- Teknik UB

Lampiran
Narasi TEMUAN First Surveillance ISO 9001 oleh LRQA
5.6 TINJAUAN MANAJEMEN
Dalam rangka pelaksanaan tinjauan manajemen yang lebih terarah, telah
dibuat standar, yaitu Manual Prosedur tentang Tinjauan Manajemen, kode:
00600 06030, tanggal 6 Agustus 2012.
Masukan untuk tinjauan manajemen mencakup:
1. Hasil audit
2. Umpan balik pelanggan
3. Kinerja proses dan kesesuaian produk
4. Status tindakan pencegahan dan tindakan korektif
5. Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu
6. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
7. Saran untuk koreksi
Keluaran tinjauan manajemen:
1. Koreksi pada efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya
2. Koreksi pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan
3. Sumber daya yang diperlukan
Contoh Kasus:
Keluhan Pelanggan Terhadap Pelaksanaan PKK MABA 2011
Masukan untuk tinjauan manajemen
Point: Hasil audit
Pelaksanaan PKK Maba perlu peningkatan perencanaan dan pelaksanaan di
lapangan
Point: Umpan balik pelanggan
Keluhan Mahasisa Baru pada saat Pelaksanaan PKK MABA 2011: Terjadi
tindakan yang kurang menyenangkan saat pelaksanaan PKK MABA di
lapangan. Keluhan ini dimasukkan oleh Maba Teknik tgl. 19 Agustus 2011.
Point: Kinerja proses dan kesesuaian produk
Proses pelaksanaan PKK Maba masih perlu ditingkatkan terutama terhadap
perlakuan terhadap Maba, penyediaan sarana dan prasarana yang menunjang
pelaksanaan, sehingga proses pelkasanaan menjadi lebiih baik dan terjadi
kesesuaian produk dari pelaksanaan PKK Maba seperti yang diharapkan.
1
Point: Status tindakan pencegahan dan tindakan korektif
Pada tgl. 22 Agustus 2011 dilakukan pertemuan segenap pimpinan Fakultas dan
jurusan untuk membahas masalah tersebut.
Rapat menghasilkan keputusan untuk menyelesaikan permasalahan
berdasarkan akar masalah yang bisa ditarik dari keluhan maba tersebut.
Point: Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu
Rencana tindak lanjut yang dilakukan antara lain: persiapan pelaksanaan yang
lebih matang, penyamaan visi dan misi pembinaan Maba.
Point: Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
1. persiapan pelaksanaan (3 bulan) sebelumnya,
2. penyelenggaraan workshop terkait pematangan persiapan dan proses
PKK Maba,
3. reorganisasi,
4. evaluasi pelaksanaan yang lebih komprehensif, dan
5. koordinasi yang lebih intensif diantara jajaran pimpinan Fakultas dan
Prodi.
Point: Saran untuk koreksi
Pelaksanaan dan Perlakuan panitia program PKK Maba yang lebih humanis
dan bertanggung jawab.
Keluaran tinjauan manajemen
Koreksi pada efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya
1. Prodi yang terkait keluhan mempersiapkan surat jawaban
2. Peran Prodi ditingkatkan
Koreksi pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan
1. Peningkatan prasarana terkait pelaksanaan program PKK Maba
2. Penyebaran kuisioner umpan balik pelaksnaan PKK maba
3. Pedoman pelaksanaan PKK Maba akan dimasukkan dalam Buku
pedoman Fakultas Teknik
Sumber daya yang diperlukan
1. SDM: Pimpinan fakultas, Pimpinan Prodi, Organisasi Mahasiswa
2. Sarana dan Prasarana: Ruangan, audio visual, air bersih.
2
Contoh Kasus:
Rapat Pimpinan Fakultas Teknik 24 November 2011
Masukan untuk tinjauan manajemen
Point: Hasil audit
1. Perlu peningkatan administrasi penelitian dan pengabdian pada
masysrakat serta hasil publikasi dosen,
2. BPPFTUB lebih berperan dengan hal di atas,
3. Rapat Kerja Fakultas diharapkan lebih mempertajam arah kebijakan
Fakultas,
4. Penggunaan ruangan di lingkungan Fakultas belum teratur
Point: Umpan balik pelanggan
1. Peningkatan up date data penelitian dan pengabdian masyarakat
terhadap semua sumber dana yang didapatkan,
2. Rapat kerja yang lebih terarah, terprogram, dan berkesinambungan
Point: Kinerja proses dan kesesuaian produk
1. Untuk mendukung ini maka dilakukan peningkatan dokumentasi
administrasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat pada
semua level sumber dana yang diapatkan, sehingga akses data bagi
yang memerlukan bisa dilakukan secara tepat,
2. Dilakukan perumusan program yang kebih baik di tingkat Prodi dan
Fakultas
Point: Status tindakan pencegahan dan tindakan korektif
Pelaksanaan diskusi untuk perumusan dan penyusunan program di lingkungan
Fakultas
Point: Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu
Setiap prodi mengirimkan tim untuk penyusunan program kerja Fakultas.
Point: Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
1. Penyusunan road map penelitian di Prodi,
2. Mekanisme penggunaan ruangan,
3. Pelibatan Kalab dan KKDK dalam penyusunan program kerja di Prodi,
4. Pembuatan matriks capaian dan program kerja
Point: Saran untuk koreksi
Peningkatan kinerja lembaga di lingkungan Fakultas terkait penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat, dan pelibatan Prodi yang lebih intensif dalam
penyusunan program kerja Fakultas.
3
Keluaran tinjauan manajemen
Koreksi pada efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya
1. Penyusunan road map penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
yang mengacu pada RIP UB,
2. Peran Prodi ditingkatkan dalam penyusunan program kerja.
Koreksi pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan
1. Penyusunan road map penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
dan sosialisasinya,
2. Penyebaran kuisioner umpan balik pelaksnaan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat,
3. Pedoman dan prosedur penggunaan ruang.
Sumber daya yang diperlukan
1. SDM: Pimpinan fakultas, Pimpinan Prodi, Pimpinan Lembaga di
lingkungan Fakultas, dan Karyawan
2. Sarana dan Prasarana: Peraturan dan Pedoman terkait ruangan dan
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; Ruangan; audio visual;
air bersih.
4
Contoh Kasus:
Rapat Pimpinan Fakultas Teknik 8 Desember 2011
Masukan untuk tinjauan manajemen
Point: Hasil audit
1. Adanya penyerapan keuangan yang menonjol pada akhir tahun,
2. Berakhirnya masa jabatan Kalab,
3. Penyediaan ruangan untuk Program Magister dan Doktor di lt. 4.
Point: Umpan balik pelanggan
1. Penyesuaian tarif sesuai kearifan lokal,
2. Penyesuaian dana proporsional untuk laboratorium dan prodi,
3. Kekurangan ruang untuk penyelenggaraan PMD.
Point: Kinerja proses dan kesesuaian produk
1. Untuk mendukung ini maka dilakukan pembahasan tentang acuan
normatif untuk penentuan tarif/honor,
2. Desain pembelanjaan yang lebih baik,
3. Efisiensi penggunaan ruang untuk PMD.
Point: Status tindakan pencegahan dan tindakan korektif
1. Pelaksanaan diskusi untuk perumusan dan penyusunan acuan
pentarifan, penghonoran, dan pembelanjaan di lingkungan Fakultas,
2. Perbaikan ruangan untuk PMD.
Point: Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu
1. Setiap prodi mengirimkan tim untuk penyusunan standar acuan
normatf di lingkungan Fakultas,
2. Perencanaan penyediaan ruangan untuk PMD.
Point: Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
1. Penyusunan acuan pentarifan, penghonoran, dan pembelanjaan di
Fakultas,
2. Pengangkatan Kalab di lingkungan Prodi,
3. Penyediaan ruang untuk penyelenggaraan PMD.
Point: Saran untuk koreksi
Peningkatan kinerja laboratorium, Kalab, Kaprodi di lingkungan Fakultas
terkait penyusunan program kerja dan manajemen pembelanjaan yang lebih
baik.
5
Keluaran tinjauan manajemen
Koreksi pada efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya
1. Penyusunan acuan standar pentarifan, penghonoran
pembelanjaan,
2. Peran Prodi ditingkatkan dalam penyusunan program kerja,
3. Efisiensi dan efektifitas pemanfaatan ruang untuk PMD.
dan
Koreksi pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan
1. Penyusunan standar tarif dan sosialisasinya,
2. Penyebaran kuisioner umpan balik pelaksanaan pembelajaran di PMD,
3. Pedoman dan prosedur pembelanjaan.
Sumber daya yang diperlukan
3. SDM: Pimpinan fakultas, Pimpinan Prodi, Pimpinan Lembaga di
lingkungan Fakultas, dan Karyawan
4. Sarana dan Prasarana: Peraturan dan Pedoman terkait standar tarif,
standar penggunaan ruangan, dan standar pembelanjaan; Ruangan;
audio visual; air bersih.
6