Modul Account Management [TM11]

MODUL PERKULIAHAN
ACCOUNT
MANAGEMENT
Administration Skills
Fakultas
Program Studi
Tatap Muka
Ilmu Komunikasi
Advertising &
Marketing
Communications
10
Kode MK
Disusun Oleh
43028
Sugihantoro, S.Sos, M.Ikom
Abstract
Kompetensi
Modul ini membahas mengenai
Setelah mempelajari modul ini
administration skills, fungsi
diharapkan mahasiswa dapat
administration skills bagi account
menjelaskan tentang administration
management, filing documentations,
skills, fungsi administration skills bagi
dan korespondensi skills.
account management, filling
documentations, dan korespondensi
skills.
Administration Skills
1.1. Pengertian Administration Skills
Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda, “administratie” yang artinya segala
kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat
(korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan–pekerjaan tata usaha kantor) Kata
administrasi lainnya berasal dari bahasa Yunani, “ Ad ministrare” yang artinya Ad = pada,
ministrare=melayani, maka kata administrasi berarti memberikan pelayanan. Dari dua
pengertian di atas secara gamblang dapat diartikan bahwa administrasi mempunyai
pengertian: “pelayanan kegiatan tata usaha kantor” (pelayanan pengetikan/komputer,
pelayanan surat menyurat , dan lain sebagainya).
The Ling Gie menjelaskan administrasi adalah adalah segenap rangkaian perbuatan
penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai
tujuan. Selanjutnya Sutarto menyatakan administrasi adalah suatu proses penyelenggaraan
dan pengurusan segenap tindakan /kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok
manusia untuk mencapai tujuan. Kemudian P. Siagian medefinisikan administrasi adalah
proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk
mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan. William H. Newman Dalam bukunya
Administrative
Action
mendefinisikan
administrasi
sebagai
pedoman/petunjuk,
kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usha sekelompok orang untuk mencapai tujuan
bersama.
Administration
perencanaan,
skills
adalah
pengorganisasian,
seluruh
penyusunan,
keterampilan
dan
yang
pengawasan.
berkaitan
dengan
Keterampilan
ini
mencakup kemampuan untuk mengikuti kebijaksanaan dan prosedur, mengelola dengan
anggaran terbatas dan sebagainya. Keterampilan administrasi ini adalah suatu perluasan
dari keterampilan konsepsual. Manajer melaksanakan keputusan-keputusan melalui
penggunaan keterampilan administratif dan kemanusiaan.
Untuk dapat memberikan pemahaman tentang pengertian administrasi, tidak lepas
dari asal usul kata administrasi itu sendiri sebagaimana bahasan sebelumnya, yakni
“kegiatan tata usaha kantor” dan “ melayani.” Menurut Prof.Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga
Administrasi Negara), membedakan administrasi dalam dua pengertian, yaitu; (1)
administrasi dalam pengertian sempit dan (2) administrasi dalam pengertian luas. Dalam
pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya
berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan
surat menyurat (termasuk menggunakan komputer), agenda, kearsipan, pembukuan dan
2016
2
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
lain sebagainya. Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam tiga sudut,
yaitu :
(1)
Proses,
Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses,
mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses
penggerakan, proses pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan. Untuk
mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan dicapai
dan bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang
digunakan untuk mencapai tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk
menjalankannya.
(2)
Fungsi atau tugas,
Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan
(aktivitas) yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai
“administrator” ( memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi). Dalam
setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan
administrasi, misalnya :
(3)

Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);

Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);

Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);

Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.
Kepranataan/institusi.
Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat
kegiatan dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: lembaga
perbankan, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam
lembaga itu; kantor pos, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan
pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain lain); kantor pajak,
kantor kepolisian, kantor departemen –departemen, non departemen dan lain
sebagainya.
1.1.1. Unsur-Unsur Pokok Administrasi
Berdasarkan dari definisi-defisini para ahli, ditemukan setidak tidaknya ada lima
unsur pokok administrasi, antara lain :
1) Masukan (input)
Yang dimaksud dengan masukan dalam administrasi adalah segala sesuatu yang
dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan administrasi. Masukan masukan ini
dikenal juga dengan perangkat administrasi (tools of administration), antara lain :
2016
3
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id

Sumber (resources)
Yang dimaksud dengan sumber adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
untuk menghasil barang atau jasa, dapat dibedakan dalam empat macam,
yaitu; (1) sumber tenaga (labour resources), (2) sumber modal (capital
resources), (3) sumber hukum (legitimate resources), dan (4) sumber alamiah
(natural resources).

Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
Adalah tata cara dengan memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan
teknologi.

Kemampuan dan kesanggupan (skill /capacity)
Adalah pengetahuan dan keadaan fisik, mental biologis tenaga pelaksana.
Koontz dn Donnells, membedakan masukan terdiri empat macam, yaitu;
manusia (man), modal (capital), manajerial dan teknologi.
2) Proses /fungsi-fungsi administrasi
Yang dimaksud dengan proses dalam administrasi adalah langkah-langkah yang
harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Proses dalam
administrasi dikenal dengan sebutan fungsi administrasi. Pada umumnya fungsi
administrasi menjadi tanggung jawab pimpinan (pejabat manajemen). Pada saat ini
dengan
semakin
berkembangnya
ilmu
administrasi,
untuk
memudahkan
pelaksanaannya, fungsi-fungsi administrasi disederhanakan menjadi empat, yaitu :
1. Perencanaan (planning)
2. Pengorganisasian (organizing)
3. Pelaksanaan (implementing)
4. Penilaian (evaluation)
3) Keluaran (output)
Yang dimaksud dengan keluaran (out put) adalah hasil dari suatu pekerjaan
administrasi. Bila ditinjau dari pengertiannya, keluaran yang dihasilkan dapat
dibedakan menjadi dua, yaitu :
a)
Pengertian sempit (kegiatan perkantoran)
Keluaran yang dihasilkan adalah, catatan surat masuk dan keluar, kumpulan
surat masuk dan keluar, daftar nama pegawai, daftar inventaris barang, daftar
gaji pegawai, dan lain-lain.
b) Pengertian luas, terdiri dari :

2016
4
Hasil dari proses
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Keluaran yang dihasilkan adalah pengembangan organisasi, kegiatan
organisasi, pengembangan pegawai, petunjuk pelaksanaan/teknis, tugastugas/personil kepanitian, dan lain-lain.

Hasil dari fungsi/tugas
Keluaran yang dihasilkan adalah kebijakan, program kegiatan, hasil
pengawasan, hasil pengorganisasian

Kelembagaan
Keluaran yang dihasilkan adalah fungsi/aktivitas kelembagaan, system,
pelayanan umum (in servise dan public service)
4) Sasaran
Yang dimaksud dengan sasaran adalah adalah tujuan keluaran yang dihasilkan
antara lain instansi atasan, masyarakat umum, keperluan intern dan ekstern
organisasi.
5) Administrasi sebagai sistem.
Unsur pokok administrasi yang terakhir adalah administrasi sebagai system yaitu
semua tata aturan yang berlaku untuk menjalankan tugas-tugas/fungsi-fungsi
administrasi dibuat secara sistematis, dalam rangka efektif dan efisien untuk
mencapai tujuan.
1.2. Fungsi Administration Skills bagi Account Management
Lembaga yang bergerak pada bidang komunikasi pemasaran / periklanan sebagai
pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia,
uang, material, metode,dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya
tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan
penyaluran informasi agar hasil pekerjaan perusahaan tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu
tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi administrasi
dalam account management antara lain :
1) Perencanaan
Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatankegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud,perlu ditentukan
cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin
terjadi. Perencanaan perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan.
2) Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat,
tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang
2016
5
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan
3) Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para
pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan
organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang
(para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para
pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem yang telah
digariskan sehingga memerlukan penggerakkan.
4) Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan
perusahaan guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai
rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen
perusahaan meliputi:
1. Kualitas pekerjaan
2. Waktu pekerjaan
3. Meode-metode dan standardisasi pekerjaan
4. Biaya
5. Alat peralatan dan perabotan
6. Pelayanan
7. Dokumentasi.
1.3. Filing Documentations
Beberapa pengertian tentang filing (kearsipan) sebagai berikut :
1. Yang
dimaksud
kearsipan
(filing)
yaitu
penyelenggaraan
administrasi
/
penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu-lintas surat-menyurat keluar dan
masuk.
2. Filing (kearsipan) adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip,
baik arsip dinamis maupun arsip statis.
Pengertian lain mengenai
filing (kearsipan) adalah tata cara pengurusan
penyimpanan data menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur
pokok yang meliputi:
1. Penyimpanan (sorting),
2. Penempatan (placing), dan
3. Penemuan kembali.
2016
6
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan
dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan
distribusi atas surat surat, catatan catatan, perhitungan perhitungan, grafik grafik, data
ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat tepatnya dalam
rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat
ditemukan kembali dengan mudah.
G.R.Tery mengatakan bahwa pekerjaan filing bukan hanya menyimpan surat-surat /
dokumen untuk tujuan disimpan. Filing mencakup pula pekerjaan yang menempatkan
(placing) dan mencari (finding). Menempatkan surat-surat / dokumen pada arsip (tempat
arsip) barulah setengah dari pekerjaan, karena kemungkinan untuk menemukannya pada
saat diperlukan sama pentingnya. Dari definisi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa
kearsipan atau filing adalah suatu proses kegiatan pegaturan arsip dengan mempergunakan
suatu sistem tertentu, hingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.
Menurut Mardiana dan Setiawan megatakan arsip adalah; segala kertas, buku,
naskah, foto, film, microfilm, rekaman suara, peta, bagan atau dokuman dengan segala
penciptaannya yang diterima oleh suatu badan sebagai suatu bukti dari tujuan organisasi,
fungsi-fungsi kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan atau kegiatan
pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Penyelanggaraan kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :
1)
Agar arsip terpelihara dengan baik
2)
Mudah menemukan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat
3)
Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencariannya
4)
Menghemat tempat penyimpanan arsip
5)
Menjaga kerahasiaan arsip
6)
Menjaga keletarian arsip
7)
Menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting baik bagi perusahan, masyarakat,
atau negara.
Pendapat lain pentingnya filing diperlukan dalam suatu perusahaan, adalah sebagai
berikut:
1) Dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan
mengikuti perubahan di waktu yang akan datang baik menyangkut masalah yang
berhubungan dengan perencanaan, pengembangan perusahaan, maupun kemajuan
dan perubahan organisasi.
2) Masalah keamanan penempatan filing
yang sebaiknya sewaktu waktu jika
diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, hal ini sangat penting karena
2016
7
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
menyangkut
dengan proses
pengambilan
keputusan
yang
akan dilakukan
perusahaan. Sehingga kecepatan waktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan
seorang manager sangat perlu diperhatikan.
3) Filing
merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seseorang yang
sewaktu waktu jika diperlukan harus dengan cepat ditemukan.
4) Filing yang dibuat setepat tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai
papers.
Untuk
penyimpanan
arsip
dapat
dilakukan
dengan
menggunakan
sistem
penyimpanan arsip yang sudah dikenal secara luas, terdapat lima jenis penyimpanan,
sistem penyimpanan arsip tersebut meliputi sistem abjad, sistem masalah, sistem nomor,
sistem tanggal, dan sistem wilayah.
1.4. Korespondensi Skills
Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan
maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melalui surat.
Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam kegiatan
organisasi. Surat tidak dapat digantikan sepenuhnya sebagai alat komunikasi di dalam suatu
organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi yang
sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari.
Menurut Sedarmayanti (2006:162), surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal
dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat masih
digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dengan sarana dengan
komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif, dan ekonomis. Apa
yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman,
pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada alamat yang dituju sesuai
dengan sumber aslinya.
Berbeda halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut seiring dialami
perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi, meskipun
mungkin tidak disadari. Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat
komunikasi canggih seperti telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan
jaringan informasi global seperti penggunaan internet. Dengan menggunakan surat,
informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan sumber
aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu-waktu dapat
menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.
Mengingat begitu pentingnya peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan
penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat dalam
2016
8
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Karena surat
dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi maupun perusahaan. Dalam
suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak
terlepas dari kegiatan suratmenyurat atau korespondensi .
Menurut Sedarmayanti,
bentuk
komunikasi
dengan
korespondensi atau surat menyurat adalah salah satu
mempergunakan
surat.
Dalam
arti
luas
komunikasi,
korespondensi merupakan proses penyampaian pendapat, pesan atau lambang yang
mengandung pengertian antar perseorangan atau golongan. Dari uraian tersebut, maka
ditarik kesimpulan bahwa korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat
penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari.
Penanganan surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat,
mengetik
surat,
pemberian
nomor
surat,
pengesahan
surat,
mengagendakan,
pengekspedisian, dan pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keahlian dalam suratmenyurat dan menjalankan fungsinya sebagai salah satu urat nadi kelancaran satu
perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Berdasarkan uraian terdahulu, dapat
ditarik gambaran bahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan
dengan baik dan benar berdasarkan kaidah yang ditetapkan oleh organisasi maupun
perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’.
Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan
efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan
untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya. Citra perusahaan dapat tercemar
dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh
seseorang yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai suatu
pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh
penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang
baik dalam benak si penerima surat tersebut.
1.4.1. Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh karena itu isi surat juga dapat
mencerminkan citra diri, kualitas serta wibawa dari pengirimnya. Dalam dunia bisnis surat
karena surat yang keluar/masuk dpat dijadikan sebagai :
1)
Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hukum yang sifatnya mengikat.
Misalnya; surat perjanjian, kuitansi, bukti tanda terima, faktur, dan sebagainya.
2016
9
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2)
Sebagai referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas
tertentu. Misalnya; kumpulan surat yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan
baik merupakan sumber data yang kelak akan diperlukan dalam kegiatan
perencanaan
maupun
untuk
menentukan
sikap,
menindaklanjuti
suatu
kegiatan/keputusan tertentu.
3)
Jaminan keamanan dan kepemilikan, misalnya adalah; surat jalan, sertifikat dan lain
sebagainya.
4)
Sarana promosi (iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis suratsurat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list dan sebagainya.
5)
Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga dan lain
sebagainya.
Pendapat lain menyatakan bahwa fungsi surat adalah (1) surat sebagai penyampai
pesan, (2) surat sebagai wakil, (3) surat sebagai bukti tertulis, (4) surat sebagai
pedoman/dasar bertindak, (5) alat untuk mengingat, (6) dokumen historis dari suatu
kegiatan, dan (7) keterangan keamanan.
1.4.2. Ciri-Ciri Surat
Secara umum ciri-ciri surat adalah sebagai berikut :
1) Surat adalah pesan tertulis.
2) Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.
3) Surat memiliki bagian-bagian yang standar.
4) Surat memiliki bentuk yang standar.
5) Surat memiliki satu pesan inti.
6) Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.
1.4.3. Surat yang Baik
Penulis surat dapat menyusun surat yang baik dan benar dalam aktifitas
korespondensi bisnis apabila penulis surat tersebut mengetahui adanya beberapa syarat
maupun ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang baik. Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri
dari surat yang baik tersebut :
1) Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya
2) Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap
menjaga sopan santun.
2016
10
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
3) Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia
yang benar (EYD). Oleh sebab itu pengetahuan mengenai tata bahasa yang baik
dan benar mutlak dibutuhkan.
4) Isi surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi menggunakan bahasa
yang efisien, efektif dan lugas namun harus tetap menjaga etika kesopanan
sehingga menjadi lebih mudah dipahami dan berkesan mendalam.
Selanjutnya dalam penyusunan surat yang sifatnya dinas atau resmi penulis surat
juga perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini :
1) Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft).
2) Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akian diungkapkan.
3) Menetapkan bahan rujukan seperti dokumen/arsip dan berbagai macam data
pendukung yang diperlukan.
1.4.4. Etika Korespondensi
Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara
dan etika’ dalam korespondensi, antara lain :
1. Isi Surat
Tujuan dari setiap korespondensi adalah mengkomunikasikan atau menyampaikan
pesan, amanat, berita maupun informasi dan data kepada relasi bisnis kita dengan baik
dan benar serta dengan cara yang sopan. Pada dasarnya ‘isi surat’ yang baik harus
memenuhi tiga syarat sebagai berikut :
2)
a)
Jelas, isi pesan dan berita yang disampaikan
b)
Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.
c)
Benar (tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.
Bahasa yang Baik dan Benar
Kata-kata, kalimat dan bahasa yang dipakai dalam korespondensi harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut :
a)
Jelas ejaannya, biasakan menggunakan kata-kata yang tepat untuk konteks kalimat
tertentu, jika diperlukan anda dapat menggunakan kamus untuk mencari kata-kata
yang tepat (terutama untuk korespondensi yang berbahasa Inggris).
b)
Tidak menggunakan kata-kata yang mempunyai arti ganda dan bias menimbulkan
kerancuan salah penafsiran yang membingungkan penerima surat.
c)
Gunakan tata bahasa yang runtut dan tidak perlu menambahi dengan embel-embel
dan basa-basi yang tidak diperlukan. Pada dasarnya gramatika bahasa Inggris
hamper sama dengan bahasa Indonesia, karena itu jika kita dapat menyusun
kalimat bahasa Indonesia yang baik dan benar, maka akan sangat mudah untuk
2016
11
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
dapat ditrabslate atau diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik dan
benar pula.
3)
Tulis dan Ketik yang Rapi
Ingatlah selalu bahwa surat yang kita kirimkan akan mencerminkan citra diri dan
kepribadian kita. Ketikan atau tulisan yang rapi akan memberikan kesan bahwa
penulis surat itu atau orang yang menandatangani surat itu adalah seorang yang teliti,
bersih, rapih dan efisien. Hindari penggunaan penghapus (tip-ex) atau correction pen,
karena surat bisnis resmi harus bias menampilkan ketelitian dan keprofesionalan
pengirimnya.
Perhatikan Tata Letak Surat
Susunan isi surat dan lay outnya pada umumnya dapat dibagi-bagi dalam beberapa
bagian sebagai berikut; Ruang referensi, ruang nama & alamat, kalimat pembuka, Isi
surat, kalimat penutup, nama pengirim, tanda tangan pengirim dan jabatan pengirim.
Pembahasan lebih lanjut mengenai masalah ini akan dibahas pada bab-bab
selanjutnya.
4)
Membaca Kembali (Koreksi)
Sebelum anda mengirimkan atau menandatangani surat tertentu, terlebih dahulu
luangkan waktu anda untuk membaca kembali surat tersebut, hal ini penting untuk
menghindari kesalahan-kesalahan fatal yang seharusnya tidak perlu terjadi. Jika anda
seorang manajer sebaiknya jangan 100% percayakan urusan korespondensi kepada
sekretaris anda, telitilah sebelum surat tersebut anda tanda tangani, karena andalah
yang menjadi penanggung jawab atas isi surat itu, Ingatlah isi surat tersebut kelak bisa
dijadikan barang bukti di pengadilan apabila terjadi perselisihan dan sengketa bisnis
dengan relasi anda, oleh karena itu baca lagi dan sekali lagi sebelum anda
menandatanganinya.
5)
Balas Segera
Usahakan membalas setiap surat yang masuk ‘segera’ setelah surat itu diterima.
Apabila perlu surat yang masuk dibalas pada hari yang sama. Jangan tunda hingga
esok apa yang bisa anda selesaikan hari ini. Mungkin sebagian besar pelanggan
memutuskan membeli produk dari perusahaan anda bukan atas dasar pertimbangan
harga atau mutu barang, namun lebih didasari oleh kecepatan pelayanan dan
perhatian kita terhadap kepuasan kebutuhan pelanggan. Segeralah berikan respon
jawaban atas pesanan yang masuk, lazimnya jawaban sementara atas pesanan yang
masuk meskipun hanya berupa pemberitahuan bahwa surat pesanan yang dikirim
pelanggan sudah kita terima disebut acknowlwdgement receipt, selanjutnya paling
lambat 7 hari kerja sejak surat pemesanan diterima kita sudah harus dapat
memberikan jawaban & kepastian tentang bisa tidaknya pesanan tersebut dipenuhi.
2016
12
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
1.4.5. Peranan Korespondensi
Dalam bisnis korepondensi atau kegiatan surat-menyurat menjadi bagian dari
kehidupan organisasi bisnis sehari-hari. Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan
sebagai berikut:
1)
Menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat. Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan
dalam penulisan surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap,
berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur dan salah mengadopsi
bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebabkan, yaitu:
a. Tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang baik,
baik di lingkungan keluarga maupun organisasi.
b. Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.
Surat yang semraut bisa menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan yang
justru akan menghalangi arus informasi. Kegiatan korespodensi secara tidak
langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik,
jelas dan tepat.
2)
Menciptakan kerja sama yang baik. Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa
bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama dengan baik, perusahaan
perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya
kerjasama yang baik.
3)
Menyebarkan kegiatan. Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis
mengetahui kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan atau kegiatan yang terjadi
antara perusahaan dengan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting
dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik kepada pihak internal maupun
eksternal perusahaan.
1.4.6.Fungsi Surat Bisnis
Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:
1) Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya
dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis
dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena surat bisnis dapat berfungsi
sebagi wakil dari pengirim surat, pengirim surat perlu memperhatikan berbagai
kaidah
penting
dalam
penulisan
surat,
misalnya:
objektifitas,
sistematika,
kesederhanaan, dan kemudahan dipahami (kejelasan).
2) Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah
pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya:
surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat
2016
13
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat
pangaduan (klaim)
3) Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah
kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis
yang dapat dipakai alat bukti historis
4) Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada saat
dibutuhkan surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali.
5) Bukti
sejarah
(historis),
misalnya
penggabungan usaha (merger). 6.
surat-surat
izin
pendirian
usaha,
surat
Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan
surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai
pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.
1.4.7. Pengelompokan Surat
1) Menurut Wujud / Bentuknya
a) Surat bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang
kepada orang yangatas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.
b) Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesanpesan singkat/pendek dan praktis yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 cm x
15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.
c) Warkat pos / Wesel adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan
amplop.
d) Telegram dan teleks disebut juga sebagai surat kawat. Telegram adalah berita yang
tercetak dan disampaikan dari jarak jauh.
e) Memorandum (memo) dan Nota adalah surat yang digunakan oleh pimpina untuk
menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan
atau hal-hal lain dalam suatu organisasi.
f)
Surat Tanda Bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan
sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. Contoh:
faktur, kuitansi, dan tanda terima.
2) Menurut Pemakainnya
a) Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Yang termasuk surat
pribadi: surat perkenalan, surat cinta, surat undangan perkawinan, surat ucapan
terimah kasih dll.
2016
14
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
b) Surat pinas adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan
kegiatan dinas instansi pemerintah. Yang termasuk surat dinas: surat undangan
dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat pengantar, dll.
c) Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yan menyelenggarakan
kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi, perdagangan, dan usaha jasa.
d) Surat sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga
sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosialbagi masyarakat pada
umumnya. Misalnya surat pemberitahuan kepada instansi terkait, surat permohonan
bantuandana kepada donatur, dan lain sebagainya.
3) Menurut Sasaran yang Dituju
a) Surat biasa adalah surat yang dibuat seseorang atau organisasi yang ditujukan
kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat
umum dan bukan bersifat pribadi/privasi. Misalnya: surat pemberitahuan tentang
penyelenggaan lokakarya aplikasi komunikasi bisnis dalam suatu perusahaan.
b) Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh
seorang/suatu lembaga yang yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam
jumlah banyak. Misalnya: surat edaran tentang hari kerja dan hari libur, upacara
bendera hari-hari besar nasional, dan jadwal penggunaan pakaian seragam kerja.
c) Surat pengumuman adalah surat berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang
perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas.
Misalnya: pengumuman perusahaan tentang dibukanya lowongan kerja untuk
beberapa posisi penting (manajer pemasaran, manajer personalia, dan manajer
produksi).
4) Menurut isi dan maksudnya jenisnya sangat bervariasi sesuai dengan maksud dan tujuan
penulisan surat tersebut. Misalnya: surat pemesanan produk, surat keterangan, surat
pemberitahuan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat konfirmasi,
surat tugas, dan lain sebagainya.
5) Menurut urgensi penyelesainnya surat dikelompokkan menjadi tiga jenis yaitu: surat
biasa, surat segera, surat kilat.
2016
15
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Achmad, Zaenudin dan Wahyono. 2007. Korespondensi Bisnis Indonesia. Edisi Pertama.
Jakarta: Mitra Wacana Media.
Djuhari, Setiawan, 2009. Surat Menyurat Serbaguna. Cetakan IV. Bandung: Yrama Widya.
Endang, Sri Mulyanni. 2006. Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar. Jakaarta:
Erlangga.
Moekijat. 2005. Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.
2016
16
Account Management
Sugihantoro, S.Sos, M.IKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id