sistem informasi produksi dan distribusi pada pt tirta bahagia

SISTEM INFORMASI PRODUKSI DAN DISTRIBUSI
PADA PT TIRTA BAHAGIA PALEMBANG MENGGUNAKAN
DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008
Sukma Sabrina Sari
Jurusan Sistem Informasi
STMIK PalcomTech Palembang
Abstrak
PT Tirta Bahagia Palembang adalah perusahaan yang bergerak dibidang produksi dan
distribusi air minum dalam kemasan. Dalam pengolahan datanya telah menggunakan
komputerisasi walaupun hanya dengan aplikasi program Microsoft Word dan Microsoft
Excel. Namun, penyimpanan data yang didapat kurang teratur dan penyajian informasi serta
laporan data produksi dan distribusi kurang efektif untuk perusahaan. Penulis membuat
sistem informasi produksi dan distribusi pada PT Tirta Bahagia Palembang dengan
menggunakan delphi 2007 dan SQL server 2008. Penulis menggunakan metode observasi dan
wawancara untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian ini. Sistem informasi
ini terdiri 11 (empat belas) form yaitu, form bahan baku, form pemesanan bahan baku, form
produksi, form barang jadi, form pemesanan barang jadi, form pengeluaran, form
persediaan, form penjualan, form pengiriman, form surat jalan dan form pelanggan.
Simpulan yang diperoleh adalah sistem ini dapat membantu dalam mempercepat pembuatan
laporan yaitu laporan bahan baku, laporan pemesanan bahan baku, laporan produksi,
laporan barang jadi, laporan pemesanan barang jadi, laporan pengeluaran, laporan
persediaan, laporan penjualan, laporan pengiriman, laporan surat jalan dan laporan
pelanggan.
Kata kunci : Sistem, Informasi, Produksi, Distribusi, Delphi 2007, SQL Server 2008.
PENDAHULUAN
Sistem Informasi merupakan sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan. PT Tirta Bahagia Palembang adalah sebuah perusahaan yang bergerak
dibidang produksi dan distribusi air minum dalam kemasan. Merek air minum yang
diproduksi dan dipasarkan adalah “Club”. Perusahaan ini memproduksi air minum dalam
kemasan berupa gallon berisi 19 liter, botol berisi 1500 ml, 600 ml dan 330 ml dan cup berisi
240 ml. Air minum “Club” saat ini sudah didistribusikan di sebagian besar kota Palembang
dan sudah banyak digunakan oleh institusi-institusi seperti Rumah Sakit, Sekolah-Sekolah,
Hotel/Restoran, Penerbangan, Perbankan, Pasar Modern, Modern Market, perusahaanperusahaan terkemuka lainnya dan pedagang-pedagang kecil atau retail. Untuk menjangkau
konsumen dan pelanggan, PT Tirta Bahagia Palembang memberikan perhatian kepada
kecepatan dan ketepatan dalam pengiriman barang maupun pelayanan kepada masyarakat.
Berikut ini penulis mencoba menyajikan data produksi dan distribusi pada bulan januari,
februari dan maret di PT Tirta Bahagia Palembang dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
1
Tabel 1.
Produksi PT Tirta Bahagia Palembang
Bulan Januari 2012
No
Nama Bahan
Baku
Masuk
Satuan
Gd.
Baku
Repac
k
Lainlain
Hasil
Produksi
A. Kemasan
C.240 ml
1
Cup
Pcs
2
Lid Cup
Pcs
3
4
5
6
Straw Cup
Layer Cup
Doos
Lakban 100 Y
B.
Kemasan
C.330 ml
Tutup Biru
Seal
Botol
Etiket
Lakban 1000
Doos
C.
Kemasan
C.600 ml
Botol
Etiket
Doos
D. Kemasan
C.1500 ml
Botol
Etiket
Doos
E. Gallon 19 L
Gallon
Tutup Gallon
Seal
Etiket Gallon
Pcs
Pcs
Pcs
Pcs
12,334,
212
12,334,
212
11,332,
200
250,355
250,355
315
Pcs
Pcs
Pcs
Pcs
Pcs
Pcs
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
4,486
204
-
12,003,01
2
12,003,01
2
12,003,01
2
249,355
249,355
315
509,200
509,200
7,221
315
2,322
10,265
15,385
2,400
15
321
459,470
459,470
7,221
7,221
289
Pcs
Pcs
Pcs
315,306
309,990
13,721
643
1,098
44
309,315
309,315
13,217
Pcs
Pcs
Pcs
93,221
91,119
7,610
613
243
-
127,560
111,048
9,000
Pcs
Pcs
Pcs
Pcs
7,440
6,250
6,000
1,050
22
-
5,007
5,007
5,007
1,050
38,337,26
7
Jumlah
Sumber: PT Tirta Bahagia Palembang
2
7,060
285,97
2
-
Dalam menyediakan informasi yang akurat dan efisien PT Tirta Bahagia Palembang
dalam pengolahan datanya menggunakan komputerisasi tetapi tidak disimpan sebagai sebuah
basis data, hanya sebagai dokumen dalam Microsoft Word dan Microsoft Excel. Sistem
informasi yang berjalan saat ini masih mengalami kesulitan dalam penyediaan informasi yang
dibutuhkan oleh PT Tirta Bahagia Palembang. Sistem informasi pada PT Tirta Bahagia
Palembang dalam proses peng-input-an data yang di-input ke Microsoft Word dan Microsoft
Excel yang kemudian dicetak dan disimpan serta disusun didalam rak. Guna mendapatkan
informasi, karyawan membutuhkan banyak waktu untuk mencari data yang disimpan didalam
lemari yang tentunya menghambat kinerja PT Tirta Bahagia Palembang. Hal ini tentu saja
membuat aktivitas kerja menjadi terganggu dan lambat. Jika akan membuat laporan bulanan
maupun tahunan harus mencari data-data yang begitu banyak yang akan menghabiskan
banyak waktu.
LANDASAN TEORI
Sistem
Menurut Kristanto (2008:1), suatu sistem adalah jaringan yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran
tertentu.
Menurut Hendrayudi (2008:194), sistem adalah sekumpulan elemen yang dipadukan
untuk mencapai satu atau lebih tujuan bersama.
Informasi
Menurut Kristanto (2008:7), infomasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.
Menurut Hendrayudi (2008:194), informasi adalah data yang telah diproses dan
dikelola hingga memiliki arti bagi penerimanya.
Sistem Informasi
Sistem informasi Menurut Kristanto (2008:11) merupakan kumpulan dari perangkat
keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data
menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut.
Menurut Hendrayudi (2008:194), sistem informasi adalah sekumpulan elemen (orang,
data, procedure, mesin, dan pemproses data) yang bekerja sama untuk menghasilkan
informasi yang berguna dan berarti (relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan memenuhi
aturan-aturan tertentu).
Produksi
Menurut Hendra Kusuma (2009:1), produksi merupakan kegiatan menghasilkan atau
menambah nilai guna barang atau jasa. Manusia (orang atau kelompok) yang melakukan
kegiatan produksi disebut produsen. Hasil kegiatan produksi berupa barang dan jasa. Contoh
kegiatan produksi berupa barang adalah kegiatan perusahaan sepatu, pembuatan tekstil,
pembuatan tahu dan tempe dan lain-lain.
Distribusi
Menurut David Sukardi (2009:16), distribusi merupakan kegiatan penyaluran barang
dan jasa dari produsen ke konsumen. Manusia (orang atau kelompok) yang melakukan
kegiatan distribusi disebut distributor.
3
Delphi
Menurut Wahana Komputer (2010:2), Delphi merupakan pemrograman yang berjalan
di sistem operasi Microsoft Windows dengan tampian yang menarik dan mudah digunakan.
Sql Server 2008
Menurut Nugroho dan SmitDev Community (2009:1) SQL Server 2008 adalah sebuah
RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat powerful dan telah terbukti
kekuatannya dalam mengolah data. Dalam versi terbarunya ini, SQL Server 2008 memiliki
banyak fitur yang bisa dihandalkan untuk meningkatkan performa database .
HASIL DAN PEMBAHASAN
Indentifikasi Masalah
Dari penelitian awal ditemukan sebuah permasalahan antara lain, tidak adanya back
up data produksi dan distribusi per tahun.
Indentifikasi Penyebab Masalah
Dari masalah yang terjadi, dapat ditemukan penyebab tidak adanya back up data
produksi dan distribusi per tahun yaitu penyimpanan data per tahun yang tidak teratur bahkan
hilang karena penggunaan aplikasi sederhana Microsoft Excel yang kurang efektif dan efisien
dalam penyimpanan data dan hanya dicetak dan disimpan dalam rak yang terkadang tidak
terurus sebagai arsip.
Indentifikasi Titik Keputusan
Dari penyebab masalah yang telah diidentifikasi, selanjutnya mencari titik keputusan
dari penyebab masalah yaitu tidak adanya database sebagai penyimpanan data-data produksi
dan distribusi dengan sistem informasi dan pengolahan data yang lebih efektif dan efisien.
Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah Persediaan bagian
staf yang khusus sebagai programer dan komputer khusus. Staf programer dan komputer
khusus digunakan untuk menunjang pengoperasian sistem informasi dan pengolahan data
produksi dan distribusi agar dapat menyimpan data secara teratur, mempermudah pencarian
data dan menghasilkan laporan yang dibutuhkan setiap tahunnya.
Data Flow Diagram (DFD)
Berdasarkan hasil analisa penelitian, peneliti memberikan gambaran arus data
terhadap sistem yang akan direncanakan sebagai berikut:
Diagram Konteks
Diagram konteks adalah yang menggambarkan bagian besar dari aliran data produksi
dan distribusi, dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
4
Gambar 1. Diagram Konteks
Diagram Level 0
Diagram level 0 adalah yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun
keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
5
Gambar 2. Diagram level 0
Diagram Level 1
Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini
menunjukan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama level 0.
Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
6
Gambar 3. Diagram level 1
Entity Relationship Diagram (ERD)
Berikut ini adalah gambar entity relationship diagram yang merupakan komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan
atribut-atribut diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dan atribut
penghubungnya.
7
Gambar 4. Entity Relationship Diagram
Implemetasi
Hasil penelitian yang penulis lakukan, didapatlah sebuah aplikasi yang dirancang
khusus untuk mengolah data produksi dan distribusi pada PT Tirta Bahagia Palembang
sehingga dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi PT Tirta Bahagia Palembang.
Program tersebut terdiri dari beberapa file pendukung yang terakumulasi dalam suatu project
program, file yang mendukung program tersebut yaitu :
Form Login
Form login merupakan tampilan utama yang digunakan untuk masuk ke dalam
Aplikasi sesuai tipe login dengan memasukan User dan Password. Username dan Password
terintergrasi dengan Database, sehingga memungkinkan untuk mengganti User dan Password
bila dibutuhkan. Adapun tampilan form login seperti pada gambar dibawah ini :
8
Gambar 5. Form Login
Form Menu Admin
Tampilan Menu Admin memudahkan dalam penggunaan Aplikasi ini, dengan
memilih menu form untuk menampilkan data-data produksi dan distribusi serta menu laporan
untuk menampilkan laporan data-data produksi dan distribusi yg dikhususkan untuk admin.
Adapun tampilan form menu admin seperti pada gambar dibawah ini :
Gambar 6. Form Menu Admin
Form Menu Produksi
Tampilan Menu Produksi memudahkan dalam penggunaan Aplikasi ini, dengan
memilih menu form untuk menampilkan data-data produksi serta menu laporan untuk
menampilkan laporan data-data produksi yg dikhususkan untuk bagian kepala produksi.
Adapun tampilan form menu produksi seperti pada gambar dibawah ini :
Gambar 7. Form Menu Produksi
9
Form Menu Distribusi
Tampilan Menu Distribusi memudahkan dalam penggunaan Aplikasi ini, dengan
memilih menu form untuk menampilkan data-data Distribusi serta menu laporan untuk
menampilkan laporan data-data distribusi yg dikhususkan untuk bagian kepala distribusi.
Adapun tampilan form menu distribusi seperti pada gambar dibawah ini :
Gambar 8. Form Menu Distribusi
Form Data Bahan Baku
Form data bahan baku, berfungsi untuk mengolah data bahan baku, adapun tampilan
form data bahan baku seperti pada Gambar.
Gambar 9. Form Data Bahan Baku
Form Data Pemesanan Bahan Baku
Form data pemesanan bahan baku, berfungsi untuk mengolah data pemesanan bahan
baku, adapun tampilan form data pemesanan bahan baku seperti pada Gambar.
10
Gambar 10. Form Data Pemesanan Bahan Baku
Form Data Produksi
Form data produksi, berfungsi untuk mengolah data produksi, adapun tampilan form
data produksi seperti pada Gambar.
Gambar 11. Form Data Produksi
Form Data Barang Jadi
Form data barang jadi, berfungsi untuk mengolah data barang jadi, adapun tampilan
form data barang jadi seperti pada Gambar.
11
Gambar 12. Form Data Barang Jadi
Form Data Pemesanan Barang Jadi
Form data pemesanan barang jadi, berfungsi untuk mengolah data pemesanan barang
jadi, adapun tampilan form data pemesanan barang jadi seperti pada Gambar.
Gambar 13. Form Data Pemesanan Barang Jadi
Form Data Pengeluaran
Form data pengeluaran, berfungsi untuk mengolah data pengeluaran,
tampilan form data pengeluaran seperti pada Gambar.
12
adapun
Gambar 14. Form Data Pengeluaran
Form Data Persediaan
Form data persediaan, berfungsi untuk mengolah data persediaan, adapun tampilan
form data persediaan seperti pada Gambar.
Gambar 15. Form Data Persediaan
Form Data Penjualan
Form data penjualan, berfungsi untuk mengolah data penjualan, adapun tampilan
form data penjualan seperti pada Gambar.
13
Gambar 16. Form Data Penjualan
Form Data Pengiriman
Form data pengiriman, berfungsi untuk mengolah data pengiriman, adapun tampilan
form data pengiriman seperti pada Gambar.
Gambar 17. Form Data Pengiriman
Form Data Surat Jalan
Form data surat jalan, berfungsi untuk mengolah data surat jalan, adapun tampilan
form data surat jalan seperti pada Gambar.
14
Gambar 18. Form Data Surat Jalan
Form Data Pelanggan
Form data pelanggan, berfungsi untuk mengolah data pelanggan, adapun tampilan
form data pelanggan seperti pada Gambar.
Gambar 19. Form Data Pelanggan
PENUTUP
PT Tirta Bahagia Palembang memiliki sistem pencatatan data produksi dan distribusi
dengan menggunakan aplikasi sederhana Microsoft Excel dengan hasil penyimpanan data
yang kurang teratur dan penyajian laporan yang kurang efektif bahkan hilang, sehingga hal
tersebut sulit menghasilkan informasi data produksi dan distribusiyang dibutuhkan oleh PT
Tirta Bahagia Palembang. Dari maslah tersebut, maka penulis membuat sistem informasi
15
produksi dan distribusi pada PT Tirta Bahagia Palembang dengan menggunakan Delphi 2007
dan SQL Server 2008. Dan sistem manajemen basis data yang lebih mempermudah mengolah
data-data tersebut serta peyimpanan data, pencarian data, dan penyajian informasi dan
laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Hendrayudi. 2008. Pemrograman Delphi 8.0. Bandung: Yrama Widya.
Kristanto, Andri. 2008. Perancngan Sistem Informai dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava
Media.
Kusuma, Hendra. 2009. Manajemen Produksi (Perencanaan dan Pengendalian Produksi).
Yogyakarta: Andi Offset.
Kodrat, David Sukardi. 2009. Manajemen Distribusi Berbasis Teori dan Praktik.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Nugroho dan SmitDev Community. 2009. 101 Tip & Trik SQL Server 2008. Jakarta: Elex
Media Komputindo.
Wahana Komputer, 2010. Panduan Praktis Delphi 2010 Programming. Yogyakarta: Andi
Offset.
16