Rekaman Mutu berupa laporan tindakan perbaikan dan
pencegahan berdasarkan lingkup kewenangan, tugas, dan tanggungjawab
masing-masing. Wakil Manajemen memeriksa, menyetujui, dan mengarsipkan
Rekaman Mutu berupa laporan tindakan perbaikan dan pencegahan yang
dibuat oleh Kepala Bidang/Bagian terkait, serta mendistribusikannya kepada
Kepala Bidang/Bagian.

Seluruh Rekaman Teknis dibuat dan dipersiapkan oleh pegawai berdasarkan
lingkup kewenangan, tugas, dan tanggungjawab masing-masing. Setiap
Rekaman Teknis yang dibuat diberi identitas yang jelas, termasuk identitas
personil yang bertanggungjawab terhadap rekaman tersebut.
Kepala
Bidang/Bagian memeriksa Rekaman Teknis dan menyerahkannya kepada
Wakil Manajemen untuk diberi identitas khusus, disahkan, didistribusikan, dan
diarsipkan. Jika diperlukan, Kepala Bidang/Bagian terkait membuat salinan
rekaman untuk diproses lebih lanjut.
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
RUANG LINGKUP

No. Bagian
:
2
Halaman
:
3 dari 5
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
Jika terjadi kesalahan dalam rekaman teknis baik cetakan atau elektronik
terutama menyangkut data hasil kegiatan, maka setiap kesalahan harus dicoret
atau ditandai, tidak boleh dihapus atau dikaburkan, dan perbaikan ditulis
disampingnya.

Semua perbaikan rekaman yang dilakukan harus ditandatangani atau diparaf
oleh orang yang melakukan perbaikan, hal ini untuk mencegah hilang atau
berubahnya data asli.

Setiap rekaman baik yang menyangkut Rekaman Mutu maupun Rekaman
Teknis yang dibuat harus didaftar dalam Daftar Induk Rekaman, disimpan dan
dipelihara oleh penanggungjawab masing-masing bidang/bagian.

Setiap rekaman atau cadangannya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan
yang memiliki identitas atau tanda khusus seperti catatan atau cap ”Rahasia”,
atau ”Terkendali” maka dokumen tersebut bersifat Rahasia dan Terkendali,
artinya
mulai dari penyiapan,
pembuatan,
pengesahan,
distribusi dan
pengarsipan, serta pemusnahannya bersifat rahasia serta di bawah kendali
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC serta ditangani oleh personil yang diberi
kewenangan serta tanggungjawab terhadapnya.

Rekaman atau cadangannya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan dijamin
kerahasiaannya oleh seluruh personil yang terlibat dalam perencanaan,
pelaksanaan, serta pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC.
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
RUANG LINGKUP

No. Bagian
:
2
Halaman
:
4 dari 5
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
Pelanggan berhak penuh atas semua data dan informasi yang menjadi haknya
serta BB-TMC menjamin pelayanan akses serta kerahasiaannya sehubungan
dengan layanan yang diberikan (Personil berwenang menyediakan akses
kepada pelanggan untuk mendapatkan data dan informasi sebatas haknya, dan
tidak diperkenankan melayani pengaksesan data dan informasi yang bukan
haknya).

Setiap Rekaman Mutu atau cadangannya dalam bentuk elektronik atau cetakan
yang bersifat rahasia dan terkendali dijaga kerahasiaannya serta hanya dapat
diakses oleh Wakil Manajemen dan atau personil yang diberi kewenangan untuk
mengakses dokumen tersebut. Rekaman atau cadangannya dalam bentuk
elektronik diberi password yang hanya diketahui oleh Wakil Manajemen dan
atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya, sedangkan
rekaman atau cadangannya dalam bentuk cetakan disimpan di tempat yang
aman dan mudah dijangkau serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen
dan atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya.

Setiap Rekaman Teknis atau cadangannya baik dalam bentuk elektronik atau
cetakan yang bersifat rahasia dan terkendali dijaga kerahasiaannya serta hanya
dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan
untuk mengakses dokumen tersebut.

Rekaman Teknis atau cadangannya dalam bentuk elektronik diberi password
yang hanya diketahui oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi
kewenangan
untuk
mengaksesnya,
sedangkan
rekaman
teknis
atau
cadangannya dalam bentuk cetakan disimpan di tempat yang aman dan mudah
dijangkau serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang
diberi kewenangan untuk mengaksesnya.
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
RUANG LINGKUP

No. Bagian
:
2
Halaman
:
5 dari 5
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
Jenis rekaman dalam Sistem Manajemen Mutu BB-TMC meliputi :
Jenis Rekaman
Status
Rekaman Mutu
Rekaman Layanan
Terkendali
Laporan Kaji Ulang Manajemen
Terkendali
Laporan Audit Internal
Terkendali
Laporan Tindak Perbaikan / Pencegahan
Terkendali
Rekaman Teknis
Laporan Pekerjaan
Rahasia/Terkendali
Kontrak
Rahasia/Terkendali
Catatan Penerimaan barang
Terkendali
Buku Kerja yang sudah terisi
Terkendali
Sertifikat
Terkendali
Catatan Pelanggan
Terkendali
Catatan Umpan Balik
Terkendali
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
DEFINISI
No. Bagian
:
3
Halaman
:
1 dari 1
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
3.1. Rekaman adalah dokumen format yang telah diisi data dan atau informasi dari
pelaksanaan kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem
Manajemen Mutu.
3.2. Media Penyimpan Rekaman adalah media untuk menyajikan rekaman dalam
berbagai bentuk, baik media cetak atau elektronik.
3.3. Rekaman Mutu adalah rekaman yang mencakup Laporan Audit Internal,
Laporan Kaji Ulang Manajemen, serta Laporan Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan.
3.4. Rekaman Teknis adalah rekaman berupa kumpulan data dan atau informasi
yang dihasilkan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan sesuai dengan
Tupoksi BB-TMC, lembar kerja yang sudah terisi, buku kerja yang sudah terisi,
lembar pengecekan yang sudah digunakan, catatan kerja, sertifikat, catatan
pelanggan dan umpan balik pelanggan.
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
REFERENSI
No. Bagian
:
4
Halaman
:
1 dari 1
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
ND: 2305000/PJM/WM/03.17 : Panduan Mutu
SNI ISO 9001:2008
: Sistem Manajemen Mutu: Klausul 4.2.4:
Pengendalian Rekaman
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
TANGGUNG JAWAB
No. Bagian
:
5
Halaman
:
1 dari 1
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
5.1 Tanggung Jawab Dalam Pengendalian Rekaman
Penyiapan /
pemeriksaan
Pengesahan
Laporan Audit Internal
Wakil
Manajemen
Kepala
BB-TMC
Wakil
Manajemen
Wakil
Manajemen
5 tahun
Laporan Kaji Ulang
Manajemen
Wakil
Manajemen
Kepala
BB-TMC
Wakil
Manajemen
Wakil
Manajemen
5 tahun
Laporan Tindakan
Perbaikan &
Pencegahan
Wakil
Manajemen
Kepala
BB-TMC
Wakil
Manajemen
Wakil
Manajemen
5 tahun
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
BB-TMC
Kepala
Bidang /
Bagian
5 tahun
Kontrak
Kepala
Bagian
Umum
Kepala
Bagian Umum
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
Bagian TU
Catatan Penerimaan
Barang
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
Bidang /
Bagian
5 tahun
Sertifikat
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
Bidang /
Bagian
5 tahun
Catatan Pelanggan
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
Bidang /
Bagian
5 tahun
Catatan Umpan Balik
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
Bidang /
Bagian
Kepala
Bidang /
Bagian
5 tahun
Jenis Rekaman
Distribusi
Pengarsipan
Waktu
Rekaman Mutu
Rekaman Teknis
Laporan Pekerjaan
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
5 tahun
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
URAIAN DAN KINERJA PROSES
No. Bagian
:
6
Halaman
:
1 dari 5
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
6.1 Uraian dan Kinerja Proses
No
Uraian Kegiatan
6.1.1 Penyusunan Format
Pelaksana
Kegiatan
Kepala Bidang /
Bagian
Ukuran
Kinerja
5 hari
Penyusunan format dilakukan sesuai dengan
permintaan atas kebutuhan akan format untuk
pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu BB-TMC .
6.1.2 Pemeriksaan dan Persetujuan Format
Wakil
2 hari
Manajemen,
Pemeriksaan dan pengesahan format yang Kepala Bidang /
digunakan pada Sistem Manajemen Mutu BB- Bagian
TMC dilakukan oleh Wakil Manajemen dan Kepala
Bidang atau Bagian sesuai dengan kewenangan
masing-masing.
6.1.3 Pengesahan Format
Kepala BB-TMC
1 hari
Format yang telah disetujui oleh Wakil Manajemen
selanjutnya disahkan oleh Kepala BB-TMC
6.1.4 Pendaftaran dan Klasifikasi Format
Pengendali
Dokumen
Semua format yang relevan dimasukkan ke dalam
Daftar Induk dan Daftar Distribusi serta
diklasifikasikan. Salinan dari Daftar Induk dicetak
dan dikirim ke Kepala Bidang dan Bagian terkait
kurang lebih setahun sekali dan setelah ada
perubahan besar dalam sistem dokumentasi.
6.1.5 Pendistribusian Format
Pengendali
Dokumen
Format didistribusikan ke seluruh pengguna mulai
dari Kepala Bidang/Bagian sampai pegawai BBTMC, untuk dipelajari, dimengerti dan digunakan
sesuai dengan lingkup bidang/bagian masingmasing.
6.1.6 Penggunaan Format
Kepala Bidang /
Format yang telah disahkan dan didaftar dalam Bagian
Daftar
Induk
Dokumen
digunakan
pada
pelaksanaan kegiatan pada seluruh Sistem
Manajemen Mutu BB-TMC
1 hari
1 hari
Sesuai
dengan
waktu
kegiatan
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
URAIAN DAN KINERJA PROSES
6.1.7
6.1.8
6.1.9
6.1.10
No. Bagian
:
6
Halaman
:
2 dari 5
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
Pendistribusian Rekaman
Kepala Bidang / 1 hari
Bagian,
Semua rekaman yang telah disahkan oleh
Kasubag TUK
personil yang berwenang setelah didaftar dalam
Daftar Rekaman, rekaman didistribusikan
kepada personil terkait.
Setiap serah terima rekaman dicatat dalam
Buku Ekspedisi Rekaman dan/atau dicatat pada
lembar/halaman pemegang rekaman pada tiap
rekaman (apabila tersedia).
Kaji Ulang Rekaman
Wakil
2 hari
Manajemen,
Semua rekaman dikaji ulang oleh Kepala
Kepala Bidang /
Bidang/Bagian terkait bersama dengan Wakil
Bagian
Manajemen bilamana ditemukan permasalahan
pada rekaman yang berpengaruh terhadap
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC atau paling
tidak setahun sekali (atau selama audit internal)
untuk memeriksa kesesuaian dengan Standar
Nasional SNI ISO 9001:2008 dan Persyaratan
internal yang lain
Pelatihan Format
Wakil
2 hari
Manajemen,
Format yang baru atau yang telah dimodifikasi,
Kepala Bidang /
jika dibutuhkan didistribusikan dengan memo
Bagian
untuk dimengerti oleh pengguna. Apabila hal ini
tidak cukup serta dianggap perlu maka Kepala
Bidang/Bagian terkait bersama dengan Wakil
Manajemen merencanakan dan mengadakan
tambahan
pelatihan
untuk
pelaksanaan
penggunaan format.
Kaji Ulang Format
Wakil
1 hari
Manajemen,
Semua format
dikaji ulang oleh Kepala
Kepala Bidang /
Bidang/Bagian terkait bersama dengan Wakil
Bagian
Manajemen paling tidak setahun sekali (atau
selama audit internal) untuk memeriksa
kesesuaian dengan Standar Nasional SNI/ISO
9001:2008 dan Persyaratan internal yang lain.
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
URAIAN DAN KINERJA PROSES
6.1.11
6.1.12
No. Bagian
:
6
Halaman
:
3 dari 5
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
Penarikan Format:
Pengendali
Dokumen
Setiap format yang tidak dipakai/kadaluwarsa,
ditarik
dari
semua
tempat
penerbitan/
penggunaan, diarsipkan untuk waktu tertentu,
harus ditandai secara jelas untuk menghindari
penggunaan yang tidak diharapkan atau
disalahgunakan (sebagai contoh : ditulisi atau
distempel “kadaluwarsa” dan ditandatangani).
Pemusnahan Format dan Rekaman
Wakil
Manajemen,
Prosedur pemusnahan format dilakukan sesuai Pengendali
dengan
prosedur
pemusnahan
dokumen Dokumen
sebagaimana termuat di dalam Prosedur
Pengendalian Dokumen SMM BB-TMC.
2 hari
1 hari
Untuk pemusnahan rekaman, Wakil Manajemen
membuat memo kepada personil terkait untuk
melakukan penarikan dari peredaran atau tempat
pengarsipan, mengumpulkan, mencatat, dan
mendaftarkan di bagian administrasi sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan. Wakil
Manajemen membuat memo kepada personil
terkait untuk melakukan pemusnahan dan
membuat berita acara pemusnahan rekaman
terhadap setiap rekaman serta cadangannya
yang
telah
kadaluwarsa,
jatuh
tempo
pengarsipan atau yang telah mengalami
perubahan atau revisi. Pemusnahan rekaman
harus atas sepengetahuan dan persetujuan
Wakil Manajemen. Pemusnahan
rekaman
dilakukan oleh personil administrasi dengan
menggunakan sarana dan prasarana yang
tersedia.
Sebelum
pemusnahan
dilakukan,
bagian
adminsitrasi menyimpan rekaman dalam bentuk
elektronik atau cetakan satu folder atau
eksemplar, untuk dicatat sebagai suaka
rekaman yang disimpan dan dipelihara selama 5
tahun di bagian administrasi.
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
URAIAN DAN KINERJA PROSES
6.1.13
No. Bagian
:
6
Halaman
:
4 dari 5
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
Penyimpanan Format dan Rekaman Dalam Wakil
Bentuk Elektronik:
Manajemen,
Pengendali
Semua format dan rekaman dalam Sistem Dokumen,
Manajemen Mutu disimpan dalam bentuk Kasubag TUK
elektronik file oleh Kepala Sub Bagian Tata
Usaha dan Kepegawaian
2 hari
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
URAIAN DAN KINERJA PROSES
No. Bagian
:
6
Halaman
:
5 dari 5
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
6.2 Diagram Proses Pengendalian Rekaman
KEPALA PDIS
KEPALA
UPTHB
WAKIL MANAJEMEN
PENGENDALI DOKUMEN
KABID / KASUBAG TU
KABID
/ KABAG
MULAI
6.1.1
PENYUSUNAN FORMAT
6.1.2
PEMERIKSAAN DAN
PERSETUJUAN
FORMAT
6.1.4
PENDAFTARAN
DAN KLASIFIKASI
FORMAT
6.1.6
PENGGUNAAN
FORMAT
6.1.3
PENGESAHAN
FORMAT
6.1.5
PENDISTRIBUSIAN
FORMAT
6.1.7
PENDISTRIBUSIAN
REKAMAN
6.1.9
PELATIHAN FORMAT
6.1.11
PENARIKAN
FORMAT
6.1.10
KAJI ULANG FORMAT
6.1.8
KAJI ULANG
REKAMAN
6.1.12
PEMUSNAHAN
FORMAT DAN
REKAMAN
6.1.13
PENYIMPANAN
FORMAT DAN
REKAMAN DALAM
E-FILE
SELESAI
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
DAFTAR LAMPIRAN
No. Bagian
:
7
Halaman
:
1 dari 1
Revisi/Tanggal
:
00/08 Maret 2016
Edisi/Tanggal
:
3/08 Maret 2016
Tanggal Terbit
:
8 Maret 2016
ND : 2305000/FRM/SMM.26.03/04/03.17
:
Form Risalah Kaji Ulang Manajemen
ND : 2305000/FRM/SMM.22.01/04/03.17
:
Form Daftar Induk Rekaman
ND : 2305000/FRM/SMM.22.02/04/03.17
:
Form Berita Acara Pemusnahan Rekaman
Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar
Sistem Manajemen Mutu BB-TMC |