KOMUNIKASI BISNIS-MATERI KE 2 diperbarui ok

Materi ke 2
KOMUNIKASI BISNIS
9 Pebruari 2011
MENYELEKSI MEDIUM YANG TEPAT
Suatu medium adalah suatu bentuk yang dipilih untuk mengkomunikasikan
sebuah pesan. Bisa berupa: tatap muka, surat, e-mail, voice mail, dsb.
Di sini kita akan membicarakan media menjadi:
Media Tradisional yang meliputi:
 Media lisan
 Media tulis
Media Elektronik
 Media lisan
 Media tulis
MEDIA LISAN
Media lisan yang utama terdiri dari percakapan langsung bertatap muka, pidato,
presentasi dan rapat.
Keunggulan media lisan:
 Media lisan menyediakan umpan balik dengan segera
 Media lisan memungkinkan terjadinya kenyamanan berinteraksi
 Media lisan meliputi berbagai isyarat nonverbal (baik isyarat fisik maupun
perubahan nada suara).
 Media lisan memungkinkan Anda mengekspresikan emosi di balik pesan Anda.
Media lisan tradisional berguna untuk mendorong orang bertanya, memberikan komentar
dan bekerja sama untuk mencapai sebuah konsensus atau keputusan.
Kelemahan media lisan:
 Media lisan membatasi partisipasi bagi mereka yang hadir secara fisik
 Media lisan tidak menyediakan rekaman komunikasi yang permanen dan dapat
dibuktikan, tanpa alat perekam tertentu.
 Media lisan mengurangi kendali komunikator pada pesan
 Media lisan sering kali mengabaikan kemungkinan untuk memperbaiki atau
mengedit kata-kata yang Anda ucapkan.
MEDIA TULIS
Pesan-pesan tertulis memiliki banyak bentuk seperti: memo, surat dan laporan tradisional.
Memo digunakan untuk pertukaran informasi rutin sehari-hari dalam suatu
organisasi, yang bersifat kurang pribadi bila dibandingkan dengan surat (karena terbuka).
Surat merupakan pesan tertulis yang dikirimkan kepada para penerima di luar
organisasi sehingga selain berfungsi untuk menyampaikan pesan tertulis, surat juga
mempunyai fungsi penting sebagai hubungan masyarakat dalam membantu
mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan para pelanggan, pemasok dan pihakpihak lain.
Keunggulan media tulis:
 Media tulis memungkinkan Anda untuk membuat rencana dan mengendalikan
pesan Anda.


Media tulis bersifat permanent dan dapat diverifikasi
Media tulis membantu Anda menjangkau seorang penerima yang jauh secara
geografis.
 Media tulis meminimkan distorsi yang ada pada pesan-pesan lisan
 Media tulis dapat digunakan untuk menghindari interaksi dengan segera.
 Media tulis meredam setiap komponen emosional yang tidak pantas.
Kelemahan media tulis:
 Banyak media tulis tidak kondusif untuk umpan balik yang cepat
 Media tulis kekurangan isyarat nonverbal dibanding media lisan.
 Media tulis membutuhkan waktu yang lama
 Media tulis membutuhkan sumber daya yang banyak untuk membuat dan
mendistribusikannya.
 Media tulis membutuhkan keterampilan khusus dalam persiapan dan
memproduksinya.
MEDIA ELEKTRONIK
Media elektronik dapat berupa: e-mail, telephone, videotape, faks, voice mail,
pesan instant, situs web dan banyak lagi. Media elektronik dapat memberi impresi yang
lebih kuat pada para penyelia, pelanggan, investor, atau para penerima penting lainnya.
Media elektronik dapat meningkatkan kesenangan dan daya tarik visual dengan animasi
computer, video, bahkan dengan musik.
Dengan media elektronik Anda akan mempunyai lebih banyak pilihan alat-alat
komunikasi, tetapi pilihan itu sendiri dapat membuat proses komunikasi menjadi rumit.
Untuk itu pilihlah alat yang bekerja paling baik dalam mengerjakan seluruh perkejaan
dalam setiap situasi.
Inilah petunjuk untuk membantu Anda menentukan kapan memilih media elektronik.
 Telephone, masih tetap alat yang sangat berarti bagi organsiasi untuk
berkomunikasi baik internal maupun eksternal. Kini telepone telah bergabung
dengan teknologi internet yang menghasilkan VoIP (Voice over IP, Internet
Protocol) pelayanan telephone berbasis internet yang menjanjikan pelayanan
pembicaraan jarak jauh yang lebih murah untuk bisnis ke seluruh dunia.
 Voice Mail dapat menggantikan memo pendek dan panggilan telephone yang
tidak memerlukan respon. Alat ini paling baik untuk pesan-pesan pendek yang
tidak ambigu. Voice mail memcahkan kesulitan zona waktu dan dapat
mengurangi kertas kerja dalam kantor. Voice mail alat yang kuat untuk
mengkomunikasikan emosi atau nada suara. Juga sangat baik untuk memberikan
citra yang bersifat positif.
 Teleconference dan Videoconferencing merupakan alat-alat terbaik untuk rapat
yang bersifat informatif, namun kurang baik untuk rapat yang memerlukan
interaksi tinggi, seperti negoisasi. Rapat secara online lebih murah dibandingkan
dengan videoconfrencing tradisional.
 Videotape dan DVD seringkali efektif untuk mengirimkan suatu pesan yang
mendorong motivasi kepada sejumlah besar orang. Alat-alat ini dapat
memperkuat citra ketulusan dan dapat dipercaya dari pengirim pesan, namun alat
tersebut tidak memberikan peluang untuk memberi umpan balik dengan segera.
 Dokumen-dokumen elektronik memungkinkan Anda untuk mengirim bahanbahan tertulis melalui jaringan e-mail dan pesan instant atau pada CD-ROM. Bisa
dibuat melalui pengolah kata (word processor), Adobe’s Portable Document
Format (PDF) yaitu jenis dokumen elektronik yang paling popular, yang lebih
bebas virus dibanding pengolah kata.
 Faks dikirim dengan menggunakan jaringan telephone. Karakteristik fak: Tidak
memiliki privacy sseperti surat, juga tampak kurang mengena dan singkat, tampak
kurang professional, bergantung kualitas mesin faks.
 E-mail menawarkan peningkatan akses kepada para karyawan lain dengan cepat,
biaya murah, portable, dan alat yang menyenangkan (bisa menjangkau penerima
yang banyak dan mengatasi zona waktu). E-mail paling baik untuk informasi
singkat, tidak kompleks dan sensitive terhadap waktu. Namun kenyamanan dan
kecepatan e-mail menyumbang pada pesan yang dipahami dengan buruk dan
pesan yang membingungkan sehingga membuang waktu bukan menghemat.
 Pesan instant (instant messaging, IM) memungkinkan percakapan dengan teks
dalam grup kecil secara real time dan bersifat satu orang ke orang lain. IM lebih
cepat dari e-mail lebih serba guna dibanding telephone. Teks langsung
ditampilkan pada layar komputer penerima. Kini dapat bertukar dokumen atau
mengadakan rapat virtual online dalam area chat pribadi. IM terbaru bisa
mengirim berkas lampiran, video dsb.
 Situs Web menawarkan komunikasi interaktif melalui hyperlink, memungkinkan
para pembaca untuk menyerap informasi secara tidak berurutan. Pembaca dapat
mengambil informasi yang dibutuhkan dan melewati informasi lainnya.
Kelebihan media elektronik:
 Dapat mengirim pesan dengan cepat
 Menjangkau banyak penerima yang secara fisik berada jauh dari pengirim
 Menjangkau penerima yang tersebar secara pribadi
 Menawarkan kekuatan format multi media yang persuasive
 Dapat meningkatkan akses dan keterbukaan dalam organisasi.
Kelemahan Media Elektronik
 Bila digunakan kurang hati-hati dapat menciptakan konflik
 Dengan mudah dapat digunakan secara berlebihan
 Tidak memiliki privacy
 Dapat mengeringkan produktivitas karyawan
Dili, 7 Pebruari 2011
D. Dwikori Sitaresmi, M.A.