memahami internal audit sebagai alat perlengkapan perusahaan

MEMAHAMI INTERNAL AUDIT SEBAGAI ALAT
PERLENGKAPAN PERUSAHAAN UNTUK MENCEGAH
KECURANGAN
(BAGIAN I DARI 2 TULISAN)
Oleh : Ismanto
Abstrak
Internal auditing adalah suatu penilaian, yang dilakukan oleh pegawai perusahaan yang terlatih
mengenai ketelitian, dapat dipercayainya efisiensi, dan kegunaan catatan-catatan (akuntansi)
perusahaan serta pengendalian intern yang terdapat dalam perusahaan.. Internal audit yang
modern tidak lagi terbatas fungsinya dalam bidang pemeriksaan keuangan tetapi sudah meluas ke
bidang lainnya seperti manajemen audit, audit lingkungan hidup, sosial audit dan lain-lain
Dari kegiatan-kegiatan yang dilakukannya internal auditor juga memiliki peranan penting dalam
pencegahan, pendektesian, dan penginvestigasian kecurangan
PENDAHULUAN
Akhir-akhir ini manajemen perusahaan banyak yang mengkhawatirkan timbulnya
kecurangan dilingkungan perusahaan. Kecurangan dapat dilakukan oleh seseorang
dari dalam maupun dari luar perusahaan yang mengetahui kebijakan dan prosedur
perusahaan. Untuk mencegah adanya kecurangan maka dibentuklah suatu unit
kerja yaitu internal audit. Internal audit adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh
bagian internal audit suatu organisasi (perusahaan), terhadap :
-
laporan keuangan dan catatan akuntansi
-
Ketaatan terhadap kebijakan manajemen puncak yang telah ditentukan dan
-
Ketaatan terhadap peraturan pemerintah dan ketentuan-ketentuan dari ikatan
profesi yang berlaku.
Menurut Milton Stevent Fonorow (1989) “Internal auditing is an appraisal, by
trained company employees, of the accuracy, reliability, efficiency and
usefulness of company records and internal control”
(Internal auditing adalah suatu penilaian, yang dilakukan oleh pegawai
perusahaan
yang terlatih, mengenai ketelitian, dapat dipercayainya, efisiensi
dan kegunaan dari catatan-catatan perusahaan dan pengendalian intern yang
terdapat dalam perusahaan)
TUJUAN PEMERIKSAAN
Tujuan pemeriksaan yang dilakukan oleh internal auditor adalah membantu
semua manajemen dalam melaksanakan tanggungjawabnya dengan memberikan
analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya.
KEGIATAN-KEGIATAN YANG DILAKUKAN INTERNAL AUDITOR
1. Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan dari sistem
pengendalian manajemen, pengendalian intern dan pengendalian operasional
lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya tidak
terlalu mahal
2. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur-prosedur yang
telah ditetapkan oleh manajemen
3. Memastikan seberapa jauh harta petusahaan dipertanggungjawabkan dan
dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan
dan penyalahgunaan
4. Memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi
dapat dipercaya
5. Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang
diberikan oleh manajemen
6. Menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan
efisiensi dan efektifitas
Dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan tersebut dapat disimpulkan bahwa
internal auditor memiliki peranan dalam :
a. Pencegahan Kecurangan (fraud prevention)
b. Pendeteksian Kecurangan (fraud detection)
c. Penginvestigasian Kecurangan (fraud investigation)
KECURANGAN
Tiga kelompok kecurangan :
1. Kecurangan laporan keuangan (financial statement fraud)
2. Penyalahgunaan asset (asset misappropriation)
3. Korupsi (corruption)
Dengan semakin berkembangnya suatu organisasi, maka tugas manajemen untuk
mengendalikan jalannya organisasi menjadi semakin berat. Agar tujuan yang telah
ditetapkan dapat tercapai, keamanan harta terjamin dan kegiatan operasi bisa
dijalankan secara efektif dan efisien, manajemen perlu mengadakan pengendalian
intern yang baik.
Jika pengendalian kuat, maka kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan
bisa diperkecil. Kalaupun kesalahan dan kecurangan masih terjadi, bisa diketahui
dengan cepat dan dapat segera diambil tindakan-tindakan perbaikan yang
diperlukan.
Kesalahan dan kecurangan bisa terjadi dalam berbagai bentuk, seperti :
-
Intentional error : adalah kesalahan yang disengaja dengan tujuan untuk
menguntungkan diri sendiri dalam bentuk window dressing (merekayasa
laporan keuangan supaya terlihat lebih baik) dan check kitting (saldo rekening
bank ditampilkan lebih besar sehingga current ratio terlihat lebih baik)
-
Untentional error : adalah kesalahan yang terjadi secara tidak disengaja,
misalnya menjumlah, penerapan standar akuntansi yang salah karena
ketidaktahuan.
-
Kecurangan, bisa terjadi dalam bentuk collusion, fraud, white-coller crime,
embezzlement, computer crime dan lain-lain
Jika kesalahan dan kecurangan tidak segera ditangani akan sangat merugikan
organisasi bahkan menyebabkan bangkrutnya organisasi.
Salah satu unsur untuk bisa mengatasi kesalahan dan kecurangan tersebut adalah
adanya internal auditor yang tangguh.
Internal auditor harus mengerti betul bermacam-macam jenis kesalahan dan
kecurangan, gejala-gejala fraud, modus operandinya, bagaimana mendeteksi dan
menanganinya serta bagaimana mencegah terjadinya.
KECURANGAN BISA TERJADI PADA ENTITAS APABILA :
a. Pengendalian intern lemah atau dilakukan tidak efektif
b. Pegawai dipekerjakan tanpa memikirkan kejujuran dan integritas mereka
c. Pegawai diatur, dieksploitasi dengan tidak baik, disalahgunakan atau
ditempatkan dengan tekanan yang besar untuk mencapai sasaran dan tujuan
keuangan yang mengarah tindakan kecurangan
d. Model manajemen sendiri melakukan kecurangan, tidak efisien dan atau tidak
efektif serta tidak taat terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
e. Pegawai yang dipercaya memiliki masalah pribadi yang tidak dapat
dipecahkan, biasanya masalah keuangan, kebutuhan kesehatan keluarga, gaya
hidup yang berlebihan
f. Industri dimana perusahaan/organisasi menjadi bagiannya, memiliki sejarah
atau tradisi kecurangan
PENCEGAHAN KECURANGAN
Kecurangan dapat dicegah antara lain dengan cara :
1. Membangun struktur pengendalian intern yang baik
2. Mengefektifkan aktivitas pengendalian
-
Review kinerja
-
Pengolahan informasi
-
Pengendalian fisik
-
Pemisahan tugas
3. Meningkatkan kultur organisasi
-
Keadilan (fairness)
-
Transparansi
-
Akuntabilitas
-
Tanggung jawab (responsibility)
-
Moralitas
-
Kehandalan
-
Komitmen
4. Mengefektifkan fungsi internal audit
5. Menciptakan struktur penggajian yang wajar dan pantas
6. Mengadakan rotasi pegawai
7. Memberi sangsi yang tegas kepada pegawai yang melakukan kecurangan dan
memberi penghargaan kepada mereka yang berprestasi
8. Tumbuhkan iklim keterbukaan di dalam organisasi
9. Menyediakan saluran-saluran untuk melaporkan telah terjadinya kecurangan
hendaknya diketahui oleh staf agar dapat diproses pada jalur yang benar
BAGAIMANA MEMILIKI INTERNAL AUDIT YANG EFEKTIF
Beberapa hal yang harus diperhatikan agar suatu organisasi dapat memiliki internal audit
yang efektif adalah :
1. Internal audit harus mempunyai kedudukan yang independen dalam organisasi
2. Internal audit harus mempunyai job description
3. Internal audit harus mempunyai internal audit manual
4. Harus ada dukungan yang kuat dari top manajemen kepada internal audit
5. Internal audit harus memiliki orang-orang yang professional, capable, bisa bersikap
objektif dan mempunyai integritas serta loyalitas yang tinggi
6. Internal auditor harus bisa bekerja sama dengan Akuntan Publik
PROGRAM AUDIT
Program audit internal merupakan pedoman bagi auditor dan merupakan satu kesatuan
dengan supervisi audit dalam pengambilan langkah-langkah audit tertentu. Langkahlangkah audit dirancang untuk (1) mengumpulkan bahan bukti audit dan (2) untuk
memungkinkan
auditor
internal
mengemukakan
pendapat
mengenai
efisiensi,
keekonomisan, dan efektivitas aktivitas yang akan diperiksa.
Program audit dirancang untuk menjadi pedoman bagi auditor mengenai :
-
Apa yang akan dilakukan
-
Kapan akan dilakukan
-
Bagaimana melakukannya
-
Siapa yang akan melakukannya
-
Berapa lama waktu yang dibutuhkan
MANFAAT PROGRAM AUDIT :
Program audit yang disusun dengan baik bisa memberikan banyak manfaat, yaitu :
-
Memberikan rencana sistematik untuk setiap tahap pekerjaan audit
-
Menjadi dasar penugasan auditor
-
Menjadi sarana pengawasan dan evaluasi kemajuan pekerjaan audit karena memuat
waktu audit yang dianggarkan
-
Memungkinkan supervisor audit dan manajer membandingkan apa yang dikerjakan
dengan apa yang direncanakan
-
Membantu melatih staf yang belum berpengalaman dalam pelaksanaan audit
-
Memberi ringkasan catatan pekerjaan yang dilakukan
-
Membantu auditor pada audit selanjutnya
-
Menjadi titik awal bagi penilai fungsi audit internal untuk mengevaluasi audit telah
dilkukan.
Auditor internal harus menyiapkan program audit segera setelah survei pendahuluan.
Program yang terlambat disusun bisa memiliki kesenjangan dan tidak memadai serta
tidak bisa menetapkan prioritas yang tepat. Jadi semua program audit harus dianggap
tentatif sampai audit diselesaikan.
TANGGUNG JAWAB AUDIT
Auditor internal harus bertanggung jawab untuk merencanakan penugasan audit.
Perencanaan harus didokumentasikan dan harus mencakup :
1. Penetapan tujuan audit dan lingkup pekerjaan
2. Perolehan latar belakang informasi tentang aktivitas yang akan diaudit
3. Penentuan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan audit
4. Komunikasi dengan orang-orang yang perlu mengetahui audit yang akan dilakukan
5. Pelaksanaan, jika layak, survey lapangan untuk mengenal lebih dekat aktivitas dan
control yang akan diaudit
6. Penulisan program audit
7. Penentuan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil audit akan dikomunikasikan
8. Perolehan pengesahan rencana audit
LINGKUP AUDIT
Program audit harus menunjukkan lingkup audit. Tujuan audit seharusnya menuntun
lingkup pekerjaan.
Lingkup audit tidak boleh melebihi kewenangan yang diberikan Manajemen senior
kepada auditor.
Menurut standar auditor internal yang yang professional bertanggung jawab untuk
memeriksa dan mengevaluasi efektivitas pengendalian intern organisasi dan kualitas
kinerja dala pelaksanaan tanggung jawab yang diemban.
Tujuan-tujuan utama dari pengendalian intern dari sebuah organisasi adalah untuk
memastikan :
1. Keandalan dan integritas informasi
2. Ketaatan terhadap kebijakan, rencana, prosedur, hokum, dan regulasi
3. Pengamanan aktiva
4. Penggunaan sumber daya yang ekonomis dan efisien
5. Pencapaian tujuan dan sasaran yang ditetapkan untuk operasi dan program
TEMUAN PEMERIKSAAN (AUDIT FINDINGS) DAN LAPORAN INTERNAL AUDIT
Dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan, auditor internal mengindentifikasi kondisikondisi yang membutuhkan tindakan perbaikan. Penimpangan-penyimpangan dari
norma-norma atau criteria yang dapat diterima disebut dengan temuan audit (audit
findings)
Temuan audit bisa memiliki bermacam-macam bentuk dan ukuran. Misalnya, temuantemuan tersebut dapat menggambarkan :
1. Tindakan-tindakan yang seharusnya diambil, tetapi tidak dilakukan
2. Tindakan-tindakan yang dilarang
3. Tindakan-tindakan yang tercela
4. Sistem yang tidak memuaskan
5. Eksposur-eksposur yang harus dipertimbangkan
Tidak setiap kelemahan yang ditemukan auditor internal harus dilaporkan. Kelemahan
yang bersifat kecil tidak membutuhkan perhatian manajemen.
Semua temuan audit yang bisa dilaporkan haruslah :
-
Cukup signifikan agar layak dilaporkan ke manajemen
-
Didokumentasikan dengan fakta, bukan opini, dan dengan bukti yang memadai,
kompeten, dan relevan
-
Secara objektif dibuat tanpa bias atau prasangka
-
Relevan dengan masalah-masalah yang ada
-
Cukup meyakinkan untuk memaksa dilakukannya tindakan untuk memperbaiki
kondisi-kondisi yang mengandung kelemahan
Auditor internal juga harus menyampaikan laporan yang :
-
Objective
-
Clear (jelas)
-
Concise (Singkat tetapi padat)
-
Constructive (membangun)
-
Timely (tepat waktu)
Laporan internal auditor pada umumnya berisi audit findings dan recommendation.
Hasil Pemeriksaan internal auditor disimpulkan dan didokumentasikan dalam suatu list
of audit findings.
Kesimpulan bisa menyatakan bahwa tidak ada masalah atau kelemahan yang
ditemukan bisa juga menyimpulkan hal-hal yang memerlukan perhatian manajemen.
Finding bisa positif atau negative.
Temuan positif bisa menyebabkan bahwa tidak ada masalah yang ditemukan, bisa
juga menyebutkan kebaikan pengendalian intern yang terdapat disalah satu bagian yang
perlu diterapkan dibagian lain.
Temuan negatif memberitahukan kepada manajemen masalah-masalah yang
ditemukan yang memerlukan tindakan perbaikan dari manajemen untuk mencegah
kerugian-kerugian yang timbul akibat masalah tersebut.
Findings yang disusun dengan baik harus mencakup :
-
Kreteria : ukuran atau standar yang harus diikuti atau kondisi yang
seharusnya ada
-
Statement Of Condition : bagaimana kenyataan atau kondisi yang
terjadi di organisasi
-
Effect : bagaimana akibat dari kenyataan yang terjadi di organisasi (effect
yang negatif berupa penyimpangan, effect yang positif berupa hasil
yang lebih baik dari standar yang sudah ditentukan)
-
Cause : apa penyebab terjadinya kondisi tersebut di organisasi dan bagaimana
terjadinya
REKOMENDASI
Findings dan recommendations adalah dua bagian yang paling penting dalam suatu
internal audit report.
Findings menjelaskan apa yang terjadi, sedangkan recommendations menjelaskan apa
yang harus dilakukan (untuk mengatasi kelemahan atau masalah yang dikemukan dalam
findings)
Beberapa prinsip yang harus diikuti agar bisa diperoleh rekomendasi yang efektif :
-
Rekomendasi harus komprehensif
-
Rekomendasi harus spesifik
-
Rekomendasi harus disusun dengan baik
-
Rekomendasi harus mudah dijalankan
-
Rekomendasi harus beralasan
Enam hal penting yang harus dipenuhi untuk menyusun rekomendasi dengan baik :
1. Clear, simple, understanable and economical
2. Complete
3. Brief and concise
4. Coherent
5. Forceful
6. Variety
PENUTUP
Setiap menjalankan kegiatan usahanya, perusahaan senantiasa menghadapi berbagai
resiko yang dinamakan resiko bisnis (business risk). Termasuk diantaranya adalah resiko
terjadinya kecurangan yang tergolong dalam resiko integritas.
Kecurangan merupakan problem yang serius, untuk itu perusahaan harus mengambil
langkah-langkah yang komprehensif untuk mencegah timbulnya kecurangan yang lebih
parah antara lain melalui peningkatan internal control dan internal audit
Tanda-tanda adanya kecurangan biasanya muncul terlebih dulu, untuk itu internal auditor
dalam melakukan analisis dan evaluasi lebih lanjut untuk mendeteksi adanya kecurangan
yang mungkin timbul sebelum dilakukan investigasi. Pemeriksa kecurangan harus
mengenal dan memahami dengan baik setiap elemen dalam struktur pengendalian intern
agar dapat melakukan evaluasi dan mencari kelemahannya.
Referensi
Arens, Alvin A, Randal J. Elder & Mark S. Beasley, Auditing & Assurance Servises An
Integrated Approach, 10th edition, Prentice Education International, 2005
Accounting Standard Board (ASB). Statement on Auditing Standard (SAS) No. 99 “
Consideration of Fraud in a Financial Statement Audit”, 2002
Hasan Safuddien, Membangun GCG pada Perusahaan, dari Bubble Company menuju
Sustainable Company, bahan Konvensi Nasional Akuntan IV tahun 2004
Ikatan Akuntan Indonesia (IAI), Kompartemen Akuntan Publik, Standar Profesional Akuntan
Publik (SPAP) per 1 Januari 2001, Salemba Empat, 2001
Lawrence B Sawyer, Mortimer A Dittenhofer, James H Scheiner, Internal Auditing, The
Institute of Internal Auditors 247 Maitland, Altamonte Springs, Florida, 2003
Boynton, Johnson, Kell, Modern Auditing, Erlangga, 2003
Teodorus M. Tuanakotta, Akuntansi Forensic dan Audit Investigative