Manajemen Waktu Proyek

Manajemen
Waktu
Proyek
Materi 5
Manajemen Proyek TI
1
MPTI- Manajemen
10/11/2012
Waktu
Pentingnya Jadwal Proyek
• Para Manajer sering menyebut tantangan terbesarnya adalah
menyelesaikan proyek tepat waktu
• Rata-rata waktu “molor” tahun 2005 adalah 222%, dan pada tahun 2010
turun menjadi hanya 163 %
• Waktu mempunyai fleksibilitas paling kecil. Bagaimanapun dia akan
terlewati
• Isu mengenai jadwal adalah alasan utama penyebab konflik dalam
proyek, khususnya pada paruh kedua proyek
2
Conflict Intensity Over the Life of a
Project
0.40
Conflict Intensity
0.35
0.30
Schedules
0.25
Average
Total Conflict
Priorities
Manpower
0.20
Technical opinions
Procedures
0.15
Cost
Personality conflicts
0.10
0.05
0.00
Project
Formation
Early Phases
Middle Phases
End Phases
3
Proses Manajemen Waktu
Proyek
• Proses-proses :
– Definisi Aktivitas
– Pengurutan aktivitas
– Perkiraan lama aktivitas
– Pembuatan Jadwal
– Pengendalian Jadwal
4
Pendefinisian Aktivitas
• Jadwal proyek dibuat berdasarkan dokumen-dokumen
dasar pada tahap inisiasi proyek :
– Piagam Proyek : meliputi tanggal mulai dan tanggal
berakhir dan informasi budget
– Pernyataan Scope dan WBS
• Pendefinisian Aktivitas meliputi membuat WBS yang
lebih detil dan tambahan penjelasan untuk memahami
semua pekerjaan yang akan dikerjakan, sehingga kita
bisa membuat membuat estimasi durasi(lama) waktu
yang realistis
5
Pengurutan Aktivitas
• Mencakup review aktivitas dan menentukan saling
ketergantungan aktivitas-aktivitas
– Ketergantungan utama: aktivitas yang terkait secara
alami dalam pekerjaan; hard logic
– Discretionary dependencies: ditentukan oleh tim
proyek; soft logic
– External dependencies: mencakup hubungan antara
aktivitas proyek dan aktivita non-proyek
• Ketergantungan aktivitas harus ditentukan untuk
keperluan analisis jalur kritis (critical path analysis)
6
Diagram jaringan proyek
• Teknik yang disukai untuk menujukkan urutan aktivitas
• Diagram Jaringan Proyek : skema hubungan logis atau urutan dari
aktivitas-aktivitas proyek
7
Sample Activity-on-Arrow (AOA) Network
Diagram for Project X
8
Arrow Diagramming Method
(ADM)
• Juga disebut diagram jaringan proyek : Activity-On-Arrow (AOA)
• Aktivitas dilambangkan dengan panah
• Bulatan-bulatan atau lingkaran-lingkaran adalah titik-titik mulai dan
selesainya
• Hanya dapat menunjukkan ketergantungan finish-to-start (akhir-keawal)
9
Proses membuat Diagram AOA
1. Tentukan semua aktivitas yang berawal di node 1. Gambarkan node
akhirnya dan tanda panah yang menghubungkan node 1 dengan nodenode akhirnya. Tulis huruf atau nama aktivitas disertai estimasi durasi yang
dibutuhkan pada tanda panah yang berkaitan.
2. Lanjutkan menggambar network diagram, dengan cara menggambarkannya
dari kiri ke kanan. Perhatikan node-node yang diikuti oleh 2 atau lebih
aktivitas, atau sebaliknya 1 node yang didahului oleh 2 atau lebih aktivitas,
jika perlu digabung atau dipisahkan.
3. Diagram terus digambar hingga semua aktivitas tercantum pada diagram,
termasuk keterkaitan/ketergantungan satu aktivitas dengan aktivitas
lainnya.
4. Perhatikan aturan : semua tanda panah harus mengarah dari kiri ke kanan,
dan tidak ada tanda panah yang saling berpotongan.
10/11/2012
10
MPTI- Manajemen Waktu
Precedence Diagramming
Method (PDM)
• Aktivitas dilambangkan oleh kotak
• Panah-panah menunjukkan hubungan antar aktivitas
• Lebih populer dari metoda ADM dan digunakan oleh software
manajemen proyek
• Lebih baik dalam menampilkan tipe ketergantungan yang berbedabeda
11
Task Dependency Types
12
Contoh PDM Network Diagram
10/11/2012
13
MPTI- Manajemen Waktu
Estimasi Durasi Aktivitas
• Setelah mendefinisikan aktivitas serta urutannya, langkah
selanjutnya dalam manajemen adalah mengestimasi durasi
yang dibutuhkan oleh aktivitas-aktivitas tsb.
• Durasi adalah jumlah aktual waktu yang dibutuhkan untuk
bekerja ditambah dengan waktu
• Effort adalah jumlah hari atau jumlah jam yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
• Orang yang melakukan/bertanggung jawab dengan sebuah
aktivitas/pekerjaan sebaiknya turut serta dalam mengestimasi
durasi aktivitas, sedang para ahli memberi masukan dan
mengevaluasi hasilnya.
10/11/2012
14
MPTI- Manajemen Waktu
Membangun Jadwal
• Gunakanlah hasil proses manajemen waktu sebelumnya untuk
membangun jadwal. Sehingga lebih mudah dalam menentukan
tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuah aktivitas.
• Tujuan utama dari proses ini adalah membangun jadwal yang
realistis sebagai dasar dalam memonitor kemajuan proyek
berkaitan dengan keterbatasan waktu.
• Alat yang dapat digunakan antara lain : Gantt Charts, PERT
analysis, critical path analysis
10/11/2012
15
MPTI- Manajemen Waktu
Gantt Charts
• Gantt charts menampilkan jadwal proyek dengan format
standar, yaitu dengan menampilkan daftar aktivitas
beserta tanggal awal dan akhirnya dalam format
kalender.
• Simbol-simbolnya :
– Belah Ketupat Hitam: milestones or significant events on a
project with zero duration
– Batang Hitam Tebal: summary tasks
– Batang Horisontal Lebih Terang: tasks
– Panah: ketergantungan tasks
10/11/2012
16
MPTI- Manajemen Waktu
Gantt Chart for Project X
10/11/2012
17
MPTI- Manajemen Waktu
Contoh Gantt Chart untuk
Proyek Perangkat Lunak
10/11/2012
18
MPTI- Manajemen Waktu
Milestones
• Milestones adalah kejadian signifikan dalam proyek yang normalnya
punya durasi 0
• Ikuti SMART criteria dalam membuat milestones, yaitu:
– Specific
– Measurable
– Attainable
– Realistic
– Time-framed
10/11/2012
19
MPTI- Manajemen Waktu
Contoh Tracking Gantt Chart
10/11/2012
20
MPTI- Manajemen Waktu
Critical Path Method (CPM)
• CPM is adalah teknik analisis jaringan proyek
untuk memprediksi durasi proyek total
• Jalur kritis untuk suatu proyek adalah rangkaian
aktivitas yang menghasilkan total waktu paling
awal agar proyek bisa selesai
• Jalur kritis adalah jalur paling panjang dalam
diagram jaringan dan mempunyai jumlah
slack yang paling kecil
10/11/2012
21
MPTI- Manajemen Waktu
Cara menentukan Critical Path
• Buatlah network diagram yang baik
• Tambahkan durasi untuk tiap aktivitas pada setiah jalur yang ada
pada diagram tersebut.
• Jalur terpanjang adalah critical path
10/11/2012
22
MPTI- Manajemen Waktu
Contoh
Asumsi : satuan waktu adalah hari
C=2
start
A=2
1
2
B=5
6
5
F=2
Ada berapa jalur dalam network diagram
Berapa lama setiap jalur harus dilalui?
Tentukanlah critical path?
Berpa lama waktu terpendek untuk dapat menyelesaikan
proyek ini?
10/11/2012
23
E=1
3
D=7
a.
b.
c.
d.
4
MPTI- Manajemen Waktu
finish
Simple Example of Determining
the Critical Path
• Consider the following project network diagram. Assume all times
are in days.
C=2
start
1
A=2
2
B=5
4
E=1
3
6
D=7
5
F=2
a. How many paths are on this network diagram? 2
b. How long is each path? Jalur 1 = 10, jalur 2 = 16
c. Which is the critical path? 1-2-3-5-6
d. What is the shortest amount of time needed to
project? 16
complete this
24
finish
Contoh 2
10/11/2012
25
MPTI- Manajemen Waktu
Menentukan Jalur Kritis untuk
Project X
26
Issue dalam Critical Path
• Jika satu atau lebih aktivitas dalam jalur kritis
memakan waktu lebih lama dari rencana,
keseluruhan jadwal proyek akan mundur jika
tidak dilakukan langkah perbaikan(koreksi)
• Misconceptions:
– critical path bukanlah critical activities
– Dalam sebuah diagram dapat saja terdapat lebih dari
satu critical path
– critical path dapat mengubah kemajuan proyek
10/11/2012
27
MPTI- Manajemen Waktu
Analisis Critical Path dalam
membangun Jadwal Proyek
•
•
•
•
•
Mengetahui jalur kritis dapat membantu membuat kompromi jadwal
Free slack or free float adalah lama waktu suatu aktivitas bisa ditunda tanpa
menunda waktu dimulainya aktivitas berikutnya
Total slack or total float adalah lama waktu suatu aktivitas bisa ditunda
waktu mulainya tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek yang
direncanakan
A forward pass through the network diagram determines the early start
and finish dates
A backward pass determines the late start and finish dates
10/11/2012
28
MPTI- Manajemen Waktu
Menghitung Early and Late Start
and Finish Dates
10/11/2012
29
MPTI- Manajemen Waktu
Project 2002 Schedule Table View
Showing Free and Total Slack
10/11/2012
30
MPTI- Manajemen Waktu
Program Evaluation and Review
Technique (PERT)
• PERT teknik analisis network diagram yang dapat
digunakan untuk mengestimasi durasi proyek
dimana terdapat ketidakpastian yang tinggi mengenai
estimasi durasi aktivitas individual
• PERT menggunakan estimasi probabilitas waktu yang
digunakan berdasarkan estimasi durasi aktivitas
optimistic, most likely, dan pessimistic.
10/11/2012
31
MPTI- Manajemen Waktu
Formula dan Contoh PERT
• PERT weighted average formula:
optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time
6
• Example:
PERT weighted average =
8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays
= 12 days
6
where 8 = optimistic time, 10 = most likely time, and 24 =
pessimistic time
10/11/2012
32
MPTI- Manajemen Waktu
Mengendalikan perubahan
Jadwal Proyek
• Lakukan pemeriksaan jadwal secara teratur
• Jangan berpikir bahwa setiap orang dapat bekerja
dengan kapasitas 100% setiap saat
• Lakukan rapat yang menyatakan kemajuan proyek
dengan stakeholders dan nyatakanlah keadaan
dengan jelas dan jujur dalam mengkomunikasikan
isu-isu yang berkaitan dengan jadwal
10/11/2012
33
MPTI- Manajemen Waktu