SISTEM INFORMASI BERBASIS TI : MAHALNYA KETERSEDIAAN

SISTEM INFORMASI BERBASIS TI : MAHALNYA KETERSEDIAAN & KESEGARAN
PRODUK
Untuk mengatasi masalah inefisiensi dalama manajemen inventorinya, Ranch Market (RM)
memutuskan mengganti sistem lamanya dengan yang baru. Mesti biayanya tak sedikit, hasilnya lebih
dari harapan semula.
Seorang wanita berusia sekitar 30 tahun tampak sigap mengambil berbagai jenis produk
yang terpajang di gondola Ranch Market Kebun Jeruk. Ivone nama wanita itu, ditemani
pembantunya yang mendorong troli, ia hanya butuh waktu sekitar 15 menit untuk membeli beragam
produk makanan, sayuran dan buah-buahan. Padahal troli yang sebenarnya berukuran cukup besar
itu hampir terisi penuh. “Saya setiap minggu rutin belanja kesini. Selain karena jaraknya dekat
dengan rumah semua kebutuhan yang saya perlukan tersedia disini, “tutur Ivone. “Karenadisini
produknya juga selalu bagus dan segar. Itu salah satu daya tarik yang membuat saya datang ke
Ranch Market, walaupun harga produknya memang lebih mahal, “ia menambahkan.
Ketersediaan, kualitas, dan kesegaran produk memang merupakan kelebihan yang selalu
digembar-gemborkan Ranch Market (RM) kepada konsumennya, “Sejak awal, kami berupaya agar
barang yang dibutuhkan konsumen selalu ada di rak. Tentunya, dengan kondisi bagus dan segar, “
ucap Nugroho Setiadharma, Presdir PT. Surya Boga Lestari (SBL), perusahaan yang memiliki dan
mengelola jaringan gerai RM. Ia juga membanggakan bahwa RM merupakan satu-satunya
supermarket di Indonesia yang mendapatkan sertifikasi keamanan makanan Hazard Analytical
Critical Control Point dan ISO 9000 sejak tiga tahun silam. Perolehan ini menjadi jaminan bahwa
produk yang dijual RM aman dikonsumsi.
Dengan positioning sebagai supermarket yang menjual produk bermutu dan segar, tak heran
RM menjual banyak produk – terutama daging, ikan, buah-buahan, dan sayuran – dengan masa
kedaluwarsa sangat pendek. Sebagai implikasinya, penanganan produk semacam itu harus benarbenar bagus, memenuhi standar kualitas dan spesifikasi tertentu, serta memperhatikan perputaran
inventorinya yang cepat. Itulah mengapa manajemen SBL merasa harus mempersenjatai RM dengan
sistem teknologi informasi (TI) yang andal. “Sebenarnya, sejak awal kami sudah memiliki integrated
system. Hanya saja, system itu tidak bisa lagi menangani operasional dengan jumlah transaksi yang
semakin besar,” Nugroho menjelaskan.
Menurut Nugroho, sistem inti – dalam hal ini ERP – yang dimiliki sebelumnya, yakni Magic
(vendornya dari Israel), dinilai sudah tidak lagi memadai. Padahal, bisnis RM terus bertumbuh, kini
mencapai ribuan transaksi perhari. Selain itu, RM harus mampu mengelola dan mengontrol lebih
dari 30 ribu stock keeping unit produk yang dijual di lima gerainya. Lalu, karena menerapkan pola
keanggotaan (sukarela) RM harus mengelola lebih dari 15 ribu pelanggan yang terdaftar sebagai
anggotanya. Dengan demikian, terbayanglah betapa peliknya masalah pengadaan, penyimpanan dan
penjualan produk yang mesti ditangani jaringan supermarket ini.
Diakui Nugroho, sebelumnya RM menghadapi masalah inefisiensi dalam manajemen
inventori. Hanya saja, dalam upayanya mengejar tingkat inventori yang efisien, justru sering terjadi
kekurangan stok. “Untuk menjaga perputaran inventori cara yang sempat kami lakukan adalah
mengecilkan gudangnya, sehingga tetap bisa nyetok dengan jumlah efisien. Tapi akibatnya barang
cepat habis, sehingga ketersediaan produk tidak terkontrol,” ungkap Nugroho sembari tertawa.
Menyikapi persoalan tersebut, manajemen SBL, memutuskan untuk melakukan penggantian
dengan sistem baru. “Jadi sistem (lama) itu sudah tidak stabil, reporting nya juga tidak reliable,
sehingga semuanya jadi salah. Kami pikir, kalau begini terus bisa kacau. Kami membutuhkan suatu
sistem yang betul-betul bisa mengikuti pergerakan inventori masing-masing barang, “ papar
Nugroho.
Karena itu, mulai semester kedua 2006 manajemen SBL mengimplementasikan solusi TI
baru. Targetnya bisa go line hanya dalam waktu empat bulan (Desember 2006). Investasi yang
dibenamkan untuk membangun siatem IT itu lebih dari Rp. 5 Miliar. Biaya ini mencakup kebutuhan
untuk membeli hardware pendukung dan seluruh aplikasi yang dibutuhkan, mulai dari back office
hingga front office, yang tercakup dalam tiga modul aplikasi utama. Pertama, modul aplikasi logistic
yang meliputi sistem merchandising dan operasional toko. Kedua, modul keuangan dan akuntansi.
Ketiga , modul manajemen SDM, yang meliputi database karyawan dan penggajian. Sistem baru itu
akan dipakai oleh sekitar 60 orang pengguna.
Kendati proses implamantasi bisa dilaksanakan dalam wakti cukup singkat, tidak berarti
tanpa masalah. Dalam proses imigrasi , masalah yang langsung ditemukan adalah proses
pemindahan data.Disini, menurut Nugroho, perlu ketelitian dan kesabaran untuk membersihkan
data lama lalu menyortirnya, sebelum di upload ke sistem baru. Proses ini sangat berat, karena kami
mesti membersihkan, menyortir, dan mengerti data . Itu melelahkan , “ujar Nugroho mengenang.
Masalah lainnya menyangkut SDM. Dalam hal ini, lanjut Nugroho, diperlukan waktu
penyesuaian, sebab tampilan dan tatacara penggunaannya berbeda. Tak mengherankan, kemudian
sempat terjadi resistensi karyawan, terutama dari bagian operasional dan administrasi toko. Mereka
umumnya keberatan, sebab merasa sistem lama cukup simpel, sehingga enggan memulai yang baru
yang mereka nilai hanya buang-buang waktu. “Tapi dengan memberikan penjelasan dan melakukan
pelatihan secara insentif, mereka bisa menerimanya,” kata Nugroho.
Hasilnya? Diakui Nugroho, pembenahan sistem tersebut berdampak positif terhadap kinerja
RM secara keseluruhan. Sekarang, Nugroho mengklain, informasi pergerakan produk bisa menjaga
inventori ditingkat yang paling efisien, sambil tetap menjamin ketersediaan produk di Gondola.
“Sekarang inventori lebih terkontrol dan barang dipastikan tersedia,” klaimnya lagi. Saat ini,
sambung Nugroho, tingkat perputaran inventori di RM rata-rata 20 hari. Ditargetkan, kedepan bisa
dikurangi menjadi 15-16 hari. Jadi, tips setengah bulan bisa dilakukan rotasi barang.
Selain itu, Nugroho mengaku, sistem baru yang dikembangkan di perusahaannya mampu
mengontrol penjualan, penggunaan biaya, dan penetapan strategi harga. Untuk bagian
merchandising, integrasi sistem ini menjamin ketersediaan barang dan konsistensi informasi.
Mereka juga lebih mudah mengontrol stok produk di masing-masing toko. Departemen ini bisa
membuat rencana pengadaan yang lebih efektif berdasarkan tingkat dan pola transaksi disetiap
toko. Menurut Nugroho, manfaat yang dirasakan bagian merchandising ini cukup penting, sebab
mempermudah pengelolaan arus kas untuk pengadaan produk. “Sekarang kami bisa menganalis
mobilitas produk di setiap toko secara akurat, termasuk tren penjualannya. Tentunya, jika stok
barang selalu ada, customer akan puas,” katanya.
Adapun untuk bagian keuangan, hasil dari pelaporan dan konsolidasi dari berbagai bagian
(departemen) lainnya dapat disederhanakan. Disamping itu, laporan keuangan secara akurat dapat
dilakukan dengan segera, sebab seluruh data ter update secara online, dan seluruh modul untuk
semua transaksi telah terintegrasi. Yang lebih penting, lanjut Nugroho RM bisa meningkatkan
efisiensi dalam berbagai hal hingga 30%.
Pembenahan sistem TI yang dilakukan RM tersebut mendapat acungan jempol dari
pengamat TI Kristianus Yulianto. Menurutnya RM telah melakukan sebuah terobosan bagus dalam
pengelolaan bisnis ritel berbasis TI, baik dari sisi fungsionalitas maupun biaya investasi . Ia
memperkirakan, dari sisi fungsionalitas akan diperoleh manfaat optimalisasi Supply Chain
Management (SCM); sedangkan dari sisi biaya investasi, akan berpengaruh terhadap return on
investment dan payback period, “RM pasti punya rencana pengembangan pasar yang agresif,
sehingga perlu alat bantu informasi yang andal untuk mendukung SCM-nya, yang memang
diperlukan ketika gerai, distribusi dan pengadaan semakin ompleks,” ujar Kris.
Kris menilai , pemanfaatan TI di RM tidak lagi hanya sebagai alat otomasi proses di suatu
bagian (departemen), melainkan sudah membuat sebuah aplikasi yang terintegrasi. Ini
memungkinkan adanya koordinasi antar bagian, menyederhanakan proses, serta mempermudah
kontrol dan perencanaan bisnis. Kris menilai tahapan penerapan sistem di RM ini fokus pada
optimalisasi internal SCM. Menurutnya, tahapan berikutnya yang bisa dilakukan RM adalah
berkolaborasi dengan pihak eksternal, baik vendor maupun pelanggan. “Pilihan kolaborasinya ke
pihak mana tergantung pada jenis industrinya, “kata Kris. Optimalisasi kolaborasi dengan vendor
dapat dipenuhi dengan mengimplementasikan Supplier Relationship Management (SRM); sedangkan
optimalisasi hubungan dengan pelanggan bisa dipenuhi dengan mengimplementasikan Customer
Relation Management (CRM). “Di bisnis ritel, keduanya menjadi kunci untuk memenangi persaingan
bisnis,” Kris menandaskan.
Tampaknya, tahapan kolaborasi dengan vendor dan pelanggan, seperti dimaksudkan Kris,
akan segera direalisasi oleh RM. Seperti dikemukakan Nugroho, ditargetkan setahun kedepan
pihaknya sudah bisa mengimplementasikan beberapa aplikasi tambahan untuk mengembangkan
model layanan baru. “Secara bertahap kami memang akan mengimplementasikan modul SRM dan
CRM, “katanya.
Dijelaskan Nugroho, dengan diterapkannya SRM maka akan mempermudah hubungan
dengan pihak pemasok, yang jumlahnya sekitar 500 perusahaan. Jika aplikasi itu sudah bisa
terhubung dengan pemasok, informasi data bisa dilakukan melalui internet. Dengan kata lain, para
pemasok tak perlu lagi menukarkan faktur karena prosesnya bisa dilakukan secara elektronik.
Pemasok jadi lebih efisien dalam mengelola proses penjualan dan pengiriman produk, “Nantinya,
pemasok akan menerima banyak benefit. Misalnya mereka bisa tahu, inventori di RM ada berapa.
Kami pun, tidak perlu order, karena mereka sudah tahu kapan mesti kirim, “paparnya. Adapun
penambahan aplikasi CRM, tentu saja bertujuan untuk meningkatkan layanan ke konsumen. Dari
sini, pihak RM bisa merancang berbagai program loyalitas pelanggan.
Terhadap semua upaya yang telah dan hendak dilakukan RM, Kris menyarankan supaya
pihak RM meningkatkan kemampuan SDMnya. Menurutnya, penerapan sebuah sistem TI yang bagus
membutuhkan pengetahuan konsep, sehingga memerlukan program change management. “Jika
berhasil dilakukan, TI akan menjadi daya dorong berkembangnya bisnis di RM, atau sebagai busines
enabler. Tapi jika gagal dilakukan, TI di RM hanya akan menjadi alat otomatisasi proses, sehingga
investasi TI sebesar itu jadi overkill,”Kris mengingatkan.
Pertanyaan :
1. Jelaskan latar belakang manajemen SBL menggunakan TI untuk Ranch Market (RM)?
2. Jelaskan strategi keunggulan bersaing RM dengan sistem barunya dan dengan cara
bagaimana sistem informasi dapat menolong RM dalam mengimplementasikan basic
competitive strategies –nya?
3. Apa kendala utama yang dihadapi RM saat akan beralih ke sistem yang baru ? Upaya apa
saja yang dilakukan Manajemen SBL untuk memotivasi karyawannya dalam hal
mengsukseskan implementasi TI di RM? Jelaskan
4. Manfaat apa saja yang dapat dirasakan Manajemen dan karyawan RM setelah
implementasi sistem baru dinyatakan berhasil? Sebutkan dan kelompokkan jawaban ke
dalam level operasional dan strategis!