BAB III

BAB III
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
3.1. Sekilas Tentang PT. Solid Utama Nusantara
PT. Solid Utama Nusantara adalah sebuah perusahaan yang bergerak
dalam bidang penjualan barang retail yang meliputi barang Food, Non Food, Fresh
dan perlengkapan rumah tangga termasuk Sofa, Lemari pakaian dan sebagainya.
PT. Solid Utama Nusantara, yang berlokasi di Jl. Raya Bogor Km 37 No.
11 A Sidamukti, Depok didirikan pada tahun 2005 di area tanah seluas 850 m2 ber
lantai 2 dengan fasilitas area parkir 15 x 15 m2 dan penjualan barang retail juga
terdapat arena bermain bagi anak-anak dan remaja.
Dalam perkembangan perusahaan retail ini, penggunaan komputer hanya
terbatas untuk operasional , untuk staff di kantor tidak tersedia sarana penggunaan
komputer, sehingga informasi yang dibutuhkan oleh karyawan terutama yang
menyangkut data-data karyawan dan penggajian terkesan masih lambat dan dapat
menyebabkan pengambilan keputusan yang tidak akurat dan tidak tepat waktu.
Pada saat ini sistem penggajian karyawan di PT. Solid Utama Nusantara
masih dilakukan oleh staf Administrasi Keuangan dan Personalia dengan cara harus
melihat data-data karyawan satu persatu berupa tumpukan kertas sehingga masih
kurang optimal dalam pengolahannya. Melihat hal ini maka sudah sangat perlu
untuk mengubah sistem yang ada dan menerapkan secara profesional untuk
mengurangi permasalahan yang timbul.
.
3.2.
Struktur Organisasi, Tugas dan Tanggung Jawab
Berikut ini adalah Struktur Organisasi
dari PT Solid Utama Nusantara :
17
Store Manager
Area Supervisor
Sales Supervisor &
Pembelian
Administrasi
Keuangan & Personalia
Asisten Supervisor
Area
Bagian Desain
& Promosi
Kasir
Bagian Gudang
Pramuniaga
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi
18
Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian di PT Solid Utama Nusantara
sebagai berikut :
(a) Store Manager
Tugas
-
Mengkoordinir dan menjalankan semua kegiatan operasional toko
-
Mengkoordinir semua aktifitas toko di dalam memberikan pelayanan kepada
semua pelanggan yang diarahkan untuk pemenuhan kepuasan pelanggan dan
meningkatkan jumlah pelanggan toko.
-
Mengkoordinir dan mengelola bawahan
-
Melakukan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas operasional
sehari-hari
-
Berkoordinasi dengan lingkungan/pejabat setempat
Tanggung Jawab
Store Manager adalah orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan semua
program kerja perusahaan (toko) dengan memanfaatkan semua sumber daya yang ada
untuk pencapaian target yang telah ditetapkan dengan memberikan kepuasan kepada
pelanggan.
(b) Sales Supervisor & Pembelian
Tugas
Memiliki kewajiban dalam hal promosi produk-produk dari Supplier serta
penjualan yang dapat tercapai sesuai target dan melakukan pembelian
Tanggung Jawab :
19
Sales Supervisor bertanggung jawab terhadap segala produk yang telah telah
atau yang akan di jual serta promosi yang telah atau yang akan dilakukan dan
bertanggung jawab terhadap kelangsungan barang / stok di toko
(c) Area Supervisor
Tugas
Menjalin koordinasi dengan departemen lain untuk mencapai tujuan tertentu
yaitu menjadikan toko tempat yang nyaman, aman, lengkap sehingga membuat
pelanggan merasa puas
Tanggung Jawab :
Area Supervisor bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang di area toko,
kenyamanan dan keamanan pelanggan selama berbelanja dan menerima masukan dari
pelanggan
(d) Administrasi Keuangan dan Personalia
Tugas :
Mengelola keuangan perusahaan, melakukan pembayaran kepada supplier dan
gaji karyawan di setiap akhir bulan.
Tanggung Jawab :
KaBag Administrasi Keuangan dan Personalia bertanggung jawab kepada Store
Manager terhadap setiap uang yang dikeluarkannya
(e) Asisten Supervisor Area
Tugas
Bekerja sama dengan bawahan melakukan segala sesuatu yang diperlukan di
area toko misalnya : kebersihan rak, kebersihan area, kerapihan barang dan sebagainya
Tanggung Jawab
20
Asisten Supervisor Area bertanggung jawab kepada Area Supervisorr terhadap
setiap kejadian di area toko.
(f) Bagian Desain dan Promosi
Tugas
Merencanakan, membuat dan mendisain bentuk-bentuk promosi yang diusulkan
oleh Sales Supervisor & Pembelian.
Tanggung Jawab :
Menyelesaikan tugas pada waktunya dan mengganti promosi lama dengan yang
terbaru sesuai dengan waktunya.
(g) Gudang
Tugas
Menerima Barang dari Supplier dan menyalurkannya ke area toko
Tanggung Jawab
Bagian Gudang bertanggung jawab terhadap pengadaan barang di toko dan
pengendalian barang rusak dan kadaluwarsa
(h) Kasir
Tugas
Melayani dan memasukan jumlah barang yang dibeli oleh pelanggan dan
melakukan penawaran-penawaran barang yang di promosikan
Tanggung Jawab
Kasir bertanggung jawab terhadap jumlah uang yang masuk dengan cara
mencocokkannya dengan komputer pada saat tutup kotak uang
21
(i) Pramuniaga
Tugas
Merapikan barang di rak, melayani pelanggan dan menjaga keberadaan stok
barang di rak
Tanggung Jawab
Pramuniaga bertanggung jawab terhadap kenyamanan pelanggan selama berada
si area toko
3.3.
Prosedur Administrasi Penggajian
Dikarenakan jam buka yang cukup panjang yaitu dari pukul 8.00 pagi sampai
dengan pukul 09.30 malam, maka perusahaan menerapkan sistem kerja 2 shift yang
terbagi dalam shift pagi yang dimulai pukul 08.00 – 16.00 dan shift siang yang dimulai
pukul 13.00 – 21.30. Sedangkan untuk bagian keamanan mempunyai jam kerja yang
lain yaitu jam 08.00 – 20.00 dan 20.00 – 08.00. Pengaturan jam lembur di tentukan oleh
Area Supervisor. Prosedur yang harus dijalankan untuk proses perhitungan gaji
karyawan yaitu :
1. Setiap karyawan diwajibkan untuk absensi dengan cara memasukan kartu
absen pada mesin pencatat waktu sebelum dan sesudah bekerja.
2. Lembur dengan cara mengisi form yang disediakan oleh staff adm.
Keuangan dan personalia yang akan dikumpulkan setiap bulannya.
3. Kartu absen wajib ditandatangani oleh staf adm. Keuangan dan personalia
bila karyawan terlambat atau tidak hadir dengan alasan izin atau sakit
4. Staff keuangan dan personaliaakan menghitung jumlah gaji yang akan
dibayarkan berdasarkan data dari kartu absen
22
5. Staff administrasi dan keuangan membuat daftar gaji lalu meminta
persetujuan dari Store Manager
6. Dibuatkan slip gaji untuk ditandatangani oleh karyawan lalu di arsipkan oleh
staff administrasi dan keuangan
3.4.
Ketentuan Administrasi Penggajian
Ketentuan Administrasi penggajian di PT Solid Utama Nusantara adalah :
1. Gaji Pokok
adalah gaji dasar yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu jabatan atau
pekerjaan tertentu pada golongan dan waktu tertentu
2. Tunjangan
adalah tambahan penerimaan yang dikaitkan dengan pelaksanaan tugas.
Tunjangan dapat diberikan dalam bentuk persentasi gaji pokok dalam jumlah
tertentu yang ditetapkan lebih dahulu. Tunjangan merupakan salah satu
perangsang untuk bekerja lebih keras dan cenderung mengurangi pergantian
karyawan.
Jenis-jenis tunjangan yang ada di PT Solid Utama Nusantara adalah :
1.
Tunjangan Jabatan
Adalah tunjangan yang didapat hanya untuk level store manager dan
manager setiap bulan
2.
Tunjangan Makan dan Tunjangan Transport
Adalah tunjangan yang diterima oleh karyawan sesuai kehadiran karyawan
3.
Tunjangan Insentif
Adalah tunjangan yang diterima oleh karyawan sesuai kehadiran karyawan
dalam setiap bulannya bilamana memenuhi kriteria tertentu
23
Tabel Gaji
Karyawan
Tunjangan
Jabatan
Gaji Pokok
Jabatan
Makan
Transport
Insentif
Perbulan
Perhari
Perhari
Perbulan
Store Manager
Rp 5.000.000
Rp 500.000
Rp 25.000
Rp 15.000
Manager
Rp 4.000.000
Rp 250.000
Rp 15.000
Rp 15.000
Supervisor
Rp 1.500.000
Rp 10.000
Rp 10.000
Ast. Supervisor
Rp 1.000.000
Rp 7.500
Rp 7.500
Staff
Rp 731.000
Rp 5.000
Rp 5.000
Rp 50.000
Tabel 3.1 : Tabel Gaji Karyawan
3.5.
Kendala yang Dihadapi
Penulis mengamati keadaan saat ini masih terdapat beberapa kendala yang
ada pada divisi Keuangan dan Personalia. Terutama dalam proses administrasi
penggajian, yang perinciannya sebagai berikut :
1.
Kesulitan pencarian data karyawan
2.
Kesulitan penghitungan gaji keryawan
3.
Pembuatan laporan data personalia dan data gaji yang memakan waktu
Karena adanya kendala-kendala tersebut diatas yang merupakan masalah,
maka penulis mencoba untuk membantu memecahkan kendala-kendala tersebut
dengan mengajukan suatu perancangan sistim informasi berikut pembuatan
laporannya untuk divisi personalia. Dengan adanya sistim yang diusulkan ini,
diharapkan dapat membantu mengetahui jumlah karyawan yang dimiliki, jumlah
24
karyawan di tiap bagian, jumlah gaji dan lainnya yang dikeluarkan setiap periode
dan mendapatkan laporan yang cepat dan akurat.
25